“互聯網+”思維下的大學生檔案工作創新

【摘要】伴隨著互聯網技術的快速發展，我國高校檔案管理工作也逐漸形成了紙質檔案、電子檔案共存的局面。在高校教育期間，檔案記載著大學生各項學習與活動，在高校建設發展過程中具有十分重要的作用，也是“互聯網+”時代的行業發展需求與利用需求。通過將“互聯網+”思維融入到大學生檔案管理工作中，能夠有效提高檔案管理工作的經濟性、多元性和緊密性，為管理工作創造了十分便捷的條件。對此本文針對當前“互聯網+”思維下大學生檔案管理工作的創新需求進行分析，并提出基于“互聯網+”思維開展大學生檔案工作的有效策略。

【關鍵詞】“互聯網+”思維;大學生檔案管理;網絡化;創新管理模式

在“互聯網+”概念被提出之后，各個行業領域都在不斷朝互聯網發展方向轉型，“互聯網+”主要就是利用網絡平臺，讓互聯網與傳統行業融合在一起你，從而創造出全新的發展生態，它可以充分發揮出互聯網技術在社會資源配置中的優化與集成作用。同時，將互聯網技術的創新成果融入到社會行業領域當中，能夠有效提高社會的創造力和創新力。在這樣的發展背景下，大學生檔案管理工作也獲得了便利條件，“互聯網+”思維對于高校檔案管理工作而言，不僅是一次機遇，同時也帶來了一定的沖擊，傳統高校檔案工作必須要借此背景來進行創新改革，這樣才能夠滿足各種利用需求，適應當前社會發展的新形態。

一、“互聯網+”思維應用于大學生檔案工作的創新需求

（一）時效需求

與其他類型的檔案管理工作不同，大學生檔案工作具有較強的時效性，形成和歸檔都可以立即實現。從大學生入學填寫登記表開始，到后續每個學期的檔案形成，再到畢業之后的登記表和論文審議資料等等，都能夠及時錄入到大學生個人檔案當中，特別是他們在校期間所獲得的獎勵與處分等信息。現如今，在臨近畢業的高校招聘會上，傳統的事后歸檔方式得到了改變，在校期間的大學生必須要及時歸檔[1]。這時，借助“互聯網+”思維，能夠將學生即時產生的數字化檔案歸檔到高校檔案管理部門以及學生電子檔案系統當中，可以明顯提高檔案工作的效率，為學生提供更加及時的利用服務。如果按照傳統手工整理的存檔方式，必然會導致檔案出現積壓現象，無法確保檔案能夠及時歸檔。但通過“互聯網+”思維的檔案管理模式，能夠有效提高大學生檔案管理工作效率，從而為大學生提供更高質量的服務。

（二）行業需求

在二十一世紀發展背景下，人們迎來了“互聯網+”數據時代，檔案生存模式也從本質上發生了改變，對整個檔案行業都帶來了一定的影響，比如數字檔案館的建立和發展、檔案管理方式改變以及檔案學研究對象增加等等。在不計其數的檔案類別當中，大學生檔案內容具有多樣化、數量龐大以及流動性強的特點。以往的管理模式已無法滿足當前大學生檔案工作的實際需求，特別是在升學、出估流血以及檔案丟失等因素的影響下，學生成績檔案的利用效率直線下降。如今，在高校學歷真假認證方面，部分單位展開了學歷檔案核查工作，增加了查檔工作量，為檔案管理工作人員帶來了一定的業務負擔[2]。所以，以“互聯網+”思維為基礎建立大學生檔案管理系統是未來的必然發展趨勢，高校在此過程中需要加大大學生檔案收集、整理以及利用的創新力度。

（三）利用需求

在部分行政以及科技類檔案歸檔之后，利用率會呈現倍增的現象，每年需要查閱一到兩次。比如當部分基建檔案歸檔之后，只有建筑出現問題的時候才需要被查詢利用，平時很少有人查閱。而大學生檔案的利用效率較高、人數較多。沒說高校每一年都會有近千名學生畢業，畢業生的檔案查檔次數相對較高，他們在畢業以及步入工作崗位之后，依然會結合用人單位的需求，多次回到學校查找在校檔案、成績檔案以及錄取名冊等等[3]。如果學生報考了碩士與博士研究生，那么還需要提供相應的論文審批、內審外審等相關資料。特別是就業于國家機關單位的畢業生，經常由于干部人事檔案學歷材料丟失問題，導致很難對這些大學生的人事檔案進行全面規范管理。而將“互聯網+”思維應用到高校檔案管理當中，能夠利用網絡技術的優勢，提高檔案利用服務效率，更好地為畢業生提供就業服務。

