公立醫院合同管理的新思維
——以D公立醫院為例

于沂含

中國中醫科學院西苑醫院財務處，北京 100091

D醫院的合同管理具體情況：D醫院為大型綜合性三甲公立醫院，醫院業務量、經濟量不斷增長，所需要的設施和設備、基建工程、科研經費、外部合作等項目日益增多，每年簽訂的合同價值約占支出的75%。目前醫院合同的流程是合同需要找科室主任或是處長、主管院長審批，再找審計處出具內審合同，對于金額較大的合同需要找審計處出具外審合同，財務處留一份紙質的原合同入賬，各個科室留一份復印件進行留存。涉及多次付款的合同，在第二次或是分段付款的合同，報銷時需提供合同的復印件，做賬時將合同復印件作為記賬憑證的附件。整理合同時，將合同從記賬憑證中取出，進行對合同的登記，編寫合同整理清冊，清冊的內容包括記賬憑證號、合同內容、項目類別、對方單位、印花稅稅率、金額、經手人、負責人、簽訂日期、周期以及備注。合同清冊編寫完后，對合同的每一頁進行拍照留存，作為合同的電子版。

1 目前D醫院暴露合同管理的一些問題

1.1 醫院未足夠重視合同管理，風險防范意識不強

領導層通常將重點放在加強醫療服務和提高醫院經濟效益上，尚未從醫院經營管理高度出發重視經濟合同管理，致使在合同管理方面比較松散，不夠嚴謹。而且，個別醫院仍存在管理人員法律意識薄弱，在變更、中止、解除等情況發生時對合同的履行缺乏風險防范意識，容易誘發經營風險。

1.2 歸口管理不明確，信息分散，監督不足

醫院的業務科室根據需要組織采購、簽訂合同，對于合同履約采取誰簽訂合同誰負責執行的狀態。由于信息傳遞不及時，導致職能部門、財務部門、法務部門無法整體把握合同執行，存在各部門對責任履行流于形式的情況。合同條款不全面、不完善、有缺陷、有漏洞，往往遺漏違約責任等相關條款。多數科室合同保管較分散，沒有明確合同的歸口，合同的存檔不夠科學、規范。

1.3 合同簽訂前審核不夠

在簽訂合同前，有必要嚴格審查對方的資質和履約能力，通過查驗對方營業執照等資質文件，可以充分了解該公司的性質、運營狀況、履約能力等信息。特別是有些專業工程項目要求特殊的施工資質，施工單位需要符合相關專業資質等級條件，如果審核時發現簽訂的合同缺少施工單位的專業資質證明，或者資質證明已過期，就會嚴重影響到工程的質量和安全。

1.4 沒有完善的合同管理系統，合同審核和決策流程不規范

合同一般以紙質形式簽訂，人工處理工作量大。紙質合同的修訂、審查往往需要人工逐級遞簽，時間成本和人力成本比較高，同時由于醫院合同繁多，提取合同數據和查閱起來非常困難，合同進度難以跟進。

1.5 驗收環節薄弱，無法保證采購目的很好實現，引發質量問題

醫院對驗收環節管理薄弱，采購人或者由其委托的采購代理機構應當組織驗收供應商履約情況。該醫院在驗收大型或者復雜的政府采購項目時未邀請國家認可的質量檢測機構參加。實際工作中，存在供應商為了能夠中標，以低價投標，而在履行環節中依靠偷工減料，以次充好等欺詐手段謀取利益。

1.6 合同執行過程控制不足

醫院各個歸口部門比較重視合同的簽訂環節，但對合同的分析不夠，造成具體操作人員不了解合同條款，一方面導致醫院遭受損失，另一方面可能引發合同糾紛。在具體工作中，有些管理制度存在執行難的問題，制度定好后，因為缺乏嚴格的考核過程，造成規章制度未有效執行。

