數(shù)字檔案建設項目芻議

摘要：傳統(tǒng)檔案管理方式以手工作業(yè)為主體，以手工臺賬為工作樞紐，效率低、損耗高、誤差大等弊端日益顯現(xiàn)。實施檔案數(shù)字化轉型成為諸多中小型單位提高檔案管理水平的必由之路。本文分析了基層實施數(shù)字檔案建設項目的現(xiàn)實問題，以項目管理技術為基點，闡釋了數(shù)字檔案建設項目的關鍵環(huán)節(jié)以及基層單位實施數(shù)字檔案建設的項目化管理經驗，以期為數(shù)字檔案建設提供支撐。

關鍵詞：檔案管理 數(shù)字檔案 檔案資源

伴隨檔案管理事業(yè)深入推進和信息技術水平不斷提高，建立科學、高效的數(shù)字檔案管理體系是檔案管理現(xiàn)代化的趨勢。通過全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網絡化，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。[1]據《2019年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要》，縣（區(qū)、旗、市）級檔案已達56779.2萬卷/件[2]，較2018年增長了6214.7萬卷/件，基層單位管理的檔案量逐年遞增，對管理能力提出了更高的要求。“十四五”時期是檔案事業(yè)深入轉型和推進高質量發(fā)展的關鍵時期，在更高層次上建設和應用數(shù)字檔案系統(tǒng)，管理好檔案資產，挖掘好檔案價值，迫切需要新技術賦能檔案管理。建設數(shù)字檔案“新基建”，適應新時代檔案管理工作新要求，有利于推動網絡強國和數(shù)字中國進程。[3] [4]然而基層實施數(shù)字檔案建設不僅難度大，實施過程也不夠規(guī)范，檔案管理者的項目管理水平存在明顯差別。基于此，本文以項目管理為基點，探索基層數(shù)字檔案建設項目實施路徑。

一、基層實施數(shù)字檔案建設的現(xiàn)實問題

基層檔案管理部門開展數(shù)字檔案建設有很多成功案例，但數(shù)字檔案建設工作不平衡不充分的問題仍存在，檔案工作面臨從傳統(tǒng)載體向數(shù)字管理轉型升級的巨大挑戰(zhàn)。[5]

一些地方檔案工作中存在履職不到位、工作機制不順暢、基層檔案工作力量薄弱、無專人負責檔案工作、管理混亂等問題。[6]有的地方檔案管理機制與新時代新要求不匹配，重系統(tǒng)建設輕運營維護的觀念依然存在。基層檔案管理者對項目管理技術、信息技術了解不足，在檔案系統(tǒng)建設過程中找不準項目管理重點。更有甚者認為自己不懂沒關系，項目供應商（承建者）做好就萬事大吉了。殊不知，這是非常嚴重的錯誤認知，直接忽視了檔案管理者所應承擔的主體責任，更直接增加了質量風險和安全隱患。一些單位雖已上線檔案管理系統(tǒng)，但應用效果卻不佳，“不好用不會用不善用”、檔案資源分散、利用效率低下、創(chuàng)新能力不足、系統(tǒng)同質化等問題亟待解決。

新時代檔案工作正在發(fā)生深刻變化，擁抱發(fā)展機遇的同時也面臨諸多挑戰(zhàn)，這需要攻堅克難持續(xù)推進檔案事業(yè)發(fā)展，需要檔案工作者增強機遇與風險意識，主動作為，破解檔案事業(yè)發(fā)展難題。

二、把握數(shù)字檔案建設項目關鍵環(huán)節(jié)

數(shù)字檔案建設需要科學的項目管理理論做支撐，善于運用相關工具、方法可以達到事半功倍的效果。項目管理是一項系統(tǒng)且復雜的工作，其體系涵蓋：整體、范圍、進度、成本、質量、人力資源、溝通、風險、采購、合同、文檔與配置、知識與流程等諸方面。下面我們將以基層檔案管理者視角，簡述基層數(shù)字檔案建設項目的關鍵環(huán)節(jié)。

