OA+釘釘集成下的總值班一體化管理平臺

王娜娜，陳廣花，張偉

(江蘇省蘇北人民醫(yī)院，江蘇省揚(yáng)州市 225001)

總值班是醫(yī)院管理中重要的組成部分，承擔(dān)非辦公時間醫(yī)院行政后勤管理、突發(fā)事件處理、急危重癥病人會診、醫(yī)療行為協(xié)調(diào)、及時傳達(dá)上級指示和緊急通知，簽收文件等，保障醫(yī)療工作有序運(yùn)行[1-2]。其工作情況如何直接影響到醫(yī)院非辦公時間的運(yùn)轉(zhuǎn)效率及效果，反映醫(yī)院的管理水平。

目前，以臨床業(yè)務(wù)為主的醫(yī)院信息化技術(shù)得到迅猛發(fā)展，但在醫(yī)院總值班管理方面重視還不夠[3-4]，國內(nèi)關(guān)于醫(yī)院總值班的研究多集中在值班制度建設(shè)、值班流程優(yōu)化、值班人員隊(duì)伍構(gòu)成和培訓(xùn)等方面[5-8]，很多醫(yī)院還停留在手工處理階段，操作繁瑣且效率低下，通過信息化平臺為工作人員和院領(lǐng)導(dǎo)提供管理決策的文獻(xiàn)較少。本研究充分利用當(dāng)前信息化技術(shù)搭建了新互聯(lián)時代的總值班一體化管理平臺，實(shí)現(xiàn)了智能化的總值班排班和換班管理，全方位的消息提醒，精確的刷臉簽到[9]功能和多維度的統(tǒng)計(jì)分析等功能，通過系統(tǒng)可以對總值班人員的在崗情況進(jìn)行有效監(jiān)督，防范總值班管理漏洞，系統(tǒng)的實(shí)施不僅提高了工作效率、總值班執(zhí)勤效率、服務(wù)效率，同時也將推進(jìn)醫(yī)院的管理模式向上一個臺階。

1 醫(yī)院總值班情況

1.1 總值班的人員構(gòu)成和值班時間

我院醫(yī)院總值班分為行政總值班、醫(yī)療總值班和護(hù)理總值班，三班并行。行政總值班由各職能處室人員組成，工作日的值班時間為中午+晚上為一個班次，休息日和節(jié)假日值班分為上午、下午、夜班三個班次，值班時間和上班時間無縫銜接，每個班次安兩名排值班人員，由不同職能處室的人員組成，帶班人員為職能處室負(fù)責(zé)人，搭班人員為中等年資的管理人員，值班期間在總值班室守班，并按總值班管理制度的規(guī)定在門急診、病區(qū)等區(qū)域進(jìn)行巡查或到現(xiàn)場處理相關(guān)事宜，行政總值班每天還會安排一名院領(lǐng)導(dǎo)參加二線班輪流值班，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。醫(yī)療總值班每天安排值班人員一名，值班時間為24小時，實(shí)行輪班，值班人員為臨床科室負(fù)責(zé)人。護(hù)理總值也是每天安排值班人員一名，值班24小時，實(shí)行輪班，值班人員為各病區(qū)護(hù)士長。

1.2 存在問題

1.2.1 排班及提醒：系統(tǒng)上線以前我院總值班排班工作是由指定人員每月進(jìn)行手工排班，當(dāng)月月底提前排好下月排班表，然后發(fā)布到內(nèi)網(wǎng)供全院查看，值班前一天由排班人員打電話提醒。如有換班情況，需要向院辦、醫(yī)務(wù)部或護(hù)理部申請報備，然后由排班人員在手工排班表上進(jìn)行修改，再電話通知相關(guān)人員，傳統(tǒng)的這種排班工作存在很多弊端，一是給工作人員增加了很大工作量，二是排班表信息不透明，不能實(shí)時更新，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)及值班人員無法實(shí)時獲知排班情況，這種工作模式在醫(yī)院發(fā)生突發(fā)情況時給工作協(xié)調(diào)、人員調(diào)度、醫(yī)院總體管理等方面也帶來很大不便和安全隱患。

1.2.2 簽到：由于值班人員的積極性、主動性、責(zé)任心等不同，存在部分值班人員偷懶怠工，投機(jī)取巧，不按時到值班室值班或脫崗等現(xiàn)象，有的醫(yī)院采用不定期人工抽查方式檢查值班人員在崗情況，但在沒有系統(tǒng)支撐的情況下，到崗情況檢查存在很大漏洞，使得醫(yī)院在總值班人員管理和考核上缺乏有效的數(shù)據(jù)支撐。

1.2.3 統(tǒng)計(jì)分析：我院總值班值班費(fèi)以前是由排班人員手工統(tǒng)計(jì)，財務(wù)處復(fù)核后發(fā)放，低效且容易出錯，尤其是換班次數(shù)較多的情況下，對于值班統(tǒng)計(jì)需求，手工排班尤顯乏力，并且缺乏對數(shù)據(jù)的深度挖掘，同時也無法將個人值班情況與考評績效都建立關(guān)系，對于智慧化醫(yī)院來說急需改善。

2 新技術(shù)下的總值班一體化管理平臺的構(gòu)建

2.1 系統(tǒng)采用的技術(shù)

系統(tǒng)采用.freamwork3.5框架，MVC架構(gòu)體系，以.Net技術(shù)基于院內(nèi)OA系統(tǒng)開發(fā)了總值班管理系統(tǒng)，后臺數(shù)據(jù)庫采用oracle11.0。同時通過院內(nèi)OA系統(tǒng)移動應(yīng)用引擎平臺，并以阿里釘釘為移動應(yīng)用入口構(gòu)建了移動互聯(lián)時代的一體化移動工作平臺，遵循頂層架構(gòu)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)院內(nèi)總值班管理系統(tǒng)集成到釘釘移動辦公平臺。另外系統(tǒng)具有安全性強(qiáng)、執(zhí)行效率高、可擴(kuò)展性好等特點(diǎn)，對于未來系統(tǒng)集成、功能擴(kuò)展和優(yōu)化提供了基礎(chǔ)條件，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)見圖1。

