快銷(xiāo)品連鎖企業(yè)門(mén)店團(tuán)體購(gòu)買(mǎi)及賒銷(xiāo)的信息化管理

林 輝

(秦皇島家惠商貿(mào)集團(tuán)有限公司，河北 秦皇島 066000)

一、團(tuán)購(gòu)及賒銷(xiāo)的簡(jiǎn)介及加強(qiáng)管理的重要性

團(tuán)購(gòu)，即團(tuán)體購(gòu)買(mǎi)，介于零售與批發(fā)之間。它是指企業(yè)事業(yè)單位或個(gè)人，因?yàn)榘l(fā)放福利等原因，在連鎖超市門(mén)店進(jìn)行大宗商品采購(gòu)行為。這種采購(gòu)行業(yè)往往伴隨著賒銷(xiāo)。例如，某學(xué)校因季末總結(jié)表彰大會(huì)，在某超市門(mén)店一次性采購(gòu)筆記本若干、鋼筆若干等獎(jiǎng)品，約定月底結(jié)算。由于這種銷(xiāo)售形式存在多方面的問(wèn)題，所以對(duì)其加強(qiáng)管理意義重大。

二、團(tuán)購(gòu)及賒銷(xiāo)的存在問(wèn)題

1.客戶信息管理不善

連銷(xiāo)超市各門(mén)店，分布在不同的區(qū)域，都有一定的團(tuán)體采購(gòu)資源。而這些客戶信息往往保存門(mén)店店長(zhǎng)手里，一旦店長(zhǎng)發(fā)生輪換或跳槽離職等變動(dòng)，這些客戶資源也較容易流失，甚至?xí)D(zhuǎn)移到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手那里。從而減少企業(yè)的團(tuán)購(gòu)銷(xiāo)售收入。此外，手工管理客戶信息，缺少對(duì)于客戶信息的審核鑒別，容易產(chǎn)生信譽(yù)不良客戶，進(jìn)而產(chǎn)生不良的應(yīng)收賬款，同樣會(huì)給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

2.折扣幅度不經(jīng)審核

大宗團(tuán)購(gòu)銷(xiāo)售，因?yàn)閿?shù)量金額大，一般會(huì)給予購(gòu)買(mǎi)方一定比例的商業(yè)折扣。對(duì)折扣不進(jìn)行監(jiān)督審核，會(huì)帶來(lái)直接的毛利損失，更為嚴(yán)重的是，會(huì)給門(mén)店留下管理漏洞。例如，有的門(mén)店為了完成銷(xiāo)售任務(wù)，會(huì)以團(tuán)購(gòu)的名義，以低毛利的方式與商品供應(yīng)商合作，“虛增“銷(xiāo)售額。

3.系統(tǒng)庫(kù)存更新不及時(shí)

超市門(mén)店商品在離開(kāi)門(mén)店賣(mài)場(chǎng)，即應(yīng)該通過(guò)收銀系統(tǒng)收銀，在后臺(tái)產(chǎn)生銷(xiāo)售收入，同時(shí)減少庫(kù)存數(shù)量。而團(tuán)購(gòu)銷(xiāo)售，因?yàn)椴皇悄硞€(gè)消費(fèi)者自行采購(gòu)而是事先聯(lián)系確定，存在著出庫(kù)不通過(guò)收銀系統(tǒng)的問(wèn)題，一旦造成這樣的情形，會(huì)帶來(lái)一系列的問(wèn)題。

(1)由于庫(kù)存不及時(shí)減少，造成信息系統(tǒng)庫(kù)存與實(shí)際庫(kù)存不符，產(chǎn)生門(mén)店庫(kù)存管理上的諸多問(wèn)題，對(duì)訂貨、盤(pán)點(diǎn)等都會(huì)造成影響。同時(shí)，也會(huì)引發(fā)數(shù)據(jù)分析失真，造成決策失誤。例如某一商品已出賣(mài)場(chǎng)，但庫(kù)存長(zhǎng)時(shí)間未做銷(xiāo)減，在計(jì)算該商品的庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù)時(shí)，就會(huì)偏大。在計(jì)算該商品應(yīng)該補(bǔ)貨的數(shù)量時(shí)就會(huì)減少，在計(jì)算盤(pán)點(diǎn)損溢時(shí)也會(huì)偏大。

