探究事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化

崔 瑤

（新疆維吾爾自治區(qū)交通建設(shè)管理局項(xiàng)目執(zhí)行二處，新疆 烏魯木齊 830000）

引言

隨著我國社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，如今信息技術(shù)已經(jīng)滲入到我們的日常生活中，也為檔案管理工作的開展提供了有效的技術(shù)支持。事業(yè)單位人事檔案管理是為記錄企業(yè)單位真實(shí)信息與保存企業(yè)人員資料而進(jìn)行的，在企業(yè)單位工作中、招聘中出現(xiàn)的各種信息、數(shù)據(jù)、文件也作為事業(yè)單位人事檔案管理的主要內(nèi)容。所以在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案資源的高效利用與合理配置中應(yīng)利用數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行信息管理模式。但目前由于管理體系不夠健全，人員對(duì)于信息化技術(shù)不夠了解使事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作存在一定的問題。

一、在事業(yè)單位人事檔案信息管理中所出現(xiàn)的常見問題

1.檔案管理信息化建設(shè)的重要性

信息化規(guī)范管理是衡量一個(gè)單位以及一個(gè)企業(yè)的業(yè)績(jī)與管理水平的重要階段。檔案管理信息化是為加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)也是我國的檔案工作的需要，在進(jìn)行數(shù)字化信息管理開展檔案轉(zhuǎn)變時(shí)，需要事業(yè)單位以及企業(yè)單位給予檔案管理工作足夠的重視，避免造成對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的不重視產(chǎn)生檔案丟失、檔案損壞、管理松懈等基礎(chǔ)問題，應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要程度，積極對(duì)檔案工作進(jìn)行信息化發(fā)展，提高自身的工作意識(shí)，為我國檔案管理工作信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)[1]。

2.缺乏完整的管理體系，管理模式相對(duì)單一

目前在我國事業(yè)單位人事檔案信息管理過程中，由于缺乏完整的管理體系，導(dǎo)致信息管理工作難以進(jìn)行?，F(xiàn)階段在開展信息化檔案管理工作時(shí)，普遍管理模式相對(duì)單一，并且管理人員對(duì)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化認(rèn)識(shí)較少，其信息化管理普及范圍較小，數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化檔案整合技術(shù)還未成熟，在檔案管理制度不夠健全的同時(shí)規(guī)章制度也不夠完善。而且信息檔案管理邏輯性與規(guī)劃性相對(duì)較亂，由于缺乏完整的管理體系從而導(dǎo)致信息檔案管理中出現(xiàn)文件損壞、文件雜亂、無法規(guī)整、檔案序號(hào)丟失、組卷不統(tǒng)一等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息管理工作的進(jìn)行造成了嚴(yán)重的影響。

3.不夠重視數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，管理人員整體水平較差

在事業(yè)單位人事檔案信息管理工作中，應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的發(fā)展，在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理中，管理人員仍用紙質(zhì)的管理方式進(jìn)行歸檔與整理，這樣的管理手段大大降低了人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率。而且由于管理人員不夠掌握數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的管理辦法，從而導(dǎo)致信息管理效率較差，也無法符合目前數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的發(fā)展以及事業(yè)單位人事檔案管理的需求。其次由于管理人員不夠重視信息檔案管理工作，大部分的管理人員還基于傳統(tǒng)的檔案管理辦法，且管理人員整體水平較差，從而導(dǎo)致管理人員無法熟練使用數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的管理手段進(jìn)行檔案管理工作。在進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案信息管理工作中，管理人員需要涉及的知識(shí)面較廣，在實(shí)踐操作過程中進(jìn)行的環(huán)節(jié)也相對(duì)較多，所以檔案管理人員需要從自身進(jìn)行提升，提高對(duì)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化信息檔案管理的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位人事檔案管理部門需積極培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提高檔案管理人員對(duì)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的重視[2]。

二、在事業(yè)單位人事檔案信息管理中數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的管理辦法

1.建立健全事業(yè)單位人事檔案管理體系

為體現(xiàn)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化為檔案工作帶來的優(yōu)勢(shì)，在事業(yè)單位人事檔案信息管理中應(yīng)以數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展目標(biāo)，建立健全事業(yè)單位人事檔案管理體系。在通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成的傳輸和存儲(chǔ)管理時(shí)，管理人員需要明確事業(yè)單位人事檔案管理工作內(nèi)容，管理人員應(yīng)不斷提高自身對(duì)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)造的認(rèn)識(shí)，應(yīng)利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事信息檔案管理，并采取有效措施利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)讀取相關(guān)檔案以及數(shù)據(jù)，對(duì)資料、報(bào)表、賬單等在信息設(shè)備下進(jìn)行傳輸與管理，從而不斷推進(jìn)在數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展下事業(yè)單位人事檔案管理工作的效用。例如可通過DBMS發(fā)出指令，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部函數(shù)處理來調(diào)整管理數(shù)字庫存內(nèi)的檔案資料、文檔音頻等，這樣事業(yè)單位人員在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作時(shí)可快速查詢到檔案資料并進(jìn)行核查等，不但節(jié)省了事業(yè)單位人員的工作效率也提高了數(shù)據(jù)采集、整理的質(zhì)量。

2.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息管理工作的重視，提高員工管理意識(shí)

事業(yè)單位人事檔案信息管理是衡量一個(gè)單位以及一個(gè)企業(yè)的業(yè)績(jī)與管理水平的重要階段。事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)也是為加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)，也是我國的檔案工作的需要。首先需要事業(yè)單位以及企業(yè)單位給予人事檔案管理工作足夠的重視，避免造成對(duì)檔案信息管理的不重視，從而產(chǎn)生檔案丟失、檔案損壞、管理松懈等基礎(chǔ)問題。其次企業(yè)單位應(yīng)不斷提高員工的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理意識(shí)，應(yīng)讓管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的重要程度，從而促使管理人員不斷提高自身的管理意識(shí)，對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，以此為我國事業(yè)單位人事檔案信息管理奠定良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位人事檔案信息管理工作中，應(yīng)利用數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化帶來的優(yōu)勢(shì)不斷突破傳統(tǒng)的管理方法，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與改善。其人事檔案也是事業(yè)單位重要的組成部分，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效、快捷、全面，應(yīng)利用數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展進(jìn)行信息管理工作。檔案管理是提高事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的管理模式可為人事檔案管理工作提供良好的支撐。在全面的建設(shè)過程中也奠定了事業(yè)單位人事信息檔案管理工作發(fā)展的基本方向。