信息資源共享視域下檔案管理創(chuàng)新研究

陳詩

摘要：檔案資源價值的發(fā)揮需要依靠良好的信息共享技術、共享機制與管理模式。當前我們應積極創(chuàng)新檔案管理模式，集合管理資源，切實提升檔案管理成效。本文從信息資源共享與檔案資源利用現(xiàn)狀分析出發(fā)，闡述了信息資源共享視域下檔案管理創(chuàng)新路徑。以供參考。

一、信息資源共享與檔案資源利用現(xiàn)狀分析

1. 信息資源共享的內(nèi)涵。

信息資源共享的概念最先于圖書館情報工作領域出現(xiàn)，是指圖書館在“自愿、平等、互惠”的基礎上，通過建立圖書館與圖書館之間和圖書館與其他相關機構之間的各種合作、協(xié)作、協(xié)調關系，利用各種技術、方法和途徑，開展共同揭示、共同建設和共同利用信息資源，以最大限度滿足用戶的信息資源需求的全部活動。近年來，信息資源共享的理念也開始應用于檔案管理領域，在檔案信息資源中建立資源共享系統(tǒng)是檔案管理的大勢所趨。

2. 檔案信息資源的利用現(xiàn)狀。

（1）檔案重復。在現(xiàn)有的檔案信息資源利用的情況中，檔案重復是比較常見的問題之一。由于缺乏相應的管理制度，有些單位在歸檔的過程中經(jīng)常會重復歸檔，或者對同一個檔案進行分別歸檔，這就造成了檔案存儲的重復性，占用了檔案資源的空間，對檔案的查閱和使用形成了不便。

（2）檔案“獨立”。長期以來，事業(yè)單位的檔案信息始終處于“獨立”狀態(tài)，與行業(yè)內(nèi)其他單位和上級單位都沒有互聯(lián)互通機制，也很少與社會共享。尤其是在傳統(tǒng)觀念的影響下，一些檔案管理人員認為檔案信息資源是優(yōu)質特色資源，不具有社會共享的基礎，不能與社會公眾共享檔案信息資源[1]。再加上檔案部門與外界的溝通聯(lián)系始終比較少，并且在很大程度上缺乏足夠的資金和資源支持，這對檔案管理的發(fā)展形成了很大的阻礙。

（3）檔案安全管理不到位。部分事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)無法滿足社會服務和信息安全的需要。部分原始檔案資源未做特殊處理，在借閱的過程中很有可能出現(xiàn)檔案的損壞，部分電子檔案未做安全處理，則可能出現(xiàn)被非法使用的風險，從而可能造成檔案安全管理中的隱患[2]。此外，由于存在一些制度缺陷，檔案人員的權限配置沒有分出層次，導致各類檔案人員權限相同，則有可能存在機密檔案泄密的風險。

二、檔案管理建設中實現(xiàn)資源共享的重要意義

1. 有助于檔案工作效率的提升。

檔案信息資源共享解決各相關單位部門多頭歸檔、重復歸檔的問題，通過資源共享平臺或共享系統(tǒng)，檔案管理人員能夠清楚了解到檔案歸檔與保存情況，提升檔案工作的效率。與此同時，檔案信息資源的共享還有助于查閱、借閱檔案的速度提升與方式拓展，從而方便查閱、借閱檔案的人員節(jié)約時間和精力。

2. 有助于檔案管理服務能力的提升。

檔案部門的本質屬性是服務部門，是為廣大人民群眾進行檔案信息資源服務的窗口，因此，增強檔案信息資源的共享能力，能夠進一步提升檔案借閱人的服務體驗，提升工作滿意度。同時，利用信息技術手段建立的檔案資源共享服務平臺還能夠減少審批手續(xù)，規(guī)范檔案的流轉流程與環(huán)節(jié)，給予檔案內(nèi)在價值更大的發(fā)揮空間，在提升檔案管理水平的同時也提升了檔案管理部門的服務水平與能力。

