基于信息技術的檔案管理工作創新

王瑞芳

摘要：本文通過分析應用信息技術創新檔案管理工作中存在的問題，提出了創新檔案管理的工作方式，闡明了檔案管理工作創新的措施，提出應重視基于信息技術的檔案管理工作創新，充分發揮現代信息技術的先進性和價值，推動管理技術和方式發展，發揮檔案管理的服務職能，提高檔案信息服務質量，促進檔案管理水平的提升，保證經濟社會協調快速發展。

關鍵詞：檔案管理? ?工作創新? 信息技術? 檔案信息

Abstract： In this paper， by analyzing the problems in the application of information technology innovation archives management， it puts forward the work mode of innovative archives management， expounds the measures for innovating archives management， and puts forward that we should attach importance to the innovation of archives management based on information technology， give full play to the advanced nature and value of modern information technology， and promote the development of management technology and methods. Give play to the service function of archives management， improve the quality of archives information service， promote the improvement of archives management level， and ensure the coordinated and rapid development of economy and society.

Key Words： Archives management; Work innovation; Information technology; File information

在檔案管理中，信息技術的應用十分廣泛，促進檔案信息化數字化進程，要創新科學管理方式和方法，檔案數字化管理在促進經濟社會發展中具有舉足輕重的作用。信息技術是推動檔案管理質量提升的核心動力[1]，合理應用信息技術可有效減少檔案管理風險，實現檔案信息資源高效共享，節約人力資源，深入挖掘檔案信息的應用價值[2]。為了更好地做好檔案管理工作，必須更新觀念，順應科學技術的發展，合理運用信息技術，開拓創新、推陳出新，破除因循守舊、墨守成規的思想觀念，在實踐中大膽探索，創新檔案管理工作。管理部門要不斷優化檔案信息資源，打破部門管理壁壘，健全利用機制，提高檔案信息服務質量[3]。

1檔案管理工作創新的問題

1.1服務方式無法滿足需求

為了促進經濟社會發展，檔案利用者的范圍逐步擴大，例如，傳統服務方式不變革勢必不能滿足利用者對檔案信息的需求。目前，很多基層單位的檔案信息管理模式和服務理念停滯不前，沒有充分認識到檔案信息的作用，檔案信息服務針對性不強，不能很好地服務于檔案信息利用者。

1.2檔案管理工作規劃缺乏

檔案管理工作除常規工作內容外，還必須做好檔案管理設計、檔案信息資源管理等繁雜的內容。管理人員必須依遵照相關法律法規和單位實際情況及管理過程的具體規劃，保證各項工作的順利完成。檔案管理工作規劃缺乏可以影響檔案管理工作的有序開展，究其原因表現在：諸多不確定因素存在于檔案信息化管理過程中;人力、財力、物力投入不足，資源缺乏，導致檔案管理方案不能完全滿足法律法規要求。

1.3檔案信息資源共享程度不夠

基于信息技術的大數據時代要求檔案信息資源共享，檔案私有觀念在有的管理部門仍然存在，對檔案資源共享認識缺乏，浪費各種資源。因此，需要檔案管理者必須更新管理理念，在公共管理平臺及時上傳符合共享條件的檔案信息，設定不同利用者訪問權限，實現檔案信息資源的科學管理。

2創新檔案管理工作方式

2.1創新思想觀念

檔案管理部門有必要充分利用信息技術來開展檔案管理工作，充分發揮現代信息技術的先進性和價值[4]。在檔案管理工作中，應將傳統檔案管理模式轉變為信息化管理模式。創新檔案管理工作不僅體現在工作模式，更要在思維上得以充分體現，擺脫傳統檔案管理模式的束縛，合理運用信息技術，不斷改變思維，做到與時俱進。

2.2創新檔案管理體制

善于利用信息技術，實現集中統一管理檔案信息，加大檔案信息管理系統建設，統一檔案管理系統軟硬件，部門服從整體，做到集中管飯管理。

2.3創新服務手段

檔案管理工作本身具有服務的性質，在信息技術條件下檔案管理工作服務內容和方式發生的變化具有廣闊的創新空間。只有在以人為本的理念下創新服務手段，才能為用戶提供便利，高效、便捷地提供信息查找、搜集等服務。

上傳與收集電子文件，要高度重視電子文件的自動上傳與收集，利用計算機技術實現自動歸檔，不斷提高文件管理的效率。

樹立良好的檔案信息服務理念是服務創新之首。信息系統快速發展和應用，應講求提供主動服務，時刻保持檔案信息來源和需求的高度敏感性，動用合法手段獲取和搜集信息，深入調查利用者需求，有計劃、有條理地整理加工轉化電子資源信息，制作成可利用的檔案信息，提供更優質的服務。

在線服務。傳統檔案服務流程復雜，需要耗費大量時間，效率較為低下，必須推廣在線服務。在線服務是檔案管理信息化的重要組成部分和服務的重要體現，為滿足利用者對檔案信息的需求，必須將在線服務有機融合到檔案管理過程中即通過互聯網就能獲取所需檔案信息，服務更加高效而便捷。

