電算化會計檔案管理存在的問題及對策研究

孫杰

摘 要：電算化會計檔案管理是未來會計檔案管理的必然趨勢，但是目前，電算化會計檔案管理存在著一些問題，具體表現在：電算化會計檔案收集不完整;電算化相應的制度沒有建立;在管理過程中還存在著一些安全隱患，軟硬件支持不夠。機關單位的電算化會計檔案管理工作，是一個系統的管理工程，需要機關單位的領導層進行持續不斷的管理優化，特別是在高質量管理方法層出不窮的當下。機關單位領導層在進行檔案管理優化時，應針對會計檔案的完整性問題、管理制度的建設問題、檔案管理的軟硬件問題，進行優化和更新。因此，本文從電算化會計檔案管理存在的問題以及相應的具體措施等兩個方面進行分析，如何提高電算化會計檔案管理，為廣大會計檔案管理人員提供參考資料。

關鍵詞：電算化;會計：檔案管理;解決對策

機關單位進行電算化會計檔案管理，是未來會計檔案管理的必然趨勢，也是機關為實現會計檔案長效管理的重要一步。電算會計信息管理相較于傳統會計信息管理體系，具有管理目標明確，會計信息統計方便的特點，利用電算會計信息管理方法，一方面可利于政府機關單位實現會計信息數據的自動化管理，另一方面對機關單位的會計數據信息的保護也可起到關鍵作用。

一、目前機關單位進行電算化會計檔案管理所面臨的問題

（一）電算化會計檔案數據收集方法不高效

在機關單位電算化會計檔案管理中，經常會出現收集不完整的情況，這是由于機關單位只是利用電子計算機儲存會計報表、會計憑證等簡單的目錄信息，而沒有儲存詳細賬目，這種報表和憑證多以表格和文檔的形成儲存在計算機中，當計算機系統進行升級時，這些基礎軟件信息容易出現改變或者錯誤，電算化會計檔案信息失去作用。目前，電子信息技術領域沒有專業的電算化會計檔案，也是影響電算化會計檔案收集不完整的因素。

（二）機關單位電算化管理制度不完善

優化管理方法，明確管理步驟，這是當前時代機關單位應進行的電算化會計檔案管理優化的大方向。然而，目前機關單位進行電算化會計檔案數據管理時，只是簡單將傳統的手工計算改變成為機械計算，雖然能夠減少人工成本，提高會計計算的精準性和高效性，但在總體的工作制度中卻沒有太大改變，而電算化會計檔案管理與傳統手工計算方式在管理工序、檔案收集、保管的工作有所不同，采用原有的管理制度會導致人員分配出現問題，管理工作不全面，檔案管理的缺乏基礎的準確性。

（三）電算化會計檔案存在安全隱患

現代電算化會計檔案管理是依據電子計算機為基礎操作和儲存設備，擁有較高的信息技術人員能夠通過修改程序的方式，解鎖計算硬盤，從而對這些會計檔案進行修改，讀取等違法行為。而傳統的會計管理人員對計算機防范意識較差，能力不足，對計算機存儲的會計檔案發生改變不容易察覺。黑客攻擊和病毒入侵也是造成電算化會計檔案管理信息丟失因素之一。

（四）電算化會計檔案管理缺少高素質人才

機關單位實施會計電算化的管理方法，其關鍵是通過高素質人才進行會計檔案數據的統計和分析。正因如此，利用會計電算化的管理方法進行工作時，對在崗人員的要求也越來越多，對管理人員要求具備的知識涉及財會、檔案、計算機使用、系統安全與維護等方面。目前很多在崗人員仍停留在老式會計檔案管理的工作思維中，急需進行培訓改善。此外，許多單位對于主管業務的人才引進較為重視，但對于會計檔案管理的人才引進往往忽視，認為一般的財會人員能夠應付會計檔案管理工作，這與會計電算化下對管理人員綜合素質要求的提升是相矛盾的，應當及時予以糾正。

