醫院人事檔案管理中應用數字化管理有效路徑

唐虹

四川大學華西醫院運營管理部，四川成都610041

在醫療水平不斷提升的現今，醫療體制也隨之不斷進行調整優化，相應的管理模式也不斷更新完善。為進一步提升患者的醫療舒適性，必須對醫療環境的完善性以及舒適性引起重視，其不僅能夠促進醫院衛生事業的建設，并且能夠為醫院醫療產業的發展提供一定助力。在醫院開展管理工作的過程中，應當對人事檔案的管理進行強化。對醫院人事關系基礎配置情況的充分了解，不僅能夠確保人事檔案管理工作的高效開展，并且能夠在一定程度上提升醫院的整體管理水平以及管理質量。現階段，隨著信息技術的不斷發展，醫院可將其應用到醫院人事檔案管理中，其具備更加科學、先進的管理手段，可以充分結合醫院的實際人員配置情況與工作開展情況來調整人事檔案的管理模式，促進醫院人事檔案管理的數字化發展。

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是在人事管理活動中形成，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業管理內容和要求的變化，人事檔案的內容也相應發生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。

1 在醫院人事檔案管理中應用數字化管理的作用

將數字化管理應用到醫院人事檔案管理中，除了能夠推動電子檔案的創建進程外，與傳統檔案管理中的紙質檔案相比，電子檔案不會占據過大空間，可達到有效節省空間的目的。借助互聯網能夠有效實現電子檔案的有效儲存，從而使檔案管理的工作質量以及工作效率得到一定提高，緩解工作人員的工作負擔以及工作壓力。在信息技術不斷發展的同時，相應的數據交換速度、傳輸速度也會隨之提升[1]，計算機的儲存量也會不斷增大，能夠使不斷變化的檔案管理需求得到有效滿足。同時，在互聯網的幫助下，能夠使人事檔案資源的共享得以實現，繼而確保各個科室以及各個部門的相關工作需求均得到滿足。在電子檔案的幫助下，歸檔環節、存儲環節、整理環節以及調用環節的工作效率及工作質量均會得到有效提升[2]，借助計算機接收需要的信息及數據，可在一定程度上增強各個部門之間的溝通以及交流，繼而使人事檔案在醫院管理工作中的作用及價值得到充分發揮。借助更加安全高效的防護措施以及保密技術[3]，可以進一步提升醫院人事檔案的保密性，防止發生由于操作不當導致的信息數據丟失、泄漏情況。在相關人員開展醫院考核工作的過程中，能夠在短時間內迅速調取查閱人事檔案，繼而實現對相關工作人員的有效評估，確保考核流程能夠滿足公平原則以及公開原則[4]。此外，在人事系統中應用數字化管理，還可以為工資的發放、社保扣費等信息的查詢提供一定便利。借助人事小程序，還可以方便相關工作人員查詢自己的基本信息、人事信息以及考勤信息。

2 在醫院人事檔案管理中應用數字化管理的有效路徑

2.1 積極健全管理制度及管理體系

以往所使用的傳統管理模式具有較為明顯的單一性以及局限性，對于日益提高的信息化、數字化建設要求表現出力不從心的態勢[5]，無法良好約束、規范醫院人事檔案管理的日常工作。所以，面對這樣的形勢，醫院必須對自身人事檔案管理制度的改革引起重視，進一步提升改革速度，使各項日常工作的開展更具有規范性。積極結合現階段的政策方針以及法律法規要求制定醫院的人事檔案管理制度，綜合考慮醫院的未來戰略規劃以及實際發展情況，嚴格細化制度的每一個環節，可將精細化管理理念引入醫院管理中，從而有效增強制度實施效果，促使制度規范能夠真正落到實處[6]。積極構建相應的責任制度，將責任明確分配到個人身上，避免由于責任界定模糊而導致發生混亂，確保檔案信息以及檔案數據不會受到影響。進一步優化用戶權限管理制度，避免出現越權管理現象。積極構建健全的獎懲制度，針對在日常工作中能力突出、表現極佳的職工，應當積極給予相應的精神嘉獎以及物質嘉獎[7]，使其成為其他職工的學習模范，進一步提高員工的工作主動性以及積極性。針對一些工作態度不佳、行為不夠規范、不端正的職工，應當進行適當的懲罰，從而使其形成良好的責任意識以及工作態度，對自身崗位工作的意義有正確、充分的認識。注重優化職工薪酬福利制度，將其待遇改善，確保其日常工作中形成良好的凝聚意識，繼而達到留住、吸引優秀人才的目的。同時，積極構建設施設備的檢修制度以及維修制度，確保設施設備能夠處于良好運行狀態，避免對人事管理工作的正常開展造成阻礙。