(2)由于庫(kù)存不及時(shí)減少，當(dāng)采用先進(jìn)先出的方法進(jìn)行成本核算時(shí)，出庫(kù)批次也與進(jìn)貨批次不能一一對(duì)應(yīng)，會(huì)造成毛利計(jì)算不準(zhǔn)確。例如，因?yàn)榕c團(tuán)購(gòu)客戶達(dá)成一定折扣的大宗商品銷(xiāo)售協(xié)議，超市方面會(huì)相應(yīng)地向商品供應(yīng)商方面要求更低的進(jìn)價(jià)，以保證毛利空間。而低價(jià)進(jìn)貨批次產(chǎn)生后，如果不及時(shí)減少庫(kù)存，那么這批低價(jià)批次就會(huì)對(duì)應(yīng)到正常零售批次上去，就會(huì)造成正常零售毛利偏高；等到過(guò)段時(shí)間，再去做團(tuán)購(gòu)銷(xiāo)售的庫(kù)存削減，這筆團(tuán)購(gòu)銷(xiāo)售的出庫(kù)批次，又會(huì)對(duì)應(yīng)到正常進(jìn)價(jià)的進(jìn)貨批次上去，造成團(tuán)購(gòu)毛利偏低。

(3)由于庫(kù)存不及時(shí)減少，集團(tuán)公司不能準(zhǔn)確地掌握門(mén)店的零售數(shù)據(jù)，會(huì)造成門(mén)店可以自己調(diào)節(jié)銷(xiāo)售。比如，當(dāng)月門(mén)店銷(xiāo)售任務(wù)已完成的情況下，門(mén)店可能會(huì)不記銷(xiāo)售，等著下月再記入銷(xiāo)售。這樣會(huì)產(chǎn)生銷(xiāo)售收入上的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

(4)由于庫(kù)存不及時(shí)減少，會(huì)讓管理失控，讓門(mén)店個(gè)別低素質(zhì)的員工鉆空子，借團(tuán)購(gòu)名義將貨物拿出賣(mài)場(chǎng)，或借團(tuán)購(gòu)名義，虛增庫(kù)存以應(yīng)付盤(pán)點(diǎn)。一旦失去控制情況嚴(yán)重，會(huì)產(chǎn)生內(nèi)部員工盜竊的風(fēng)險(xiǎn)。

4.團(tuán)購(gòu)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，與日常零售數(shù)據(jù)無(wú)法區(qū)分

(1)團(tuán)購(gòu)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)與日常零售數(shù)據(jù)無(wú)法區(qū)分，會(huì)使集團(tuán)公司不能準(zhǔn)確地評(píng)估門(mén)店的銷(xiāo)售額、毛利額、毛利率、庫(kù)存周轉(zhuǎn)等數(shù)據(jù)。對(duì)制定門(mén)店的績(jī)效考核指標(biāo)和預(yù)算數(shù)據(jù)的預(yù)估造成偏差。從而不能及時(shí)準(zhǔn)確地調(diào)整戰(zhàn)略或指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)。

(2)團(tuán)購(gòu)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)與日常零售數(shù)據(jù)無(wú)法區(qū)分，必然會(huì)削弱門(mén)店的經(jīng)營(yíng)能力，減少門(mén)店對(duì)正常來(lái)客人次的關(guān)注。對(duì)團(tuán)購(gòu)銷(xiāo)售產(chǎn)生過(guò)度依賴。同時(shí)團(tuán)購(gòu)交易金額往往偏大，會(huì)拉高門(mén)店的平均客單。這些虛高數(shù)據(jù)，會(huì)給予門(mén)店經(jīng)營(yíng)管理人員錯(cuò)誤的信號(hào)，產(chǎn)生錯(cuò)誤的指導(dǎo)，而一旦團(tuán)購(gòu)客戶資源不存在了，會(huì)使門(mén)店銷(xiāo)售數(shù)據(jù)有一個(gè)斷崖式的下滑。

5.賒銷(xiāo)回收缺少監(jiān)督，產(chǎn)生不良應(yīng)收賬款

團(tuán)購(gòu)一般都伴隨著賒銷(xiāo)，而賒銷(xiāo)會(huì)產(chǎn)生應(yīng)收賬款。如果不對(duì)賒銷(xiāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，就會(huì)對(duì)應(yīng)收賬款的回收造成影響，一旦時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，很可能產(chǎn)生壞賬，造成損失，使集團(tuán)財(cái)務(wù)的監(jiān)控職能流于形式。

三、針對(duì)團(tuán)購(gòu)及賒銷(xiāo)存在問(wèn)題的信息化解決方案

團(tuán)財(cái)及賒銷(xiāo)管理存在上述諸多問(wèn)題，除了相關(guān)管理制度外更需要信息化手段管理。讓團(tuán)購(gòu)及賒銷(xiāo)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都及時(shí)在信息系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，又方便內(nèi)控管理。

