加快醫院檔案管理信息化建設的實踐研究

武增華　李清云

摘 要：隨著我國經濟社會的不斷進步，人們的健康意識也在不斷提升，對于醫療服務的需求也越來越高。醫院是患者診斷和治療疾病的重要場所，能夠有效保障患者的生命健康，讓其回歸正常的家庭與社會。醫療模式與范圍的不斷增加和擴大，讓檔案信息數量也在不斷增多。檔案信息管理在醫院的工作當中有重要的作用，是醫院重要的組成部分，可以記錄患者的基本情況、治療經過、負責醫生以及院后隨訪等多種情況。信息化時代的到來讓醫院的檔案管理逐漸信息化，減少了人力和物力，提高了管理的效果和質量。本研究主要從當前醫院檔案建設的存在的問題，信息化建設的具體措施方法等進行探討。

關鍵詞：醫院;檔案管理;信息化建設;實踐

檔案主要是記錄人們人事變更過程以及經歷，而醫院檔案包括患者的救治經歷、醫學影像、負責醫生等，檔案的流動性大，且管理工作較為繁雜瑣碎。再加上，近年來，受我國人口老齡化、飲食不節、環境污染等多種因素的影響，導致各類疾病特別是慢性疾病發生率不斷上升，其具有病程長、愈后差等特點，需要對患者長時間進行監控，密切掌握患者的病情變化。檔案數量的增加，導致管理人員的工作壓力也在不斷上升，而現有的檔案管理方式、制度等并不能滿足社會現狀，急需轉變管理方式。信息化管理主要是指在醫院的檔案管理活動中應用現代化的信息技術，有效提高管理的全面性和實效性，保證醫院管理當中的各項工作可以準確及時的完成，能夠降低錯誤信息的出現頻率，利于醫院社會發展的需要。

一、檔案信息化建設的意義

醫院發展當中存在很多的機遇和挑戰，面臨很多的新情況和新問題，檔案管理在醫院的發展當中作用比較顯著。其能為醫院的管理和發展提供強有力的證據，保證檔案管理工作順利的進行符合醫院發展的需要。

1.信息化建設能夠提高醫務工作人員的服務質量

信息網絡化時代給人們的工作和生活帶來了許多便利。在如今的醫院中，大部分工作如掛號、取藥、看診以及醫務人員流動等均是通過計算機網絡來實現的。將檔案投入到信息化建設中，便于將各類信息進行有效整合，可以對其進行充分利用，不僅能夠將數量龐大的檔案資源進行有效管理，還可提升醫院整體的工作效率，其在醫院的長遠發展中起到促進作用。在經濟全球化的今天，醫院檔案信息化建設，不僅便于醫療資源在國內進行相關交流和分享，更能夠在各個國家進行醫學交流，全面提高我國在國際醫學界的總體實力。此外，通過加強醫院人事檔案的信息化建設，有利于合理配置資源，推動人才合理流動和合理使用，保證和提高醫院人才隊伍素質，有利于醫院管理部門對工作人員進行全面的考察和了解，有效的對人才進行評價和使用，保證醫務工作人員的服務質量，為患者提供更優質的醫療服務。

2.醫院檔案信息化建設符合社會發展的客觀需求

醫院檔案信息化建設在一定程度上滿足了社會現今發展的需要，傳統的檔案管理手段效率比較低下，服務效果不理想，在網絡信息技術和電子政務普及的今天難以跟上社會經濟、文化發展的步伐，難以適應發展的需要。檔案管理在醫院發展中屬于重點任務，其不僅包含患者的個人隱私，也包括人事調動、各醫院之間的病例交流等，通過信息化建設能夠提高醫院的管理水平，也便于在日后有疑難雜癥治療時進行借鑒，通過網絡借調便可，無需翻閱紙質文獻，能夠提高疑難雜癥的治愈成功幾率。此外，通過檔案信息化建設，患者也可通過網絡進行信息查詢，全面了解自己的病情和治療經過，每項支出費用公開，負責人員公開，能夠提升民眾的認可，有助于推動醫院的經濟發展，更有助于我國醫療衛生事業的進步。