2 D醫院的處理辦法

2.1 加強合同管理，防范經營風險，保障醫院的權益

2.1.1 規范合同模板，降低風險隱患 通常合同由對方單位提供，這樣非常不利于維護醫院的權益，很容易被對方單位的想法所左右，涉及經濟利益的條款都是傾向于保護對方，導致簽署合同的雙方權利義務不平等，醫院可以將合同的模板規范化，根據不同的合同類別提供統一規范化的范本。醫院可以組織責任部門、審計部門及醫院聘請的專業律師，多方共同參與，對于業務性質基本相同的合同制定統一的合同模板。合同的內容應該包含對方單位的名稱、地址，標的，數量，質量，價款及酬金標準，履行期限、地點和方式，雙方違約責任，解決爭議方式等。注意審查經濟合同的完整性、正確性。

醫院可根據不同經濟類型設計不同模板，例如醫院可以設置統一的醫療采購合同、科研合作合同、貨物購銷合同、計算機網絡合同、工程合同等。注意審查合同的一些模糊條款，盡量將條款寫完整。例如購貨發生的運費，如果僅寫明包含運費，不如修改為因產品質量發生的退貨或換貨所發生的一切費用 （包括但不限于運輸、裝卸、保險等費用）均由供方承擔。如果一些設備需要安裝，合同應標明設備免費安裝，并進行免費的設備操作培訓。盡量制定對維護醫院權益有利的條款，例如某些醫療設備，為了防止廠家虛高配件定價，可以提出醫療設備配件供應價格為市場最低，只收成本費之類的要求。在制定合同時，盡量將需要制定合同的補充條款想的周全一些，例如如果在執行一個項目中需要增加條件測試，那么在定合同時需要想到都會增加哪些條件測試，把盡可能出現的情況總結出來，并針對這些可能出現的情況制定具體的補充合同，補充條款中應該包括條件測試的具體金額。在制定合同時，應該避免出現不利于維護醫院權益的條款，例如甲方將故障設備交給乙方維修完全出于自愿，并不得要求乙方做出超出設備出廠時功能指標的操作。合同中應注明簽訂方不得轉包給第三方。

2.1.2 建立合同管理內部制度 醫院層面，通過制定《醫院合同管理辦法》并下發給全院各部門，明確合同的授權審批和簽署權限，規定了合同歸口管理部門和各相關部門職責，在合同的起草、審核、簽訂、履行、變更與解除、糾紛處理、監管等方面都做出較為詳細的規定。部門層面，在醫院管理辦法下制定了各自的管理細則，如審計部門的《醫院合同審計實施辦法》、工程管理部門的《醫院工程處合同管理辦法》等。

2.1.3 加強合同履約的驗收環節，加強合同的執行力度對于貨物、設備類及工程類合同，注意貨物、設備和工程的驗收環節，努力形成閉環管理，驗收應該是實質上的驗收，而不只是簡單清點貨物，避免形式化。以貨物采購為例：驗收需成立采購人驗收小組，必要時應聘請專業人員。驗收前要按照合同編制驗收程序和驗收表格，將外觀完好、規格型號是否一致，參數配置是否一致等條款列入表格。驗收時雙方要按照規定的條件逐項驗收。驗收結束后驗收雙方簽署驗收書。對于一些復雜的設備，需要同時驗收出廠檢驗、到貨檢驗、安裝和調試、培訓等伴隨服務。并將采購合同約定的資金支付及履約保證金返還等條件與驗收結果掛鉤，做好驗收過程資料存檔工作。對于采購的設備，設備入庫出庫單和驗收單分別需要不同人管理。雙方簽署《貨物驗收單》后，可以規定：若需方經進一步檢驗或在使用中發現貨物存在內在的、非顯而易見的損壞或缺陷，有權要求供方立即以合格產品予以更換。如果驗收不合格的，可要求供方盡快更換，因此超過供貨期限的按違約處理，確保醫院的權益不受損失。

