從思想政治工作出發對高速公路管理推廣無紙化辦公的若干思考

作者簡介：王平，（1978.1-），男，漢族，寧夏銀川人，本科學歷，從事企業行政管理與思想政治工作。

摘要：隨著科技的快速發展，在高速公路管理系統中，倡導無紙化辦公、低碳辦公，提高辦公效率，達到節能減排尤為重要，本文從思想政治工作出發通過日常工作對無紙化辦公推行中存在的一些問題進行分析與討論，并提出自己對于工作中無紙化辦公的想法和認識，進一步提出了有關我區高速公路推行無紙化辦公，達到在一定程度上節能和降耗目的的幾點建議。

關鍵詞：思想政治;高速公路;無紙化辦公;節能減排

在科技飛速發展的大環境下，無紙化辦公方式無論是在行政單位還是在公司管理中都顯示出了很大的優勢，尤其是對于高速公路，基層站點較為分散，遍布全區，推行無紙化辦公在節約辦公成本、提高工作效率等方面都發揮著非常重要的作用。因此，在高速公路的管理過程當中，我們必須適應時代飛速發展的腳步，調整辦公節奏，積極推進無紙化辦公，在日常工作當中，積極利用電子信息技術來進行綠色辦公、低碳辦公，不僅能夠節約資源，也能夠減少紙質的浪費。如果止步不前，滿足于傳統的辦公模式，不僅會造成效率低下，而且會被時代所拋棄。因此，我們應當積極加強對全國各地高速公路的管理，倡導無紙化辦公，并就在推行過程當中遇到的問題，積極加以解決和指導，促進我國高速公路的可持續發展。

1 從思想政治工作出發看高速公路管理推行無紙化辦公的現狀

1.1 高速公路管理中思想政治工作存在的問題

在高速公路企業管理中，缺乏長效的思想政治學習機制和形式豐富多樣的思想政治工作教育方法，導致員工參與度比較低，沒能積極投入到各項工作中去。如果管理者意識不到這個問題，任其長期發展，就會導致思想政治工作無法有效開展，企業缺乏凝聚力，影響企業的長遠發展。作為交通企業，在高速公路管理過程中，思想政治工作與企業文化建設是不可分割的。但是在現實中，企業的文化和價值觀念沒有形成長期穩定與統一，總是在隨時變化之中，并沒有與企業思想政治工作有機融合，尤其是在基層各單位，受到個人能力、生活閱歷等多種因素的制約與影響，思想政治工作不到位，員工極有可能存在對企業文化與管理制度改革認識不足的現象，對企業缺乏主人翁意識，沒有歸屬感，進而對工作喪失熱情，只是維持現狀，得過且過，不會積極投入到企業改革和管理制度推陳出新的工作中去。

1.2 多年的工作方式和習慣難以改變

多年來，高速公路管理部門形成的習慣就是以紙質版留底查資料，認為通過網絡或者郵件發送的文件不如紙質文件真實，不具備紙質文件的執行效力，也怕丟失，安全性無法保障，要求基層單位在上報相應材料后還必須通過打印留底的形式保存，以備查閱，長此以往，致使大量的紙質文件檔案無處存放，造成紙張浪費。一些管理人員和工作人員長期以來也更習慣有紙化的辦公方式，這樣的工作方式和習慣一時還很難改變。

1.3 因工作性質不同無法完全實現無紙化辦公

在高速公路管理中，對有些文件會有特殊要求，如涉密文件或需存檔的文件等，這種情況下無紙化文件不能完全傳統紙質文件。基層部門有些上報文件，上級管理部門也明確要求打印紙質版，并要求蓋章; 公司內部涉密文件傳送大多還是采用傳統紙質版文件;在傳達公司文件精神或宣傳企業文化的時候，還要通過打印和張貼方式進行;另外，公司無論是上級管理部門還是基層單位都有需要張貼公示的文件。根據文件、材料內容不同、需求不同，無法完全做到無紙化辦公，所以在公司的要求下各部門和基層單位雖然實行了無紙化辦公，但仍然是兩種方式相結合，無紙化與傳統有紙化同時運行。