二、機關單位對電算化會計數據檔案管理的具體優化方向

（一）加強管理人員的會計電算化檔案管理水平

管理人員的會計電算化技術水平，是影響電算化會計檔案數據收集準確性和數據分析有效性的關鍵因素，一個高素質的數據管理人員可促進政府機關單位的整體發展。首先，機關單位招聘先進的電算化會計檔案管理人才，具有系統會計計算知識水平，同時也要具有一定的電子信息技術基礎，具有極強的學習能力，以應屆往屆計算機會計專業大學生為首要招聘對象。其次，加強對老員工的培訓工作，增加會計人員的電子計算機水平，掌握先進的電算化會計檔案管理技術，使技術較為落后的在崗員工可通過電算化會計數據檔案工作培訓，改善工作方法，進而提高電算化會計檔案管理的效率，增強機關單位會計部門的職能。

（二）確保電算化會計檔案管理的完整性

確保機關單位電算化會計檔案管理完整性，要做到以下幾點：第一，在崗員工應充分了解電算化會計檔案管理工作步驟，對計算機數據信息的計算、計算機錄入、信息歸檔、信息銷毀等會計崗位人員進行職能培訓，確保人員能夠明確自身崗位的重要性，從而認真負責，提高電算化會計檔案管理工作效率;第二、做好檔案儲存工作，定期對計算硬盤進行備份，防止儲存的信息丟性，同時對電子計算進行加密處理，采用流動密碼形式增加存儲用計算機的安全性，及時發現計算機的異常情況，如果發現異常上報給管理人員;第三，實行電算化會計檔案統一管理原則，對會計計算情況、資產信息、關機單位費用支出進行統一管理工作，方便會計人員對機關單位的財務信息進行核算，有效提高機關單位會計工作的效率。

（三）機關單位需進行電算化會計檔案管理制度的優化

機關單位進行電算化會計檔案管理制度的優化，需對會計檔案管理部門的日常工作進行科學的安排，并建立詳細的管理制度，如會計管理中的歸檔工作中制定歸檔制度，檔案保管工作中保管制度，財務支出的工作中制定通過在管理模式中引入對會計檔案管的審批，可有效提高會計檔案的管理效率。同時，檔案管理人員還需對每日的數據進行備份，以保障機關單位數據的完整性。其次，會計工作人員要按照正規流程，及時對會計報表，賬目管理登記、封存、收檔等方式處理，方便機關單位財務審計部門對財務數據進行二次審核，以便確保財務管理數據的安全和準確，進而從財務數據的審核層面提升整體工作效率。同時，對于重要財務交易信息要做好紙質記錄和計算機記錄，防止丟失。

（四）提高會計檔案管理人員的認知

大多數機關單位檔案管理人員對電算化的轉變認知不足， 之所以出現這樣的認知問題，關鍵在于部分管理人員并沒有擺脫傳統的工作思維模式，對于自身的工作方法以及電算化檔案管理工作的重視程度不高，進而導致管理人員的工作效率降低，不利檔案管理的電算化發展。由此可見，需要提高會計檔案管理人員的認知，在日常工作為檔案管理人員展示新型工作方法的管理優勢，可使管理人員充分意識到新型工作方法所帶來的效率提升，主動進行電算化的學習和建設中，從而主動提高自身的電子信息水平，增強電算化檔案管理能力，促進機關單位的電算化管理進程。

（五）加大電算化會計檔案管理的投入力度

政府機關單位需要在日常工作中，需要加大電算化會計檔案管理的投入力度。主要有以下幾個方面：第一， 暢通的網絡平臺，擴展會計檔案的辦公場地，為機關單位的電算化管理進行，提供完善的硬件設施保障。第二，軟件設施的投入。電算化會計檔案管理，是機關單位重要的財務工作之一，需要保障其管理的安全性，因此，在機關單位的會計檔案管理計算機中，安裝防護程度較高的網絡安全軟件以及安全性能較好的網絡計算機系統，能夠有效保障計算機在使用的過程出現網絡安全問題。

三、結束語

機關單位進行電算化會計檔案管理，是未來會計檔案管理的必然趨勢，也是機關為實現會計檔案長效管理的重要一步。優化管理方法，明確管理步驟，這是當前機關單位應進行的電算化會計檔案管理優化的大方向。因此，機關單位在進行電算化會計檔案數據管理時，應對在崗人員的要求逐步增多，管理人員的會計電算化技術水平，是影響電算化會計檔案數據收集準確性和數據分析有效性的關鍵因素，一個高素質的數據管理人員可有效促進政府機關單位的整體發展。

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