探析檔案信息中網絡資源傳播機制的構建

江 帆

（鐵嶺縣人力資源和社會保障事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

一、新時期構建檔案信息網絡傳播的意義

1.檔案信息網絡傳播發展所需

在信息化時代，應當將如何使用好收集整理的檔案信息作為當前工作的重點內容，也是進行檔案管理工作的首要目的。所以在當前采用傳統的管理方式，已經無法適應現代化的檔案管理要求，對此不僅需要充分運用現代的科學技術，同時，還要積極創新，才能有效解決實際管理過程中所存在的各種問題，有助于更加高效推動檔案信息的充分利用。在應用新技術的過程中，還需要不斷規范檔案信息在網絡傳播中的規章以及制度，這是可以有效利用的首要條件。同時，還需要盡最大的可能性實現信息的真實性以及全面性，才能更好發揮其最大價值，實現檔案管理的預期目標。在此基礎上，還需健全相關的法律和法規體制，要積極研究出適合當前發展規律，并且要構建出完善的傳播機制，才能更好地推動檔案信息網絡傳播的穩定發展。

2.提高社會檔案意識

由于網絡傳播具有高效性和超時空性等諸多特點，這也是傳統傳播媒介所無法具有的優勢。因此作為檔案管理工作者，就需要充分利用網絡通信技術，為有需求的受眾群體提供更加高效便捷的信息輸送服務，對于提高社會公眾對檔案管理的認知也起到積極作用。在滿足工作需求的同時，也能夠有效激發人們的檔案意識促進資源的開發和利用。

二、當前檔案信息網絡傳播機制構建條件

1.檔案信息網絡傳播意識普遍提升

隨著科學技術以及互聯網的快速發展，人們的網絡傳播意識在逐步增強的同時也有了很大提高，通過網絡獲取信息，尋求答案，已經是成為非常普遍的手段。受眾群體在獲取檔案信息時隨著時代的不斷進步以及技術的快速發展，會在潛移默化當中不斷提升檔案信息網絡傳播的意識，而這就是構建當前檔案信息網絡體系的先決條件。

2.網絡檔案信息的傳播者和受眾群體需要具備較高的信息素養

對于傳播者而言，信息技術是當前社會發展的重要推動力，而自媒體微博等平臺已經成為信息傳播的重要媒介。作為自然人不僅可以是信息的接收者，也可以是作為傳播者。與此同時，對于檔案信息而言，人員有可能也是屬于檔案信息的接收者，當然也有可能是傳播者，因此，為了能夠更加高效地推動檔案信息網絡傳播的發展，需不斷提升個人信息素養，成為合格的傳播者。個人需在現有法律范圍內，做檔案信息的傳播和處理，要做到不非法獲取使用和傳播檔案信息的資源，對于他人非法傳播也需要堅決抵制，理清個人的權利和義務，尊重檔案信息接受者的隱私權，并堅決拒絕受眾群體的非法要求；此外，還需不斷提高公眾群體的知識素養，才能提高檔案信息傳播的分辨能力以及對信息的處理能力；最后，對于社會公眾群體能力的培養，主要還是依靠現有技術手段，加強對信息的分析和篩選。

三、檔案信息網絡傳播平臺的搭建

1.檔案網站的建立

檔案網站主要可以分為兩類：一是由檔案館、檔案室、檔案信息中心以及檔案行政部門所創建的專門的檔案網站；二是由機關、企事業單位或個人創建的非專業的檔案網站。在國家不斷推進政府信息化建設和政務公開的大背景下，我國的檔案網站數量曾呈現逐年增加的趨勢，但是檔案網站的質量卻不盡如人意，存在檔案信息資源匱乏、訪問率低、部分檔案網站檢索功能缺失等問題。因此檔案網站建設要以受眾需求為中心，堅持相應的建設原則，做好整體規劃。

1.1 檔案網站建設原則。一是要有準確的定位，包括類型定位、瀏覽群定位、主題定位、特色定位等。檔案網站的定位要根據地域特色、館藏結構及特點、經濟技術、人員等因素綜合考慮。二是要有良好的網頁設計，網頁是檔案網站向受眾展示檔案信息的窗口，網頁設計是檔案網站建設的重要組成部分，網頁設計的好壞直接影響到受眾對檔案網站內容的接收效率以及對檔案網站的使用頻率。三是做好檔案網站的維護，檔案網站的維護內容包括更新周期、網站安全、技術升級等。網站維護也是檔案網站建設的重要內容，只有對網站的內容及時更新，不斷開發新的信息技術并運用到檔案信息網絡傳播中，才能保障檔案信息網絡傳播的安全，才能向受眾提供方便、快捷的檔案信息服務，更好地滿足受眾的檔案信息需求。

1.2 檔案網站建設要以滿足受眾需求為中心。檔案網站建設要堅持的一個重要的指導思想就是要以滿足受眾的需求為中心，通過先進的網絡技術方便受眾的檢索和利用，這也是檔案信息網絡傳播機制構建的最主要目標。檔案傳播者與受眾的網絡互動是基于網絡環境的互動，網絡環境的變化勢必會對互動產生一定影響。

