電子會計檔案管理的法律依據(jù)及工作思考

許秀英

摘 要：本文簡要介紹了電子會計檔案的法律依據(jù)及內(nèi)容，揭示了會計檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了電子會計檔案管理的發(fā)展趨勢，提出了做好電子會計檔案管理工作的幾點思考。

關(guān)鍵詞：電子會計檔案;法律依據(jù)

隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，形成大量的電子會計檔案。及時規(guī)范管理電子會計檔案工作，推行電子文件電子化單套制歸檔，既能夠嚴(yán)格規(guī)范會計檔案管理的各個環(huán)節(jié)，還能為電子政務(wù)的健康有序發(fā)展提供重要支持。

1 電子會計檔案提出的法律依據(jù)及內(nèi)容

1.1 電子會計檔案的法律效力

新《會計檔案管理辦法》最大亮點就是肯定了電子會計檔案的法律效力。一是明確將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，推動節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式;有利于推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。

1.2 電子會計檔案接收管理過程真實有效

新《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案接收管理過程提出了如下要求：形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

2 電子會計檔案管理的發(fā)展趨勢

2.1 電子檔案將成為財務(wù)檔案管理的主要形式

隨著財務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累起來的大量財務(wù)管理文件必須實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財務(wù)電子檔案將是財務(wù)數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實時更新和共享，及時、準(zhǔn)確地為經(jīng)營決策提供依據(jù)。

2.2 電子會計檔案的真實可靠性得到保證

在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。

3.3 電子會計檔案的移交和接收職責(zé)清晰

電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。電子會計檔案接收分為單位內(nèi)部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者，要求“單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收”;對后者，要求“檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全”。

3 做好電子會計檔案管理工作的幾點思考

3.1 加強(qiáng)電子會計檔案管理政策宣傳培訓(xùn)

各級財政部門、檔案行政管理部門要充分運用媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道，切實加強(qiáng)對電子會計檔案有關(guān)政策的宣傳，做好政策解讀和引導(dǎo);各單位財務(wù)部門、檔案部門要加強(qiáng)對從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引導(dǎo)從業(yè)人員正確理解電子會計檔案內(nèi)容，全面掌握《會計檔案管理辦法》關(guān)于電子會計檔案生成、管理等有關(guān)要求。從傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理模式逐步過渡到電子檔案階段，單位領(lǐng)導(dǎo)對電子會計檔案管理的重視程度對會計電子檔案管理具有重要的影響。因此，迫切需要單位領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識到電子會計檔案的重要意義，我國長期以來形成的紙質(zhì)檔案管理模式不是一下就能完全電子化，電子化是一個逐步發(fā)展的過程。在前期應(yīng)該注重掌握電子化的專業(yè)技能，跟上現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐，慢慢接受新知識和新理念，逐漸實現(xiàn)過渡。會計電子檔案管理并不只是某個人的工作，而應(yīng)該是全體成員的共同責(zé)任。

3.2 加大配備軟硬件設(shè)施投資力度

電子會計檔案的接收、保管和提供利用，必須配置完備的現(xiàn)代化硬件設(shè)施，基本的如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、交換器、系統(tǒng)軟件等，并不斷完善和應(yīng)用系統(tǒng)軟件。因此，盡可能地爭取把更多的資金投入于硬件配置中，同時要加大培訓(xùn)資金的投資，讓檔案管理人員積極地設(shè)計和開發(fā)各類符合本單位實際的會計檔案管理系統(tǒng)平臺，從實踐角度對完善系統(tǒng)軟件提出反饋建議，更好地保證電子會計檔案的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.3 建立電子會計檔案管理系統(tǒng)

為規(guī)范和加強(qiáng)電子會計檔案的管理，要建立涵蓋財務(wù)經(jīng)營管理全過程的財務(wù)管理體系。對照國家《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》要求，及時升級會計核算系統(tǒng)，實施并完善電子檔案管理，確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。一是合理地構(gòu)建電子會計檔案信息管理系統(tǒng)。單位檔案管理系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合本單位的實際情況進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計，有選擇性劃出主次。利用計算機(jī)系統(tǒng)在信息處理方面的強(qiáng)大功能，建立起完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，及時跟進(jìn)更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意識。檔案信息的安全性問題是關(guān)乎社會穩(wěn)定的重要因素，必須嚴(yán)格按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，采用實名制、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保電子檔案信息的安全。

3.4 提高全體干部職工的綜合素質(zhì)

針對大多數(shù)干部職工檔案管理知識欠缺的問題，要通過定期培訓(xùn)使全體干部職工不斷掌握檔案專業(yè)知識，不斷拓寬知識面，重點掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，做好電子會計檔案信息的整理、保管和維護(hù)工作。積極開展學(xué)習(xí)與研究活動，多走出去和引進(jìn)來，組織工作方法與經(jīng)驗進(jìn)行交流，取長補(bǔ)短，積累電子會計檔案收集管理的經(jīng)驗。

加大培訓(xùn)力度，有計劃、有目的地對檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識的培訓(xùn)，以適應(yīng)不斷更新的電子化模式。必須了解現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)知識如電子文件的特征、電子檔案的全程規(guī)范管理、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識等以確保會計管理活動記錄的完整性與信息的安全性。

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[4]財政部國家檔案局《會計檔案管理辦法》自2016年1月1日起施行.

[5]財政部國家檔案局《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》自2020年3月23日起實施.

（作者單位：洮南市國庫集中支付中心）