探索數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用

趙華鋒

摘要： 為了更好的順應時代發展的需求，各行業的發展都與信息化技術緊密結合，醫院作為重要的公共場所之一，隨著人們對于健康問題關注程度的逐漸提高，就醫次數和頻率也逐漸提高，因此在醫院檔案管理過程中推進數字化檔案管理系統十分必要。數字化檔案管理系統不僅能夠實現檔案管理的自動化處理，同時可以有效降低人工處理，在檔案處理工作中造成的各種問題，達到檔案優化處理的效果，有效降低由于檔案問題引發的醫患糾紛。本文主要針對數字化檔案管理系統，在醫院檔案管理工作中的應用等相關內容進行分析探討，僅供參考。

關鍵詞： 數字化檔案管理系統;醫院;重要性;問題;應用

1 前言

檔案是患者就醫以及醫生調取患者信息的重要文件內容，是確保醫院正常運行狀態的重要組成部分，因此在正常醫院的運行過程中除外關注患者就診以及住院等相關工作外，還需要關注檔案處理工作的有序展開。做好檔案管理工作，不僅有利于醫院當下正常運行，同時對于醫院的長遠發展也有深刻的影響意義。隨著科學技術的不斷發展，以及互聯網技術的普遍應用在醫院檔案管理工作中，積極推廣和落實數字化檔案管理系統的應用，具有十分重要的意義，是有效提高醫院檔案管理工作效率的重要手段。利用數字化技術進行大數據處理，在計算機設備的輔助之下，不僅能夠實現檔案管理工作質量的優化，同時也有利于提高醫院業務能力，為患者及醫生調取相關檔案信息，提供更大的便捷。

2 數字化檔案管理概念簡介

數字化檔案管理即是將傳統的檔案信息管理工作與數字化技術相結合，兩者之間的配合不僅能夠有效降低人工在檔案管理工作中的參與程度，同時對于提高工作效率以及優化工作質量等眾多方面具有積極影響。隨著科學技術的不斷發展，自媒體、大數據以及互聯網技術逐漸成為現代人生活工作當中不可或缺的重要組成部分。利用數字化的檔案管理系統，不僅能夠達到高效便捷，可持續發展等眾多優勢，同時也可以為患者及醫務工作者提供更加便捷高效的檔案提取效果，進而推進的管理工作質量的進一步優化。隨著時代的發展，各國已經逐步邁入大數據時代，在日常工作過程中，隨著工作量的逐漸增加，涉及到的各種數據也逐漸增多，傳統的檔案管理模式已經難以滿足當下發展的需求，因此積極引進先進的科學技術，建立更加完善的檔案管理系統十分必要。數字化信息管理系統在醫院檔案管理工作中的應用能夠更好的滿足現代檔案管理的使用需求，進而降低檔案管理人員的工作壓力。醫院作為重要的醫療服務場所，其質量是影響社會穩定以及國家發展的重要內容，因此利用各種先進的輔助技術，優化醫院運行狀態，降低醫患糾紛發生的概率，進而推進醫院得到進一步的優化發展，確保國家和社會的穩定發展狀態。

3 數字化檔案管理系統在醫院檔案管理工作中應用的必要性

數字化檔案管理系統是時代發展的新產物，在醫院檔案管理工作中的應用是順應時代發展的必然選擇，不僅對于數字化信息技術的推廣有十分重要的意義，同時對于醫院檔案管理工作質量的提高，工作效率的提高等眾多方面也有深遠影響。針對于數字化檔案管理系統，在醫院檔案管理工作中應用的必要性具體分析如下：