2.2 系統(tǒng)主要功能模塊

2.2.1 總值班排班。首先我們根據(jù)醫(yī)院總值班排班情況，定義了總值班使用的班次和值班時間，并維護(hù)到系統(tǒng)字典中，見表1。

通過對總值班排班工作進(jìn)行調(diào)研，并結(jié)合行政、護(hù)理、醫(yī)療總值班排班的復(fù)雜度和排班要求，實(shí)現(xiàn)了兩種排班方式：(1)支持排班人員在總值班管理系統(tǒng)界面直接排班，先選定值班日期，然后從OA系統(tǒng)人員庫中根據(jù)關(guān)鍵字、工號、首拼等快速選擇值班人員，再設(shè)置人員值班班次即可，操作簡單，使排班人員輕松完成排班工作。(2)根據(jù)系統(tǒng)提供的總值班表模板，進(jìn)行Excel表一鍵導(dǎo)入，系統(tǒng)自動生成排班表。

2.2.2 換班。根據(jù)排班方式，換班也支持在系統(tǒng)界面直接修改和導(dǎo)入兩種方式。一般情況下，如當(dāng)月?lián)Q班次數(shù)不多，排班人員可以直接在總值班管理系統(tǒng)排班界面進(jìn)行修改，保存即實(shí)時更新排班表，院內(nèi)人員可以在手機(jī)釘釘上實(shí)時查詢。

2.2.3 消息提醒。系統(tǒng)通過與院內(nèi)短信平臺對接，并借助釘釘免費(fèi)的消息平臺，值班前一天系統(tǒng)會將值班信息以短信、釘釘應(yīng)用消息的方式發(fā)送到值班人員手機(jī)進(jìn)行提醒，值班提醒消息包含值班人姓名、值班日期、值班類型、值班班次，以避免忘班現(xiàn)象。

2.2.4 簽到。依托于阿里釘釘?shù)闹悄苋四樋记跈C(jī)設(shè)備和人臉識別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了總值班刷臉簽到。首先我們對所有參與值班的人員進(jìn)行人臉照片的采集從而建立了人臉底庫，值班人員在值班開始和值班結(jié)束時在刷臉簽到機(jī)上進(jìn)行刷臉簽到，系統(tǒng)根據(jù)總值班班次和值班時間，進(jìn)行匹配計(jì)算，在釘釘移動端和PC端實(shí)時查詢到值班人員的簽到情況，實(shí)現(xiàn)了總值班在崗情況的信息化管理，規(guī)范了值班人員的值班紀(jì)律，有效防止遲到、早退、代簽、脫崗等現(xiàn)象。

2.2.5 查詢和統(tǒng)計(jì)功能。通過OA釘釘一體化總值班管理平臺，全院工作人員可以在釘釘移動端實(shí)時查看任意時間段的行政總值班、醫(yī)療總值班、護(hù)理總值班值班表，查詢內(nèi)容包含值班人員、值班班次、值班時間、值班領(lǐng)導(dǎo)，點(diǎn)擊詳情還可以查看值班人員刷臉簽到記錄。

基于總值班管理平臺的排班功能和刷臉簽到功能，輕松實(shí)現(xiàn)了總值班值班人次匯總統(tǒng)計(jì)報表、總值班值班費(fèi)用匯總統(tǒng)計(jì)報表、總值班值班費(fèi)用明細(xì)統(tǒng)計(jì)報表、總值班簽到情況統(tǒng)計(jì)分析報表的開發(fā)，由原來的手工統(tǒng)計(jì)變?yōu)楦咝А⒆詣印⒅悄艿慕y(tǒng)計(jì)，給醫(yī)院總值班效能分析、人員績效分配及考核都提供了有力的信息化支撐和可靠的數(shù)據(jù)來源。

圖1 總值班一體化管理平臺功能結(jié)構(gòu)圖

表1 總值班班次

3 結(jié)語

我院總值班管理平臺上線后反響良好，給值班人員及管理人員帶來了非常好的體驗(yàn)，應(yīng)用成效主要體現(xiàn)為四個方面：一是改變了排班方式，通過系統(tǒng)使總值班排班從傳統(tǒng)工作模式變?yōu)橹悄芑呐虐喙芾砟Ｊ剑瑯O大提高了排班人員的工作效率；二是實(shí)現(xiàn)了高效、智能、精準(zhǔn)的簽到功能，對總值班人員在崗情況能夠及時了解和管理，以便更好的保障總值班正常運(yùn)行；三是通過與釘釘移動端集成使工作人員可以實(shí)時查看總值班排班表，及時收到值班消息提醒，給值班工作帶來了方便；四是多維度的、智能化的統(tǒng)計(jì)報表，為管理人員和院領(lǐng)導(dǎo)及時掌握醫(yī)院值班情況和決策分析提供了強(qiáng)有力的信息化支撐，同時也為醫(yī)院改進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量，確保醫(yī)療安全方面和發(fā)揮總值班效能方面起到了積極的作用。下一步我們將基于該平臺探索與職稱評定、評先評優(yōu)等掛鉤的考核方法，對總值班人員的到崗情況、技術(shù)服務(wù)水平和工作業(yè)績進(jìn)行考核，充分調(diào)動總值班人員積極性，切實(shí)提升醫(yī)院行政總值班的執(zhí)行力。