信息化背景下電子檔案突發事件預防與應急處理研究

金麗雙

摘 要：各地勘單位的改革和發展處于探索階段，檔案管理和突發事件的預防與應急處置能力有待提高。受公共突發事件的影響，機密檔案資料遺失，或在突發事件面前，檔案的信息共享和利用價值沒有充分體現，這些都不利于檔案事業的持續發展。為此，地勘單位應高度重視檔案管理工作，尤其應建立電子檔案突發事件預防機制和應急處理機制，在保障電子檔案安全的前提下，為社會治理做出應有貢獻。

關鍵詞：信息化;地勘單位;電子檔案;突發事件;應急處理

突發事件可以由三方面原因造成：自然原因、人為原因、兩者綜合作用的原因[1 ]。

1 電子檔案突發事件中存在的問題

1.1 對突發事件預防意識淡薄

隨著近些年地勘行業的興起，地勘單位在地質找礦工作過程中形成了大量的紙質及電子類檔案，檔案工作人員的歸檔工作任務繁重，對電子檔案安全管理意識相對薄弱，這些珍貴的地質檔案資料一旦發生突發事件，將會對地勘單位造成巨大的損失，后果不堪設想。

1.2 缺乏行之有效的突發事件應急處理體系

目前，對于絕大部分地勘單位而言，其所制訂的電子檔案突發事件應急預案存在內容簡單、雷同，針對性、可操作性不強的特點。各地勘單位檔案管理科室往往只是象征性地制訂一套檔案突發事件應急預案，內容簡單籠統，缺乏可操作性和靈活性，一旦發生了應急預案中未涉及的突發事件，就會造成檔案管理人員手忙腳亂、束手無策，而此時的應急預案就如同一紙空文，毫無用處可言。

2 電子檔案突發事件預防與應急處理的現實挑戰

2.1 電子檔案應急預案不完善

當前部分地勘單位對于電子檔案突發事件相關問題研究得不深不透，特別是地勘單位的主要領導對電子檔案突發事件缺乏防范意識，即使形成了電子檔案應急預案，但內容過于陳舊，在體系建設和制度機制建設方面還不夠健全。甚至部分地勘單位所出臺的應急預案是照搬照抄上級部門的應急預案，并沒有結合本地區、本單位實際進行調整和修改。還有部分地勘單位在應急方案制訂上將重點放在了自然災害上，對于社會不穩定事件以及人為事故等因素考慮得不全不周，甚至對黑客入侵和病毒入侵沒有相應的防范意識和防范內容，在一定程度上影響了電子檔案突發事件應急預案的全面性[2 ]。

2.2 電子檔案風險評估不合理

部分地勘單位在應對電子檔案突發事件工作上將重點放在了電子檔案應急預案制訂，并沒有結合地勘單位檔案管理實際設置完善的檔案風險評估等級體系，也沒有從風險角度出發對電子檔案可能面對的突發事件安全風險進行分級。這就直接造成了在檔案管理過程中沒有結合檔案管理工作的具體實際對珍貴電子檔案資料進行物理環境改造和升級，一旦出現突發事件，這些珍貴的檔案往往不能第一時間得到搶救，甚至在突發事件處置過程中亂成一團，會給電子檔案搶救造成巨大損失。

2.3 電子檔案應急與處理缺乏聯動

當前部分地勘單位對于電子檔案突發事件所造成的影響和危害性重視程度不足，在電子檔案應急管理與處置方面還缺少有效聯動。由于主要領導對于電子檔案應急與處置工作重視程度不足，很多地勘單位沒有真正進行應急預案演練和應急聯動，也沒有與政府其他部門建立起聯動機制。一旦出現突發事件地勘單位與政府相關部門在應急聯動方面必然會出現漏洞，影響對應急突發事件的處置。在電子檔案信息應急處置過程中能夠采取的措施多是中斷外部網線或關閉局域網等方式，在這一過程中很可能因為自身的操作失誤而影響電子檔案的保存，不僅會降低對電子檔案突發事件的處置效率，還有可能造成二次傷害。