二、“互聯網+”思維在大學生檔案工作中的重要性

在高校行政管理工作中，檔案工作具體包括高校師生人才檔案、校園活動檔案以及重要事件檔案等等，大學生檔案工作是一項涉及范圍較廣且跨越時間較長的工作。在二十世紀末期，信息技術的快速進步和我國檔案管理工作的迅速發展，為大學生檔案管理工作創造了良好機遇，大學生檔案管理創新工作成為了一種必然趨勢。而在實際創新過程中，應用“互聯網+”思維具有以下幾方面價值。

（一）提高檔案管理工作的經濟性

在傳統檔案管理模式中，數據采集與錄入流程需要耗費大量的時間。在此期間，大部分工作人員都會產生疲倦心理，各項工作也必須靠人力操作才能完成。而在“互聯網+”思維應用之后，利用計算機技術就可以對信息數據進行采集和錄入，規避了人工錄入操作所存在的失誤問題、紊亂問題，減少了人力投入和使用成本，提高了大學生檔案管理工作的經濟性。然而，當檔案從紙質形式轉變為數字檔案模式時，檔案工作的各項環節都會節省不少的成本和空間，向紙張印刷、檔案存儲等等。也就是說，充分發揮“互聯網+”思維下的信息技術優勢，能夠從整體上降低高效檔案工作的經濟投入。

（二）提高檔案對接工作緊密性

由于很多高校的建校歷史較長，人員數量龐大，導致傳統遺留下來的紙質檔案非常多[4]。而大學生檔案建成、管理以及存儲工作都需要漫長周期，檔案管理工作人員不固定，就會導致人員之間的檔案交接問題，在交接管理過程中很容易出現紕漏情況，比如檔案室內人員的增加和調動等等。而在“互聯網+”思維下，檔案管理人員只要具備計算機技術應用能力，就可以讓檔案管理和存儲工作變得更加自然，提高有序性和直接性。另外，當檔案需要外借時，通過“互聯網+”思維就會追蹤到數字信息的軌跡和流程，還可以避免檔案出現丟失和損壞現象，加強了對接工作的緊密性。

（三）提高檔案管理工作多元性

在高校建設發展中，大學生答案所涉及的范圍十分廣泛，數量較多。傳統檔案管理模式中的每份檔案都是以紙質形式存儲在檔案室中的。所以，在特定的查找需求下，才會去查閱檔案。比如大學生的歷史記錄檔案、學位檔案等，這些檔案被查閱和利用的效率相對較低。然而應用“互聯網+”思維，通過高效便捷的信息技術能夠提高檔案應用工作的多元性，對于使用者而言，不管是學位檔案還是歷史檔案，查閱步驟都可以變得更加便捷。因此，高校檔案管理人員需要充分發揮“互聯網+”思維的優勢，對大學生檔案進行及時補充。

三、通過“互聯網+”思維創新大學生檔案工作的有效策略

（一）加強大學生檔案管理模式網絡化

從目前實際情況來看，大學生檔案管理并沒有完全實現網絡化，只是在逐漸變為電子形式。所以，高校必須要快速實現大學生檔案管理網絡化。同時，在檔案管理和利用方面，還要建立完善的檔案信息數據庫，加大設備的更新和建設力度。大學生檔案信息管理模式實現信息化主要體現在檔案深度挖掘與利用上，并不單純體現在信息數字化上[5]。在擺脫傳統人工查找和利用方面也有所體現。因此，高校在建設大學生檔案信息數據庫時，一定要充分挖掘電子信息檔案中的數據，對檔案信息進行分類處理，充分利用網絡資源的優勢，為不同檔案信息的查找創造良好條件，尋找檔案信息之間的彼此邏輯關系，為需求者提供可以公開的檔案信息。在此基礎上還要優化檔案管理操作手續和步驟，加大力度建設與開發檔案信息的數據庫接口，減少大學生檔案管理冗余的繁瑣步驟。高校領導和教師也要加強檔案管理意識，對常規的檔案業務知識也要給予高度重視，從不同的角度為用戶提供多樣化的檔案信息服務。

為了能夠形成上下協調統一的局面，大學生檔案管理工作還要重視現代信息技術與理論知識的結合，加強學生自身的檔案管理意識，通過校園櫥窗、網站以及校園廣播等方式，積極宣傳檔案知識，鼓勵學生用良好的表現來記錄自己的成長歷程。

