高校固定資產清查及信息化上線實踐

韓麗輝，于春梅，高 原，王 波，金仁東

（北京科技大學a.冶金與生態工程學院；b.資產管理處，北京 100083）

0 引言

高校固定資產是高校學科建設和人才培養的重要硬件支撐，是衡量一個高校教學、科研以及發展水平的重要標志之一。隨著國家對教育的大量投入，高校固定資產規模不斷壯大，固定資產管理已成為高校管理工作中一項重要的內容，同時固定資產內部控制效率也成為高校管理績效考核指標之一。但由于在舊的會計制度中高校資產沒有資產負債表而又不考慮其經濟效益，導致高校固定資產存在多頭管理、管理制度不完善、管理系統落后、資產利用率低、賬物不符甚至資產流失等長期存在的問題［1-4］，而健全管理制度、定期進行固定資產清查、實現互聯網下的信息化管理是解決上述問題的有效措施［5-8］。2016 年財政部下發的《行政事業單位資產清查核實管理辦法》（“財資［2016］1、2 號”文件）以及教育部下發的“教財司函［2016］88號”文件要求高校全面做好資產清查工作，摸清家底，夯實管理基礎。我校以此活動為契機，順應政府會計制度實施新要求和互聯網時代的工作模式，進行了固定資產管理的信息化建設工作，并于2018 年底在全校范圍內啟用資產全生命周期管理信息系統并借助該系統完成了固定資產清查工作。該項工作進一步提高了學校固定資產動態管理信息化水平，做到師生少跑路、信息多跑路，實現了資產的精細管理、流程規范、責任到人，為高校固定資產管理的科學化、高效化、規范化提供了技術保障。

1 高校固定資產管理現狀

高校固定資產需滿足3 點：①使用年限需在1 年以上；②單位價值在規定標準以上，通常一般設備為500 元，專用設備為800 元；③在使用過程中仍能保持原有物質形態［5］。高校固定資產具有如下特點：資金來源主要是國家財政撥款購置以及少量的捐贈資產；財務管理在舊的會計制度中未曾編制過資產負債表，不考慮其經濟效益，無法對其整體分布及使用情況進行微觀量化；從歸口管理上看多數高校由設備處或資產處進行動態管理，財務部門進行賬面核算管理。目前多數高校固定資產管理中存在以下問題［2-6］：①管理系統落后，管理不規范。管理系統不基于互聯網，系統的查詢和使用均在相應的職能部門，資產使用單位只能看到excel表或紙質版的設備清單，造成管理與使用脫節，不能責任到人。在日常管理中存在明確的管理流程但有時卻未按流程操作，存在先采購后補手續、資產無標識、資產隨意處置、設備購置論證走形式等；②多頭管理，信息不共享。設備管理部門和財務部門分別在兩套系統中登記資產賬，由于資產分類不同，經常導致按驗收單登記入財務賬時無法正確歸類的現象。另外由于兩套系統各自獨立，信息不能共享，造成工作量重復且年終兩部門間核對賬麻煩；③管理制度不完善，資產責任不清。設備管理部門和財務部門系統中記賬依據都是設備驗收單，驗收單上有經手人、保管員、審批領導等簽字，因為沒有明確規定錄入哪類人員為責任人，導致錄入系統時隨意挑選一個錄入甚至錄錯名字。責任人不清加上人員變動導致資產歸屬部門混亂，在資產清查時非常困難，經常沒有任何查找線索；④管理人員隊伍建設滯后，監管不到位。固定資產管理隊伍建設長期不被重視，工作責任心不強、工作流程銜接不到位、檔案資料丟失等情況也時有發生，為設備清查帶來較大隱患。

2 固定資產管理信息化建設

固定資產管理經歷了從紙質版管理到計算機管理再到網絡管理的發展過程。固定資產信息化就是指利用現代網絡技術、通信技術及數據庫技術，將固定資產各要素匯總至數據庫，通過電腦或手機在互聯網條件下對其進行交互式網絡管理。這種管理模式實現了信息共享和移動客戶端操作，方便用戶及時處理資產變動的各種業務，能夠及時反映固定資產變化情況，增強固定資產管理的有效性和規范性，大大提高固定資產的管理效率和管理水平。

