國企人事檔案高效化管理淺析

摘要：在我國國有企業(yè)發(fā)展和運行的過程中，人事檔案是對企業(yè)的工作人員自身的基本信息進行有效科學(xué)性的記載。可以對工作人員的思想道德和專業(yè)知識能力，工作表現(xiàn)能力都有一個更加清楚的記錄和寫照。人事檔案資料的規(guī)劃和整合也是為了使企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門，在今后對工作人員進行有效的考核，所提供了詳細(xì)，真實的信息。在國有企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中，管理人員只有去全面深入的了解員工們內(nèi)心的想法，才可以從多個方面去提升整個企業(yè)的高效化管理。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);人事檔案;高效化管理;淺析方案

引言：在我國近些年的國有企業(yè)建設(shè)管理過程中，研究學(xué)者也對幾家同行業(yè)的國有企業(yè)的人事檔案運行情況進行了深入的分析和了解，制定了一項科學(xué)性的調(diào)查問卷方式，對國有企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理的情況有更加清楚的認(rèn)識。經(jīng)過數(shù)據(jù)信息內(nèi)容可以更加清楚的認(rèn)識企業(yè)，將人事檔案管理工作放在了重要的位置。不同企業(yè)的人事檔案管理工作，對整個企業(yè)的發(fā)展，運行情況有著非常重要的影響。管理人員根據(jù)實際情況，加強企業(yè)內(nèi)部管理提高核心競爭力。本篇文章主要研究了國有企業(yè)人事檔案管理的實際工作情況，這次管理工作人員也對這些問題提出了相應(yīng)的解決方案。

1 國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 缺乏有效性的理念

在國有企業(yè)建設(shè)發(fā)展過程中，一半以上的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息，管理人員對人事檔案內(nèi)部的管理和數(shù)據(jù)信息運行情況，認(rèn)識的都不足。在人事檔案管理過程中，很多人員都覺得檔案管理屬于文字材料保管，在保管和運行的過程中，也屬于整個包關(guān)心的事務(wù)工作。管理人員都認(rèn)為，人事檔案的管理只是一項附屬性的工作，但實際的工作，項目運行過程中，占有的地位比較輕，這些錯誤的思想念頭，都導(dǎo)致了人事檔案管理水平和管理質(zhì)量在建設(shè)和運行的過程中無法得到有效的提升。一些工作人員認(rèn)為檔案管理工作只是對員工們的工作情況和個人的家庭情況有一個清楚的記錄和了解，記錄員工們的基本情況。但是檔案管理工作人員卻忽視了對員工們的專業(yè)知識，能力和工作水平德、能、勤、績這些方面進行記錄。這種錯誤的思想觀念都無法給人力資源管理部門提供科學(xué)性，有效性的參考，所以國有企業(yè)在建設(shè)中，無法將人事檔案高效管理的價值意義發(fā)揮出來。

1.2 缺少科學(xué)性的平臺

根據(jù)上面對不同企業(yè)的實際運行情況和人事檔案管理情況進行了分析和了解，可以看出，人事檔案管理的信息化程度和專業(yè)化程度較低。在運行和管理的過程中，國有企業(yè)人事檔案管理的平臺還不夠完善。國有企業(yè)人力資源管理部門在檔案建設(shè)管理過程中，沒有根據(jù)市場的動態(tài)發(fā)展情況，制定一個科學(xué)性的檔案管理工作。也沒有結(jié)合下，如今科技和互聯(lián)網(wǎng)時代快速發(fā)展情況，導(dǎo)致無法跟上時代的發(fā)展步伐。很多國有企業(yè)在人事檔案管理的過程中，采用的是傳統(tǒng)的管理模式和管理理念，在建設(shè)中缺乏高效有用的管理力度，所以就導(dǎo)致了整個檔案管理工作人員的工作量大、質(zhì)量較低效率，較低的情況發(fā)生。