（二）創新檔案管理模式

此過程先是要思考如何建立起大學生電子檔案。在檔案建設工作中，電子檔案建設十分重要。從宏觀角度來看，大學生檔案創建和檔案雙軌制的要求是相一致的。為了確保檔案信息的安全，便于檔案管理，必須要保證電子檔案與紙質檔案并存。然而從微觀角度來看，大學生電子檔案實際上就是對紙質檔案的一種補充，而并不是對紙質檔案進行數字化。而且大學生檔案是高校人事檔案管理工作中的基礎內容，但并不是學生在校期間所產生的所有檔案都要歸檔保存，人事檔案歸檔的范圍有著嚴格要求，比如綜合素質檔案材料不能夠存在人事檔案當中，只有入黨、成績、學位這部分資料需要保存。所以，為了能夠補充紙質檔案的損壞問題和丟失問題，必須要建立大學生電子檔案系統，將大學生在校期間的優秀表現和獲獎情況進行歸納，為用人單位和學生日后的入崗就業提供參考價值，更加全面地反映出學生的真實在校情況。

另外，就是學生電子檔案移交。通常情況下，高校畢業檔案的投遞流程都是由學生處和就業部門來完成的。學生檔案主要就是由這些部門郵寄到大學生畢業之后的用人單位或生源所在地的人力資源中心。隨后，這些單位的人事部門再根據學校所提供的派遣證明和檔案信息內容，對大學生進行初步了解。這些都是傳統紙質檔案難以實現的，所以高校需要將紙質檔案和電子檔案都郵遞到用人單位，以此來提高檔案的利用價值。

（三）創新大學生檔案利用服務

通過“互聯網+”思維，可以在高校校園網站主頁中建立一個大學生電子檔案查詢連接，服務形式可以參考學信網的自助式網絡檢索服務模式來建設。在此期間，登錄方式可以通過姓名和學號來查詢大學生檔案，頁面上要設置學歷學位、成績檔案和處分情況等幾個模塊，這兩種方法都要額外加設密碼。在登錄之后，學生只有查閱的權限，并沒有修改權限。同時，在大學生電子檔案移交之后，為了節省用人單位的查檔時間，高校可以為用人單位提供檔案利用服務，將大學生電子檔案整理之后遞交給用人單位，由單位的人事檔案管理人員進行保管，保護好學生的隱私權。除此之外，學校電子檔案查詢系統也不能授予用人單位登錄全，只能提供在線咨詢服務，從而提高大學生電子檔案的安全性。

（四）強化宣傳與引導，加強檔案網絡化管理意識

在當前“互聯網+”時代，檔案工作人員以及高校一線教師都必須要具備網絡化管理意識和信息化素養。因此，高校在日常發展中可以重點加強宣傳教育和引導工作，制定出詳細的宣傳方案和培訓計劃，這樣才能夠全面實現檔案網絡化管理效益最大化。此外，在高校大學生檔案網絡化管理宣傳教育期間，不能只局限在檔案管理部門，還要延伸到其他教學部門、后勤等各個部門當中，加強全體工作人員的檔案管理意識，提高全體工作人員的信息化素養，這樣才能夠有效確保教學檔案相關工作人員能夠認識到大學生檔案網絡化管理的重要性，從而積極參與并支持檔案網絡化管理工作，保證每個教職員工都能夠成為教學檔案網絡信息的采集者、傳遞者以及應用者。

結束語：

綜上所述，大學生檔案工作長期以來都在謹慎中進步，這都是由檔案信息保密性質所決定的。而在“互聯網+”時代發展背景下的檔案工作要打破傳統模式的限制，借助時代發展機遇來創新檔案工作，在此期間確保大學生檔案信息的安全性是創新工作的基礎。隨著計算機技術的不斷成熟，將“互聯網+”思維融入到大學生檔案管理中，可以從各個方面提高學生檔案的利用效率。

參考文獻：

[1]馮有輝."互聯網+"思維下的大學生檔案工作創新[J].2021（2018-2）：130-132.

[2]高敏杰.基于互聯網+思維的應用型高校學生檔案管理創新的路徑[J].科技風，2019（22）：1.

[3]魯紅.基于"互聯網+"思維的應用型高校學生檔案管理創新的路徑[J].蘭臺內外，2020（10）：2.

[4]焦智剛."互聯網+"背景下的大學生檔案志愿服務創新[J].蘭臺內外，2019（19）：2.

[5]徐征."互聯網+"時代下提升檔案管理水平的途徑[J].卷宗，2019，000（017）：31.

作者簡介：劉靜（1967一10），女，漢族，陜西咸陽人，工作單位：咸陽師范學院繼續教育學院，學歷，本科，職稱：副研究管員，研究方向：檔案管理。