3.醫院檔案信息化建設可提高醫院競爭力

醫院檔案信息化建設通過計算機將醫療檔案信息進行有效整合，提高其信息使用力度，將醫院的各種信息進行匯總和分類，在信息庫中儲存，便于醫院高層管理人員隨時進行抽調，且通過對信息的整合了解當前醫院管理中存在的問題進行分析和解決，不斷完善管理，提高管理效率。通過醫院檔案信息建設，便于在需要時將需要的資料提取出來，十分方便、可靠，特別是進行相關決策活動時，能夠為其提供相對價值較高的參考信息，提高決策力度，保證決策的科學性與合理性。醫院的主要工作是救死扶傷、治病救人，通過醫院檔案信息化建設便于醫生了解患者的既往病情，讓整體治療方法變得更加全面和具體，讓醫務人員做好人民的公仆，提升患者在醫院的體驗度，讓患者接受優質的醫療服務，能夠減少醫患矛盾的產生，提升醫院在患者心中的知名度和信任度，以此來增加醫院看病就醫的患者，提升醫院競爭力。

二、醫院檔案信息化建設存在的問題

醫院檔案是原始的歷史記錄，便于患者在日后的治療中了解既往治療經過，對于醫務人員來說，其可以在以后的工作當中充當憑證，具有獨特的價值。當前很多醫院的檔案管理主要采用紙質管理，管理量比較大，需要的大量的人力和物力，管理的效率比較低下，查找檔案比較慢，并且不能夠實現信息共享。

1.未有明確的管理制度

在醫院的檔案管理當中，管理的信息量巨大，包含的內容非常廣，檔案管理的工作人員工作量比較大，在工作中難免會出現失誤。當前醫院檔案管理的制度不完善，不滿足當前醫院管理發展的需要，對制度建設的重視程度比較低，人員分工不明確，未有監督管理制度制約，易導致管理混亂，不利于醫院的可持續發展。

2.管理工作人員專業性不強

當前醫院的檔案管理工作人員大多是之前在醫院從事醫療衛生事業的工作人員，缺乏檔案管理的專業知識和技能，人員的構成和編制不合理。很多醫院對檔案管理部門的重視程度不夠，因此在工作人員的選拔當中對專業性要求不高。對工作人員的設置沒有經過認真的思考和分析，大多是醫院年齡比較大或者接近退休的員工，對檔案管理的具體工作不了解，對網絡技術不精通，存在一定的僥幸心理，不能夠對檔案進行合理、科學和精細化的管理，工作效率低下，檔案管理的質量不高，查詢檔案比較緩慢，也不能保證機密性檔案的安全，給醫院的發展造成阻礙。

3.硬件與軟件不完善

首先，醫院領導者未能充分認識到醫院檔案信息化建設的重要性和必要性，投入資金較少，不能對軟件進行有效開發。其次，醫院檔案信息化建設還未有科學、明確、完善的體系制度，醫務工作人員不能充分利用現有的軟件和設備進行開發研究，會造成資源浪費，這是影響醫院檔案信息化建設的主要因素。信息化建設建立離不開硬件與軟件的支持，而軟件開發人員受上述因素的影響，會導致所需的硬件與軟件的實際應用與院內匹配不合理，影響醫院檔案信息化建設的有序性。

4.檔案信息利用率不高

醫院檔案信息化建設的主要目的是實現信息共享，一方面有助于醫院內部以及醫院與醫院之間的病例信息交流，能夠對就診患者提供有利的參考信息，制定全面的就診方案，推薦患者前往合適的醫院進行就診治療;另一方面通過網絡上的病例以及醫生的主治經歷等，患者能夠前往讓自己信任的醫院，接受信任醫生的治療。但如今存在網絡上提供參考的病例不多，且對患者有較多的限制，大醫院線上問診還需要進行金錢交易，醫院之間的病例交流信息并不流暢等現象，讓醫院檔案信息利用率不高。

