高校教務(wù)教學(xué)管理工作效率提升路徑探究

許軼穎，姜沅伶

（1.江蘇大學(xué)教務(wù)處，江蘇鎮(zhèn)江 212013；2.江蘇大學(xué)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院，江蘇鎮(zhèn)江 212013）

高校教務(wù)員日常工作是保障學(xué)校教學(xué)穩(wěn)定有序開(kāi)展，通過(guò)應(yīng)用各種方法和統(tǒng)籌內(nèi)外部教學(xué)資源，使教學(xué)質(zhì)量不斷提升，是幫助高校教育實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展的重要一部分。此外，還是學(xué)校教務(wù)管理與各項(xiàng)活動(dòng)的組織者和實(shí)施者。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步提升以及社會(huì)發(fā)展，從整體上來(lái)看，高校無(wú)論是辦學(xué)規(guī)模還是辦學(xué)層次相比過(guò)去都有了長(zhǎng)足提升，在此形勢(shì)下如果高校教務(wù)工作者依然秉承傳統(tǒng)工作模式和原則去開(kāi)展工作，勢(shì)必?zé)o法緊跟時(shí)代步伐，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代背景下的發(fā)展。此外，提升高校教育管理效率和水平，還能直接影響教務(wù)成績(jī)，提升高校對(duì)內(nèi)外部人才的吸引力，引領(lǐng)高校不斷走向創(chuàng)新發(fā)展[1]。基于以上形勢(shì)，要結(jié)合當(dāng)前高校教務(wù)工作現(xiàn)狀，深入調(diào)研，勇于創(chuàng)新，不斷提升高校教務(wù)工作效率，助力高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展，保持旺盛競(jìng)爭(zhēng)力。

1 高校教務(wù)管理工作內(nèi)容及教務(wù)員的作用

教務(wù)管理工作具體來(lái)說(shuō)，包括學(xué)生學(xué)籍管理、畢業(yè)生管理、學(xué)生檔案管理、學(xué)校排課以及考試管理等內(nèi)容，從這些內(nèi)容可知，高校教務(wù)管理工作是高校實(shí)際教學(xué)工作的關(guān)鍵，是連接高校各項(xiàng)工作開(kāi)展的紐帶。負(fù)責(zé)高校教務(wù)管理工作的教務(wù)人員，其主要職能和作用如下。

第一，承上啟下。從前述高校教務(wù)工作內(nèi)容可知，高校教務(wù)工作者面臨的服務(wù)對(duì)象不僅是高校領(lǐng)導(dǎo)或者學(xué)生的某一方面，而是要上承高校領(lǐng)導(dǎo)，下接高校學(xué)生，在日常工作中，高校教務(wù)工作者承擔(dān)著連接上下的紐帶作用，使高校領(lǐng)導(dǎo)、高校教師以及高校學(xué)生三方主體之間保持緊密連接。

第二，組織與協(xié)調(diào)。想要行之有效開(kāi)展教務(wù)活動(dòng)，需要高校教務(wù)人員結(jié)合高校內(nèi)外教育資源，在教學(xué)管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)有序協(xié)調(diào)和組織，保障各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展。

第三，及時(shí)反饋。一般來(lái)說(shuō)，高校會(huì)將一個(gè)學(xué)期分成3個(gè)反饋階段，分別為開(kāi)學(xué)前、其中以及期末。在這3個(gè)階段，要由學(xué)校的教務(wù)工作人員通過(guò)調(diào)研或者資料收集方式，形成教師與學(xué)生意見(jiàn)和建議的匯總，形成有統(tǒng)計(jì)意義的數(shù)據(jù)報(bào)告上傳給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握校內(nèi)動(dòng)態(tài)，同時(shí)為下一階段學(xué)校工作開(kāi)展做決策提供必要數(shù)據(jù)支持。

2 高校教務(wù)管理工作效率低下的表現(xiàn)

2.1 教務(wù)管理工作處理不及時(shí)