2.1 資產全生命周期信息管理系統

我校根據資產管理的實際情況并結合財務管理系統開發了資產全生命周期信息管理系統，包括從資產采購到報廢整個生命周期內的各種管理。系統中固定資產分類與財務系統一致，并有接口做到信息共享。目前該系統的應用范圍是設備、家具和軟件，不包括圖書、文物及房屋等其他固定資產，后續會增加無形資產和公房管理等功能。負責該系統的建設及管理的部門是學校資產處。

系統的使用者必須是學校在職工作人員，分為系統管理員、資產管理員和普通用戶。系統管理員對整個系統內所有資產和用戶進行任何處理，負責系統的維護和改進；資產管理員負責各個資產處置流程中的審批工作，分為3 個級別：一級管理員是學校資產處的工作人員，負責各個資產管理工作流程中的最終審核；二級管理員是學院資產管理人員，只能看到本單位的資產，可以更改資產領用人和放置地點，負責本學院資產清查工作；三級管理員面向各系所的資產管理，主要是負責本單位資產建賬驗收、調撥、報廢流程中的審核；一級資產管理員是專職人員，二、三級管理員是兼職人員，資產管理員的權限由系統管理員分配。普通用戶是資產管理的主體，是建賬、調撥、報廢、清查等業務的發起者和執行者，須對自己名下的資產進行管理和負責。系統登錄方式可以使用賬號密碼登錄，也可以使用手機微信掃描二維碼登錄。

圖1 功能模塊結構圖

系統功能包括驗收建賬、調撥、報廢等常規業務，及價格變動、資產退庫、報失、資產轉出等日常較少辦理的業務，還具有資產清查及大型儀器設備考核填報功能，功能模塊結構如圖1 所示，其中“我領用的資產”“資產清查”“大型儀器考核數據上報”3 個功能下沒有子模塊，直接進入資產列表顯示畫面，針對顯示記錄可以進行修改、自查、數據填報等操作。驗收建賬流程由資產領用人發起驗收申請，輸入資產信息、購置人信息、供應商信息，并上傳實物安裝照片以及計劃卡、購買合同、發票等紙質資料照片到系統中，由院校兩級管理員審核后入庫并產生二維碼。報廢流程由資產領用人發起報廢申請，填寫報廢理由，生成“報廢技術鑒定表”下載打印，由相關人員簽字后再上傳至系統，校級管理員審核后生成回收單，資產領用人將回收單及報廢的資產一同送到指定地點，校級管理員進行最終確認。報廢流程中校級審核和廢物回收由1 人負責，有效防止了報廢不消賬、賬物不符情況的發生。資產清查功能中，普通用戶借助系統生成盤點表進行資產清查，管理人員查看自查比例掌握清查進度并根據資產狀態統計清查結果?？己颂顖蠊δ苤懈鶕霞壊块T需要的數據進行定制，自動生成各類所需表格。系統功能可以根據使用需要逐步進行添加和完善。

2.2 固定資產信息化上線過程

固定資產信息化過程需要4 個方面的保障：①校領導高度重視，信息化過程也是梳理工作流程、整合資源、解決難題的過程，在資產處的帶領下需要多部門間協作配合，因此需要校領導高度重視，必要時給予決策和擔當；②學校提供豐富的網絡環境，用戶能夠用電腦或手機終端實時訪問系統服務器；③專職工作人員要有較強的業務能力，在信息化過程中需要各工作崗位人員的大力配合，只有熟練掌握本職工作并能提供合理化建議來優化工作流程，才能管理好固定資產，更好地發揮信息系統的作用；④廣泛動員及培訓工作，新系統與傳統管理最大的不同是責任到人，自己名下的資產自己管理和負責，因此系統上線工作涉及到學校的每個在職員工，需要全體動員及培訓工作。