3 電子檔案突發事件預防與應急處理的途徑與方法

3.1 加強電子檔案數據的安全備份

電子檔案一般都存儲到檔案信息系統之中，一旦檔案信息系統受到突發事件影響，必然會對電子檔案管理造成全局性影響。因此，為了有效避免突發事件危害，有必要做好檔案數據安全備份工作，對于重要的電子檔案要采取多種措施進行安全備份。一是要實現本地檔案管理系統與上級檔案管理系統的有效銜接，將重要的電子檔案上傳到上級檔案管理系統之中，既能夠實現區域檔案信息的有效整合，建立區域電子檔案數據庫，實現檔案信息的合理開發和利用，同時也能夠實現區域電子檔案的異地備份，進一步提升重要電子檔案信息安全。二是利用物理介質進行電子檔案數據備案，定期對電子檔案管理系統進行更新，對于需要備案的電子檔案數據存儲到固定介質上，從而實現重要電子檔案的多重備份，并將存儲重要電子檔案的固定介質保管在安全的物理環境中。一旦檔案信息系統遭到突發事件，檔案信息系統的電子檔案數據遭到破壞，就可以將存儲在固定介質中的電子檔案信息重新上傳到檔案信息系統之上，保障電子檔案數據安全。

3.2 構建檔案安全保護制度

地勘單位應加強與公安機關和保密機要部門聯系，從電子檔案安全保護的角度出發，構建和完善電子檔案安全保護制度。首先，做好檔案信息系統定級工作。一要按照自主定級的原則，自主確定本地檔案信息系統的安全保護等級，并安排專人負責檔案信息系統的安全防護工作。二要確定安全保護等級。要結合檔案信息系統受到破壞所侵害的客體來確定具體的保護等級，主要依據為：檔案信息系統受到破壞之后，是否影響到了國家安全和社會秩序，是否侵害了公民和社會組織的合法權益，根據影響的大小確定安全保護等級。三要做好等級保護、備案評審和報備工作，同時要對系統的應用安全、數據安全、管理安全等方面進行測評，對于檔案信息系統存在的安全問題要及時解決。其次，制定更為嚴格的電子檔案管理制度。明確參與電子檔案管理的各個崗位的具體責任，認真梳理電子檔案管理具體流程，要求電子檔案管理各個環節都有相應的制度依據，同時要加大對電子檔案管理制度的落實力度，確保各項工作都符合檔案安全管理要求[3 ]。

3.3 重視檔案應急與演練

地勘單位只有制訂科學合理的應急預案，同時組織開展應急預案演練，在實踐中發現問題和不足，才能提高地勘單位應急處置能力。科學合理的應急預案能夠讓地勘單位在應急事件處置過程中做到有章可循。在應急預案編制過程中應設定好科學框架，然后對預案的內容進行編輯，進一步明確地勘單位各個崗位的具體職責，確保突發事件發生之后各個崗位能夠密切配合，有條不紊地應對所有的突發事件。同時要聘請行業內專家學者以及公安機關和機要保密部門專業人員對應急處置預案進行討論，找到其中的問題和不足，進一步提升應急處置預案的科學性、合理性和針對性。例如，當外部黑客對檔案管理系統進行攻擊時如何處置，一旦遭受到自然洪澇災害對電子檔案管理系統產生威脅如何處置，都應該有詳細的應對措施。實踐證明，只有開展形式多樣的應急演練，才能夠提升應急預案的可行性和可操作性。在應急演練之前，要求相關參加人員對應急演練預案全面了解，熟知演練各個環節事項，結合突發事件可能發生的最糟糕情況進行應急演練，提高檔案管理人員的應急處置能力，同時能夠發現應急預案存在的漏洞和不足，進而對其進行完善。

總之，新形勢下，地勘單位在開展檔案管理工作過程中應對可能的突發事件進行系統研究，并制訂詳細的應急預案，加大重視程度，提高檔案管理人員的應急處置能力。科學應對各種突發事件對于電子檔案信息安全帶來的挑戰，為后續檔案信息資源開發利用提供保障。

參考文獻：

[1]王曉燕.論檔案館突發事件的應對[D].山東大學，2009.

[2]王玥瑄.疫情防控下企業突發事件檔案應急管理[J].中國檔案，2020（04）：37—38.

[3]任越，夏嘉寶.社會突發事件中檔案機構職責分析——以新冠肺炎疫情防控工作為例[J].山西檔案，2020（03）：15—21.

（作者單位：山東省第六地質礦產勘查院）