1.4 出現形式主義

推行無紙化辦公的初期，許多高速公路管理部門大肆宣傳，在推行過程中過于著急，沒有循序漸進，導致工作人員難以接受，甚至會對工作產生反效果。許多基層地區為了彰顯實效，出臺了一些了程序和規定，沒有切實考慮到工作人員的工作負擔，存在形式主義的現象，不僅耗費大量資金，而且沒有產生良好的效果，因此，各地在推行無紙化辦公的時候不要盲目攀比，結合各地情況循序漸進，這樣才能符合民意。

2 高速公路實行無紙化辦公的實際意義

2.1 可節省人力投入，節約辦公成本

有紙化辦公環境下，內業資料人員隨時要關注并下載文件，同時打印機也不停打印，整天投入在紙海中工作，影響工作效率的同時也浪費耗材，在推行無紙化辦公后，這部分對人工的需求就會相應降低。傳統紙質文件的減少，也可避免在處理和保存大量紙質文件時投入地人力與空間。同時，紙質文件的數量大幅度減少，復印、打印等相關辦公耗材的費用也能大幅度降低，其中也包括交通以及郵寄等費用的支出，如此可以在很大程度上起到節約辦公成本的作用。

2.2 可隨時隨地進行工作處理，提高整體辦公效率

在傳統文件處理工作中，公司和基層單位通過微信群傳輸文件，導致有些文件幾天后就會被清理丟失，同時微信下載的文件要通過打印機打印閱辦，存在安全隱患的同時造成辦公耗材的浪費，因此，公司文件通過網絡化安全系統傳送并審閱就顯得很有必要，可以保證審閱批改同步進行，即當天提交發送申請，當天就可以實現審閱并批改，這樣還能避免重復投送等現象，可很大程度上提高公文的報送審批速度。除此之外，公司文件查找不用在眾多文件中翻閱，保存時間也可以延長，在查找文件時只需要在電腦的共享資源中搜索文件標題或關鍵字就能很快完成。另外，網絡的傳送速度很快，傳播面也很廣，能即時精確地進行數字統計，并且完全不受地點、時間等的限制。同時結合高速公路管理的工作特性，更多的是在公司內部的局域網完成，在完成聯網后， 隨時隨地能夠進行信息的共享。無紙化辦公的這些優勢使得中間環節的時間大大節省，幾秒鐘就可將文件或任務傳送給相關部門，辦公效率得到有效提升。隨著時代的發展，電子信息技術對傳統的紙質媒體造成了巨大的沖擊，這是時代發展的必然選擇，我們也應當積極適應時代發展的需要，將互聯網信息技術融入到各行各業的發展當中。而對于高速公路的管理工作來說，亦是如此，進行無紙化辦公能夠有效的提升辦公效率，縮短流程，減免復雜的程序和形式主義，同時能夠有效的進行信息傳播與共享，減輕了工作人員的負擔，能夠讓他們將精力投入到其他方面當中去，進一步提升高速公路管理水平。

2.3 可實現責權明確，避免互相推諉

公司實行無紙化辦公，文件可通過網絡進行傳達，在傳送、閱讀、批示各個時間節點都會留有痕跡。這就使得每個環節的經辦人都能明確職責，哪個環節出問題都可追根溯源，杜絕互相推諉。除此之外，各個部門可以通過內部平臺系統實現工作的交流互動，作為公司管理者也能夠通過網絡平臺隨時對各個部門工作進行監督，必要的時候可對其進行相應管控。

2.4 可實現行政事務公開化，提升行業服務水平

在傳統的紙質辦公條件下，無論是上級主管部門下達通知文件，還是下級部門向上級報送各種材料，或者員工進行個人工作事務申請，都要進行單線聯系，一層一層完成咨詢、報送、審批，開展無紙化辦公后，因為有網絡這個便利的條件，可實現行政事務公開化，各項政策條款、辦公流程都清晰可見，各個部門和員工各取所需，通過網絡了解各個環節內容，并能直接通過網絡完成上報流程，處理工作可做到點對點，省去中間多層不必要的環節，建立起一套既嚴謹又簡潔的公司管理運行機制，實現行政事務公開化和高效化。