1.3 缺少規(guī)范性的管理

對國有企業(yè)的人事檔案管理工作進行調(diào)整和運營行動過程中一些檔案管理工作，缺少一定的時效性，沒有對人事部的資料和個人信息，及時的進行歸檔和整理。就導(dǎo)致了人事檔案管理工作收入不完整，管理人員對整個人事檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識和了解，對職工們的繼續(xù)教育，勞動合同和大項任務(wù)的考核情況記錄的不夠完整。很多國有企業(yè)在對檔案，數(shù)據(jù)信息管理的過程中，都缺少溝通和交流，這些都會導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理的軟件設(shè)備無法進行有效的實施和開展。會導(dǎo)致國有企業(yè)的工作人員在開展自身的工作內(nèi)容過程中缺少相同的的管理制度。這些會影響國有企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)信息化的文件檢查和信息管理數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，也會使工作的難度有所增加，檔案數(shù)據(jù)化信息管理的制度法科學(xué)和理性進行開展。電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息平臺在數(shù)據(jù)化信息技術(shù)管理的過程中，也缺少規(guī)范力度，這些都會使資源共享的難度增大，準(zhǔn)確度不高影響后期國有企業(yè)大數(shù)據(jù)化信息管理的有效開展。一些國有企業(yè)在對人事檔案管理運行的過程中，由于工作人員的疏忽，導(dǎo)致檔案歸籠有錯誤，經(jīng)常出現(xiàn)張冠李戴的情況。企業(yè)在發(fā)展運行過程中，也存在著不同程度的檔案歸檔錯誤，在建設(shè)處理的過程中，一些檔案的管理保密性比較差，員工們對檔案的查閱和復(fù)印，這些程序都缺乏規(guī)范性和準(zhǔn)確性。這些情況如果不得到及時處理和解決的話，會導(dǎo)致人力資源部門的工作質(zhì)量，工作效率有所欠缺。

1.4 缺少高效的團隊

在很多國有企業(yè)建設(shè)發(fā)展過程中，人事檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)都存在著很大的偏差，工作人員的專業(yè)知識，能力較弱，對很多業(yè)務(wù)都了解和認(rèn)識的，不夠全面。研究學(xué)者對15名企業(yè)的檔案管理人員進行了書面的數(shù)據(jù)信息，問卷調(diào)查，調(diào)查管理人員對人事檔案管理工作的認(rèn)識和了解情況。經(jīng)過數(shù)據(jù)信息調(diào)查發(fā)現(xiàn)大約有70%的管理人員都不太清楚檔案管理工作的實際運行情況和內(nèi)部含有的精細(xì)化管理，甚至有超過20%的人對檔案收錄的內(nèi)容，認(rèn)識的都不夠全面。有15%的人都不知道人事檔案管理工作項目在國有企業(yè)運行管理過程中的重要性和核心意義。經(jīng)過這些準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息調(diào)查，研究人員發(fā)現(xiàn)在國有企業(yè)建設(shè)發(fā)展過程中，關(guān)于人事檔案高效化管理制度方案建設(shè)，仍然存在著一系列安全隱患問題，缺少專業(yè)知識能力強的建設(shè)團隊，在工作項目運行管理過程中，人力資源部門也沒有專業(yè)的檔案管理人員。這些負(fù)面情況如果得不到及時的解決的話，會對整個國有企業(yè)的人事檔案管理工作嚴(yán)重影響，同時也會對檔案管理的質(zhì)量造成負(fù)面影響，不僅浪費了人力物力資源的使用，同時也降低了檔案管理工作在使用過程中的效益和價值意義。