從前述內(nèi)容可知，高校教務(wù)管理工作內(nèi)容比較繁雜，擔(dān)負(fù)著承上啟下的紐帶作用，包含學(xué)生學(xué)籍管理、畢業(yè)生管理、學(xué)生檔案管理、學(xué)校排課以及考試管理等內(nèi)容在內(nèi)，均為高校教務(wù)管理人員日常需要完成的工作。一方面是工作內(nèi)容涉及較廣，每年的工作時(shí)間被填滿，無(wú)論是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師還是學(xué)生，遇到問(wèn)題需要教務(wù)人員協(xié)調(diào)處理。除了常規(guī)任務(wù)之外，高校教務(wù)人員還需時(shí)刻待命，隨時(shí)處理臨時(shí)安排的任務(wù)。另一方面基于教務(wù)工作開(kāi)展的周期性與繁雜性，許多人對(duì)教務(wù)管理工作的認(rèn)知為技術(shù)含量較低，入職門檻較低的崗位，也因此教務(wù)管理崗位歷來(lái)在高校中被忽視[2]。長(zhǎng)此以往，高校教務(wù)管理人員人均承擔(dān)較重的工作任務(wù)，在工作上干出成績(jī)也不容易受到上級(jí)褒獎(jiǎng)，長(zhǎng)期下來(lái)，工作符合和工作收益不對(duì)等，教務(wù)管理人員職業(yè)認(rèn)同感缺失，會(huì)逐漸對(duì)自身以及所從事的工作產(chǎn)生懷疑，進(jìn)而影響到自己的工作積極性，這也是為何近年來(lái)數(shù)據(jù)顯示高校教務(wù)管理崗位調(diào)動(dòng)頻繁的主要原因之一。

2.2 工作積極性較低

教務(wù)管理人員作為高校教學(xué)管理一線崗位人員，學(xué)校中的一應(yīng)教學(xué)管理任務(wù)、學(xué)生相關(guān)管理事務(wù)等都?xì)w到教務(wù)管理處負(fù)責(zé)，工作內(nèi)容涉及范圍廣，且多數(shù)工作內(nèi)容具備承接上下的重要作用，發(fā)生疏忽便容易釀成后嚴(yán)重的教學(xué)事故。以課表規(guī)劃為例，在教務(wù)管理人員協(xié)調(diào)教師時(shí)間以及學(xué)生時(shí)間，科學(xué)制定下一階段課程表后，如果新課表沒(méi)有及時(shí)通知到位，便會(huì)出現(xiàn)學(xué)生無(wú)法正常按時(shí)上課、教室安排沖突現(xiàn)象。此外，結(jié)合教務(wù)管理人員工作內(nèi)容，如果在工作中發(fā)生諸如期末考試試卷數(shù)量發(fā)放不足、學(xué)生學(xué)籍處理手續(xù)未及時(shí)完成、考場(chǎng)監(jiān)考人員安排沖突等問(wèn)題，教務(wù)管理人員往往會(huì)被推到風(fēng)口浪尖，順理成章成為第一責(zé)任人。與教務(wù)管理人員承擔(dān)的過(guò)重工作壓力相比，教務(wù)管理人員的薪酬福利待遇失衡。工作績(jī)效難量化，從事教務(wù)工作難形成成就感，從業(yè)者也會(huì)逐漸從飽有一腔工作熱情的狀態(tài)逐漸走向迷茫，甚至部分教務(wù)工作者秉承“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的思想，形成惡性循環(huán)，在工作中表現(xiàn)不積極，以至于個(gè)人發(fā)展空間再次受限，同時(shí)也導(dǎo)致高校教務(wù)工作開(kāi)展缺乏朝氣和效率。

2.3 教務(wù)工作容易陷入被動(dòng)