3.1 時代發展的選擇

隨著城市人口數量的逐漸增多，以及教育改革的逐步深化，人們對于健康性的認識逐漸深入，因此在日常生活工作學習過程，除外關注本群工作外對于身體健康的關注程度也逐漸提高，因此人們就醫的頻次和數量逐漸增多。此外為了更好的提高人群健康管理效果，在醫院運行過程中也會適應性的增加各種檢查內容。以上各種原因的存在，一方面為醫務工作者帶來了更大的工作壓力，另一方面也可以對于就診人員的身體健康狀態有更加全面的了解。各種信息出現以及彼此之間的密切聯系，對于檔案工作帶來了巨大的影響，因此為了更好的滿足時代發展的需求，推進醫院檔案管理工作效率的提高，就需要積極推廣數字化信息管理技術，在醫院的管理工作中的應用。

3.2 提高工作效率

隨著醫院數量以及日常接待患者數量的逐漸增多，患者的各種信息內容逐漸復雜，因此傳統的檔案管理模式已經難以適應發展的需求，傳統紙質化檔案管理的辦公方式逐漸被淘汰，數字化檔案管理系統在醫院檔案管理系統中的應用，不僅能夠實現高效的信息化數字化辦公，同時也能夠實現對于患者更加全面的了解。醫院各科室的醫務工作者通過調取患者的就診信息，可以對于其患有的疾病史，家族史，以及既往史等眾多內容進行直觀的了解，可以從多角度、多方面以更加全面系統的方式了解患者的整體狀態，進而對于其的診療計劃進行更加個性化的完善和升級。因此在醫院檔案管理工作中積極推廣數字化檔案管理系統，可以有效提高工作效率，達到更加理想化的工作狀態。

3.3 降低醫患糾紛發生的概率

醫患糾紛問題在當前發展階段的主要問題，究其原因，一方面是因為患者與醫生之間不信任的關系所導致的，另一方面患者檔案信息管理工作質量不佳，也是導致醫患關系頻發的重要原因之一。因此在實際工作過程中積極推廣數字化檔案管理系統的應用，通過先進計算機處理設備的輔助，有效降低各種統計信息數據登記結果的失誤，進而達到更加理想化的檔案管理效果。有效的檔案管理以及及時的檔案調取，對于降低醫患糾紛發生概率都有明顯的促進作用，數字化的管理方式，在應用過程中有效推動了檔案價值得到全面的發揮，進而可以對醫務工作者隨時了解患者的患病程度及治療過程提供了重要便捷途徑，進而達到更加理想的醫患關系狀態。

4 數字化檔案管理系統在醫院檔案管理工作中應用所面臨的問題

數字化檔案管理系統是順應時代發展的必然產物，在醫院檔案管理工作中的應用可以達到更加理想化的效果，針對于該系統在醫院的管理工作中應用的必要性，在前文中已經進行了簡要分析，雖然該系統的應用和推廣對于患者以及醫院甚至整個社會國家的穩定發展都有十分重要的影響，但是在實際工作過程中仍然會面臨一些問題具體分析如下：

4.1 醫院對于數字化檔案管理系統的重視程度不足

數字化檔案管理系統與傳統檔案管理工作之間存在明顯的差距，如果突然之間進行系統的更換，對于醫院正常穩定的運行狀態會造成明顯的影響。因此在實際工作過程中，醫院管理人員為了有效降低這種不穩定因素的存在，會對于數字化檔案管理系統的應用存在明顯的忽視問題。對于醫院其他業務的正常運行狀態而言，檔案管理的意義和價值難以得到直接有效的體現，因此在醫生進行正常工作的過程中，會忽視數字化的管理系統應用的重要性，在不牽涉到個人經濟收益方面的問題時，醫院管理者仍然會采用保留原有檔案管理系統和工作狀態的決定使得醫院數字化管理系統難以得到有效的落實和展開。