2.網絡工具的使用

網絡工具包括的范圍很廣，凡是在檔案信息網絡傳播中需要用到的軟件、技術等都可以包括在內，具體說來可以分為三部分：一是網頁制作工具，如MicrosoftFrontpage，Dreamweaver等；二是用戶網絡工具，如網絡瀏覽工具、電子郵件工具、下載工具、網絡交流工具等；三是檔案網站管理工具，如網絡傳輸工具、網絡安全工具、網絡管理工具等。下面主要介紹幾種Web2.0常用的技術在檔案信息網絡傳播中的應用。

2.1 利用RSS開展檔案信息推送服務。RSS（Really Simple Syndication 真正簡易聚合）技術是一種可以讓受眾使用瀏覽器或新聞閱讀工具從檔案信息的發布者那里接受檔案信息的技術。該技術可以使受眾不被多余檔案信息所干擾，并可以實現按需接收。

2.2 利用Blog營造與受眾的雙向交流空間。Blog簡單來說就是“Weblog”的縮寫，中文把Blog譯為“網志”，把寫Blog的“Blogger”譯為“博客”。Blog是基于個人檔案信息發布平臺，也自然成為一種新的檔案信息發布形式。例如，遼寧大學歷史學院的趙彥昌的博客就是目前國內一個著名的檔案博客，也是檔案界開展檔案學研究的重要互動平臺，里面很多原創性的文章對檔案工作者會產生重要的啟迪和指導。總之，博客作為一種新的表達方式，它可以在傳播者與受眾之間、傳播者與傳播者之間、受眾與受眾之間實現智慧、意見和思想的共享與交流。

2.3 利用Wiki創新檔案館業務活動和信息服務模式。在眾多的應用中，Wikipedia（http：//www.wikipedia.org）是成功案例的有力代表。這是一項正在進行中的、國際性的、多語種的百科全書寫作計劃—維基百科。它創立于2001年，到2004年9月已經跨越109種語言，擁有97萬條條目，并以每天2500條左右的新條目的速度增長，成為世界上超級大百科。另外中國科學院文獻情報中心2003年11月舉行的學術研討會，采用了Wiki來進行會議內容的共享和主題的拓展，大大提升了傳統會議的效果和價值[1]。

四、檔案信息網絡資源的建設

在檔案信息網絡傳播的基本模式中，傳播者和接受者的區別已經被打破，檔案信息不僅來源于檔案部門，而且來源于每一個于網絡相連接的個人和社會組織，因此，在網絡環境下，檔案信息的來源具有多樣性，檔案信息網絡資源的接受者同時也可以是檔案信息網絡資源的傳播者。檔案信息網絡資源是指可以通過互聯網傳遞和利用的檔案信息。它主要來源于兩個方面：一是對各種以傳統載體形式存在的檔案信息進行數字化處理后形成的數字副本；二是直接通過計算機生成和處理的、在網絡中傳輸的、并由檔案機構進行收集歸檔的電子文件。

1.加大檔案信息收集發布力度，豐富檔案信息網絡資源

1.1 重視檔案館資源的數字化轉化。我國各級各類檔案館是我國檔案信息網絡資源建設的最主要的來源。每個檔案館都擁有著數量巨大、種類繁多、內容豐富的檔案資源，每個檔案館的館藏資源又具有各自的特色，特別是一些專門檔案館，其檔案內容更具獨特性，這些檔案資源則是檔案信息網絡資源建設的主要來源。因此，檔案館在建設檔案網站時要以本館資源為基礎，構建各具特色的檔案網站，積極推進本館檔案的網絡化、數字化建設，提高檔案信息網絡化服務水平。

1.2 加強對民間檔案收集力度，積極開展數據庫建設。檔案信息數據庫是數字檔案信息的載體，它不僅包括目錄信息數據庫等各種基礎數據庫，還包括檔案內容信息數據庫。因此在檔案信息數字化過程中檔案部門應優先保證重要檔案信息的數字化，在條件允許的情況下逐步推進其他檔案信息數字化，要本著利用優先，分步實施的原則[2]。

2.以信息技術為支撐，實現檔案信息資源共建共享

2.1 構建全國性的檔案信息網，實現檔案信息資源共享。我國可以建立全國性的檔案門戶網站，然后分層次建立各省、市、縣檔案門戶網站，同時，實現各檔案網站的有效鏈接，構建一個全國性的檔案信息網絡，實現檔案信息網絡資源的共建共享，使受眾隨時隨地都能便捷的查閱檔案信息。

2.2 大力開發檔案信息資源，提高檔案信息質量。檔案最重要的價值是它的社會價值，即對社會的有用性，網絡技術的應用與普及為實現檔案的社會價值提供了絕好的機遇。檔案信息在經過檔案工作人員的加工整理之后，會產生很多新的檔案信息資源，這也是檔案信息網絡資源建設的主要來源。

檔案信息網絡資源建設就是運用數字化的技術手段，將文字、圖像、聲音、視頻等多種形式的檔案信息進行數字化處理和加工，同時對已經形成的數字檔案信息資源進行科學的規劃、選擇、采集、組織使之形成可資利用的檔案信息網絡資源體系的全過程。檔案信息資源建設不僅包括檔案信息內容建設，還包括檔案著錄，檢索工具的開發以及檔案資源的開發。檔案信息網絡資源建設的最終目的是實現檔案信息資源的有效利用。