公立醫院內部控制信息化建設與思考

□ 何曉波 HE Xiao-bo 周景青 ZHOU Jing-qing 王濱元 WANG Bin-yuan

隨著財政部《行政事業單位內部控制規范(試行)》的出臺以及醫院全面預算管理要求的逐步實施，強化內部控制體系建設，推進全面預算管理，成為公立醫院現階段兩項重要工作。為提升醫院內部管理水平，加強廉潔風險防控機制建設，公立醫院的內部控制體系已初步建立，并形成了相應內部控制管理制度。為了保障醫院內部控制制度的有效落實，防范內部控制風險，探索在醫院內部控制體系建設中引入信息化手段，是當前行之有效的解決辦法。

當前公立醫院內控建設面臨的任務

相較于其他行政事業單位，公立醫院具有更鮮明的行業特色，經濟運行體量巨大，在確保服務水平、醫院發展的同時需要體現公益性。因此，公立醫院為了維持正常運作，除了向財政部門申請補助，更應該從內控著手，降低成本，提高公立醫院品牌效應，為公立醫院的可持續發展打好堅實的基礎[1]。一直以來醫院的內部控制成果仿佛是“魚與熊掌不可兼得”，而醫院內部控制信息化系統的出現可以將內部控制的流程標準化，通過控制矩陣來對風險點進行重點監督控制，并且它可以與醫院現有的管理信息系統相結合，做到易于操作、嚴于審核、利于評價，達到真正意義上的內部控制[2]。然而，當前許多醫院的內控建設實踐中，依然存在不少問題。

1.內控的規范性與工作效率之間存在一定矛盾。傳統的內部控制管理模式之下，公立醫院各類業務流程的辦理均由經辦人員線下逐個節點跑腿才能完成審批。以采購流程審批為例，由于公立醫院的特殊性，采購類型與方式多樣，相應采購政策要求高，采購所涉及的審批環節便會較為繁瑣。如若再遇到領導外出、變更、轉交等情況，流程將擱置，影響工作進度。

2.內控的有效性難以真正實現而導致風險防控不力。建立健全公立醫院內部控制體系，意為提高其風險防御能力，有效防范廉政風險。目前大部分公立醫院的內控管理制度雖已建立，但執行過程中，因缺少剛性約束，容易造成控制環節缺失、受具體環境影響等情況，導致一些風險防控措施在實際運行中變形走樣，出現防控不力的狀況。

3.各項資金業務處理的安全性存在一定的風險。現行手工、線下的內控方式處理各項資金業務，依然存在一定安全風險，如憑證不完備、審批環節倒置等，同時醫院財務狀況以及資金流向進行實時監控實現起來比較困難，財務結算等經濟活動全過程留痕需要花費大量人力，這些問題對醫院財務安全帶來一定的風險。

浙江醫院內控管理系統信息化建設方案

采購活動是公立醫院內控的核心環節，與預算、資產、基建等各項工作緊密相關；合同管理則是采購活動中非常重要的內容，也是醫院各項經濟活動的重要憑證。圍繞采購及合同管理，加強規范管理和內部控制，對醫院整體內控管理具有舉足輕重的作用。信息化作為現代醫院管理的有力手段，浙江醫院通過信息化搭建內控管理平臺，以強化采購管理、合同管理為落腳點，致力于形成內部控制要求的全過程閉環管理。現將具體建設過程介紹如下。

1.建設目標。通過以合同管理為內控核心業務，規范從采購申請審批、合同送審、合同會簽、完成合同簽訂的整個過程；合同執行過程中的收付款業務與財務系統對接，實現財務業務一體化。核心目標是深化內部控制建設，降低廉潔風險，規范采購工作和提高資金結算審批效率。

2.系統建設政策依據及構建原則。以《行政事業單位內部控制規范》作為總依據；按照政府采購相關政策、院內采購管理制度、合同管理制度、資產管理制度、資金審批制度等來構建管理流程。

構建原則是通過梳理工作申請、審批流程及審批權限，將管控規則內嵌，實現對申請、審批、執行、合同送審、合同會簽、財務結算等經濟活動全流程、全過程留痕管控，實現從“人控”到“機控”的轉變，關注各經濟活動的關聯關系，實現跨經濟行為的業務活動的全過程線上管控和信息共享，關注內外部系統的銜接與關聯。

3.系統建設及測試優化過程。充分調研審計科、財務部、后勤管理中心、醫學工程部、院務辦、信息中心等的主要核心業務訴求。需求方案前后經過7個版本的完善修正，圍繞管理表格、可視化的流程路徑體系、流程的控制與決策體系、流程的統計4個核心模塊，最終完成系統的搭建、功能測試、業務測試、關鍵用戶培訓、全院推廣上線培訓的整個過程。