上線過程首先是系統管理員將舊系統中的資產信息導入新系統，同時根據人事處提供的在職人員名單和工號為每個在職人員建立系統登錄賬號和初始密碼，并分配各級用戶權限。為了保證新舊系統銜接流暢、在上線過程中發現問題能及時解決、并使新系統不斷完善，上線過程分兩步走，先進行小范圍內局部上線，再進行全面上線。局部上線挑選3 家二級單位進行試點，試用時間為5 周。自試用之日起，試用單位的儀器設備和家具的驗收入賬、調撥和報廢等工作由經手老師和單位資產管理員配合通過系統辦理。在試用期間，通過建立微信群、QQ 群和工作郵箱等方式，廣大師生將意見和建議及時反映給技術支持和系統管理員，使系統得到了有效完善。系統全面上線之前，資產處編寫系統操作手冊，并對各個二級單位的負責領導召開動員會，各二級單位再對本單位所有員工召開動員會，并由資產處工作人員進行新系統操作培訓。試點工作結束半個月后進行全面上線，全校固定資產管理工作進入新模式，大大提高了工作效率和工作質量。

2.3 固定資產信息化管理的作用

信息化建設使固定資產管理更加規范、透明、高效和科學，并有效解決了國有資產流失問題。①管理流程更加規范。審批工作都在系統上進行，上個環節完成后才能自動轉到下個環節，有效杜絕了先采購后計劃、先報賬后驗收等情況的發生；②資產信息公開透明。只要資產驗收入庫后，用戶可以查詢任何一個資產的信息，及時了解全校資產狀況，使資產能夠有效利用并避免重復購置；③管理效率大大提高。資產的建立是由用戶端發起，校級管理人員只是最終的審核而不是數據錄入，大大提高了專職人員的工作效率；另外資產數據和財務數據進行對接，校級管理員可以從復雜煩瑣的對賬工作中解放出來，節省了大量的人力、物力；④智能化管理，校級管理人員可以隨時調出各二級單位的固定資產數據，進行統計分類、深度挖掘，對貴重設備的投入產出進行對比分析，為新設備購置論證提供依據。還可以根據資產使用狀況對校內資產進行整合、優化處理，做到資源合理配置、提高資產利用率；⑤有效防止了國有資產流失，每個在職員工都能夠在系統中對自己名下的資產進行有效管理，執行資產清查工作，承擔資產盤虧之責。

3 基于信息系統完成資產清查工作

資產全生命周期管理系統全面啟用的同時，根據財政部、教育部相關文件精神資產處開展全校內儀器設備、家具類固定資產清查，并借助系統中資產清查功能，大大提高了資產清查工作的效率和水平；同時對系統內資產信息及時進行修改和增刪，做到賬物相符、信息正確，使固定資產信息化上線工作更加完善。通過資產清查工作摸清“家底”，夯實管理基礎，為全校內資源合理配置提供依據，提高資產利用率；同時可以發現資產管理中存在的一些問題，有利于健全管理制度，提高管理水平；并對財務預算提供真實可靠的支撐數據、防范高校經濟活動風險的發生［9-14］。

3.1 建立資產清查責任體系

由學校資產處牽頭，召集各二級單位資產負責人、資產管理員和相關職能部門負責人召開了全校資產清查工作布置大會。明確各單位資產負責人是清查工作第一責任人，明確財務、人事、紀檢等相關職能部門的配合工作，以便于協調工作，查閱數據。各二級單位是資產清查的執行主體，也召開本單位的資產清查動員大會，要求每個梯隊必須至少有1 名老師參加，并給每位老師發送相關郵件，確保本單位每個在職老師都知道此次資產清查任務的重要性、時間節點、如何清查及問題聯系人。學院均成立資產清查小組，由學院資產負責人任組長，負責清查工作的協調和推進；實驗中心負責人任為副組長，主要負責追查無頭賬資產，并將清查任務進行分解；各個系所保管員為組員，負責聯絡督促系所的老師，以冶金學院為例，包括鋼冶、有色、理化、生態、實驗中心、學院行政機關6 個三級單位，每個單位有一個聯系人，資產清查責任體系如圖2 所示。此次資產清查小組工作與以往不同，以前是各系所保管員進行清查盤點工作，而此次清查工作的執行人是每位在職老師，需登錄系統來完成名下資產清查。

