加強行政事業單位檔案管理工作的幾點思考

崔雪明

摘要：檔案管理工作是行政事業單位管理工作的重要組成部分。盡管絕大多數行政事業單位對檔案管理工作都給予了一定的重視，而且也基本上能夠按照相關法律法規的要求組織實施，但仍然存在一些問題。本文對此進行了研究與探討，不僅分析了行政事業單位檔案管理工作存在的問題，而且還就如何進一步加強和改進行政事業單位檔案管理工作提出優化對策，旨在為促進行政事業單位檔案管理工作取得更好的成效提供參考與借鑒。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理工作;管理體系;管理模式

隨著《檔案法》的深入實施，對行政事業單位檔案管理工作提出了新的更高的要求，特別是隨著檔案信息化管理體系的日益完善，要求行政事業單位在開展檔案管理工作的過程中不斷進行改革和創新，只有這樣，才能使行政事業單位檔案管理工作的整體水平得到顯著提升。從當前行政事業單位檔案管理工作的整體運行情況來看，盡管絕大多數行政事業單位對檔案管理工作都給予了一定的重視，而且在組織實施的過程中也基本上能夠按照要求進行，使行政事業單位檔案管理工作的規范化水平在提升，但按照較高標準和要求進行研究與分析，一些行政事業單位檔案管理工作仍然存在諸多問題和不足，在很大程度上制約了檔案管理工作的可持續發展，需要引起行政事業單位的高度重視，特別是要堅持問題導向，著眼于解決檔案管理工作存在的問題，采取更加科學的方法和措施，運用系統思維和創新理念，大力推動行政事業單位檔案管理工作取得更好成效。

一、行政事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理意識比較薄弱

從行政事業單位檔案管理存在的問題來看，比較突出的就是檔案管理意識相對比較薄弱，盡管從表面上看都比較重視，不僅建立了專門的檔案室，而且也有專門人員開展檔案管理工作，但在組織實施的過程中仍然存在管理意識不強的問題。例如：有的行政事業單位認識檔案管理工作就是“手寫圖描，裝訂成冊，歸檔入位”，只要不丟失就可以，檔案管理的整體質量仍然不高，特別是還沒有將檔案管理、開發、利用等進行有效結合，直接導致行政事業單位檔案管理工作具有簡單化的傾向，甚至檔案管理工作仍然存在一定的形式主義，整體效果不佳，檔案的利用率相對較低。

（二）檔案管理體系不夠完善

通過對行政事業單位檔案管理工作存在的問題進行分析，除了檔案管理意識不強之外，也包括個別行政事業單位還沒有建立比較完善的檔案管理體系，特別是在構建檔案管理工作合力方面相對薄弱。例如：很多行政事業單位檔案管理人員都屬于“兼職”，根本無法將更多的精神用于檔案管理工作當中，直接導致檔案管理工作的規范化和效能化水平不高。行政事業單位檔案管理體系不夠完善，也包括還沒有建立“全過程”管理體系，而且全員管理、全員管理也沒有得到有效落實，除了檔案管理部門之外，其他部門還沒有參與到檔案管理工作，甚至檔案部門在收集檔案資料方面都比較困難。

（三）檔案管理技術缺乏創新

深入分析行政事業單位檔案管理工作存在的問題，也包括有的行政事業單位不注重將新技術應用于檔案管理工作當中，直接導致檔案管理工作的整體水平較低。例如：有的行政事業單位盡管設立了檔案室，但“六防”設備配備不齊全，極易引起檔案霉變、蟲蛀。此外，有的行政事業單位還沒有將信息技術廣泛應用于行政事業單位工作當中，“互聯網+檔案管理模式”的推廣力度不足，檔案管理系統建設相對比較薄弱，“檔案數據庫”建設不夠到位，而且在對檔案資料進行數字化轉型方面也缺乏有效的方法和措施，這必然會制約行政事業單位檔案管理工作的可持續發展，需要認真加以改進。