三、信息資源共享視角下創(chuàng)新檔案管理模式的路徑思考

1. 加強宣傳教育，樹立共享意識。

2016年，國務院印發(fā)了《政務信息資源共享管理暫行辦法》，要求充分發(fā)揮政務信息資源共享在深化改革、轉變職能、創(chuàng)新管理中的重要作用，加快推動政務信息系統(tǒng)互聯(lián)和公共數(shù)據(jù)共享，增強政府公信力，提高行政效率，提升服務水平[3]。政務信息中也包括一部分檔案信息資源，這就要求檔案管理部門要配合政務信息資源共享的大政方針，做好符合條件的檔案信息資源共享工作。負責管理檔案的部門應加強對檔案負責人的宣傳教育與日常培訓，將檔案意識貫穿檔案管理工作始終，明確檔案信息資源共享的目的、意義和范圍，做好該項工作。

2. 完善相關制度，提供組織保障。

首先，檔案管理的相關人員要摒棄封閉的檔案管理理念，摒棄“重保管、輕利用”的檔案管理工作方式，從檔案制度體系更新與完善中明確檔案管理的重要地位與流程規(guī)范。其次，要加強檔案共享管理的頂層設計[4]，制定檔案信息資源共享發(fā)展的技術標準，明確檔案資源共享的范圍以及檔案管理人員的權限，樹立檔案的歸檔與借閱流程，從制度上對檔案的安全予以保護。

3. 建立共享中心，增強服務能力。

首先，要充分利用現(xiàn)代化的信息技術手段和互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等先進的科學技術，將檔案信息資源數(shù)據(jù)進行整合，為檔案數(shù)據(jù)信息資源共享中心的建立打基礎。其次，要組織專業(yè)人員與檔案管理人員共同設計科學合理、可操作性強的共享中心。在這個過程中應充分考慮到檔案管理人員與檔案借閱人員的需求與習慣，構建相應的服務模式，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源共享中心能夠切實發(fā)揮效用、提升使用人與管理人滿意度的最終目的。最后，要考慮到本單位或本行業(yè)的特色優(yōu)勢，不斷豐富檔案信息資源的數(shù)量，在服務廣度、深度、高度等方面深入思考挖掘，努力為用戶提供更多更優(yōu)質的資源。同時在共享中心平臺上應設置資源分類體系，以提升檔案管理的工作效率與服務能力。

4. 多方協(xié)同合作，創(chuàng)新工作思路。

檔案數(shù)據(jù)信息資源共享中心是讓檔案從“獨立”到“共享”模式的轉變，是實現(xiàn)檔案內(nèi)在價值的最優(yōu)途徑。在這個過程中，檔案管理部門應該主動出擊，開拓思路，與企業(yè)聯(lián)合組織技術人員建立、優(yōu)化、完善共享中心的平臺系統(tǒng)，并注重日后使用過程中的更新維護，更重要的是要加強檔案安全保護方面的技術管理，如可以設置二維碼水印或通過權限設置，做好涉密檔案和內(nèi)部檔案的安保工作。與行業(yè)內(nèi)其他單位的檔案部門開展溝通交流，學習先進經(jīng)驗，共享檔案數(shù)據(jù)資源，豐富檔案資源總量，擴展資源來源途徑渠道，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。

總之，信息化社會的不斷發(fā)展給檔案管理部門帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)，在信息資源共享視角下，檔案數(shù)據(jù)信息的資源共享將是未來發(fā)展的必然趨勢，同時也是檔案資源得到有效利用的重要途徑和手段。檔案管理部門必須在認識到共享理念的重要意義的基礎上加強檔案部門的理念建設和技術建設，才能在最大程度上發(fā)揮檔案對于經(jīng)濟社會發(fā)展的最大價值，實現(xiàn)檔案為社會服務、為人民服務的最終目標。

參考文獻

[1]張靜華.我國檔案信息資源從“獨享”到“共享”轉型的路徑探析[J].陜西檔案，2017（2）：59-61.

[2]張穎.國網(wǎng)江蘇電力檔案信息資源共享中心建設之思考[J].檔案與建設，2017（5）：83-85.

（承德市雙灤區(qū)人力資源和社會保障局?河北?承德?067000）