淺談檔案資料歸納和利用

王譽(yù)巖

摘 ? 要：隨著檔案資源的急劇增長(zhǎng)和現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案利用的頻繁程度，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來(lái)越難以適應(yīng)社會(huì)的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，作為儲(chǔ)存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現(xiàn)代化，其重要性日益顯現(xiàn)出來(lái)。檔案工作內(nèi)部的重心也應(yīng)從初級(jí)的檔案存放利用，上升到適應(yīng)新形勢(shì)下得“檔案現(xiàn)代化管理”上來(lái)。檔案管理作為檔案工作的終極目的，其重要性特征在得到進(jìn)一步的強(qiáng)化。

關(guān)鍵詞：檔案;資料;歸納;利用

一、提高檔案管理人員的整體素質(zhì)水平

在進(jìn)行檔案管理水平提升的同事，檔案管理人員的整體素質(zhì)是關(guān)鍵點(diǎn)所在，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，還要努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的精神。提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。檔案管理人員要深入進(jìn)行調(diào)查研究，提高新時(shí)期對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平。同時(shí)也要提高檔案管理者對(duì)檔案的意識(shí)和法制觀念，認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和潛在價(jià)值，檔案管理好壞是一個(gè)單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)。

增強(qiáng)檔案管理員的檔案認(rèn)知程度和意識(shí)，首先是加大對(duì)檔案知識(shí)的宣傳和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。不定期地制作有關(guān)檔案作用和意義的宣傳頁(yè)，培訓(xùn)檔案管理人員參與到材料形成檔案的整個(gè)過(guò)程中，向其講解文件收集整理歸檔的每個(gè)步驟，增強(qiáng)管理人員對(duì)檔案工作的了解，使每個(gè)人員認(rèn)識(shí)到：如果沒能按時(shí)整理歸檔資料，工作就無(wú)法完成，只有做好歸檔工作，工作才算是有始有終。做好檔案歸檔工作是檔案管理人員的良好素質(zhì)體現(xiàn)。

二、健全管理制度，建立全館一體化的管理新模式

健全檔案管理制度對(duì)檔案管理十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入崗位職責(zé)和考核辦法之中，在提高全員檔案意識(shí)，使他們積極主動(dòng)歸檔配合檔案部門工作的同時(shí)，建工檔案?jìng)鬟f、登記制度、實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，一是遺失及時(shí)查找補(bǔ)損，確保材料完整，二是及時(shí)整理歸納，整理檔案順序。

檔案工作具有獨(dú)特性，因此建立符合實(shí)際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理，就顯得更為重要。建立檔案、圖書資料等一體化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的新模式。并且將一體化管理制度編入員工的日常考核評(píng)定中去，使其意識(shí)到檔案管理的重要性，更好的做好檔案管理。

三、通過(guò)多渠道、多途徑收集文件材料，使檔案信息內(nèi)容更豐富

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項(xiàng)工作，特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息，為館內(nèi)決策服務(wù)。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高檔案利用率。

服務(wù)對(duì)象的差異，需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多范圍也不相同，為保證檔案保存，應(yīng)改變歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時(shí)檔案的載體也實(shí)行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實(shí)物等。

四、實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作新時(shí)期不僅有先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理技術(shù)和管理思想的現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)代化管理離不僅需要現(xiàn)代化的設(shè)備，還要有相應(yīng)的工作要求來(lái)實(shí)現(xiàn)。

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類規(guī)則、著錄和索引規(guī)則，文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。

這些標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的管理都離不開先進(jìn)的技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)的技術(shù)，光盤技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。只有先進(jìn)的設(shè)備，先進(jìn)的技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，才能真正實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的現(xiàn)代化。

五、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，因?yàn)轲^藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，必須沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法來(lái)著錄。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1. 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有檔案中可開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。

2. 分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄;將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣能根據(jù)檔案的主題內(nèi)容和特征而進(jìn)行著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3. 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)現(xiàn)有已分門別類的利用原基礎(chǔ)進(jìn)行歸檔著錄，計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。

六、加強(qiáng)檔案人員計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能的培訓(xùn)

檔案管理要使用現(xiàn)代化管理方法，而且要學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能。為實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理打基礎(chǔ)。

要促進(jìn)檔案信息化管理，除了計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施外，還要強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)信息，做好信息資源的開發(fā)和利用。同時(shí)，要通過(guò)現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。當(dāng)然加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是缺一不可的。

所以說(shuō)，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是奠定檔案事業(yè)長(zhǎng)足進(jìn)步的根基，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提條件。

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