關于做好醫院宣傳檔案管理工作的思考

湯偉，陳東

山東省胸科醫院黨務部，山東濟南 250013

隨著社會的不斷建設和發展，醫院所面臨的發展壓力和競爭壓力逐漸提升，醫院需要借助一些科學、合理的方式提升醫院的影響力，實現醫院的可持續發展。醫院的宣傳檔案管理是醫院檔案管理工作的一部分，是醫院宣傳工作的基礎，醫院需要借助醫院的宣傳檔案管理工作提升醫院各項宣傳工作質量的提升，為實現醫院職工思想品質的提升和醫院美好形象的樹立打下基礎[1]。此外，就當前醫院的建設和發展分析，醫院需要借助宣傳工作提升自身在社會中影響的深度和廣度，并在宣傳的過程中提升醫院職工的凝聚力，為醫院的長期建設和發展打好思想基礎，確保醫院能夠在未來的發展中始終擁有較高的發展潛力和發展優勢，所以醫院需要給予宣傳檔案管理工作充足的重視，不斷引導相關工作人員就當前宣傳檔案管理工作的現狀進行分析，明確醫院宣傳檔案管理工作的工作范圍，找到其中存在的問題，并有針對性地進行解決，提升醫院宣傳檔案管理工作的工作質量和水平，讓醫院宣傳檔案管理工作在醫院的建設和發展中發揮出應有的作用和價值。

1 醫院宣傳檔案管理工作的范圍

為實現醫院宣傳檔案管理工作質量和工作水平的提升，醫院相關工作人員必須明確醫院宣傳檔案管理工作的范圍，并將工作范圍內的各種資源材料進行收集、分類和管理，為醫院的建設發展和宣傳工作打下基礎[2]。就當前醫院檔案管理工作的現狀分析，醫院宣傳檔案管理工作內容主要分為文字類型和錄像照片類型檔案。其中文字檔案包含醫院內部的新聞宣傳、醫院內部發表的刊物、醫院各個科室及醫院職工個人的事跡材料，甚至是社會媒體的新聞宣傳等。而視頻圖像類的宣傳檔案包含醫院各項事務的照片資料，比如各省市級領導現場指導工作的圖片和視頻、外籍專家及學者的指導視頻及圖片、醫院義診及科普活動的圖像資料，甚至是醫院召開的各項會議音視頻資料等[3]。

2 醫院宣傳檔案管理工作的現狀

為滿足醫院現代化建設的需求，近年來，各個醫院都從自身發展的需求出發，積極融入了一些先進的管理制度、工作技術以及先進的設備，在這種發展的趨勢下，醫院整體的管理工作逐漸進入了信息化建設的階段，同時醫院也借助這種信息化發展的優勢，極大提升了醫院的檔案管理工作水平[4]。相對于其他檔案管理工作而言，醫院的宣傳檔案管理工作重要性并沒有體現出直觀的價值，讓部分領導和基層工作者忽視了對宣傳檔案管理工作的建設，而這種忽視導致部分醫院的宣傳檔案管理工作建設的質量和水平較低，更不利于宣傳檔案管理工作作用和價值的體現[5]。就當前我國部分醫院宣傳檔案管理工作的建設而言，其存在的問題主要表現在以下幾個層面。

2.1 管理機制不健全

管理機制的不健全是部分醫院存在的重要問題，宣傳檔案管理工作雖然屬于檔案管理工作的一部分，但是在實際工作中，部分醫院檔案管理工作者卻并未重視宣傳檔案管理的工作，大部分的宣傳檔案都集中在醫院宣傳部門工作人員的手中，相對于統一化的檔案管理工作而言，由醫院宣傳人員進行宣傳檔案管理的工作模式，不僅將各種宣傳資料進行了分散，降低了宣傳資料的使用價值和使用效率，同時也會因為宣傳人員缺乏必要的檔案管理工作意識和方法，導致各種宣傳檔案混淆、宣傳檔案遺失以及宣傳檔案外泄等事件頻發，導致醫院的宣傳檔案管理工作混亂不堪，難以在醫院的建設和發展中體現出宣傳檔案管理工作存在的意義[6]。

