事業單位檔案數字化管理現狀與改善的探討

喬 云

（鐵嶺市自然資源事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

現如今我國事業單位的快速發展也為事業單位的檔案數字化管理工作帶來了不小的挑戰，雖然事業單位的檔案數字化管理工作內容比較復雜，并且管理工作的相關流程也比較煩瑣，但是這并不意味著事業單位檔案數字化管理工作人員可以忽視檔案數字化管理過程中的相關問題。并且事業單位檔案數字化管理工作對于進一步促進我國事業單位的發展而言非常重要，雖然事業單位在發展過程中會需要許多的檔案數字化管理問題，然而我們需要意識到遇到問題并不可怕，如果不能夠針對具體問題及時地提出解決問題的具體方法才是真的“可怕”。面對此種情況，筆者初步認為仔細研究事業單位檔案數字化管理工作的相關問題以及檔案數字化管理工作的未來發展方向具有極大的現實意義。

一、對于事業單位數字化檔案管理現狀的分析

1.缺少新型的辦公設備

筆者在搜集相關資料，以及走訪的過程中也發現事業單位檔案數字化管理工作的確存在著缺乏專業化管理設備以及辦公設備的問題，畢竟專業化的檔案數字化管理設備以及與之相關的工作設備的購入成本比較高。其次也會有一部分事業單位的相關管理設備以及辦公設備的數字化程度以及現代化程度不高，也可以簡單地理解為現如今依然有一部分事業單位的檔案數字化管理設備以及各類工作設備比較落后。一般情況下事業單位檔案數字化管理工作需要利用到計算機設備，然而計算機設備的老化問題以及技術落后問題依然比較突出。當然，造成這種局面的原因很多，但是主要原因還是財政部門對檔案管理資金投入不到位，主觀原因是因循守舊思想嚴重，沒有主動想辦法，創新檔案管理理念。

2.沒有落實完善且規范的標準

一般事業單位檔案數字化管理工作都會有相應的工作標準以及管理要求，然而在事業單位檔案數字化管理的相關要求以及規范之下，部分事業單位的檔案管理依然會出現各式各樣的問題，尤其是相關工作規范以及管理要求的貫徹落實問題依然比較明顯。其后果就是檔案管理者，舉棋不定，影響工作效率。究其原因主要是事業單位檔案數字化管理相關工作規范以及管理要求制定的過程中存在著責任不明確、內容比較模糊、責任界限不清晰、相關工作規范以及管理要求的具體內容存在漏洞或者說存在著責任交叉等情況。還有檔案管理人員也存在素質低、專業知識老化、責任心不強等問題。

二、完善事業單位數字化檔案管理的措施

1.投入充足的資金，做好辦公設備的創新和改進工作

針對筆者在文章前一部分之中提到的相關問題，事業單位檔案數字化管理的相關工作人員首先應該正確地意識到數字化管理以及現代化管理的具體要求，并且也需要事業單位多種舉措爭取財政支持，投入更多的資金進一步購入更為先進的檔案數字化管理設備以及相關的工作設備。與此同時事業單位也要注重對檔案數字化管理工作人員的技術操作能力方面的培養，這也就意味著事業單位需要對全體工作人員以及相關的管理人員進行職業教育與專業化的技術培訓，以便檔案數字化管理工作人員可以快速地掌握檔案數字化管理相關工作設備以及管理設備的具體應用方法。其次則需要檔案數字化管理的工作人員結合事業單位檔案數字化管理工作的具體情況以及管理工作的未來發展方向進一步爭取先進管理設備，掌握工作設備的操作技巧。然而如果我們從另一個層面分析，也可以從其他地區引進先進的管理理念，進而不斷豐富事業單位檔案數字化管理工作的設備運用方法。同時需要強調的是要針對事業單位檔案數字化管理的軟件設備進行及時的更新，與此同時也要注意到檔案數字化管理軟件設備的更新換代情況，一定要保證可以將最新、最先進的軟件設備應用于事業單位檔案數字化管理工作的具體過程之中。實現事業單位檔案管理現代化。

2.制定健全完善的管理制度

為了進一步提高事業單位檔案數字化管理工作的效率也需要相關的管理人員從管理制度這一方面入手著重分析研究改善管理制度方面的諸多問題。事業單位首先需要結合檔案數字化管理工作的實際需要制定具有針對性與實用性的管理制度，并且在相關管理制度的運行過程中不斷地調整管理制度的具體內容以及實際的運用效果。與此同時事業單位也需要考慮到不同類型的數字化檔案管理所需要的不同管理制度，并且事業單位也可以在原有管理制度的基礎之上進行細節方面的調整與改進，以便檔案數字化管理制度可以更好地適應事業單位檔案數字化管理工作的具體內容。

3.落實檔案管理安全保密體系

針對事業單位檔案數字化管理工作而言也需要相關的管理人員做好信息保密工作。主要是需要相關的管理人員針對互聯網信息技術以及各類計算機設備的使用情況選擇合適的信息加密處理技術，與此同時相關的管理人員也應該定期檢查檔案數字化管理信息的維護情況，并且在相關工作設備以及管理設備之中設置身份驗證程序或者是信息識別程序。其次需要在計算機設備之中安裝防火墻軟件以及各類的殺毒軟件，并以此為基礎進一步保證事業單位檔案數字化管理信息的安全。除此之外也應該設置重要信息的備份系統，以便重要信息出現信息泄露問題或者是信息篡改問題時，可以及時預警或進行信息重組等措施。

結語

事業單位檔案數字化管理工作的重要性不言而喻，事業單位也需要從多個角度、多個方面探索檔案數字化管理工作的一系列具體方法，在此過程之中，事業單位也需要立足于檔案數字化管理工作的具體要求以及相關的工作內容合理地選擇工作方法與管理方法，尤其需要注意到現代化管理技術的具體應用方法以及實際應用效果。筆者經過大量的調查分析之后，探索出了更為實用、更為科學的完善事業單位檔案數字化管理工作方法，希望通過本文的研究可以促進事業單位檔案數字化管理效率的進一步提高，進而促進我國事業單位自身管理體系的進一步完善。