淺談加強(qiáng)基層事業(yè)單位基建檔案管理

郭奕婷

摘要：基建檔案是基建工程項目活動中形成的重要文件資料，能夠起到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、保障質(zhì)量的作用，在未來改擴(kuò)建項目中不僅能夠為施工建設(shè)提供一定的參照信息，還有助于問題的溯源和解決，因此基建檔案不僅應(yīng)該良好地建立，還應(yīng)該采取一定的管理工作。但是目前，在基層事業(yè)單位基建檔案管理上還存在著很多問題，通過提高全員認(rèn)識、推動檔案管理建章立制、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，能夠更好地保障基建檔案管理的工作質(zhì)量，推動檔案管理工作的規(guī)范、完整和標(biāo)準(zhǔn)。

基建檔案的構(gòu)成包括文檔和圖表，隨著信息科技的發(fā)展，聲音和視頻也被納入到基建檔案的組成之中。基建檔案主要對單位的建設(shè)和維修等信息進(jìn)行記錄。這些信息通常具有一定的價值，會于后期的項目維護(hù)和居民生活都產(chǎn)生聯(lián)系。從這一角度來看，雖然基建檔案管理不會直接參與建設(shè)工作，但是對工程建設(shè)卻有著非彼勛章的作用，因為它貫穿全部流程，有一定的指導(dǎo)作用，同時還能夠為監(jiān)督工作提供必要的材料。它既能真實反應(yīng)基建項目建設(shè)的全過程，又能幫助項目在未來修繕、出現(xiàn)問題等情況時實現(xiàn)可參照、可追溯，是建設(shè)過程中非常重要的依據(jù)和憑證。基建項目建設(shè)過程中需要涉及到的各參與方非常繁多，這主要是又基建項目的復(fù)雜性決定的，因此基建項目檔案繁多且復(fù)雜，缺少任何一環(huán)節(jié)都會對未來的項目建設(shè)和追溯產(chǎn)生非常不好的影響。因此，在項目建設(shè)和管理中必須要加強(qiáng)對基建檔案的管理。

下面我們將先從基建檔案的類型和特點、以及當(dāng)前基建檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從而得出結(jié)論，如何加強(qiáng)對基建檔案的管理。

一、基建檔案的主要類型

1、基建文件材料

基建文件材料主要是指事業(yè)單位在準(zhǔn)備階段所形成的相關(guān)材料，通常包含項目的基本信息。

2、施工文件材料

施工文件材料主要針對施工階段而言，包括施工階段的用料信息和施工情況介紹。

3、竣工文件材料

竣工文件材料所涵蓋的主要是竣工驗收等內(nèi)容，其中還包括對電氣工程等方面的信息記錄。

二、基建檔案的主要特點

1、專業(yè)特征顯著

基建檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，例如在施工中會形成相應(yīng)的施工許可證需要由專業(yè)人員完成，內(nèi)容和形式上有嚴(yán)格的要求和標(biāo)準(zhǔn)。

2、體系性和完整性較高

基建檔案需要對整個項目工程的信息和材料進(jìn)行記錄與管理，因此是對一個基建項目最宏觀的管理，具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性和完整性。

3、基建檔案材料要求具有可追溯

基建檔案真實地反映了施工過程和記錄，必須具備較強(qiáng)的可追溯性，需要在較長時期內(nèi)用于歷史考查，或者未來基建項目翻新、改造的參考和依據(jù)，也可作為質(zhì)量等級評定的依據(jù)。

4、形成周期比較長

基建工程與其他的工程不同，其本身的周期就比較長，作為配套的基建檔案，其形成周期也必然與基建工程的進(jìn)行時間成正比。加之完整的基建工程會涉及許多不同的項目，這些項目在形成的過程中又需要不同單位和部門的配合，因為各個部門需要共同花費很長的時間才能完全完成，因此對基建檔案的管理周期跨度也是較長的。

三、當(dāng)前基建檔案管理現(xiàn)狀

基建檔案管理具有非常重要的作用，尤其在改擴(kuò)建項目中，通過對過去檔案的查閱，可以有效減少工作量，確保按時完成，并節(jié)約資金。但是，目前事業(yè)單位基建檔案管理工作中普遍存在著如下問題：內(nèi)容單一，載體多樣。隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的不斷發(fā)展，基層事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容和形式也發(fā)生了很大的變化，電子檔案等科技手段也被廣泛應(yīng)用，但我們很多的基建檔案工作人員還是按照傳統(tǒng)的思維和工作方式，已不能適應(yīng)目前需求，同時造成效率落后和資源浪費，而檔案資料也沒有被充分利用。

四、基建檔案管理水平提升的策略與意見

基建檔案所包含的內(nèi)容比較多，而且又涉及到與不同單位之間的銜接和居民的生活，雖然沒有直接參與施工建設(shè)的，但是基建檔案所起到的作用確實非常基礎(chǔ)的。但是在世紀(jì)的管理過程中，管理人員的素質(zhì)和管理方法都會對基建檔案的管理產(chǎn)生一些影響，因此促進(jìn)基層事業(yè)單位的檔案管理工作水平提升可以通過以下方面來開展。

1、提升基建檔案管理工作的規(guī)范性

規(guī)范基建檔案管理工作首先要從思想上樹立規(guī)范的概念，這樣才能確保基建檔案管理工作能夠在規(guī)范思想的指導(dǎo)下進(jìn)行。除此之外，還需要把基建檔案的建設(shè)與管理進(jìn)行流程化的規(guī)范處理，這樣才能保證整個項目進(jìn)行的過程中，其檔案歸檔是具有規(guī)范性的。同時要保證歸檔檔案資料的準(zhǔn)確和具體，更要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，通過制度將基建檔案工作落實到實處。

2、建立健全基建檔案管理制度

基建檔案管理工作應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)的規(guī)定和制度，明確基建檔案管理的范圍和內(nèi)容、檔案建立的標(biāo)準(zhǔn)。同時，在保存的過程中要注重其時間的準(zhǔn)確性，而移交和借閱也應(yīng)該遵循一定的規(guī)章制度，讓基建檔案的使用流程更加具體和合規(guī)。

3、加強(qiáng)對基建檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)

基層單位的檔案管理工作除了與領(lǐng)導(dǎo)重視、提高全員意識和健全檔案管理制度有關(guān)外，還與檔案管理相關(guān)人員的工作技能和專業(yè)程度息息相關(guān)。除此之外，還應(yīng)該注重對基建檔案管理人員的培訓(xùn)工作，我國已經(jīng)有《檔案法》出臺，這意味著基建檔案管理工作也應(yīng)該符合檔案法的要求，如果基建管理人員對《檔案法》的了解程度不夠，則很容易導(dǎo)致工作的失誤，甚至觸犯國家的法律。在各部門之間達(dá)成嚴(yán)格檔案管理的共識，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，緊密結(jié)合工作進(jìn)度，在每一個環(huán)節(jié)跟進(jìn)和督促檔案管理工作的落實。

結(jié)束語

基建檔案貫穿著基建項目的全過程，是基建項目過程的記錄和追溯，必須堅持遵循相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)和規(guī)范全員意識，職責(zé)明確、落實到人，同時建立健全檔案的管理制度，明確檔案的標(biāo)準(zhǔn)、步驟，提高檔案管理的效率。另外，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識。只有這樣，才能將基層事業(yè)單位的檔案管理工作落到實處，做實做細(xì)。

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