2.2 管理方式單一

管理方式單一是當前部分醫院宣傳檔案管理工作中存在的重要問題，而且在醫院檔案管理工作的信息化建設中，管理方式單一的方式顯得更加突出和明顯，部分宣傳檔案管理工作人員在管理工作中依賴于醫院各部門宣傳檔案上交，再進行數字化保存的管理模式中，并未深入地對這些宣傳資料進行分類和管理，不僅限制了各種宣傳資料價值的發揮，也令醫院宣傳工作的質量和水平始終無法提升，讓醫院宣傳檔案管理工作存在的價值和意義被淡化，而這種發展狀況也加深了醫院部分領導和相關工作人員對宣傳檔案管理工作的不重視[7]。

2.3 檔案管理不完善

檔案管理不完善是對醫院宣傳檔案管理工作質量和水平影響較大的關鍵因素。對于醫院宣傳檔案管理工作而言，相關工作人員應當發揮出自身的主觀能動性，主動對醫院建設和發展中有利于醫院持續建設和發展的各種宣傳資料進行收集和管理，為醫院各項宣傳教育活動打下基礎。但反觀部分醫院的宣傳檔案管理工作，部分宣傳檔案并未被醫院宣傳檔案管理工作者進行收集和保存，依舊掌握在醫院各個部門相關負責人或者醫院宣傳部門員工手中[8]。充分地體現出了醫院檔案管理工作的不完善，覆蓋度不高的問題，為實現醫院宣傳檔案管理工作質量和效果的提升，醫院宣傳檔案管理者需要基于實際工作的需求進行思考，提升宣傳檔案管理工作的廣度和深度。

2.4 軟硬件設備落后

軟硬件設備落后的問題是醫院宣傳檔案管理工作中存在的重要問題，雖然在信息化建設的背景下，各大醫院也將檔案管理工作納入了信息化建設的范圍內，也從一定程度上推動了醫院檔案管理工作各軟硬件設備的更新，但相對于醫院的財務檔案管理工作、職工信息檔案管理工作等，醫院并未將宣傳檔案管理工作的軟硬件設備的更新提上日程，讓宣傳檔案管理相關的工作主要依賴于各個部門自己的工作設備進行管理，從一定程度上提升了醫院宣傳檔案的分散程度，降低了醫院宣傳檔案管理工作的質量和水平[9]。

3 醫院宣傳檔案管理工作中存在問題的原因

為實現對醫院宣傳檔案管理工作質量和水平的提升，醫院相關領導應當發揮出自身的引導作用，引導相關工作人員基于實際工作深入地進行分析，找到導致這些問題產生的原因，為醫院能夠有針對性地采取應對措施打下基礎。

3.1 檔案管理工作創新不足

與其他檔案管理工作不同，醫院的宣傳檔案存在方式和產生的路徑具有一定的獨特性，它可能來源于醫院日常工作和社會發展的各個方面，包含一些國家政策、相關會議、文件資料，甚至是醫院工作中的一些比較平凡、普通的工作。而這種獨特的產生方式需要宣傳檔案管理工作者能夠積極地創新工作管理的方式，提升醫院宣傳檔案管理工作的廣度和深度，從醫院建設和發展的各個角度進行宣傳資料的收集。但就當前我國部分醫院的建設現狀分析，檔案管理工作的創新不足是導致醫院宣傳檔案管理工作中存在問題的主要因素之一，正是由于檔案管理工作的創新不足，才會產生類似于檔案管理方式單一、覆蓋程度不夠等情況的產生[10]。

3.2 相關工作人員的認識不足

正確的思想認知是確保醫院宣傳檔案管理工作質量的重要保障，只有相關領導和基層工作者能夠正確地認識到宣傳檔案管理工作的重要性，才能讓醫院宣傳檔案管理工作的質量和水平得到提升。但根據我國部分醫院宣傳檔案管理工作的現狀分析，相關工作人員的認識不足仍然是宣傳檔案管理工作中存在建設不足的重要因素，因相關工作人員的認識不足，導致醫院在宣傳檔案管理工作制度、機制等方向的建設不足，也導致醫院缺乏在宣傳檔案管理工作建設中的經濟投入，令醫院宣傳檔案管理工作基礎建設落后于醫院的整體建設，無法為醫院的建設和發展提供長久的助力，難以真正體現出宣傳檔案管理工作的作用和價值[11]。