4.內部控制信息系統特點。通過與現有釘釘系統、物資系統、財務NC等系統的集成對接，《內部控制評價與監督管理制度》、《合同管理制度》、《采購管理制度》三個主要內控管理系統的制度關鍵管控點的嵌入，一個高度統一、資源整合、信息共享的公立醫院內控管理信息系統初步成型。具有以下特點：

(1)使用便捷：支持釘釘移動端、釘釘PC端、內控管理系統三個登錄入口，極大地提升了醫院的流程效率。現階段，有申請權限的醫院職工均可通過醫院內控管理系統PC端或手機釘釘端發起采購流程，相關審批人員可以通過網絡，使用手機、筆記本等便攜式移動設備隨時隨地進行審批，提高工作效率。

(2)閉環式管理：實現所有合同項目全流程、閉環式管理，系統將合同分為5個一級合同分類(貨物采購、服務類采購、工程項目、合作及其他)，共包含29個二級合同分類。同時系統對無合同購買、無合同支付也設定了管理流程，將醫院的采購活動全部納入系統管理。

(3)所有流程可追溯：從申請、送審、會簽、結算的全流程痕跡化，所有內容可追溯。

(4)可視化報表：管理層可以根據可視化分析圖表，掌握醫院經濟活動運行情況。同時，通過可視化報表，對各類采購、合同執行進行動態監控、提醒、干預，確保工作的時效性。

(5)根據崗位設置對應權限：對申請、審批、執行等各崗位進行分崗設權；可根據制度、工作進展進行定期輪崗；對數據查看權限進行管控，建立起完整的權力運行制衡機制。

(6)管控規則內嵌：將內控相關文件及制度如資金審批制度、“三重一大”管理制度、政府采購目錄等嵌入系統，并可動態調整，使醫院經濟運行合法合規。

醫院內控管理系統信息化建設成效及思考

內控管理系統在醫院的兩院區上線，實現了醫院合同信息的電子化登記存檔、審批流程線上操作以及供應商的智能管理與合同預警管理等功能，完成了內部控制建設的升級。

1.提高了醫院管理效益。根據醫院內控管理系統上線后半年整體運行情況分析，信息化管理模式有效增加了醫院的管理效益，使職工少跑腿，少打電話，測試期間使用部門及職工反饋良好。內控管理體系信息化建設推動了醫院管理改革，強化了成本控制，提高了工作效率，大大降低了人力物力成本。

2.規范了醫院的經濟活動。從采購需求管控、資金使用審批、采購方式的執行、合同的簽訂與執行、資產的入庫管理、資金的支付管理等各環節，均借助內控信息管理系統進行有效的授權與管控，并以各類制度、權限為流程設置原則，使醫院的各項經濟活動能夠完整地納入到系統管控中，避免了一些經濟活動中違規問題，有效地規范了醫院的各項經濟活動。

3.強化了權力的監督運行。以資金使用為導向的權力運行，始終是公立醫院廉潔風險的重要監督目標。內控管理系統實現了內部審計監督關口前移，通過重點關注政府采購相關要求是否滿足、院內審批流程是否規范、合同基本要素是否完整、合同權利義務是否明確等風險點，把控院內經濟活動的合法、合規及合理性，使各個環節的權力運行能夠得到有效的監督。同時信息化的全過程留痕、數據報表的分析展示，都是權力運行陽光化的一種有效做法，無形中自然形成一種強大的監督力量，促進權力各使用環節的規范化。

4.目前內控平臺的局限性。醫院目前的內控平臺尚未接入全面預算管理系統、基建管理系統，實現整體內控目標尚未達到。另外，作為現代醫院管理的重要手段，內控平臺應該不再局限于醫院的經濟活動管控，可以考慮逐漸將院長辦公會、黨委會工作等整體行政管理工作逐步納入平臺，從議題提交、會議決策、決議相關工作布置、落實、反饋、監督等都從平臺予以記錄跟蹤，強化醫院行政管理的執行力、執行效率、執行結果的分析、評價、考核。這也是浙江醫院內控信息系統二期工程考慮的建設方案。通過對醫院行政、人事、經濟等事權的信息化管理，提升效率、規范運行，為實現黨風廉政建設、行風建設以及清廉醫院建設提供有力抓手，提升內控建設，提高科學管理水平，探索公立醫院黨委領導下的院長負責制的有效實踐方式。