數字檔案的長期安全保存方法探究

宋維薇

（沈陽音樂學院，遼寧 沈陽 110000）

一、數字檔案管理的價值和意義

首先，傳統的檔案管理方式主要依托于紙質資料，其工作包括收集分類、整理、歸納以及保管等工作，將耗費大量的人力物力，不僅工作效率低而且人為因素影響也容易導致檔案丟失、出錯，而數字化體系實現了自動化數據分類和網格化管理，極大地提高了工作效率，同時，還能解放人工的繁重勞動。其次，傳統的檔案管理在進行信息收集以及資料查詢是較為不便，需要多個工作人員協同合作，才能將有效數據進行歸納、收集嚴重影響工作進度，而信息化的檔案管理可以通過數字化的分析，對已有的資料進行關鍵詞、關鍵字的有效檢索查詢，短時間內就可完成傳統工作需要長時間完成的內容，有效地節約了時間，提高了工作效率[1]。

二、目前數字檔案長期保存管理的問題

互聯網以及信息化技術產業近些年來發展勢頭迅猛，帶動了各行各業提升，同時也為很多傳統工作提供了跨越式發展契機，但是目前很多單位的檔案管理工作信息化建設水平還有待提升，很多檔案管理工作方式仍采用傳統方法，這與當前的社會發展形勢不符，而部分單位的檔案管理雖然在一定程度上以信息化產業進行了有效結合，但是計算機相關技術的應用卻沒能得到有效延伸，仍然受到了傳統觀念限制，其中包括計算機硬件與目前的檔案管理工作不匹配、沒能成立專業性的數字化檔案室。另外，很多工作人員保有傳統的檔案管理思想，僅僅用計算機進行數據記錄或數據查詢，嚴重地低估了數字化建設平臺的工作優勢，而且這種簡單化的數字化融合也不利于完整資料的保存風險安全，因此，檔案管理工作數字化建設執行效果不佳。數字檔案管理工作重點是要注重檔案的連續性以及整體性，如果前期的檔案沒能完整保存，不僅無法開展后期的研究工作，同時，還可能降低檔案自身的存儲價值。一般而言，很多單位檔案管理環節脫鉤，一旦發生檔案遺失、檔案泄露等問題還會出現扯皮推諉現象，雖然信息化平臺正在如火如荼地建設及開展，但是檔案管理機構卻不夠熟悉信息化檔案管理的應用，存在指導不規范、檔案存儲混亂、信息化檔案利用效率低等問題[2]。

三、數字檔案長期安全保存的實踐策略探析

1.注重信息化建設，利用多方資源進行資金籌措

檔案部門本身并沒有資金來源，完全依靠地方政府和中央財政撥款維持穩定運行，但是信息化建設是檔案管理的重頭戲，也是未來的必然發展趨勢，相關部門必須注重信息化建設的重要性，同時，清晰地認識到完全依靠政府投資并不能解決當前的資金不足問題。檔案部門應擺脫傳統的依靠上級觀念，在每年年初時應對自身的信息化建設制定詳細的規劃細節，并合理安排上級撥款。檔案部門應充分發揮自身的積極籌措金源意識，借助社會的組織及企業進行資金融合，實現社會發展共贏努力，從自身的優勢上進行資金融創、為自身的資金不足創造更多的機會。倡導各省級政府根據全省的經濟收入形勢制定詳細的信息化檔案建設綱要，按照比例對檔案部門進行經費分配，制定全過程動態預算建設體系，實現資金的合理化使用[4]。

2.堅持預防與管理結合，加強數字檔案安全體系建設

數字化的檔案管理是一項綜合工作過程，因此，要注重檔案信息的安全保障體系建立，堅持預防與管理相結合原則，需要將檔案工作與公眾網絡實行有效的物理阻隔，同時，也要加強內部局域網的有效監察管理，以此確保檔案資料的安全，防止資料被篡改或者被盜用[3]。首先，要注重計算機檔案數據的保管系統，既要用固定硬盤和固定服務器對檔案數據進行保管，也要注重大數據的云保存和云備份，讓數據庫即便遭受到網絡攻擊也能有安全的備份數據提供使用。其次，檔案數字化建設還要建立預警系統，防止由于自然災害、不可抗力以及意外事故等問題造成的數據損失，實行動態化更新、使得備份數據能夠自我恢復，又或者是遇到不明的網絡侵襲要及時預警、自我封閉，防止不法分子對數據進行竊取利用。

3.強調人才引進培養，出臺相關人員編制規定

未來社會必然朝著多元化方向發展，社會對于人才的需求也更加復雜化，檔案管理部門應充分注重社會的發展形式，強調復合型人才的培養，既要對原有的工作人員加強繼續教育培訓，同時，也要更多的吸引“新鮮血液”。檔案管理部門要針對目前的工作運作特點，確定人員編制需求，并及時上報有關部門出臺相關人員編制規定，為自身的人才缺口提出引進計劃。其次，要對現有的檔案管理人員實行繼續教育以及考核機制，并將考核分數與人員的工資獎金掛鉤，以此激發內部人員的主觀學習能動性，促進隊伍的全面素養提升[4]。

結語

綜上所述，我國正處于社會變革的重要階段，社會的發展形勢使目前的數字檔案管理工作必須緊跟時代步伐，為了更好地與時俱進，需要轉變傳統的檔案管理思維去探索和創新數字化檔案管理模式，有針對性地解決目前的困境、合理開發資源、注重人才引進、加強資金籌措，實現數字檔案自身價值為社會提供更優質的服務。