探究事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化

崔 瑤

（新疆維吾爾自治區交通建設管理局項目執行二處，新疆 烏魯木齊 830000）

引言

隨著我國社會科學技術的發展，如今信息技術已經滲入到我們的日常生活中，也為檔案管理工作的開展提供了有效的技術支持。事業單位人事檔案管理是為記錄企業單位真實信息與保存企業人員資料而進行的，在企業單位工作中、招聘中出現的各種信息、數據、文件也作為事業單位人事檔案管理的主要內容。所以在實現事業單位人事檔案資源的高效利用與合理配置中應利用數字化與網絡化進行信息管理模式。但目前由于管理體系不夠健全，人員對于信息化技術不夠了解使事業單位人事檔案信息化管理工作存在一定的問題。

一、在事業單位人事檔案信息管理中所出現的常見問題

1.檔案管理信息化建設的重要性

信息化規范管理是衡量一個單位以及一個企業的業績與管理水平的重要階段。檔案管理信息化是為加速實現檔案管理現代化發展的基礎也是我國的檔案工作的需要，在進行數字化信息管理開展檔案轉變時，需要事業單位以及企業單位給予檔案管理工作足夠的重視，避免造成對檔案管理信息化建設的不重視產生檔案丟失、檔案損壞、管理松懈等基礎問題，應認識到檔案管理信息化建設的重要程度，積極對檔案工作進行信息化發展，提高自身的工作意識，為我國檔案管理工作信息化建設奠定良好的基礎[1]。

2.缺乏完整的管理體系，管理模式相對單一

目前在我國事業單位人事檔案信息管理過程中，由于缺乏完整的管理體系，導致信息管理工作難以進行。現階段在開展信息化檔案管理工作時，普遍管理模式相對單一，并且管理人員對數字化與網絡化認識較少，其信息化管理普及范圍較小，數字化與網絡化檔案整合技術還未成熟，在檔案管理制度不夠健全的同時規章制度也不夠完善。而且信息檔案管理邏輯性與規劃性相對較亂，由于缺乏完整的管理體系從而導致信息檔案管理中出現文件損壞、文件雜亂、無法規整、檔案序號丟失、組卷不統一等現象，這種現象對事業單位人事檔案信息管理工作的進行造成了嚴重的影響。

3.不夠重視數字化與網絡化的應用，管理人員整體水平較差

在事業單位人事檔案信息管理工作中，應順應數字化與網絡化時代的發展，在傳統的事業單位人事檔案管理中，管理人員仍用紙質的管理方式進行歸檔與整理，這樣的管理手段大大降低了人事檔案管理工作的質量與效率。而且由于管理人員不夠掌握數字化與網絡化的管理辦法，從而導致信息管理效率較差，也無法符合目前數字化與網絡化時代的發展以及事業單位人事檔案管理的需求。其次由于管理人員不夠重視信息檔案管理工作，大部分的管理人員還基于傳統的檔案管理辦法，且管理人員整體水平較差，從而導致管理人員無法熟練使用數字化與網絡化的管理手段進行檔案管理工作。在進行事業單位人事檔案信息管理工作中，管理人員需要涉及的知識面較廣，在實踐操作過程中進行的環節也相對較多，所以檔案管理人員需要從自身進行提升，提高對數字化與網絡化信息檔案管理的認識。事業單位人事檔案管理部門需積極培養檔案管理人員的綜合素質，不斷提高檔案管理人員對數字化與網絡化時代的重視[2]。

二、在事業單位人事檔案信息管理中數字化與網絡化的管理辦法

1.建立健全事業單位人事檔案管理體系

為體現數字化與網絡化為檔案工作帶來的優勢，在事業單位人事檔案信息管理中應以數字化與網絡化發展目標，建立健全事業單位人事檔案管理體系。在通過計算機等電子設備形成的傳輸和存儲管理時，管理人員需要明確事業單位人事檔案管理工作內容，管理人員應不斷提高自身對數字化與網絡化構造的認識，應利用信息技術實現事業單位人事信息檔案管理，并采取有效措施利用互聯網平臺讀取相關檔案以及數據，對資料、報表、賬單等在信息設備下進行傳輸與管理，從而不斷推進在數字化與網絡化發展下事業單位人事檔案管理工作的效用。例如可通過DBMS發出指令，利用計算機系統內部函數處理來調整管理數字庫存內的檔案資料、文檔音頻等，這樣事業單位人員在利用計算機進行工作時可快速查詢到檔案資料并進行核查等，不但節省了事業單位人員的工作效率也提高了數據采集、整理的質量。

2.加強對事業單位人事檔案信息管理工作的重視，提高員工管理意識

事業單位人事檔案信息管理是衡量一個單位以及一個企業的業績與管理水平的重要階段。事業單位人事檔案管理數字化與網絡化建設也是為加速實現檔案管理現代化發展的基礎，也是我國的檔案工作的需要。首先需要事業單位以及企業單位給予人事檔案管理工作足夠的重視，避免造成對檔案信息管理的不重視，從而產生檔案丟失、檔案損壞、管理松懈等基礎問題。其次企業單位應不斷提高員工的數字化與網絡化管理意識，應讓管理人員充分認識到檔案管理數字化與網絡化的重要程度，從而促使管理人員不斷提高自身的管理意識，對信息化建設的認識，以此為我國事業單位人事檔案信息管理奠定良好的發展基礎。

結語

綜上所述，在事業單位人事檔案信息管理工作中，應利用數字化與網絡化帶來的優勢不斷突破傳統的管理方法，對檔案管理工作進行優化與改善。其人事檔案也是事業單位重要的組成部分，為實現檔案管理工作的高效、快捷、全面，應利用數字化與網絡化的發展進行信息管理工作。檔案管理是提高事業單位經濟發展的重要環節，數字化與網絡化的管理模式可為人事檔案管理工作提供良好的支撐。在全面的建設過程中也奠定了事業單位人事信息檔案管理工作發展的基本方向。