地勘單位檔案管理的數字化應用

摘 要：地勘單位是地質檔案資料管理的基層單位，保管著數量龐大、種類繁多、內容豐富的地質成果資料原本、復制本，其數字化管理水平在整個地質檔案資料管理中發揮著重要作用。本文分析了地勘檔案數字化管理的意義和原則，討論了檔案數字化管理構建的具體技術應用及系統設計，提出了系統構建及運行的具體舉措，供參考。

關鍵詞：地勘單位;檔案管理;數字化應用

地勘單位是地質檔案資料管理的基層單位，保管著數量龐大、種類繁多、內容豐富的地質成果資料的實物、原本、復制本，也是地質檔案資料形成和保管的重要基地。地勘單位檔案數字化是指運用OCR技術、掃描線性CCD技術、數據庫技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、存儲技術，將地勘檔案資源轉化為數字檔案信息，并以數字形式存儲、網絡形式互聯，形成具有有序結構的檔案信息庫。地勘單位檔案數字化能夠實現館藏地勘檔案資源及時利用、信息共享，更好地發揮地勘檔案的經濟社會價值。其數字化管理水平在整個地質檔案資料管理中發揮著重要作用。

1 地勘檔案數字化管理意義

1.1 搶救老舊地質檔案資料的迫切需要

經過50余載的積累，地質檔案資料數量可謂是“海量”，然而“海量”的資料基本處于“睡眠”狀態，隨著時間流逝，紙質不斷老化、脆化、褪色，加之使用時反復折疊、磨損，大批資料已經嚴重受損。有些實物標本、巖芯檔案磨損、腐蝕。因此，有計劃地進行地質檔案資料的數字化整理保護，十分迫切。

1.2 精準決策的重要依據

地勘單位檔案記錄和保存了其創立、發展、壯大的全過程，是從事地質找礦、生產經營活動的成果、經驗及教訓的記錄和總結。通過地勘檔案信息，可為找礦方式、技術運用、生產過程、經營活動提供科學依據。地勘單位進行檔案數字化管理，能將海量的館藏地勘檔案信息資源進行數字化集成、互聯和共享，為地勘單位的精準決策提供信息資源支持。

1.3 科技創新的必要條件

地勘單位檔案數字化，實現地勘單位信息資源集成化，可為后期的地勘技術開發、科學研究提供更為可靠、科學的信息保障，也為地勘單位科學研究、技術創新提供必要條件。將地勘單位檔案數字化，是地勘單位檔案適應信息化、數字化時代的現實需要，也集中體現了地勘單位管理能力和管理水平的重要進步和發展。

1.4 維護權益的現實保障

地勘單位檔案資料是地勘活動的真實記錄，包括地勘單位的證明性文件、單位之間合作交往的文件。將其數字化，強化地勘單位檔案科學化、信息化管理水平，一旦發生權益糾紛等問題，能夠快速地在檔案數據庫中調閱所需的地勘檔案資料，更好地維護地勘單位的合法權益。

2 地勘檔案數字化管理原則

2.1 前期調研分析原則

地勘單位檔案數字化是利用先進技術將傳統載體的檔案信息進行數字化轉換，并予以存儲、保護和利用的系統性工作。因此，前期應遵循調研分析原則。既要做好數字化對象的調查統計，也要了解數字化相關規定和要求，還要做好數字化技術運用分析，以及數字化形式比較選擇。根據地勘單位檔案實際，選擇檔案數字化外包企業，了解地勘單位檔案數字化相關制度和要求——目前涉及地勘檔案數字化應用的《巖心檔案管理規范》《紙質檔案數字化規范》《縮微膠片數字化技術規范》等，熟練掌握這些技術規范對數字化的基本要求和相關規定，從而制定符合地勘單位檔案數字化實際的技術、保密、考核驗收等制度。