圖2 資產清查責任體系

3.2 開展資產清查工作

（1）在職員工自查。系統中資產清查結果選項為“賬物相符”和“有賬無物”，資產狀態選項為“在用”“閑置”“已報廢”“盤虧”。個人自查過程分為5 步：建立盤點表-實地查找-清查小組協同處理-系統自查確認-打印標簽。登錄系統后點擊“待自查”按鈕，會顯示自己名下的所有未自查資產，將資產導出到excel表上，建立資產個人固定盤點表；打印盤點表后進行實地查找，將找到的、找不到的以及查找中發現的“新”設備（不在盤點表中）整理好后交給本系所清查小組聯系人。實地查找是資產清查的重要環節，不僅能明確自己賬上資產的現放位置，重要的是能發現不在自己賬上的資產，比如家具、空調、打印機等通用資產，這些資產多數通過清查小組匯總后找到該資產主人；針對最終無法找到的資產，清查小組進行報廢單據核對，對于已經明確報廢過的設備，將報廢單拍照發給資產處系統管理員；盤點表中的資產全部弄清楚后，個人再次登錄系統，逐一對每條資產記錄進行“自查結果”和“資產狀態”的選擇和“存放地點”核實更新，對于10萬元以上的設備上傳照片，最后保存完成資產自查，自查后的資產的“狀態”變為“已自查”；最后一步是打印資產二維碼標簽并張貼在資產上，通過手機掃描二維碼即可查知每個資產的名稱、型號、使用部門、領用人、存放地點等，有效減輕手工進行實物與賬目校對的負擔，有利于以后清查工作的順利開展。

（2）無頭賬處理。在資產清查工作中最麻煩的問題就是追查無頭賬。無頭賬的特點：①經手人不是在職員工；②沒有任何紙質資料；③多為可移動設備，如筆記本電腦、手機、打印機等。對于學校的老專業，這樣的資產非常多，無頭賬的追查工作主要由清查小組副組長來完成。首先按購置時間排序，查找以往資產清查歷史，看是否當時已經記錄報廢，根據歷史資料把已經報廢的設備挑出來；對于沒有報廢的無頭賬，追查的第一線索是經手人，通過跟年長老師咨詢、人事系統及財務系統查詢，查出經手人的身份，一般是退休人員、離職人員、其他二級單位人員及學生，需做分別處理：①對于經手人是退休人員或離職人員的，盡量聯系到本人，明確資產去向后將資產放在指定在職老師名下；②對于經手人是其他二級單位的，匯總后交給資產處；③對于經手人是學生的，通過研究生系統找出其導師，將資產放在導師名下；④對于無經手人的，查詢財務系統，根據報銷記錄找到責任人；⑤對于由于錄入錯誤造成經手人身份無法追查的，首先根據名字的相似性去尋找可能是哪位老師，或者再根據資產所在房間號及相關資產批號進行追查；⑥對于經手人已經去世的且實在無其他追查線索的，做盤虧處理。最后根據找到的新領用人所在系所，由相應的清查小組成員進行系統內更改，新的資產領用人在系統中再進行自查確認、張貼標簽。

（3）清查工作的推進。資產清查工作的推進采用逐級督促的辦法。系統中可以查看各二級單位以及個人的資產自查率。為了有效推進資產清查工作，資產處領導高度重視，定期在全校資產清查微信群中公布各個二級單位的自查進度。二級單位的清查小組也定期召開小組會議，進行資產進度匯報和信息交流，使清查小組組長及時掌握清查情況，并及時處理難點問題。各系所聯系人定期查看自己所負責老師的自查比例，必要時進行電話督促，并對老師反映的問題進行匯總。學院為了有效推進老師的資產自查工作，對于未履行自查責任的老師必要時做某些工作限制，例如停止其實驗室?；肪W上購買，停止其新設備購置及其與資產相關的一切審批活動等，引起老師高度重視，按時完成資產清查任務。