4.2 醫院檔案管理制度存在明顯的漏洞

在當前發展階段，大多數醫院仍然積極的推廣和應用數字化的管理體系，但是在實際工作過程中，涉及到的檔案種類較為復雜，檔案的內容涉及到的信息也十分龐大，因此在缺乏專業技術人員指導的情況下，為導致醫院管理系統和體制存在明顯的失誤。信息化檔案管理系統的應用，在實際工作中不僅僅涉及簡單的信息統計，同時也會涉及到各種細節的內容劃分，同時為了達到更加優質的使用效果，降低在信息提取過程中的問題，就需要建立更加完善的信息儲存體制。理想化信息儲存標準與實際數字化信息管理機制之間的差距成為限制數字化信息管理系統達到課前補貼應用和推廣的主要阻礙之一。

4.3 缺乏專業的檔案管理工作者

為了更好的推進數字檔案信息化管理技術的推廣，就需要積極引進大量優秀的技術人才。但是在實際工作過程中，由于醫院管理人員的綜合素質較低導致該系統的推廣受到一定的局限，在實際工作中能夠掌握優秀管理技術，以及數字化檔案管理技術的專業人才有限，難以滿足醫院實際發展的需求。專業的檔案管理工作者，不僅需要對于檔案管理具備優秀且熟練的操作技能，同時也需要兼備熟練掌握計算機與使用技巧的，進而能夠對于策劃檔案管理工作中可能存在的問題進行及時有效的處理，達到更加優質的檔案的管理效果，為提高醫院的管理工作的正常運行，避免在管理過程中各種問題發生做出積極貢獻。

4.4 數據隱私和安全問題

數字化檔案信息管理所面臨的主要問題，是如何做好數據隱私保護以及安全問題處理。在實際工作中由于日常所面臨的檔案信息數量較大，因此所涉及到的患者個人信息數量十分龐大，如果難以做到有效的隱私保護，就會造成嚴重的個人信息泄露問題，不僅對于患者個人而言造成嚴重的困擾，對于醫院的誠信建立以及正常運行狀態等都會產生明顯的影響。在實際工作中由于缺少專業技術人員的輔助，數據隱私和安全問題的有效處理就難以達到理想的效果，此外，在各種信息采集過程中工作不全面不深入問題的存在，對于檔案完整性和有效性也會產生明顯的制約。

5 提高數字化檔案管理系統在醫院檔案管理工作中應用效果的措施

數字化檔案管理系統在醫院檔案管理過程中的應用，對于優化檔案管理工作質量提高的管理效率等諸多方面，具有十分重要的意義。雖然在當前發展階段，在醫院檔案管理工作中推廣數字化檔案管理系統仍然會面臨較大的阻礙，需要面對更多的風險與挑戰，但是由于其所具有的重要意義。因此從長遠利益來看，需要積極推廣數字化檔案管理系統，在醫院檔案管理工作中的應用具有重要意義。結合當前發展階段醫院的管理工作的實際情況而言，筆者認為提高數字化檔案管理系統的應用推廣效果，有以下幾點可以采用的有效措施，具體分析如下：

5.1 提高對數字化檔案管理系統的認識

醫院管理工作者要想實現對于數字化檔案管理系統更加理想的應用推廣效果，就需要轉變對于數字化檔案管理系統的錯誤認知。實際工作中，醫院管理者需要做到與時俱進，積極學習和探索數字化管理的先進理念，同時大膽創新突破傳統思想的限制，在實際工作中積極推廣數字化管理系統的應用。實現數字化檔案管理系統是醫院未來一段時間內發展的必經之路，因此摒棄傳統的人工檔案管理系統是發展的必然選擇，醫院管理者需要不斷學習，轉變錯誤觀念，在實際工作中積極推廣數字化信息管理技術與具體工作的結合。通過定期組織相關內容的學習，幫助監管管理人員建立正確的價值觀念，加強對于數字化檔案信息管理系統的認知以及重要意義。只要充分樹立起數字文化檔案管理系統的認識，才能確保該系統在實際醫院管理工作中的有效推廣和落實效果。

