信息技術在檔案管理中的應用探索

路瑤

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，各企業(yè)管理系統(tǒng)中的檔案管理也不斷走向信息化，在管理辦法和規(guī)范上與計算機信息技術緊密相連。所以現(xiàn)在大多數(shù)的企業(yè)檔案管理都已經(jīng)實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡自動化，建立了規(guī)模較大的信息數(shù)據(jù)。但是，網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展對我國的檔案館管理模式也提出了更高的要求。

關鍵詞：信息技術;檔案管理;應用策略

引言

實現(xiàn)信息技術的高質量應用可以為檔案管理工作的改進提供幫助。目前，信息技術的創(chuàng)新推廣速度較快，實現(xiàn)信息技術在檔案管理中的有效使用，可以使檔案管理工作獲得高水平的支持。

1 信息技術在檔案管理中優(yōu)勢

1.1 確保數(shù)據(jù)分享

信息科技最為顯著的特點是可以在互聯(lián)網(wǎng)媒介下確保訊息的無阻礙傳送，完成信息資源的高度分享與正常流通，技術優(yōu)點對單位檔案管控來講尤為關鍵。單位能夠在信息科技的支撐下對檔案訊息實施電子化處置，為訊息的高效使用與分享流通打開方便之門[1]。檔案管控最為關鍵的功能是把多樣性的信息材料實施整合、儲蓄與使用，而信息科技在單位的功能無法取代，能夠為這部分工作的推動提供強有力的支持，讓訊息能夠高度分享。在當代的檔案管控具體工作中，檔案參數(shù)訊息在單位中的運用價值得以彰顯，唯有發(fā)揮這部分檔案的“威力”，方能夠完成數(shù)據(jù)分享。

1.2 提高管理效果

單位的檔案管控工作強度很大，工作任務極為艱巨，要處置多元化的參數(shù)訊息，而處置這部分訊息必須對信息進行分類與整合，并且需要科學地進行信息檢索，便于整合儲蓄與使用。然而在以往的檔案管理工作中， 檔案管控工作通常要依賴工作人員，在訊息處置使用階段的成效并不明顯，并且也沒有辦法確保質量，導致人為失誤源源不斷，在既定程度上左右了檔案管控的成效與質量。使用信息科技可以顯著地提高檔案管理的效果。信息科技憑借互聯(lián)網(wǎng)技術與電腦科技能夠對大批的沒有辦法依賴人力處理的檔案得到充分的應用，并且效果比人工完成的效果要好，進而節(jié)約了大批的時間。

2 信息技術在檔案管理中應用存在的問題

2.1 檔案信息化管理系統(tǒng)不夠成熟

檔案信息化管理系統(tǒng)的構建質量直接決定著信息技術在檔案管理工作中的應用水平。但是，部分企業(yè)的檔案管理人員缺乏對現(xiàn)有信息系統(tǒng)可操作性的詳細考察，沒有結合軟件開發(fā)的實際情況制定信息化技術的應用步驟，導致檔案信息化建設工作的實施無法在項目設計和需求分析方面取得進展，也使得信息化系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性難以得到有效維護。一些檔案信息化管理系統(tǒng)的建設雖然進行了需求分析，但缺乏對需求說明書的規(guī)范化設定，未能對檔案信息化管理工作的主要原則進行總結，導致檔案管理標準化體系的建設價值難以得到體現(xiàn)，也使得動態(tài)性管理方法難以在檔案管理工作中實現(xiàn)普及推廣[2]。一些檔案信息化管理系統(tǒng)在具體建設的過程中，缺乏對系統(tǒng)擴展性特征的有效分析，沒有結合系統(tǒng)功能特點進行數(shù)據(jù)模型的創(chuàng)新設計，難以保證信息化技術在檔案管理工作中發(fā)揮作用。一些檔案管理信息系統(tǒng)的建設對于計算機軟件的開發(fā)經(jīng)驗吸收應用存在不足， 檔案管理技術的設計缺乏對系統(tǒng)建設過程的創(chuàng)新調(diào)整，導致檔案管理的基礎性工作和信息技術難以得到高質量的結合，無法在檔案管理業(yè)務模式創(chuàng)新方面取得積極成效，也使得檔案信息化管理系統(tǒng)所具備的應用價值無法實現(xiàn)高水平開發(fā)。