二、行政事業單位檔案管理工作失動物學對策

（一）提升檔案管理意識

行政事業單位在開展檔案管理工作的過程中，要想使其取得更好成效，需要進一步提升檔案管理意識，將檔案管理工作納入到行政事業單位整體管理工作當中，對檔案管理進行科學設計和系統安排，努力提升檔案管理工作的規范化、系統化、效能化水平。在具體的實施過程中，要以《中華人民共和國檔案法》和國家對檔案工作規定的有關政策為依據，提高檔案管理工作法治意識，將檔案管理工作納入到法治化軌道。行政事業單位檔案管理人員也要牢固樹立責任意識，積極探索新時代加強和改進檔案管理工作的有效方法和路徑，同時還要切實加大宣傳工作力度，使行政事業單位各個部門、各個方面都能夠參與到檔案管理工作中來，努力打造良好的檔案管理氛圍，為持續、深入、有效開展檔案管理工作創造良好環境和條件。

（二）完善檔案管理體系

健全和完善的行政事業單位檔案管理體系，能夠為有效開展檔案管理工作提供支撐和保障，同時也能夠促進檔案管理工作向縱深開展。對此，行政事業單位應當把完善檔案管理體系上升到更高層面，既要建立專門的組織機構，也要配備專業化的檔案管理人員，規模較大的行政事業單位需要配備“專職”檔案管理人員，并切實加強對他們的教育和培訓，提高他們開展檔案管理工作的專業化水平。為了能夠使各個部門都參與到檔案管理當中，可以建立“地方檔案管理協調機制”，各個部門應當共同研究檔案管理工作、共同推動檔案管理工作落實、共同解決檔案管理工作中出現的各類矛盾和問題。在完善檔案管理體系方面，也要將全面管理、全員管理、全程管理納入到檔案管理工作當中，如為了能夠構建“全員管理”體系，應當強化檔案管理工作的融合性和互動性，檔案管理人員應當切實加強與各個部門的溝通合作，及時收集、整理檔案資料。

（三）創新檔案管理技術

創新是進步的靈魂。行政事業單位要想使檔案管理工作的效能化水平更高，應當不斷創新檔案管理技術，特別是要將現代信息技術應用于檔案管理工作當中，根據自身的實際情況，大力推動“互聯網+檔案管理”模式，努力使檔案管理信息化建設實現更大突破。要建立專門的“檔案管理系統”，并科學設置各類模塊，使其擁有強大的功能;要將大數據技術應用于檔案管理工作當中，切實加強對檔案資料信息的數字化處理，除了要錄入檔案管理系統之外，也要運用大數據技術進行綜合分析，努力為行政事業單位決策提供參謀助手作用。要大力加強檔案管理系統安全性管理，使用正版檔案管理軟件，同時還要在防范和控制數據風險方面加大力度，加大防火墻建設，同時也要通過“專機專用”的方式防范操作風險，需要設置專門的使用制度和工作流程。

綜上所述，對于行政事業單位來說，大力加強和改進檔案管理工作至關重要，既是落實《檔案法》的基本要求，同時也有利于促進行政事業單位發展，更能夠使行政事業單位整體管理工作取得更好成效。從當前行政事業單位檔案管理工作的整體運行情況來看，盡管絕大多數行政事業單位對檔案管理工作都能夠按照要求組織實施，而且也基本上呈現出規范化的御，但仍然有一些行政事業單位不注重檔案管理工作科學化、系統化、效能化建設，需要引起重視并認真改進。對此，行政事業單位應當對檔案管理工作給予高度重視，特別是要采取有效措施認真加以優化和完善，重點要在提升檔案管理意識、完善檔案管理體系、創新檔案管理技術等諸多方面加大力度，推動檔案管理工作上新臺階。

參考文獻：

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作者簡介

姓名：雀雪明? 性別：女? 民族：漢?? 出生年月：1972年8月? 籍貫：內蒙古赤峰市? 學歷：大專? 研究方向：檔案管理? 單位：赤峰市紅山區市場監督管理局? 職稱：檔案