從客觀層面來(lái)看，分析教務(wù)日常工作可知對(duì)口專業(yè)應(yīng)當(dāng)為教育學(xué)、管理學(xué)，但在實(shí)際招聘過(guò)程中，招聘到的教務(wù)管理人員往往不是這兩個(gè)專業(yè)，因此在上崗開(kāi)展工作時(shí)，對(duì)日常工作上手較慢，且對(duì)本院校專業(yè)課程、培養(yǎng)目標(biāo)以及教學(xué)內(nèi)容等關(guān)鍵內(nèi)容領(lǐng)悟存在差異。基于工作內(nèi)容較多的緣故，教務(wù)管理人員在上崗后每天需要面對(duì)繁雜的工作事務(wù)，也很少有時(shí)間能夠靜下來(lái)梳理工作流程，因此在后續(xù)工作開(kāi)展過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)縮手縮腳，工作被動(dòng)的局面產(chǎn)生，一切工作按照階段內(nèi)既定規(guī)劃開(kāi)展，缺乏工作積極性，更遑論在工作過(guò)程中開(kāi)創(chuàng)工作新方法和新思路，因而教務(wù)工作效率遲遲無(wú)法提升[3]。

3 高校教學(xué)工作效率低下的原因

3.1 教務(wù)管理制度缺陷

凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，開(kāi)展高校教務(wù)工作同樣如此。想要高效率開(kāi)展教務(wù)工作，便需要出臺(tái)一套完整且科學(xué)的教學(xué)管理制度。縱觀目前國(guó)內(nèi)高校教務(wù)管理現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)許多高校的教務(wù)管理制度普遍存在一些問(wèn)題，要么是本身不夠重視制度規(guī)范的建立和完善，要么有些學(xué)校則是照搬其他學(xué)校的教務(wù)管理制度，未能與學(xué)校本身的實(shí)際情況緊密結(jié)合。直接結(jié)果便是目前國(guó)內(nèi)部分高校開(kāi)展教務(wù)管理工作，缺乏必要教務(wù)管理制度保障，在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中缺乏實(shí)踐性和制度規(guī)范性，開(kāi)展教務(wù)工作多憑個(gè)人主觀經(jīng)驗(yàn)判斷。

3.2 教務(wù)管理人員綜合素質(zhì)較低

“重教學(xué)，輕管理”可以說(shuō)是國(guó)內(nèi)高校通病，思想上的不重視引發(fā)現(xiàn)實(shí)中對(duì)高校教務(wù)管理工作崗位的忽視。具體來(lái)看，高校教務(wù)管理崗位應(yīng)聘標(biāo)準(zhǔn)低，對(duì)高校教務(wù)管理人員綜合素質(zhì)要求不高，忽視了開(kāi)展高校教務(wù)管理需要從業(yè)人員具備的必要業(yè)務(wù)能力。此外，學(xué)校也鮮有專門針對(duì)高校教務(wù)管理人員開(kāi)展的培訓(xùn)，高校教務(wù)管理人員綜合素質(zhì)提升缺乏必要途徑。

3.3 競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制缺失引發(fā)工作動(dòng)力不足

相比教師工作，高校教務(wù)管理員負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容較多，且不易量化，因此針對(duì)高校教務(wù)管理人員出臺(tái)科學(xué)細(xì)致的業(yè)績(jī)考核體系比較困難。此外，在傳統(tǒng)高校管理體系中，尚未將教務(wù)員工作業(yè)績(jī)與其職稱評(píng)定、崗位晉升等掛鉤。綜合以上種種原因，導(dǎo)致高校教務(wù)管理人員工作中缺乏動(dòng)力，乃至出現(xiàn)互相推諉工作和責(zé)任的現(xiàn)象。

3.4 教務(wù)管理系統(tǒng)不完善

進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代后，伴隨信息的普及，高校事務(wù)管理需要依托海量信息的及時(shí)掌握來(lái)幫助教務(wù)人員做出決策，以此提升管理水平以及管理效率。然而縱觀目前教務(wù)工作開(kāi)展現(xiàn)狀，缺乏對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作各環(huán)節(jié)的調(diào)查與分析，同時(shí)教務(wù)工作人員日常工作缺乏必要的明確規(guī)章制度保障，以至于教務(wù)管理人員開(kāi)展工作時(shí)往往會(huì)面臨實(shí)際教務(wù)工作與既定工作流程之間有明顯差異。此外基于前述信息掌握原因，在開(kāi)展教務(wù)管理工作時(shí)因信息不明朗，往往會(huì)出現(xiàn)一些混亂的現(xiàn)象，整體教務(wù)管理系統(tǒng)不夠完善[4]。