2.2 對操作流程實施規范管理

必須對醫院資源規劃要求有明確、清晰的認知，以此來充分應用數字化信息技術，在進一步健全人事檔案管理系統的基礎上，嚴格規范管理相關工作操作流程，避免混亂狀況的發生。對人事檔案信息進行分類管理，確保信息的全面性、真實度以及精確度[8]。在將不同管理崗位任務安排給相關工作人員時，必須先對其基本工作能力進行考察分析，考察內容包括打字速度、計算機操作技能水平、信息素養以及查閱能力等，以此來充分發揮優秀人才的價值。結合實際情況來對檔案管理查找頁面開展相應的設計，確保搜索關鍵字、詞與醫院工作特點相符，進一步提升工作人員查閱人事檔案信息的速率。相較于紙質檔案管理，數字化檔案所占據的空間并不大，便于檔案儲存工作以及管理工作的開展。在醫院規模不斷擴大、工作內容不斷增多的同時，醫院中的人事變動也愈來愈頻繁，所以，必須對醫院數據庫系統進行持續的更新完善，確保其能夠與實際工作的開展以及人事變動情況同步。定期檢查數據庫，避免發生信息丟失問題以及信息遺漏問題，確保補錄及時性[9]，避免對檔案完整性造成嚴重影響。強化與其他部門之間的信息數據共享，使信息整合能力得到一定增強，對檔案信息的更新引起重視。注意對現階段的操作規范實施精細化管理，內容主要有數據備份、數字字典、系統日志以及用戶管理等。應當為每一位工作人員配備相應的工號，在其需要查閱檔案信息的時候，應當使用自己的工號進行登錄。若需要修改單位信息欄的數據，則應當確保獲得上級審核批準[10]，避免發生擅自修改的情況。定期核查數字字典的相關內容，確保其能夠與信息查找工作相符，從而使人事檔案的信息利用效率得到一定程度的提升。此外，在瀏覽檔案、修改檔案以及下載檔案等環節中，應當針對其設置明確的數據權限。

2.3 注重構建電子信息平臺

對于醫院人事檔案數字化管理而言，電子信息平臺的建設不僅是一項關鍵的前提條件，并且是其各項工作開展的基礎支撐。所以，醫院應當對電子信息平臺的建設引起高度重視，確保其能夠和醫院未來的發展要求相符。在這一信息平臺中，可使對多個類型人事檔案資料的統一化管理得到有效實現，同時有助于整合相關的數據、文字信息以及圖片信息。借助數字化管理的應用，可對人事檔案的形式實施分類管理以及分級管理。如此除了能夠為資源的優化配置提供幫助之外，還能夠使信息的共享需求得到有效滿足，可進一步增強醫院不同部門間的溝通、交流以及合作，避免信息孤島效應的發生。在建設電子信息平臺的過程中，必須圍繞數據交換、技術更新、業務交流、數據集成以及數據應用等平臺的建設開展電子信息平臺構建工作，對不同子平臺的銜接引起重視，以此來為人事檔案信息數據的整個應用過程提供一定便利[11]，包括信息數據的采集環節、整合環節、存儲環節、分析環節以及調用環節。①使電子信息平臺的標準性得到有效保障，確保在統一化的標準下，信息平臺的各項功能依然能夠正常運行，進而使其應用效果得到有效增強。②必須使電子信息平臺的擴展性以及復用性得到有效保障，為醫院未來人事檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎，避免出現資源浪費事件。③應當盡量加快紙質檔案轉變為電子檔案的速度，使傳統管理模式中存在的弊端問題能夠得到良好處理，進而使信息技術的應用價值得到充分彰顯。④為使電子信息平臺的功能應用得到一定增強，必須深入解析各個部門以及科室的實際工作特點，使系統功能得到一定拓展，最終確保不同工作人員的個性化需求得到有效滿足。

