電子會(huì)計(jì)檔案管理的法律依據(jù)及工作思考

許秀英

摘 要：本文簡(jiǎn)要介紹了電子會(huì)計(jì)檔案的法律依據(jù)及內(nèi)容，揭示了會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了電子會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，提出了做好電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)檔案;法律依據(jù)

隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案。及時(shí)規(guī)范管理電子會(huì)計(jì)檔案工作，推行電子文件電子化單套制歸檔，既能夠嚴(yán)格規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，還能為電子政務(wù)的健康有序發(fā)展提供重要支持。

1 電子會(huì)計(jì)檔案提出的法律依據(jù)及內(nèi)容

1.1 電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》最大亮點(diǎn)就是肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力。一是明確將電子會(huì)計(jì)檔案納入了會(huì)計(jì)檔案的范圍，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二是滿足一定條件時(shí)單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存。電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，推動(dòng)節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式;有利于推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。

1.2 電子會(huì)計(jì)檔案接收管理過程真實(shí)有效

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案接收管理過程提出了如下要求：形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

2 電子會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

2.1 電子檔案將成為財(cái)務(wù)檔案管理的主要形式

隨著財(cái)務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累起來的大量財(cái)務(wù)管理文件必須實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財(cái)務(wù)電子檔案將是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實(shí)時(shí)更新和共享，及時(shí)、準(zhǔn)確地為經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)。

2.2 電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)可靠性得到保證

在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性。

3.3 電子會(huì)計(jì)檔案的移交和接收職責(zé)清晰

電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。電子會(huì)計(jì)檔案接收分為單位內(nèi)部會(huì)計(jì)部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對(duì)于前者，要求“單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收”;對(duì)后者，要求“檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全”。

3 做好電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

3.1 加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理政策宣傳培訓(xùn)

各級(jí)財(cái)政部門、檔案行政管理部門要充分運(yùn)用媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案有關(guān)政策的宣傳，做好政策解讀和引導(dǎo);各單位財(cái)務(wù)部門、檔案部門要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引導(dǎo)從業(yè)人員正確理解電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，全面掌握《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案生成、管理等有關(guān)要求。從傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理模式逐步過渡到電子檔案階段，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理具有重要的影響。因此，迫切需要單位領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案的重要意義，我國(guó)長(zhǎng)期以來形成的紙質(zhì)檔案管理模式不是一下就能完全電子化，電子化是一個(gè)逐步發(fā)展的過程。在前期應(yīng)該注重掌握電子化的專業(yè)技能，跟上現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐，慢慢接受新知識(shí)和新理念，逐漸實(shí)現(xiàn)過渡。會(huì)計(jì)電子檔案管理并不只是某個(gè)人的工作，而應(yīng)該是全體成員的共同責(zé)任。

3.2 加大配備軟硬件設(shè)施投資力度

電子會(huì)計(jì)檔案的接收、保管和提供利用，必須配置完備的現(xiàn)代化硬件設(shè)施，基本的如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、交換器、系統(tǒng)軟件等，并不斷完善和應(yīng)用系統(tǒng)軟件。因此，盡可能地爭(zhēng)取把更多的資金投入于硬件配置中，同時(shí)要加大培訓(xùn)資金的投資，讓檔案管理人員積極地設(shè)計(jì)和開發(fā)各類符合本單位實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，從實(shí)踐角度對(duì)完善系統(tǒng)軟件提出反饋建議，更好地保證電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.3 建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

為規(guī)范和加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的管理，要建立涵蓋財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理全過程的財(cái)務(wù)管理體系。對(duì)照國(guó)家《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》要求，及時(shí)升級(jí)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，實(shí)施并完善電子檔案管理，確保單位對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。一是合理地構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)。單位檔案管理系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，有選擇性劃出主次。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在信息處理方面的強(qiáng)大功能，建立起完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，及時(shí)跟進(jìn)更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意識(shí)。檔案信息的安全性問題是關(guān)乎社會(huì)穩(wěn)定的重要因素，必須嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用實(shí)名制、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保電子檔案信息的安全。

3.4 提高全體干部職工的綜合素質(zhì)

針對(duì)大多數(shù)干部職工檔案管理知識(shí)欠缺的問題，要通過定期培訓(xùn)使全體干部職工不斷掌握檔案專業(yè)知識(shí)，不斷拓寬知識(shí)面，重點(diǎn)掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，做好電子會(huì)計(jì)檔案信息的整理、保管和維護(hù)工作。積極開展學(xué)習(xí)與研究活動(dòng)，多走出去和引進(jìn)來，組織工作方法與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，積累電子會(huì)計(jì)檔案收集管理的經(jīng)驗(yàn)。

加大培訓(xùn)力度，有計(jì)劃、有目的地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，以適應(yīng)不斷更新的電子化模式。必須了解現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)如電子文件的特征、電子檔案的全程規(guī)范管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)等以確保會(huì)計(jì)管理活動(dòng)記錄的完整性與信息的安全性。

參考文獻(xiàn)：

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[4]財(cái)政部國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》自2016年1月1日起施行.

[5]財(cái)政部國(guó)家檔案局《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》自2020年3月23日起實(shí)施.

（作者單位：洮南市國(guó)庫集中支付中心）