2 人事檔案管理在國有企業(yè)建設(shè)和發(fā)展中的重要價值和意義

2.1 可以更加有效地提升企業(yè)在市場中的核心競爭力

在現(xiàn)如今我國市場競爭如此激烈的發(fā)展運行過程中，國有企業(yè)在建設(shè)中，收到國外先進國家的企業(yè)影響和國內(nèi)的國有企業(yè)，企業(yè)發(fā)展仍然面臨著很大的競爭和挑戰(zhàn)。管理人員要想讓企業(yè)在競爭如此激烈的市場中脫穎而出，就要去提升企業(yè)的核心競爭力。在企業(yè)建設(shè)發(fā)展中，對于人事檔案工作建設(shè)，管理人員根據(jù)檔案實際記錄的情況，對職工們在企業(yè)活動中的工作情況和表現(xiàn)情況都有詳細(xì)的記錄，如果人事檔案對員工們的工作情況記錄的不夠完整的話，會導(dǎo)致職工們的實際情況，無法真實，全面的反映。長時間下來的話，會導(dǎo)致國有企業(yè)在建設(shè)發(fā)展中，無法對人才資源進行合理科學(xué)性的利用。人事檔案管理部門在建設(shè)的過程中，應(yīng)該對管理工作進行科學(xué)性的建設(shè)和處理，管理人員要制定有效的制度方案，去提升整個企業(yè)人力資源優(yōu)化配置。在招聘時，也要提高招聘門檻，選擇專業(yè)知識，能力豐富，思想覺悟較先進的青年才俊，這樣也為國有企業(yè)在后期的發(fā)展中，他向更加堅實的基礎(chǔ)。

2.2 人事檔案管理工作也是企業(yè)文化建設(shè)發(fā)展的重要核心

我國企業(yè)在管理的過程中，對于企業(yè)文化的發(fā)展也存在著很大的缺陷和不足，企業(yè)培訓(xùn)活動一直都得不到很好的實踐。在企業(yè)信息和人事檔案管理應(yīng)用過程中，人事檔案你可以對企業(yè)的發(fā)展歷史和發(fā)展前景有一個更加明確的目標(biāo)。人事檔案信息管理工作在建設(shè)中，管理人員可以對人事檔案信息進行深入的了解和認(rèn)識，對企業(yè)實際發(fā)展過程中如果我們所做的情況進行了解，從多個方面去提升企業(yè)的文化建設(shè)。管理人員要想為企業(yè)文化制定更加詳細(xì)和合適的發(fā)展培訓(xùn)規(guī)劃，就要從員工們的自我心態(tài)開始發(fā)展，要讓員工明白只有提升了企業(yè)的文化，才可以讓自己的職業(yè)生涯前景更加蓬勃，這樣員工們才可以更加積極地和熱情的投入到自身的工作中，才能在枯燥乏味的工作中找到樂趣。對于員工們的貢獻，管理人員可以通過人事檔案信息記錄去發(fā)現(xiàn)，管理人員也要選擇具有代表性的人物區(qū)，對整個文化建設(shè)工作進行宣傳和報道。與此同時，企業(yè)的工作氛圍和環(huán)境也得到了健康的發(fā)展，進而企業(yè)的經(jīng)濟效益也得到很好的提升。企業(yè)文化的最終核心理念就是以人為本，企業(yè)培訓(xùn)規(guī)劃一定要結(jié)合員工個人職業(yè)生涯發(fā)展，對員工們的獎懲力度明確規(guī)劃。企業(yè)的文化管理在政工和人力資源的管理中也發(fā)揮著很大的影響力度，企業(yè)的文化管理力度正在逐漸代替制度化的管理。在宣傳報道工作開展運行過程中，為了更好的體現(xiàn)精神發(fā)展力量，管理人員就要科學(xué)性的進行人事檔案管理，對企業(yè)文化建設(shè)進行良好的促進。