第一，對(duì)于客戶信息，要進(jìn)行信息化管理。開(kāi)發(fā)相應(yīng)的管理程序，界面見(jiàn)圖1。

圖1

將個(gè)人掌握的客戶資源進(jìn)行信息化表格管理，方便集團(tuán)公司總部相關(guān)人員去檢查評(píng)估。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保存后，也不會(huì)因人員的變動(dòng)而流失。

第二，門(mén)店將洽談一致的團(tuán)購(gòu)協(xié)議清單，錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，如圖2所示。

圖2

如方框所標(biāo)注，錄入時(shí)必須錄入商品現(xiàn)售價(jià)和數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出折扣比率。提交后，集團(tuán)公司審核專員，審核該筆團(tuán)購(gòu)申請(qǐng)是否符合公司關(guān)于對(duì)折扣的標(biāo)準(zhǔn)要求。將符合要求的團(tuán)購(gòu)申請(qǐng)單審核通過(guò)，不符合要求的團(tuán)購(gòu)申請(qǐng)單注明理由后駁回。

第三，審核通過(guò)的團(tuán)購(gòu)單，會(huì)自動(dòng)生成一張銷(xiāo)售訂單存儲(chǔ)在門(mén)店收銀機(jī)上。待貨物移出賣(mài)場(chǎng)時(shí)，在收銀機(jī)上可以調(diào)出這單銷(xiāo)售訂單，上面就是團(tuán)購(gòu)商品明細(xì)。如圖3、圖4所示。

圖3

圖4

如果是即時(shí)支付的，選擇相應(yīng)的付款方式結(jié)算。如果是賒銷(xiāo)，選擇賒銷(xiāo)結(jié)算，結(jié)算完成后，庫(kù)存即時(shí)削減，還會(huì)在系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)形成一應(yīng)收記錄。

第四，團(tuán)購(gòu)賒銷(xiāo)后，當(dāng)客戶結(jié)款時(shí)，在系統(tǒng)里進(jìn)行應(yīng)收賬款的清欠操作，完成應(yīng)收賬款的回收(見(jiàn)圖5)。

圖5

四、團(tuán)購(gòu)賒銷(xiāo)信息化管理的總結(jié)

通過(guò)信息化的手段，我們能解決團(tuán)購(gòu)賒銷(xiāo)存在的很多問(wèn)題。從信息化方案看，形成了“團(tuán)購(gòu)申請(qǐng)—團(tuán)購(gòu)審批—形成收銀訂單—調(diào)出訂單結(jié)算—減庫(kù)存形成應(yīng)收賬款—清欠”的閉環(huán)管理。

1.團(tuán)購(gòu)客戶信息錄入系統(tǒng)，保證了信息不會(huì)流失，而且增加鑒定審核。

2.團(tuán)購(gòu)申請(qǐng)單必須經(jīng)審核才能生效，產(chǎn)生收銀機(jī)里的訂單，保證了折扣比例在規(guī)定的范圍內(nèi)。

3.通過(guò)收銀機(jī)調(diào)出訂單號(hào)來(lái)進(jìn)行銷(xiāo)售結(jié)算，同時(shí)減少庫(kù)存，保證了庫(kù)存會(huì)及時(shí)減少。

4.團(tuán)購(gòu)交易的全過(guò)程都在系統(tǒng)里留下記錄，這樣就可以方便地把團(tuán)購(gòu)銷(xiāo)售、毛利從總銷(xiāo)售毛利數(shù)據(jù)中，剝離出來(lái)。

5.收銀結(jié)算后，即在后臺(tái)形成應(yīng)收賬款，款項(xiàng)收到后，從系統(tǒng)里進(jìn)行清欠，這樣就可以讓集團(tuán)財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行監(jiān)管。

此外，用信息化手段進(jìn)行團(tuán)購(gòu)賒銷(xiāo)全過(guò)程的管理，并不是無(wú)懈可擊。有一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，需要管理制度加以保障，制定嚴(yán)懲措施。這就是商品出賣(mài)場(chǎng)如何保證必須通過(guò)收銀機(jī)進(jìn)行結(jié)算操作的問(wèn)題。要嚴(yán)格門(mén)店商品出賣(mài)場(chǎng)的管控，不允許商品移出賣(mài)場(chǎng)不通過(guò)收銀結(jié)算的問(wèn)題出現(xiàn)。有了這樣的管理制度保障，信息化手段的閉環(huán)管理才能真正實(shí)現(xiàn)。