4 提升高校教務(wù)管理工作效率的若干建議

4.1 完善教務(wù)管理體系

開(kāi)展高校教務(wù)管理工作，需要依托良好的制度和規(guī)范保障，只有完善了教務(wù)管理體系，才能保障教務(wù)管理人員在開(kāi)展工作過(guò)程中不畏手畏腳，做到凡事有跡可循，有章可依。制定和完善教務(wù)管理體系時(shí)，要多學(xué)習(xí)與參考其他各大優(yōu)秀院校的先進(jìn)制度案例，切忌照搬照抄，而是要對(duì)本校實(shí)際情況展開(kāi)充分調(diào)研，在結(jié)合該校實(shí)際的基礎(chǔ)上積極吸收優(yōu)秀院校的管理制度為己所用。具體而言，首先應(yīng)當(dāng)明確教務(wù)管理工作各部門與崗位權(quán)責(zé)，出具崗位權(quán)責(zé)說(shuō)明書(shū)，明晰教務(wù)員的工作職責(zé);其次要簡(jiǎn)化現(xiàn)有教務(wù)工作流程，避免冗余的工作流程耗費(fèi)過(guò)多人力資源和時(shí)間資源;最后要注意收集和整理好教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的教學(xué)管理文件與工作方案，注重定期反饋，動(dòng)態(tài)化調(diào)整教務(wù)管理在下一階段的工作方向和工作方法。此外，教務(wù)管理人員要明白自身具備的承上啟下功能，同時(shí)要對(duì)落實(shí)情況形成反饋報(bào)告，及時(shí)告知校方領(lǐng)導(dǎo)，不斷調(diào)整和完善教務(wù)管理體系與工作。

4.2 提升教務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平

從前述教務(wù)管理人員工作內(nèi)容描述來(lái)看，教務(wù)管理人員需要具備過(guò)硬的專業(yè)技能水平以及全面的素質(zhì)。結(jié)合當(dāng)前教務(wù)管理人員綜合素質(zhì)水平較低現(xiàn)狀，要結(jié)合實(shí)際工作所需，為在崗教務(wù)管理人員制定專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)方案，同時(shí)要為教務(wù)管理人員搭建一個(gè)交流的平臺(tái)，在平臺(tái)上教務(wù)工作人員能夠暢所欲言，且就日常工作中面臨的重難點(diǎn)開(kāi)展頭腦風(fēng)暴，商討解決之道。

除了專業(yè)知識(shí)和技能的掌握外，為提升教務(wù)管理工作效率，教務(wù)管理人員還要觸類旁通學(xué)習(xí)心理學(xué)、管理學(xué)相關(guān)知識(shí)，在工作實(shí)踐中將自己所學(xué)的內(nèi)容逐步應(yīng)用，并形成動(dòng)態(tài)反饋，及時(shí)調(diào)整學(xué)習(xí)方向和學(xué)習(xí)內(nèi)容。此外，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)與技能不能僅僅停留在紙面，不能凡事從故紙堆中找方法，也要學(xué)著利用經(jīng)驗(yàn)主義去處理一些模式化的問(wèn)題，有效提升工作效率[5]。服務(wù)學(xué)生和教師時(shí)，教務(wù)管理人員要奉行人性化管理與溝通，為學(xué)生與教師提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對(duì)工作和各方主體充滿熱情與激情。

4.3 落實(shí)業(yè)績(jī)量化標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)全新激勵(lì)制度