（4）二次查找與集中報廢。各二級單位自查結束后，為了減少國有資產流失，將學校系統管理員將各單位閑置資產和盤虧資產導出系統，由二級單位再進行二次查找。二次查找設備多為退休老師經手的手機、筆記本電腦以及學生輔導員經手的相機、投影儀等，且這些設備均已超過使用年限多年。清查小組首先查找該退休老師是否有學生留校工作，通過其學生配合進行再次查找；對于學生輔導員經手的設備，由于使用人交替快且相機類設備更新換代快，使得資產追查工作非常困難，必須聯系各級輔導員，盡可能找到資產下落。經過二次查找，將找到并可以使用的設備標清新領用人和放置地點，由學校系統管理員再次放入系統中。對于損壞無法維修并超過使用年限的設備，為了方便起見，由學院收集后進行統一報廢處理，不走新系統報廢流程。通過二次查找及報廢，集中處理了閑置多年待報廢或損壞嚴重的固定資產，既實現了殘值回收又防止了固定資產因長期存放而中途遺失。

3.3 分析資產盤虧原因

此次資產清查是一次徹底的清查，有一定數量的資產盤虧，造成固定資產流失的原因：①各系所保管員是兼職的，且資產量大，以他一人之力很難對系所所有資產進行定期清查盤點；②對于一些可移動設備，保管員無法做到實時監管，資產往往在東搬西挪中最后不知去向；③資產使用人員急于驗收或報廢，代替保管員簽字的事也時有發生，導致保管員根本不清楚資產增減情況；④保管員退休或工作變動時工作交接不清楚甚至不交接，導致設備驗收單和報廢單丟失，且無電子版存檔，給清查工作帶來困難；⑤資產錄入不細心導致資產賬混亂，例如資產經手人信息不正確或資產報廢后對數據庫未及時更新等；⑥空調類資產在更新時需要拆卸費，經常用舊空調抵扣拆卸費，從而造成空調類資產流失；⑦退休人員或離職人員在離開單位時沒有進行資產交接或者擅自處理；⑧一些固定資產在學院搬家、學院重組及樓宇加固時丟失。以上問題造成的資產盤虧只有在徹底進行資產清查時才會暴露出來。

3.4 資產清查信息化成效

資產清查借助管理系統完成，實現了清查工作責任到人、逐級督促。此次清查中，人人是清查員，借助網絡環境，可以隨時隨地登錄系統進行自查處理，校級、院級清查小組隨時隨地查看清查進度，系統操作方便、快捷，大大提高了工作效率；使用新系統后，資產信息透明，在信息中包括資產名稱、型號、金額、購置日期、使用年限、經手人、照片等詳細信息，有利于個人進行名下資產盤點；在清查過程中，發現的問題能及時處理，各二級單位的清查小組成員具有對本單位資產部分信息進行更改的權限，不必走審批流程，避免了所有問題都壓在資產處工作人員身上；通過系統完成個人名下資產清查，有利于提高個人責任意識，重視使用過程中的資產管理，能夠有效防止國有資產流失。

4 完善固定資產管理制度

資產管理信息化是手段，制度是保障。只有建立并完善合理、科學、可執行的管理制度，并嚴格執行，才能在信息化的基礎上實現高校固定資產管理的科學化、規范化、高效化。

（1）完善退休、離職制度。從此次資產清查看出，退休人員和離職人員經手的資產是清查中無頭賬的最大來源，甚至有的離校人員將資產帶走，所以必須在退休、離職人員辦理離校手續時增加資產檢查環節。辦理離校手續時一般要到學校各個職能部門簽字蓋章，也就是通常所說的“轉單”，在“轉單”中需增加資產處，由工作人員檢查其名下確實沒有資產后，刪除其資產系統賬號，方可簽字蓋章。對于因病長期休養、在崗死亡等造成的人員變動，二級單位有責任及時進行資產調撥。如果還像以前一樣沒有資產檢查這一環節，即使是信息化管理，系統內的垃圾信息也會越來越多，在以后的資產清查中一樣會成為無頭賬、一些可移動設備同樣會隨著人員的離校而流失。