2.5 可實現節能減排，減少環境污染

低碳辦公是一個全球化的大趨勢，在世界環境不斷惡化的今天，節能減排已經不僅僅只是作為一個口號，各個國家，各行各業都要以實際行動支持環境保護。無紙化辦公是進行低碳辦公的一個主要方式，不僅能夠在制造環節節約原料，還可以有效避免造紙工業對水資源、空氣等環境帶來的污染。除此之外，傳統紙質文件在大量打印和印刷時所需要的碳粉和油墨等耗材的生產與使用也能造成很大程度的環境污染。所以實行無紙化辦公是一種很好的節能減排的辦公方式，可有效減少環境污染，實現綠色辦公。

3 高速公路管理推行無紙化辦公的幾點建議

通過上文的分析，我們可以得知，高速公路的管理由于涉及全國各地，非常復雜，受到多種因素的干擾，所以在管理方面仍然存在許多問題。過去我的許多高速公路站口習慣于使用大量的紙質資料來進行檔案的留存和記錄，不僅占用空間，浪費紙張，而且在時代飛速發展當中無法適應人們的需求，給人們的工作帶來了一定的負擔。我們必須積極針對目前高速公路管理過程當中存在的問題及困難，深入分析背后的原因，并制定出來有針對性的舉措，在工作當中積極推行無紙化辦公，順應綠色生態發展的要求。

3.1 加強思想政治工作，增強員工主人翁意識

高速公路的日常經營管理要注重思想政治工作的展開，不能只是單純進行思想政治的宣傳工作，還需要與具體工作聯系起來，確定與企業理念相一致的工作方式，順應企業的發展，促進企業經濟效益全面提升。開展思想政治工作還要積極落實黨的相關方針、政策，營造出良好的企業工作氛圍。作為交通企業，在制定自身的發展目標，落實企業管理制度過程中，要將思想政治工作與企業文化有效結合起來，要通過思想政治工作提高員工的主人翁意識，培養員工愛崗敬業的精神，樹立正確的價值觀和道德觀，使他們對企業有歸屬感和責任感，積極主動地投入到企業管理與制度改革的工作中，使企業管理的效率和質量穩步提高，從而共同促進企業持續化發展。

3.2 管理人員帶頭轉變思想，用制度改變習慣

當今是信息時代，互聯網信息技術已經滲透到了人們的生活當中，提供了很多便利，我們也要積極地將其運用到高速公路管理當中，這需要我國各個部門的管理人員共同配合、共同溝通、共同努力。實現無紙化辦公是自上而下在工作的過程中轉變工作方式，改變固有習慣，管理層要扮演好自己的角色，率先轉變思想，上級部門的決定和示范帶頭作用是推行無紙化辦公的關鍵。首先要在制度上作出改變，放棄傳統的材料報批制度，在各項工作當中具體推進無紙化辦公，比如說一些涉密的文件可以通過設置權限人來進行查閱，也可以要求相關責任人用電子簽名的方式來進行簽名批閱，能夠大大減少風險，保證領導的簽名內容具有唯一性和真實性，如果后續出現了問題，也能夠找到相應的負責人，做到權責一致，還能夠具體到個人，分工明確，讓每個人都認識到在無紙化辦公當中保密意識的重要性，一旦出現問題，能夠避免互相推卸責任，推諉扯皮的現象。同時，為更好地推進工作，可制定相應的規章制度，控制打印復印文件數量;減少打印機的數量，必須打印或復印的文件可以集中統一打印;同時可以對辦公材料的采購進行一定的管控，避免不必要的浪費。

3.3 建立辦公網絡系統，加強合作

實現無紙化辦公首先要根據高速公路管理特點，建立一個易于使用和共享的辦公網絡系統，以簡化工作流程，提高辦公效率，在推進無紙化辦公進程中，公司總部與各下屬單位要形成良好的信息平臺對接，明確每個部門在各個環節如何操作，處理哪些文件。除此之外，公司辦公室和相關管理者，必須保持密切合作，依照相關的規章制度和網絡平臺系統需求，及時在網絡平臺上進行共同和處理相關工作。