2.4創新服務領域

檔案管理要與時俱進地拓展服務領域，增加服務覆蓋面。做到檔案資料精準針對，廣泛覆蓋，享受檔案信息管理服務。

要充分考慮利用者對檔案信息的需求，切實提供有效平臺以供使用和利用。在設計檔案信息應用系統功能模塊時，要全面考略檔案管理的相關業務工作。需求者使用和利用信息時，應高效、快捷地找到檔案信息。信息利用平臺應能簡單、快速地獲取信息，將繁雜的信息過濾掉，并體現檔案工作的主動服務;應調查利用者對檔案信息的需求，建立以先進技術為基礎的易儲存和易查詢的檔案信息產品。

3基于信息技術的檔案管理創新

在信息化背景下，科學技術的發展要求管理部門和管理人員必須改革傳統管理方式，在一定限度內創新和優化自身工作現狀[5]。應結合信息技術創新發展的背景條件，從技術性工作角度制定檔案管理工作改進策略[6]。

3.1創新檔案管理理論基礎

要充分挖掘和有效利用檔案信息資源，從科學性、實用性、完整性的角度出發，對傳統檔案管理理論進行重新審視、定位、繼承和發展;要研究檔案管理的現代化;開展融入信息技術后的電子檔案及紙質檔案無紙化的理論研究。要處理好傳承和創新的關系，要重視學習，善于借鑒與總結，積極應用相關成果，善于總結積累實踐經驗。

3.2創新檔案管理制度

現行檔案管理制度尚不能不適應當代檔案管理工作，在制定相應檔案標準和規章制度時，應考慮以下兩個問題。一是法規和規章制度。因其具有強制性，要求各單位與部門必須執行，不僅是檔案部門要執行單位與部門全體人員都要執行。二是所存在的推薦性標準。單位與部門是自我完善與自主發展的主體，單位與部門根據實際情況，有權也有必要制定適合自己業務特點的相關規定，不要生搬硬套，應鼓勵創新并執行檔案標準。

3.3檔案庫存信息化管理

檔案資料庫存管理信息化，要解決利用者和管理者在檔案借還過程中需要登記、簽字的煩瑣過程，要建立檔案信息化管理系統，添加唯一標識在每一份檔案資料條目錄入過程中。可使用RFID技術，快速、準確地借還檔案資料。RFID技術即射頻識別技術，具有適用性、高效性、獨一性和簡易性的特點。借助該技術可進行非接觸式數據通信，對唯一標識的檔案資料進行自動識別，并同時實現數據交換。該技術標簽的信息存儲量大，具有較廣的檢測和較快的識別速度。RFID技術比條碼或二維碼標簽標識優勢突出，可用于檔案庫存查閱和安全控制[7]。

3.4改進檔案信息獲取方式

借助信息技術改變信息傳遞方式是解決傳統獲取檔案信息的根本，利用者藉此可獲得滿意體驗。除密級檔案仍需采用傳統方式借還外，使用電子文件進行信息傳遞，利用者通過互聯網或網絡即可獲取需求的檔案信息資料，顯著降低利用者路途奔波和時限，且提高了檔案利用效率。

3.5重視檔案信息資源共享

在信息資源共享背景下，具有較多的條件和機遇實現檔案共建共享管理較多[8]。創新檔案管理工作，必須構建基于信息技術的檔案信息資源共享平臺，實現搜集和整合數據內容，創設有利于檔案信息科學、規范管理的環境。在構建共享平臺過程中，必須創新檔案管理理念，不能沿用既往檔的案管理理念，使檔案信息利用不受時空限制;要樹立與時俱進的科學發展觀念，將檔案管理工作與信息技術緊密結合，實現檔案信息的科學規范管理;要建立檔案信息管理數據庫，不斷完善持續優化檔案信息管理和共享平臺。

4結語

檔案管理對促進經濟社會發展具有重要地位，檔案管理是有效利用檔案信息資源的重要基礎。只有創新基于信息技術的檔案管理工作，才能推動管理技術和方式發展，才能更好地發揮檔案管理的服務職能，促進檔案管理水平的提升。

參考文獻

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[2]李雯娟.檔案管理的信息化發展趨勢[J].辦公自動化，2021，26（18）：56-57，22.

[3]徐丹丹，方鳴.城市精細化治理邏輯下檔案信息賦能路徑探究[J].北京檔案，2021（8）：15-18.

[4]馬佳.信息時代檔案管理工作的實踐與創新淺談[J].作家天地，2021（17）：105-106.

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[6]王亞琴.信息技術在檔案管理中的應用探究[J].蘭臺內外，2021（21）：54-55.

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[8]張巖.機關檔案管理共建與共享研究[J].蘭臺世界，2021（6）：104-106.

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