2.1.4 審查資信程度，保證合同順利履行 對于金額較大的合同，首先要調查對方的資信程度、注冊資本、服務質量、履約能力、法人的登記證書、授權委托書以及營業許可證等。對于購買物資類合同，要注明交貨時間。對于工程建設合同方面應對施工范圍、建設周期、施工質量、施工造價、技術資料交付時間、供應責任、撥款和結算、竣工驗收、保修范圍和質量保證期進行標注。購銷合同簽訂后幾日內，按本合同總價的20%~30%支付預付款；貨到驗收合格后支付除5%質保金外的合同款；保修期滿后幾日內若無質量問題，支付5%質保金。

2.1.5 重視違約責任的約定 ①要明確違約金或違約賠償的計算方法。合同中既可以約定發生違約時需要支付確定數額的違約金，也可以約定根據違約造成的損失計算賠償額的方法。例如在醫療設備合同中可以規定，乙方逾期交付貨物的，每逾期1 d，乙方向甲方償付逾期交貨部分貨款總額的5%。如乙方逾期交貨達30 d，甲方有權解除合同之類的條款。注意條款的明確完整性。

②對方支付違約金后，還應該繼續保留履行義務的權利。在約定違約金時，需要注意即使寫明對方應支付違約金后，還需具有繼續履約的義務。例如在合同中，可以約定對方工期延誤時，須賠償違約金的數額，且保留要求對方繼續履行合同的權利，有效維護自身利益，防止損失擴大。

2.2 提高醫院的精細化管理，加強醫院的合同內部控制機制

要規范合同管理的流程，建立健全風險管理機制，通過在評估客戶資信、審計合同、合同項目責任制和控制合同過程等方面建立相關的風險管理制度，在防范風險、保證質量的前提下，使醫院獲得的利益最大化。

①豐富風險管理方法。建立供方風險評估標準，根據各個分包方或供方的履約情況、資信狀況、產品質量認證，綜合評估供方履約能力，為決策層等管理人員提供參考。對于醫院內部設備管理、基建、藥品采購等簽訂合同較多的職能管理部門，可以建立供應商電子檔案，對供應商的產品質量、售后服務等方面進行全面評估和分級排隊，以此作為是否簽訂合同的重要依據。

經濟合同的洽談不能由一個人單獨進行，建立各職能科室的會簽審核機制，例如科研類合同，先由科研處審核合同的可執行性，并由財務部門審核合同價款，支付方式和期限合理性，確定經濟項目是預算內還是預算外，審計處出具內部審計報告或是外審報告，各職能部門在合同審批表上簽署意見，最后遞交到主管科研院長進行把關，重要的科研項目需要遵循“三重一大”集體討論決定，并且由醫院的法律部門提出明確意見。

②建立健全監督機制。為了提高合同的執行力度，醫院每年年末需要對合同的履行情況出具分析報告，追究違規責任,對于合同履行中存在的一些問題，提出改進意見，加強監督。合同履行監督可分為階段性定期評估和履約完畢后的總結評估，兩者貫穿于合同執行全過程。通過采取如實施合同簽約前審計等措施，實現事前防范和化解合同履約風險。

③建立合同管理追責制。醫院應詳細規定各業務部門的工作責任、業務范圍和簽約權限，各業務部門內部應明確每個工作崗位的職責，健全不相容職務分離制度、授權審批制度和責任追究制度。對合同管理過程中發現的問題，業務部門應該指派相關責任人負責解決，并規定解決問題的期限；在期限內無法解決的問題，應向醫院分管領導報告，由分管領導協調有關部門共同配合解決。嚴肅查處因相關責任人的不切實履行職責造成的損失，按內部責任追究制度執行。

④進行事前控制。審計人應參與項目招投標、商務談判階段，針對重大項目可以從招標文書的起草階段開始參與。通過了解金額以及各個條款的來源過程，可以為合同審計打下基礎，最大限度地規避失誤，減少損失。

⑤加強合同的印章管理和歸口管理，對合同進行檔案管理。合同的印章應由專人負責保管，經過審批部門和院領導同意后方可蓋章，合同為多張的，需要在合同上蓋騎縫章。歸口管理，對所有簽訂的合同按照執行部門、簽訂年度、合同項目進行分類、統一編碼并且逐筆進行登記，建立合同檔案。按照執行部門、合同事項執行完成年度存檔。規范合同存檔資料的范圍，包括合同立項批準文件、合同審計意見書、合同文本和合同執行記錄等。

