新時期檔案收集工作存在的問題與建議

張偉

摘 要：檔案收集在單位發展中起著非常重要作用，在所有檔案業務中，檔案收集是最基礎、最關鍵的工作。從檔案中收集的信息是否真實，將影響后續檔案工作和檔案利用。只有做好檔案收集工作，才能使各項檔案管理工作有序進行。確保檔案信息的準確性和真實性，為單位決策者提供科學依據。在新時期，檔案工作已成為增強市場競爭力的關鍵因素。為此，本文將闡述新時期檔案收集工作中存在的問題及建議，以供參考。

關鍵詞：新時期;檔案收集;問題與建議

一、新時期檔案收集工作難點分析

（1）收集與使用脫節難點。在如今新時期中，我國社會經濟發展尤其迅速，而且各項改革工作正在逐漸推進當中。所以，社會市場中對檔案的要求也隨之提升。所以，單位檔案收集工作將會面臨諸多難點，其中檔案使用與檔案收集脫節情況較為嚴重，會對單位檔案利用產生影響。（2）信息技術使用難點。隨著科學技術的不斷發展，各個單位已經逐漸實現信息化建設。所以，在單位檔案收集中也逐漸利用各類先進技術以及軟件等，檔案管理工作以及檔案收集等工作已經朝著信息化方向邁進。但是隨著先進信息技術的使用，致使檔案資料真實性存在問題。與此同時，檔案收集工作的難度也隨之增加。

二、新時期單位檔案收集工作中存在的主要問題

2.1重視程度有待加強

在單位工作與發展中，許多單位領導者與管理者將創造更多經濟效益與社會效益放在工作首位，對檔案收集工作以及管理工作等造成忽視。針對檔案收集工作并沒有建立相應管理制度與管理措施，導致檔案中的信息缺乏完整性，而且真實性也無法保障。盡管有部分單位構建相應管理制度，但是并沒有落在工作實處。

2.2檔案收集管理制度不完善

一些單位認為，檔案的收集是一種人力物力的浪費，是一項不必要的工作，沒有制定一套完善的檔案管理體系，工作人員不重視檔案的收集，單位檔案的收集工作采取了一種混亂的方式，大量的單位檔案沒有及時收集，很多檔案都沒有歸檔，造成單位檔案的混亂。

2.3收集工作不規范

在單位中，有些單位但對資料進行收集和整理、移交和保管等步驟和環節中存在較多的不規范現象。例如：在對資料進行收集的真實過程中，歸檔文件并不齊全，編號有重復、文號的具體時間與形成的時間有出入，在一些文件當中只存在正文，并沒有發文卡，甚至有些文件沒有任何的公章。

三、新時期檔案收集工作有效建議

3.1加強檔案意識

在如今新時期下，單位檔案收集工作想要實現標準化與規范化，并且充分發揮自身最大作用，促進單位更好發展。不僅需要檔案管理部門肩負起自身責任，還需要單位內各個工作人員的配合與幫助。所以，單位檔案管理工作人員需要積極向單位領導、管理者以及工作人員宣傳檔案收集工作重要性，提高單位全體工作人員檔案意識。尤其要取得領導的支持，只有領導加強對檔案收集工作的重視，才能夠結合單位檔案收集實際情況，制定出相應管理制度與管理措施。保障將各項檔案收集工作落在實處，每位工作人員及時發揮作用，做好自身工作，使檔案收集的完整性與真實性得到保障。

3.2建立檔案收集工作考核與獎懲機制

基于對制度的建立和完善對相關工作人員的責任進一步明確，將歸檔的結果和最終的業績相聯系，進而全面地調動工作人員的工作熱情，積極主動地將檔案收集工作做好。制定的考核與獎勵機制應該涵蓋以下幾個方面：一是考核依據，考核制度一定要有理有據，嚴格執行《檔案法》的法律法規?？己藘热菀槍ぷ魅藛T不同的責任范圍與歸檔最終時間、范圍等質量進行考核。檔案部門必須按照單位內部的具體職能，對材料文件的變化及時掌握，考核形式要做到靈活、具體和全面。考核評價實施量化分級考核，最終考核成績與每個工作人員獎金掛鉤，做到有懲罰也有獎勵。

3.3采取多元化方式開展檔案收集工作

很多單位的不同檔案資料其收集方式也會有所不同，單位檔案收集方式必須靈活多變，針對不同的檔案資料運用不同的收集方式，以確保資料的及時性、真實性和完整性，以及檔案管理工作的高效進行，多渠道的檔案資料收集方式可以確保檔案工作在低成本、高效率的基礎上出色地完成檔案的收集工作，并保證資料的完整。由于單位各類檔案資料是專業的，各種檔案資料的整理和歸檔方法也不同，因此，具有相應的專業知識，掌握這類檔案的形成規律的單位技術人員，有必要承擔檔案資料的收集、積累、歸檔和歸檔工作。如果將單位各部門的檔案資料交給單位檔案存檔，既辛苦又費力，案件檔案的質量得不到保證。同時，對于一些特殊部門或特殊情況，檔案工作者也可以幫助做好檔案材料的積累、收集、歸檔和歸檔工作，使單位檔案的收集形成了多渠道、多渠道的收集方式，從而保證了檔案的完整。

3.4制定并實施有效的控制手段，確保檔案收集的完整性與系統性

為了保證檔案收集的完整性與系統性，需要實施有效的控制手段，如預約收集、現場收集等。預約收集指的是在收集相關工作中結合之前的經驗與實際情況，預見可能產生的材料檔案，檔案工作人員對布置的工作進行公布，如檔案材料產生的名稱、條款、歸檔時間與要求等?，F場收集要求檔案部門全程參與驗收與鑒定，對對歸檔的文件必須及時歸檔驗收處理，例如科研課題材料、項目設計、評審鑒定會議材料等，對于不合格的材料檔案要通知單位在規定時間內收集完整，更改錯誤。

3.5構建高素質的檔案管理隊伍

檔案工作離不開專業人員的綜合素質，因此，單位建立一支綜合素質的檔案管理隊伍是實現單位檔案工作有序發展的重要內容。單位可以通過對檔案收集者的培訓，提高檔案收集者的綜合素質。檔案管理部門應建立健全培訓制度，確保培訓工作能按照相關制度定期開展。培訓內容以專業知識為主，包含了大量的專業素質和職業道德教育。一方面，檔案人員可以勝任館藏工作，另一方面，他們可以適應新時代的發展。

結 語：

總而一下，要認識到檔案收集工作的重要作用，提高對檔案收集工作的重視，更好落實檔案收集工作。保證每一位工作人員能夠積極參與到檔案收集工作中，為檔案收集工作貢獻出自身力量，從而為未來更好發展奠定基礎。

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