2.2 檔案管理手段落后

隨著科學技術、計算機技術和網(wǎng)絡的發(fā)展，信息化技術在檔案管理中的廣泛應用大大擴展了科學技術信息的傳播渠道 。另外，信息化技術使得檔案管理的及時性大大提高，有利于檔案管理系統(tǒng)管理。然而，我國目前大多數(shù)檔案管理機構的檔案管理方法與實踐仍然相對落后，檔案信息和自動化辦公的方式不同步，文件管理方法仍被鎖定在傳統(tǒng)的手動管理模式下，很少使用計算機來管理文件。當前，許多檔案資料和技術記錄都基于電子文檔，但仍保留了許多老式過時的存檔方式，如紙質文檔，紙質文檔搜索困難，查找資料緩慢，難以與現(xiàn)代管理實踐同步，降低了文件資源的共享率。

3 信息技術在檔案管理中的優(yōu)化應用策略

3.1 提高檔案信息化管理系統(tǒng)的成熟度

檔案管理人員在探索信息技術的應用途徑過程中，要加強對檔案信息化管理系統(tǒng)構成情況的分析研究，并對工程項目建設的基本原理進行考察，使檔案信息化管理方案的構建可以具備更強的可操作性，并保證檔案管理所需的軟件可以在這一過程中實現(xiàn)高質量應用。要加強對檔案信息化管理需求需求的分析，并對系統(tǒng)當前的功能優(yōu)勢及使用性能進行考察，保證系統(tǒng)具備足夠的穩(wěn)定性與安全性。檔案信息化系統(tǒng)的建設工作需要加強對說明書制定工作的關注，尤其要對檔案管理標準化體系建設所需的基礎條件加以分析，保證檔案動態(tài)化管理方法得到有效構建，使信息技術所具備的突出應用優(yōu)勢得到明確。要加強對檔案信息化管理系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)構成情況的考察，并對系統(tǒng)架構以及功能模塊進行有效的創(chuàng)新，保證系統(tǒng)安全管理體系可以在這一基礎上得到更加成熟的構建。檔案信息化管理系統(tǒng)的建設還需要加強對計算機軟件開發(fā)狀態(tài)的關注，尤其要保證檔案管理人員充分參與到系統(tǒng)建設工作中，確保軟件開發(fā)過程可以得到明確，為檔案管理系統(tǒng)價值的充分開發(fā)提供有利支持。

3.2 建立完善的管理隊伍，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著信息化技術在企業(yè)檔案管理中的普遍應用，對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求?；诖?，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要積極響信息化技術在企業(yè)檔案管理中的應用的要求，提升自身的工作水平和思維廣度， 加強自身的紀律意識和規(guī)則意識，才能更好地掌握信息化技術在企業(yè)檔案管理中的應用，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了企業(yè)信息化檔案管理的管理水平和效率，甚至關系到企業(yè)信息化檔案管理未來的發(fā)展走向[3]。想要有效提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，就要為檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)經(jīng)常舉辦一些有關于企業(yè)信息化檔案管理的思想交流會和專題座談會，增強檔案管理人員的學習積極性和自主性，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，進而促進企業(yè)信息化檔案管理的良性發(fā)展。

3.3 合理使用電子檔案

（1）檔案管理人員需要轉變傳統(tǒng)檔案管理意識的同時，主動學習電子信息管理操作的技能，主動開展電子檔案管理編研業(yè)務，充分展示檔案管理的內(nèi)涵，在建檔的過程中有效獲取關鍵詞進行歸類存儲，一邊提供更加快捷、準確的檔案信息服務。（2）對檔案信息進行電子化目錄生成，這是為保障信息提取的便捷性。編制目錄后，可以非常清晰地了解不同信息的內(nèi)容了及存儲位置。同時方便在遵守保密規(guī)定的同時對這些信息進行查閱，對于保密級別不同的信息進行分級管理，保障這些信息的安全性與可靠性，避免因管理不當而造成的信息外泄。這也是為后續(xù)信息電子化管理提供基礎。（3）電子信息完成建檔后，需要對調(diào)用信息的單位進行準確的登記，其中內(nèi)容需要有明確的劃分，內(nèi)容包括使用人的自然信息，這是為保障信息安全而采取的措施，是為方便對電子檔案的合理利用。

結束語

應用信息技術對檔案進行更加科學的管理，為適應時代發(fā)展的需要， 使檔案管理工作發(fā)揮更重要的作用。信息化管理可以使得檔案管理工作更加清晰，而且可以使得檔案管理更加安全。

參考文獻：

[1] 吳凱. 電子信息技術在檔案管理中的應用研究[J]. 數(shù)字技術與應用， 2020，（08）：88.

[2] 張鑫.現(xiàn)代化信息技術在城建檔案管理中的應用[J].城建檔案，2020，（07）：55- 56.

[3] 于春琳.事業(yè)單位檔案管理中融入信息技術的現(xiàn)實意義闡述[J].才智， 2020，（25）：199.

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