3.4 確保網絡辦公平臺的安全性

雖然電子信息技術能夠讓人們拋棄繁雜的紙質資料，提升工作效率，減輕工作人員的負擔，但是在使用過程當中還是要防范風險的發生，在運用網絡系統辦公時，為保證信息安全，就不可忽視網絡帶來的一些問題。公司管理實現無紙化辦公，必須要建立起一套屬于本系統的安全保障體系，加強對信息基礎設施設備的完善，不斷根據高速公路的需求來更新相關配置，并且安裝病毒防護系統和防火墻來防止不法分子惡意攻擊，保護相關用戶的數據安全，保護乘客的個人隱私和信息。這就需要相關工作人員在高速公路工站口工作過程當中，學會正確使用操作電子信息系統，不去點擊一些不法網站，防止網絡木馬病毒的入侵，而且一旦發現電子信息系統出現風險的時候，要立即向上級報告，邀請信息技術人員進行維修。只有高速公路的技術人員加強日常維護，才能夠保障辦公系統的可靠性和安全性。

3.5 加強人員的培訓考核

加強對相關工作人員的培訓，建立統一的業務工作標準，讓他們在無紙化辦公當中遵循相關的制度規章，防止工作出現紕漏，但是由于涉及到的工作人員眾多，我們必須通過科學的方式來對他們進行培訓、考核，爭取建立高效的無紙化辦公工作團隊，因為他們作為高速公路無紙化辦公的主體，其工作能力和思想態度直接關系到無紙化辦公推行的效果。目前，我國一些偏遠的農村地區，工作人員的計算機技術操作不達標，而且環境惡劣，相關設備、基礎設施老舊，不具備較好的硬件條件，對此我們應當加強扶持，為他們統一配備最新的計算機系統。同時，許多工作人員由于年齡較大，思想封閉，沒有及時接受新鮮知識技術的熏陶，認為無紙化辦公難以操作，不愿意學習計算機方面的知識。對此，我們應當加強教育和培訓，改變他們的畏難心理，通過手把手指導，開展培訓講座等方式，讓他們在日常實踐當中逐步提升自己的工作能力和業務素養。為了推行無紙化辦公有效開展，相關單位可以制定一些獎懲機制和績效激勵制度，來鼓勵支持態度良好、工作認真的工作人員，而對于一些工作敷衍塞責的工作人員，要對其進行約談和教育批評。只有將定期培訓與考核相結合，才能夠保障無紙化辦公達到良好的效果。

3.6 增強環保意識，循序漸進推進無紙化辦公

傳統的有紙化辦公模式運行了多年，已經形成了一套相對完善的工作體系，工作人員也習慣了這種傳統辦公處理方式，突然要求大家改變原來的工作模式和習慣，應用一個新的網絡系統平臺處理工作，在短期內一定會感到不適應。所以在無紙化網絡辦公系統推行初期，可以以雙軌模式進行，給工作人員一定的轉變時間，當大家經過一段時間的調整，適應和熟悉了網絡辦公系統和無紙化的模式，再逐步加強，進而實現最大化的無紙化辦公。

4 結束語

科技產品的不斷推陳出新和網絡的快速發展給我們的管理工作帶來了翻天覆地的變化，方便和快捷的工作方式為我們節省了大量的人力、物力和財力，我們應該充分認識到大力倡導“出行即是服務”，建設高速公路“一網通”的快速交通路網是交通行業發展的重要部分。在整個交通路網的建設和管理中，采用現代化辦公系統，實現高效、綠色辦公是未來的發展方向。在環境問題日益凸顯的今天，無紙化辦公是實現綠色辦公、保護環境的一種有效方式，不僅能夠節約各種材料，還可避免浪費和污染，能夠為今后高速公路行業信息化管理、業務應用、公眾出行服務等方面的建設和發展打下良好基礎。

而在高速公路管理、辦公模式的改革和創新過程中，必須以有效的思想政治工作為出發點，提升員工的凝聚力和責任感，以更好地促進企業各項改革的順利開展，為企業創造更高的社會效益和經濟效益，以更好地適應國際國內經濟形勢的發展。

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