5.2 創建數字化檔案信息管理平臺

為了有效提高數字化檔案信息管理系統在醫院檔案管理工作中的落實效果，就需要結合實際的發展需求以及各種先進的技術手段，建立更加完善的信息管理平臺。在實際工作中，為了更好的達到他的管理，效果可以組織相關人員進行定期的學習，在完善的信息管理平臺輔助之下，降低各種信息統計和信息收集工作的難度，進而達到信息收集效率，降低信息收集難度，提高信息收集精準程度的目標。信息管理平臺的建立，首先需要創建數字檔案管理資源庫，進而實現的管理工作的效率的有效提高。在數字檔案管理平臺創建的過程中，還需要重點關注檔案網絡的建立，確保醫院內各部門之間的信息達到有效的交流，進而實現信息共享，充分借助平臺信息管理技術，達到對于病人進行當中的精準篩選，在提高信息管理效率的同時提高醫務工作者調取患者信息的便捷性。在數字化檔案信息管理平臺有效建立的基礎上，還可以為各種研究提供更加有效的數據提取途徑，便于進行后續數據處理工作的有序展開。進而對于推進醫學事業的發展做出積極貢獻。

5.3 實現傳統檔案管理工作與數字化管理工作的有序銜接

在實際工作過程中，醫院管理工作者對于數字化信息管理系統應用推廣存在明顯的抵觸心理，主要是擔心在實現傳統的管理工作升級的過程中會對于正常醫院工作內容的展開造成明顯的影響，因此為了實現說話檔案管理系統有效的推廣和應用，就需要做好這種工作以后置換檔案管理工作的有序進行。實現數字化檔案管理工作的理想化目標，需要做出積極的貢獻，無論是在系統的構建還是專業人員的引進方面，都仍然處于初級階段，當前階段醫院檔案信息管理工作中仍然需要做好傳統的管理工作，做好數字化檔案管理系統與傳統的管理系統之間的協調，做好兩種檔案管理模式之間的良好過渡，才能確保數字化檔案管理系統得到更好的推廣和應用效果，進而實現醫院檔案管理工作質量的優化和提高。

5.4 積極實現軟件和硬件升級

在實際工作過程中，若想實現更加優質的數字化檔案管理系統的應用，就需要進行相應的軟件和硬件升級，創建優質數字檔案信息管理離不開兩者的支持，同時也需要進行基礎輔助設備的引進。建立數字的信息管理系統，前期需要醫院進行相應的成本投入，相關管理工作者需要在有限成本控制前提下實現成本的有效分配，確保首先引進基礎性的設備確保系統框架在有效建立，進而在后續應用過程中結合實際的發展需求進行軟件和硬件設備的添置和升級。構建數字信息管理平臺的過程中，還需要全面提升對平臺配置性以及實用性的重視程度做好醫院管理工作所需要面臨眾多方面帶來的問題與挑戰而實現優質軟件和硬件升級是進行相關問題解決的重要和技術性的途徑之一。

5.5 建立完善的信息管理系統

數字化信息管理系統的建立所面臨的主要的挑戰和風險之一，是如何實現有效的信息儲存和信息保護。患者的就診信息屬于重要的私密性信息內容，在進行相關管理工作中需要引起充分的重視在檔案管理工作中，確保工作的有序展開，就需要建立完善的信息管理系統，建立堅實可靠的防火墻保護，避免由于系統問題導致患者信息的泄露。同時有效的信息管理系統對于醫護人員也是一種重要的保護機制。做好信息保護工作，為醫院正常的運行狀態，重要信息的保護等眾多方面都具有十分重要的意義。

6 結束語

隨著時代發展需求的逐漸提高，在醫院檔案管理工作中積極推廣和應用數字化檔案管理系統是發展的必然選擇，不僅能夠有效應對患者數量日益增多的實際需求，同時對于提高檔案管理效率，優化檔案管理質量等眾多方面也具有積極影響。做好數字化的管理系統應用過程中的信息保護工作，提高相關管理人員的專業素養，建立更加完善的信息管理平臺等都是實現數字化檔案管理系統更加優質應用效果的重要手段。

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