2.2 中期過程控制原則

地勘單位檔案數字化過程控制是建立在前期調研分析的基礎上，主要包括數字化方案、過程質量監督和控制，以及合理的數字化業務流程。以數字化外包為例，其中，地勘單位檔案數字化實施過程中，應確定招標單位、起草招標文件、明確檔案軟件選型等內容;確定數字化單位外包之后，還要與地勘單位簽訂數字化外包合同，明確合作方式、工作進度、技術要求、責任劃分、售后服務等，簽訂保密協議，包括質量監督和控制等。數字化業務流程則應涵蓋地勘單位檔案管理的全過程，包括提檔、登記、拆卷、修整、掃描、驗收、備份、抽檢、還檔等。

2.3 后期維護服務原則

在完成地勘單位檔案數字化之后，還需要對已經完成的數字化檔案進行驗收、維護，體現地勘單位及行業的特性和便捷服務性。檔案數字化結束后，應組織地勘單位、承包商等組成數字化驗收小組，采取全檢和抽檢相結合的方式，進行質量驗收。檔案數字化應充分體現地勘單位的特點和屬性，建立多個專題數據庫。此外，應注重地勘單位檔案數字化利用的便捷性，可在地勘單位局域網、官方網站鏈接檔案數據庫，根據特定權限的設置，賦予不同群體不同的查閱和利用權限，實現檔案共享。

3 地勘檔案數字化系統構建

3.1 系統設計

以某地勘單位為例，設計了地質檔案數字化管理應用系統，應用到計算機技術、數據庫技術、文件服務器技術，基于微軟.NET Framework的C#語言開發，采用C/S架構，系統包括客戶端、服務層、數據層三個架構。其中，客戶端運用MAS、MD5、FTP、HTTP技術實現地質檔案數字化錄入、查詢、借閱;服務層則包括數字化檔案應用服務、FTP服務和Web服務，用戶通過互聯網，采用FTP加密方式即可預覽和查詢到相應的檔案資料;數據層是整個地勘單位檔案數字化系統架構的基礎，包括地質檔案數據庫、FTP數據目錄，以及其他電子文檔、地圖等等。

3.2 主要技術

地勘單位檔案數字化系統架構的實現需要在線轉碼技術、自動升級技術、MAS技術、并發處理技術和加密技術支持和保障。其中，在線轉碼技術，即針對非權限下載地勘檔案，利用在線轉碼技術將文檔在服務器端轉碼為HTTP，實現在線預覽;自動升級技術，則是將XML技術應用于該系統的C/S架構，啟動數字化檔案系統，可自動實現服務端與客戶端文件自動比對、自動系統更新，適時將最新檔案提供給用戶;MAS技術，則是智能化提醒技術，將超期借閱的地質檔案送還提醒通過短信或其他方式，提供給檔案借閱者，提醒其及時歸還;加密技術則是針對地質勘察采用“數字指紋”等MD5加密技術，增強數字化檔案系統管理的安全性。

3.3 板塊功能

地勘單位檔案數字化管理系統包括地勘單位檔案錄入、查詢、借閱、統計和用戶管理等基本功能。

4 地勘檔案數字化實現路徑

4.1 理念先行

地勘單位領導、檔案管理人員及業務人員都應重視檔案數字化管理，強化數字化管理理念，加快已有館藏檔案數字化進程，以及新增檔案數字化錄入等。

4.2 制度保障

根據地勘單位檔案數字化實際，制定相應的查閱、借閱、錄入及安全管理等規章制度體系，實現整個檔案管理的規范化、制度化。

4.3 搭建平臺

采用購買或者邀請第三方機構研制地質檔案數字化檔案管理系統，搭建相應的管理平臺。

4.4 加大保障

地勘單位應加大檔案數字化人財物的支持和保障力度，撥付專項資金、增加人員、添置必要的軟件和硬件設施等，保障這項工作順利進行。

參考文獻：

[1]戴滿平.地勘單位檔案管理數字化路徑淺析[J].辦公室業務，2019（5）：54—55.

[2]張勘華.淺析地勘單位檔案數字化管理的路徑[J].四川檔案，2016（3）：33—34.

[3]莫劍，任曉蓉，吳斌暉.地質檔案數字化管理系統的設計與實現[J].資源信息與工程，2019（3）：187—188.

作者簡介：鄭立國（1982— ），大學學歷，吉林省有色金屬地質勘查局六○二隊館員，主要從事檔案管理工作。