2.4 重視管理人員素養的提升

對于醫院人事檔案數字化管理建設工作而言，相關工作人員的專業素養與其有著密切的聯系，對管理工作的效率以及質量發揮著至關重要的決定作用。現階段，一些醫院的人事檔案管理人員缺乏專業性，繼而致使其管理工作質量難以達到預期目標[12]。針對這一問題，為進一步提升管理人員的專業素養，相關部門應當結合醫院人事檔案管理工作的實際狀況以及發展特點，為其制定相應的專業培訓方案，積極組織相關管理人員開展專業知識培訓活動，確保其及時更新自身專業知識以及專業技能，對數字化管理在具體人事檔案管理工作中的應用方案、應用要點有正確、充分地認識及了解，以此來推動醫院管理的數字化建設。在開展實際業務學習活動的過程中，避免由于人為操作不當致使檔案信息安全遭到破壞，必須選擇出一個學習小組組長，使其形成較強的責任意識，提升其技術水平，借助互相監督的方法來進行各項管理工作，按照檔案分類工作、錄入工作、補錄工作及校對工作的內容特點，選擇使用具有一定差異性的培訓方法來組織其開展相應的培訓活動，以此來使培訓效果得到一定的增強。在開展培訓活動的過程中，必須將信息化素養的培養作為重點培訓內容，引導相關工作人員開展系統性的學習活動，使其充分掌握計算機、網絡信息以及大數據的相關理論知識以及技術操作方法，使管理人員的操作水平以及操作能力得到有效提升，對于新時期的人事檔案管理工作具有更快的適應速度[13]。引導工作人員轉變自己的工作理念，同時注意培養其技術應用意識，避免數字化建設以及信息化建設逐漸淪為表面的形式化工作。積極對相關招聘機制進行改進完善，招收具有較高計算機應用水平的高質量、高素質人才，構建一支強大、高效的檔案管理團隊，為團隊注入新的生命活力。在招聘過程中，應當積極考察人才的溝通能力、技術應用能力、協調能力以及業務能力，以此來使工作隊伍結構的合理性得到有效保障，同時按照員工的實際特點來安排相應的崗位任務，在充分發揮員工個人價值的基礎上，使醫院獲得更高的經濟效益以及社會效益[14]。

3 結語

數字化管理是指利用計算機、通信、網絡等技術，通過統計技術量化管理對象與管理行為，實現研發、計劃、組織、生產、協調、銷售、服務、創新等職能的管理活動和方法。傳統質量管理辦法存在著質量信息采集與管理不規范、質量問題追溯不易;質量過程控制有法不依，效率低下;質量決策與分析信息不全，決策拍腦袋等問題制約了企業的進一步發展。隨著研發、生產、采購和銷售過程信息化程度的提高，質量管理部門越來越迫切地希望采用質量信息系統來輔助質量管理并和其他部門實現信息化溝通。而實現金品質工程的基礎是有效地實行數字化管理系統[15]。

無論做什么工作，都需要學會用數據來管理工作，而非憑感覺。管理者需要每天去分析你的庫存數據、財務數據、銷售網絡、產品生產流程、品質數據、售后數據[16-17]。企業的庫存是否合理、財務是否健康、銷售網絡是否正常、生產流程是否順利，售后網絡是否完善，企業都得從重視數據管理開始。根據這些數據才能作出正確的判斷與決策[18-20]。

綜上所述，將數字化管理應用到醫院人事檔案管理工作中，不僅能夠達到節省空間資源、時間資源的目的，并且可以實現對檔案信息資源的高效利用，同時可進一步強化檔案的保密性。在以往的檔案管理中，因為管理方式具有一定單一性及局限性，同時信息更新速度比較緩慢，繼而致使人事檔案的可靠性要求以及完整性要求難以達到預期目標，對醫院各項管理工作的順利開展極為不利。所以，必須將數字化管理技術應用到醫院人事檔案管理中，借助管理制度及管理體系的健全、操作流程的規范管理、電子信息平臺的構建以及管理人員素養的提升，使數字化管理的應用效果得到有效增強，進一步提高醫院的整體管理水平，使醫院的良好發展獲得更加堅實的技術保障。