3.3 基層工作者的工作素養不足

人才是醫院各項工作的基礎，只有讓醫院的人才建設與醫院的整體建設相適配，才能讓醫院各方面的建設質量和水平得到有效提升。但是相對于醫院其他科室的建設而言，醫院宣傳檔案管理工作中部分工作人員的工作素養不足，導致醫院宣傳檔案管理工作的質量和效果始終無法得到有效提升。在這種因素的影響下，導致醫院宣傳檔案管理工作中存在以下方面的不足：①宣傳檔案管理工作不規范，部分宣傳檔案并未按照科學、規范的方式進行管理，醫院宣傳部門在開展相關宣傳工作時，檔案管理人員并不能及時、準確地找到滿足醫院宣傳工作需要的資料[12]；②宣傳檔案管理方式單一，部分宣傳工作人員并不能主動、積極地深入到醫院各項工作基層中進行資料的收集，大多數資料都是由各科室自行收集和上報，體現不出宣傳檔案管理工作人員在該項工作中的價值；③宣傳檔案價值挖掘程度不足，醫院宣傳檔案的價值并不僅僅在于醫院各項事務的宣傳層面，必要時也能夠為醫院的穩定存在和可持續發展提供必要的建議，但因為相關工作人員自身素質有限，導致其在工作的過程中并未能實現對各種宣傳檔案價值的挖掘，讓宣傳檔案管理工作的實際價值縮減，為宣傳檔案管理工作的建設和發展帶來了較大的消極影響。

3.4 檔案管理工作內容和界限不明

檔案管理工作內容和界限不明，對于醫院宣傳檔案管理工作人員而言，只有明確了檔案管理工作的內容和相關界限，才能讓相關工作人員更好地融入實際的工作中，實現對各種宣傳檔案的收集和管理。但就當前部分醫院宣傳檔案管理工作分析，宣傳檔案管理工作內容和界限不明是導致醫院各項工作存在問題的重要原因，因這種檔案管理工作的內容和界限不明，讓相關工作人員在實際工作中存在較大的工作局限，未能將醫院各職工個人發展、醫院發展以及國家發展等進行聯系，間接導致醫院宣傳工作也存在一定的局限性[13]。

4 提升醫院宣傳檔案管理工作的路徑

4.1 重視檔案管理工作基礎，加強宣傳檔案管理體系建設

為了能夠有效提升醫院檔案管理工作的質量和效果，醫院應當從宣傳檔案管理工作的基礎出發進行思考，構建出一套完善的檔案管理體系，從而實現對醫院宣傳檔案管理工作中存在的各項問題進行有效解決。為此，醫院可以從以下角度進行思考；①加強醫院宣傳檔案管理工作制度的建設，借助醫院宣傳檔案管理工作制度的建設加強對相關人員進行引導，令其能夠深入到醫院各項基層工作中進行宣傳資料的收集。比如醫院可以要求宣傳檔案管理工作者定期參與到醫院各部門的緊要會議中，或者醫院的義診、科普活動中進行資料的收集[14]；②細化醫院宣傳檔案管理工作的內容，針對醫院宣傳檔案收集、整理、分類、管理等工作環節中的每一個環節都制定出詳細的工作細節，促進醫院宣傳檔案管理工作的規范化建設，讓醫院宣傳檔案管理工作能夠根據醫院實際工作的需求，及時地出具相應的檔案[15]；③加強醫院宣傳檔案管理工作機構的建設，將醫院宣傳檔案管理工作交給專業的工作人員和專門的管理部門，將醫院各個部門和宣傳部門的工作人員從檔案宣傳檔案管理中解放出來，促進醫院整體工作效率的提升。