2.3 重視經濟合同簽訂階段審計，做好事前控制，發揮好審計的內控職責

醫院經濟合同簽訂階段審計廣義上是指對合同的立項、資金預算、對方資質、談判、招標、合同起草及簽訂等過程的審核。狹義上是指對合同文本及提供的資料進行初步審查和對合同實質內容進行審查直至合同簽字蓋章為止。做好經濟合同簽訂的審計工作，一方面可以確保合同條款的完整性、真實性，一個周密條款是合同雙方履行合同的重要前提，有利于合同履行。另一方面規避了潛在的經濟風險，比如在經濟合同簽訂審計中，監督對方單位繳納和補交履約保證金和質量保證金，既可以維護醫院合法權益，又可以防范醫院經濟利益不必要的流出。因此，開展經濟合同簽訂前的審計是醫院內部審計工作的重要事項，可以有效規避風險，控制資金流向。

2.4 引進合同管理系統，實行合同管理現代化

引進合同管理系統，把合同分類模板化，在線編輯，過程留痕。合同在審批時，會有各種各樣的修改，內容編排隨意性大，而且審核、修改、等待時間過長，存在潛在的法律風險，易造成經營風險。通過引進合同管理系統，在合同登記時，通過模板生成合同正文，在線起草、編輯、流轉審批，審批和修訂記錄全程留痕，最終輸出、打印合同，省去合同業務人員手工處理紙質合同的環節，有效提升工作效率。同時，合同在審批業務時涉及多個科室，流程長，溝通成本高，審批流程與合同的流轉不能同步，周期延長，人為影響因素較大，存在運營風險。現在傳統的“坐著辦公”已經無法滿足“便捷、高效”的用戶需求。智能合同系統一方面能夠滿足PC端完成各種合同審批的需求，另一方面提供移動APP，實現移動化辦公，隨時隨地辦理合同審批、變更業務，并能夠實時追蹤合同動態。在傳統的模式下，合同到期無人及時跟蹤，導致醫院利益受損。在合同即將到期時，醫院就要考慮如何處理，如果想要續簽的合同沒有及時續簽，可能會給合同雙方帶來一系列經濟損失。對于周期跨度范圍大的合同，例如一些維護保養合同，可以有效使合同具有連貫性，更方便地讓使用部門進行查詢。為了保障合同相關業務正常推進，避免因為合同相關人員疏忽而給醫院造成經濟損失的情況，在合同系統中提供多種業務提醒，包括“合同履行截止日期提醒”“近期應付款提醒”“臨近保修期提醒”等，為經濟合同的正常執行提供有力保障。

為了控制經濟合同的資金現金流，可以采取合同管理系統與預算、報賬、會計等相關業務系統全面聯動。在合同審核前，先對合同進行可行性評估，將合同系統與預算系統聯合，看是否超過預算。對于采購的固定資產，可以讓固定資產系統與合同管理系統對接，對于固定資產的安裝、驗收、入庫業務，合同管理系統對資產采購過程進行實時追蹤。同時合同管理系統與財務軟件進行對接，對于合同的收付款業務進行后續延展，生成相關憑證。

2.5 加強隊伍建設，提高內審人員的綜合素質

經濟合同審計具有很強的法規性和專業性，所以醫院需要一支具有高素質的審計隊伍。要提高專業勝任能力，加強政策法規和專業知識的學習，有計劃地加快內審人員的業務培訓，內審人員不僅要了解醫院的各項業務，同時需要掌握容易引起法律糾紛的關鍵點。提高溝通協調能力，內審人員增強各個職能處室之間的溝通合作，避免部門之間互相推諉扯皮。

3 結論

通過有效地進行合同管理，構建合同管理系統，加強醫院的合同內部控制機制，控制了資金的流向，避免了資金的浪費，資金的使用效率有了顯著提升。醫院要重視合同管理，加強對合同的風險控制，促進醫院的全面建設。