根據(jù)以往權(quán)責(zé)不對(duì)等、工作內(nèi)容繁重以及薪酬福利體系不完善等現(xiàn)狀，要著重在后續(xù)完善過(guò)程中對(duì)教務(wù)管理工作人員激勵(lì)體系重新進(jìn)行規(guī)劃。首先要落實(shí)業(yè)績(jī)量化標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合該院實(shí)際現(xiàn)狀，借鑒其他優(yōu)秀院校的教務(wù)管理人員激勵(lì)體系，量化工作標(biāo)準(zhǔn);其次要將教務(wù)工作人員工作業(yè)績(jī)同薪酬體系掛鉤。只有實(shí)現(xiàn)二者聯(lián)動(dòng)，才能有效提升教務(wù)工作人員工作積極性。具體來(lái)看，要對(duì)那些在教務(wù)工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工提供物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，并出臺(tái)明確晉升通道，在工作中持續(xù)表現(xiàn)優(yōu)異的教職員工要予以提拔。

4.4 完善教務(wù)系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)教務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用

縱觀各大優(yōu)秀院校，實(shí)現(xiàn)高效管理的重要途徑之一便是深度應(yīng)用校內(nèi)的教務(wù)系統(tǒng)，將教師、學(xué)生、教務(wù)管理人員以及校方領(lǐng)導(dǎo)放置在同一系統(tǒng)中開(kāi)展管理。依據(jù)高校教務(wù)開(kāi)展現(xiàn)狀，將教務(wù)系統(tǒng)模塊進(jìn)行科學(xué)、合理配置，避免教務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)走形式主義，確保教務(wù)系統(tǒng)的實(shí)用性，能夠真正服務(wù)于校務(wù)管理工作開(kāi)展。為保障教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)和持續(xù)優(yōu)化，需要校方領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)這一板塊的重視，持續(xù)投入資金。

4.5 加強(qiáng)信息化管理，善于利用多種信息化手段

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，無(wú)紙化、信息化也成為高校開(kāi)展各項(xiàng)工作的必然趨勢(shì)。一方面信息傳遞更加快速和便捷，需要教務(wù)管理人員通過(guò)信息渠道掌握一手信息，便于后續(xù)做出各項(xiàng)教務(wù)管理決策，另一方面基于信息處理便捷性，教務(wù)管理要實(shí)現(xiàn)高效管理，需要教務(wù)管理人員具備信息化意識(shí)，善于利用多種信息化手段幫助工作開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)提速增效的目的[6]。以往高校教務(wù)管理人員開(kāi)展工作依托教務(wù)管理系統(tǒng)、信息網(wǎng)站以及搜索引擎等，其中教務(wù)管理系統(tǒng)是幫助教務(wù)管理人員完成日常任務(wù)的利器，需要教務(wù)管理人員熟悉教務(wù)管理系統(tǒng)的教學(xué)計(jì)劃、學(xué)籍管理以及成績(jī)管理等板塊，做到熟練操作。

5 結(jié)語(yǔ)

不同于一般人印象中的高校教務(wù)工作，這是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單實(shí)則繁雜的工作，在高校教務(wù)管理人員耗費(fèi)大量精力和時(shí)間去付出勞動(dòng)的同時(shí)，往往得不到上級(jí)的賞識(shí)以及服務(wù)對(duì)象的認(rèn)可與理解，再加上本身薪酬體系和業(yè)績(jī)相關(guān)性較低，久而久之，高校教務(wù)管理人員容易產(chǎn)生職業(yè)認(rèn)知偏差，在降低自身工作積極性的同時(shí)引發(fā)高校教務(wù)管理工作的低效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此需要院方及各方主體加強(qiáng)對(duì)高校教務(wù)管理工作的認(rèn)知，通過(guò)出臺(tái)制度規(guī)范以及調(diào)整教務(wù)管理人員薪酬模式等方式提升教務(wù)管理人員工作積極性和工作效率，使其能夠更充分發(fā)揮自身在學(xué)校中的紐帶作用，服務(wù)好學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生。