2.3 人事檔案管理對國有企業(yè)的改革發(fā)展有非常重要的影響

在當(dāng)前的社會經(jīng)濟和市場經(jīng)濟發(fā)展的形勢下，國有企業(yè)在建設(shè)的過程中，改革目標(biāo)和創(chuàng)新理念也得到了全面的調(diào)整。為了滿足時代的發(fā)展潮流，國有企業(yè)在建設(shè)發(fā)展中將改革作為了核心發(fā)展目標(biāo)，在建設(shè)中也加強了人才建設(shè)和人力物力資源合理調(diào)配的目標(biāo)，國有企業(yè)在改革中，人才的建設(shè)屬于一個重要的核心內(nèi)容。管理人員要根據(jù)實際發(fā)展情況，根據(jù)動態(tài)發(fā)展要求，去進行科學(xué)合理的人事檔案數(shù)據(jù)信息的記錄，最大化的實現(xiàn)人力物力資源優(yōu)化配置的發(fā)展理念和發(fā)展模式。在建設(shè)處理的過程中為了更加有效地促進企業(yè)對人才更好的利用，管理人員也從多個方面去提高企業(yè)改革發(fā)展的目標(biāo)和發(fā)展模式。

3 國有企業(yè)人事檔案管理的有效途徑

3.1 建立并健全人事檔案管理制度

在現(xiàn)如今我國的國有企業(yè)人事檔案管理工作運行和建設(shè)發(fā)展過程中，政府機構(gòu)也提出了新的發(fā)展任務(wù)。首當(dāng)其沖的就是要對整個國有企業(yè)的人事檔案管理制度方案進行全面的改革和建設(shè)，要根據(jù)市場經(jīng)濟的動態(tài)發(fā)展情況對檔案管理制度進行全面的完善和調(diào)整。在人事檔案管理制度方案建設(shè)運行過程中，管理人員也要對整個人事檔案管理工作做好權(quán)限。全縣的實際操作情況也要進行明確的分析，管理人員要對人事檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程進行有效的明確和處理，身在其位，當(dāng)謀其事，要對相關(guān)崗位的工作人員做好管理制度，方案的規(guī)劃和處理，這樣才可以更加全面的提升整個工作的質(zhì)量和工作的效率。管理人員在建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)信息管理制度方案的過程中，要結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，進行有效的融合和全面的拓展。在人事檔案管理制度方面運行的過程中，管理人員要根據(jù)實際情況，制定相關(guān)的考核機制，去對檔案管理工作進行全面的考核和處理。在人事檔案建設(shè)管理過程中為了更加有效地保證管理工作人員在實際工作中投入更多的精力，對整個工作充滿積極性和干勁，管理人員就要去做好科學(xué)性的薪酬制度方案建設(shè)。在對人事檔案管理制度方案進行建設(shè)和處理的過程中，管理人員也要對人事檔案管理方案，策略進行動態(tài)的分析和指導(dǎo)，要能夠在國有企業(yè)的發(fā)展中去開展檔案管理工作。要將檔案管理工作在實際的工作運行過程中，發(fā)揮出自身最大的優(yōu)勢和價值。

3.2 加強人事檔案管理信息化建設(shè)