4.2 重視檔案管理工作質量，轉變相關工作人員思想認知

為了能夠讓醫院宣傳檔案管理工作體現出自身的價值，醫院在建設和發展的過程中可以立足于檔案管理工作的質量，以轉變相關工作人員的思想認知為基礎，促進醫院宣傳檔案管理工作整體建設質量和水平的提升。為此，醫院可以從以下角度入手：①重視醫院宣傳檔案相關領導人思想觀念的轉變，引導相關領導人在醫院宣傳檔案管理工作中發揮出自身的引導和監督作用，督促相關工作人員及時地發現工作中的問題，并進行整改，促進醫院宣傳檔案管理工作質量的提升[16]；②重視醫院宣傳檔案負責人的思想轉變，要求其在醫院宣傳檔案管理工作中能夠以自身為示范，引導各基層宣傳檔案管理人員能夠以實際工作的需求出發，將醫院宣傳檔案管理工作的科學化、規范化、高效化建設提上日程，確保醫院宣傳檔案宣傳工作能夠在醫院建設和發展中發揮出應有的價值[17]；③重視對醫院全體員工思想觀念的轉變，醫院可以加強對醫院宣傳檔案管理工作重要性的宣傳，引導醫院全體員工都能夠積極地參與到醫院宣傳檔案管理工作中，實現醫院宣傳檔案管理工作資料收集質量和效率的提升，為醫院宣傳檔案管理工作質量和效果的提升打下基礎。

4.3 重視管理人員業務水平，提升管理人員專業技能培訓

宣傳檔案管理工作人員的業務水平是確保醫院宣傳檔案管理工作科學化、規范化建設的重要基礎，為提升醫院宣傳檔案管理工作的質量和效果，醫院應當將管理人員業務水平的提升重視起來，借助管理人員業務水平的提升，促進醫院宣傳檔案管理工作質量的提升，為此，醫院可以從以下角度進行思考：（1）重視宣傳檔案管理工作人才的選聘，從人才建設的源頭入手，提升醫院對宣傳檔案管理人才的要求[18]。為實現人才業務水平的提升，醫院要注重對人才兩方面的要求。①檔案管理人才的檔案管理素養，確保其能夠借助專業的理論知識和管理方法，實現對醫院宣傳檔案的規范管理。②檔案管理人才的信息技術素養，確保其能夠靈活地運用各種現代化的信息技術實現醫院宣傳檔案管理工作的高效管理[19]。（2）加強醫院宣傳檔案管理工作人員的培訓，為醫院宣傳檔案管理工作人員提供自我提升的途徑。為實現對相關工作人員的有效培訓，醫院除了借助傳統的講座、經驗交流和培訓活動之外，還應當借助一些現代化的方法，激發醫院宣傳檔案管理工作人員的主觀能動性，讓該部分工作人員也能夠借助MOOC等專業化的學習網站，自行進行學習，提升自己的業務能力。

4.4 重視管理工作基礎建設，及時更新檔案管理軟硬件設備

宣傳檔案管理工作的基礎建設是醫院宣傳檔案管理工作的重要基礎，為此，醫院需要及時地對醫院宣傳檔案管理工作中所涉及到的軟硬件設備進行及時更新，確保其能夠滿足實際宣傳檔案管理工作的需求[20]。為了讓醫院宣傳檔案管理工作軟硬件設備能夠發揮出應有的價值和意義，相關工作人員應當根據這些軟硬件設備及時調整工作管理制度和管理體系，讓軟硬件設備的建設水平、工作管理制度的建設水平以及宣傳檔案管理體系的建設水平三者相適應，真正實現醫院宣傳檔案管理工作質量和水平的提升。需要注意的是，醫院在引入先進軟硬件設備的同時也要考慮醫院的實際發展水平和實際工作的需要，避免造成醫院資源的不必要浪費。

5 總結

為實現醫院宣傳檔案管理工作質量和水平的提升，相關工作人員在工作的過程中應當加強轉變自己的思想認識，深入到實際工作中進行思考，找到宣傳檔案管理工作中存在的問題，并積極地引入先進的管理方法和管理技術，加強醫院的宣傳檔案管理工作，讓宣傳檔案管理工作在醫院的建設和發展過程中體現出應有的價值和意義。