（2）做好二級單位資產交割。通過此次資產清查發現，資產歸屬的二級單位存在錯誤，造成賬物分離，為資產清查帶來很大麻煩。例如冶金學院的資產賬上有很多在冶金國重使用的設備，因為冶金國重從冶金學院分離出去時沒有進行資產賬分割，也沒有對新單位人員名下資產賬進行整理，從而造成資產賬與實物歸屬單位不一致。而在學校的發展過程中難免會新增或取消某個二級單位，轉移到新單位的資產必須從學校層面在系統內進行歸屬劃撥，并指定新的領用人和放置地點。另外當人員校內轉崗時，對于非帶走資產需進行領用人交接，對于帶走資產，如筆記本電腦，要及時劃歸到新的部門。這些工作必須有明確的制度規定，從流程上劃分好資產所屬單位。

（3）建立資產丟失追責制度。使用信息化管理后，建立了資產管理“實名制”，實現了“誰使用、誰管理”，從技術手段上保證了明確資產責任人，但從制度上還需增加“誰負責”的約束機制［16］。即在今后資產清查中盤虧的資產，對其領用人進行一定的懲罰，根據資產的原值、使用時間及折舊方法等進行一定金額的賠付，并在今后新資產購買時給予一定限制或者與考核、聘崗、評優等掛鉤。只有建立并嚴格執行資產丟失追責制度，才能約束責任人注重平時的資產看護以及轉崗時的資產調撥。

（4）完善資產清查制度。使用信息化管理后，資產清查變得快捷方便。應完善現有資產清查制度，使其與信息化相適應，包括加大清查頻率、建立清查組織機構、明確清查方式以及后續的結果跟蹤處理等，使資產清查制度一定具有可行性，切實做到有據可循，有規可依［9］。建議每年進行一次徹底的校級資產清查；建立定期自查和不定期抽查相結合的管理制度，二級單位組織自查并將結果上報資產處，資產處根據各單位上報情況在二級單位內按一定比例進行抽查，即組織相關人員對資產清查結果和資產標簽的粘貼情況進行現場復核。最后對于損壞且無法維修的資產及時進行報廢處理，第一時間進行有效回收資產殘值，促進固定資產的新陳代謝，并為在用資產或新購置資產的合理布局提供寶貴的場地［10］。清查工作結束后應及時歸納匯總相關問題，分析原因，明確責任、制定解決方案，必要時進行“回頭看”督查，確保清查的問題得以真正解決，避免出現歷史遺留問題。

（5）加強隊伍建設。使用信息化管理后，實現了人人用資產人人管資產，但對于資產專職管理人員更需要加強隊伍建設，做到精細化管理。資產專職管理人員主要任務是流程優化、操作培訓、網上審核和監督落實，新的工作任務要求他們必須有過硬的業務能力和敬業精神。在信息系統使用初期能夠發現問題使系統不斷完善，在系統使用過程中能夠熟練掌握業務流程使系統不斷優化；在操作培訓中要有問必答，同時廣泛聽取系統使用人員意見和建議；網上審核時要加強對資產管理關鍵環節的重點監督，確保合理購置、入庫信息無誤及賬物相符。對于專職管理人員需要定期開展資產管理知識培訓，定期舉辦資產管理相關條例及規章制度解讀和資產管理經驗交流會，提高其管理能力。同時建立獎懲機制，對于工作不認真而造成嚴重后果，如審核不細致而造成資產信息混亂、監管不到位造成資產流失的管理人員必須追究責任［15-17］。

5 結語

高校固定資產管理是高校發展和建設中一項非常重要的工作，隨著對教育投入的不斷增加，高校固定資產規模和水平也不斷壯大和提高。如何有效進行資源配置、提高資產利用率、避免國有資產流失及提高資產管理水平等是高校固定資產管理普遍面臨的問題。我校通過固定資產信息化建設實現了資產管理的全面上線，并依靠信息化手段實現了互聯網下的資產清查，厘清了歷史積壓問題并完善了信息化數據基礎，夯實了管理基礎，實現了資產的精細管理。信息化是手段，制度是保障。在固定資產信息化的基礎上還需制定和完善合理的、可執行的管理制度且嚴格執行，才能實現高校固定資產管理的科學化、高效化、規范化。