國有企業(yè)管理人員要想更好的提高檔案信息的使用率和質(zhì)量，就要在檔案分類和規(guī)劃管理之前提前做好數(shù)據(jù)整理，對每個數(shù)據(jù)信息做好目錄的編排，同時要借助計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)去將檔案，數(shù)據(jù)，信息各個方式之間進行融合和調(diào)整。在現(xiàn)如今，我國的社會經(jīng)濟和信息化水平不斷的在創(chuàng)新和發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式和管理方法已經(jīng)無法滿足科技不斷進步的現(xiàn)代。對此，管理人員要在國有企業(yè)人事檔案管理工作運行的過程中，結(jié)合相關(guān)的數(shù)據(jù)信息庫的應(yīng)用軟件，通過計算機，數(shù)碼相機這些高科技的辦公設(shè)備對整個檔案材料進行全面的改革和創(chuàng)新，將紙質(zhì)版的材料轉(zhuǎn)換成電子信息化的管理模式，這樣可以有效的提高管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。同時，這種有效的方法可以使工作人員在查閱數(shù)據(jù)信息的時候更加方便，也可以節(jié)省人力物力資源的使用，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將信息數(shù)據(jù)儲存進行銜接，也可以保證信息純屬工作的一體化進程。國有企業(yè)管理人員對檔案信息進行共享和處理，也提高了檔案管理信息建設(shè)的安全性和準(zhǔn)確性。接觸計算機手工的檢測方式，去對檔案數(shù)據(jù)信息進行儲存和查閱，管理人員在對檔案信息進行編號處理是可以提高國有企業(yè)的工作效率。國有企業(yè)要最大化的做好工作人員的培訓(xùn)管理工作，要提高工作人員的專業(yè)知識能力和工作素養(yǎng)，培養(yǎng)工作人員的管理能力，這樣可以更好的為國有企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息建設(shè)和管理提供好的基礎(chǔ)設(shè)施。管理人員在對檔案資料進行查閱和管理的過程中，也能提高整個資料的安全性，可以避免紙質(zhì)檔案管理存在著丟失或者破損的情況發(fā)生。

3.3 提升人事檔案管理人員素質(zhì)

在國有企業(yè)的人事檔案管理工作運行中開展的過程中，檔案管理工作人員對整個工作項目的質(zhì)量和效率和工作整體情況都有著重要的影響因素。工作人員是整個檔案數(shù)據(jù)信息管理的核心，所以整個檔案數(shù)據(jù)信息管理工作的水平與工作人員的專業(yè)知識，能力和工作素養(yǎng)都有著重要的影響。在檔案管理工作項目開展運行中，管理人員要從多個方面去提升工作人員的工作素質(zhì)。管理人員也要鼓勵員工們自我發(fā)展，引導(dǎo)員工正確的思想政治，管理人員也會因人而異，會對不同的人采用不同的方法，這樣才能得到有效的結(jié)果。檔案管理部門應(yīng)該對工作人員定期的開展培訓(xùn)課堂，將更加專業(yè)的檔案管理制度方案灌輸給工作人員，要讓工作人員能夠跟上時代的發(fā)展潮流，能夠靈活并科學(xué)性的運用計算機互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，掌握現(xiàn)代化檔案管理模式和管理方法。在人事檔案實際管理工作運行過程中，管理人員要對工作人員加強思想政治教育，去提高工作人員的工作水平和工作素質(zhì)，要使工作人員自身的職業(yè)道德水平能夠得到有效的提升，這樣才可以更加有效地確保整個人事檔案管理工作在開展和運行過程中的安全性和穩(wěn)定性。在管理工作運行過程中，要培養(yǎng)工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，根據(jù)國有企業(yè)的發(fā)展情況，去對自己企業(yè)的人事檔案管理制度方案進行創(chuàng)新和改進，提供更加理想的制度方案措施，管理人員也要根據(jù)今后可能發(fā)生的一些風(fēng)險，提前做好安全防護，這樣可以避免經(jīng)濟效益的不必要的損失和人力物力資源的浪費。

4 結(jié)束語

綜上所述，在國有企業(yè)建設(shè)發(fā)展過程中，人事檔案管理工作具有重要的核心價值意義。管理人員要多了解市場的發(fā)展情況，通過科學(xué)性的途徑去加強人事檔案管理建設(shè)，為了更加有效地提升整個管理的水平和管理的質(zhì)量，管理人員叫加強對工作人員的專業(yè)知識，能力培訓(xùn)和職業(yè)道德水平的提升，這樣才可以對整個企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)提供更加扎實的基礎(chǔ)和科學(xué)性的建設(shè)目標(biāo)。

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作者簡介：田苗，（1976.03），女，漢族，職稱：助理經(jīng)濟師，籍貫：陜西，學(xué)歷：大學(xué)，管理學(xué)學(xué)士，研究方向：人事檔案管理，社保管理。