三、實踐探討

1.建立精細化數據庫

當前醫院的醫療規模在不斷的擴大，從事醫療衛生服務事業的人員不斷增加，每年需要增加很多的人事檔案，也會減少很多人事檔案，不同的檔案屬于不同的科室和部門，分類比較混亂，且近幾年前往醫院就診的患者人數也在不斷上升，病例檔案也在不斷增加，再加上隨著醫院知名度的增加，前往醫院進行交流學習的病例資料也越來越豐富，這容易導致檔案資源分散，數據比較分離。信息化的檔案管理模式需要通過數字化的手段建立有效的檔案管理信息庫，對不同類型的檔案進行集中化的管理，建立不同的儲存空間，然后進行有效的分區，將不同類型的檔案儲存到不同的分區當中，有效的進行檔案的管理和控制。另外，還要建立有效的查詢系統，主要包括人員、內容、以及模糊查找等功能;還要建立檔案統計、人員數量統計以及材料統計、借閱和轉遞等統計功能，在實際的應用當中進行不斷的改進和完善，方便醫院領導對工作人員、病例治療以及醫院交流等的基本信息進行了解，提升管理水平;還需要建立安全保障系統，避免出現檔案信息泄露與篡改等問題，運用先進的保密手段設置數據密碼，設置必要的安全屏障，備份數據，減少因技術缺陷和病毒等對系統的危害。

2.加強對檔案信息化建設的資金投入

在具體檔案信息化建設中，要求醫院領導人員加強對檔案信息化建建設的重視，才能有效提高醫院檔案管理工作的有效率，科學有效的檔案管理是醫院可持續發展的動力，為此要求領導人員積極轉變管理觀念，用新的眼光看問題，要適應新時代的社會發展，全面認識到檔案信息化建設是促進醫院進步和發展的重要步驟。提高領導人員的認知程度，轉變過去的檔案管理方式，用現代化技術來對醫院檔案進行有效管理，有助于資金的全面投入，引起先進的技術和設備，并加強對設備的管理和維護，可提高檔案管理的信息化水平，有效進行檔案信息化建議，讓管理更加規范，能夠充分保障管理質量。此外資金的投入，還能夠吸引先進的管理工作人員，為檔案信息化建設的發展有充足的后備力。通過加大資金的投入，加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員對互聯網的使用能力，學會如何將檔案錄入系統，并且還要掌握檔案系統的維護措施，讓其作為檔案管理人員的基本要求，提升其檔案知識管理領域和綜合業務水平，更好地服務于檔案管理工作。

3.建立有效的檔案管理制度

在當前的現實情況下，要結合信息化時代的特征，對傳統的檔案管理制度進行改革，進行重新設計和創新，幫助對各個部門的人員信息、病例信息等進行匯總，加強各個部門之間的聯系，幫助醫院檔案管理建設的更加完整，避免出現脫節現象，能夠全面提高管理水平。醫院要逐漸在檔案管理部門推行信息化的工作模式，借助計算機對工作人員信息進行整理的時候也要進行適當的歸檔，讓管理人員盡快接觸各種信息系統，逐漸轉變傳統的人工管理模式，盡快對各項工作進行落實。在日常的工作當中要加強對設備的配置，加強軟件信息系統建設，對各種硬件設施和軟件設施進行完善，建立完整的數據庫。信息化檔案管理要提供完整、準確和及時的數據檔案，建立有效的管理制度，方便在大量的數據當中能夠準確、及時的找尋到需要的資料。此外，還要建立監督制度，及時將檔案信息化建設過程中存在的問題進行反饋與處理，選擇工作履歷豐富、擁有足夠工作經驗和處理問題能力、技術過關的工作人員作為監督組長，逐步完善醫院檔案信息化建設，不斷培養專業人員，有助于推動醫院現代化發展。

4.注重與其他部門的友好合作

醫院內部而言，不同部門之間會有必然的聯系，醫院檔案管理也不例外，需要重視檔案管理部門與其他部門之間的聯系，保障醫院檔案管理工作的有序進行。部門與部門之間的溝通交流，能夠讓部門的信息幫助醫院檔案管理建設的完整性，避免有脫節的情況發展，比如在就人事檔案管理時，先與各部門人事進行溝通，后集體共同建立檔案，不僅能夠確保檔案信息的完整性，還可減輕醫院檔案管理的工作負擔，能有效提高工作效率。

四、小結

對醫院檔案管理進行信息化改革可以有效提高管理質量和服務質量，實現全面性、時效性和準確性。了解現實檔案管理存在的問題，采取有效的管理措施，能夠促進醫院的發展，有利于我國醫療事業的進步和發展。

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作者單位：陽信縣中醫醫院