（一）精準把握數(shù)字檔案建設需求

建設數(shù)字檔案系統(tǒng)，首先要從需求分析入手，做好需求管理將為數(shù)字檔案建設全生命期奠定基礎。

1.采用“SWOT方法”開展數(shù)字檔案建設戰(zhàn)略分析。所謂“SWOT”是S（Strengths）優(yōu)勢、W（Weak？ nesses）劣勢、O（Opportunities）機會、T（Threats）威脅四個英文單詞的首字母組合。檔案機構可以利用此方法從以上四個維度進行分析，研究檔案系統(tǒng)建設的可行性、必要性。

2.立足實際重點考慮數(shù)字檔案系統(tǒng)功能需求和非功能需求。基層檔案管理部門要從檔案實際工作著手，細化需求、優(yōu)化流程、推演進程。其建設的檔案系統(tǒng)除了要具備傳統(tǒng)的收集、存儲等功能外，更要捕捉痛點和難點，綜合考慮用戶與角色權限。此外，數(shù)字檔案建設過程中不能忽視非功能需求，要綜合考慮系統(tǒng)運行性能與效率、數(shù)據吞吐量與網絡環(huán)境的關系，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)的可用性、可靠性、保密性、可控性、完整性等屬性既符合國家有關標準又滿足部門應用實際。

3.形成需求分析報告，做好需求跟蹤。需求分析是一個思維火花四溢的過程，可采取頭腦風暴、德爾菲式問卷、思維導圖等方法，廣泛吸納建議，及時整理離散需求，分析并提煉形成《需求分析報告》。在數(shù)字檔案建設項目實施全程中，基層檔案管理部門還要做好需求的雙向跟蹤，確保全程可控，杜絕需求“蔓延”“鍍金”現(xiàn)象。

（二）科學實施數(shù)字檔案建設項目

1.圍繞法規(guī)制度，遵循建設標準。數(shù)字檔案建設項目的開展應圍繞《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、信息化建設相關標準以及電子政務項目管理相關規(guī)定展開。新修訂的《檔案法》提出：“國家鼓勵和支持檔案科學研究和技術創(chuàng)新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉化和應用，推動檔案科技進步。”此外，新修訂的《檔案法》增設“檔案信息化建設”“監(jiān)督檢查”兩章，加強檔案信息化建設，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用；明確監(jiān)督檢查事項，完善監(jiān)督檢查措施。[7]這為各方開展數(shù)字檔案建設提供了法律保障和根本遵循。

2.提高風控意識，做好風險應對工作。基層檔案管理部門應用新技術開展數(shù)字檔案項目，要兼顧各種安全風險和挑戰(zhàn)。風險管理主要包括：規(guī)劃風險管理、識別項目風險、實施定性風險分析、實施定量風險分析、制訂風險應對計劃和控制風險。風險管理貫穿項目全程，在數(shù)字檔案項目計劃階段，風險規(guī)劃工作是重頭戲，需認真分析檔案項目已知風險、未知風險和不可預測的風險，制訂風險應對計劃，密切跟蹤風險才能更好地實施控制。實踐表明：檔案原始介質專項數(shù)字化的過程，如掃描、拍攝、拷貝等過程都會對原始檔案產生影響，要制訂切實可行的保護計劃，采取有力的保護措施，力爭不給或者少給原始檔案資料造成傷害。再如，數(shù)字化檔案系統(tǒng)要重視保密工作，嚴防信息數(shù)據泄露。基層檔案管理部門要綜合考慮互聯(lián)網、辦公內網以及與外網物理隔離的網絡邊界，嚴格按照檔案定級范圍實施操作。數(shù)字檔案成果應用要基于完備的規(guī)章和內控制度，確保人員、操作、權限、環(huán)境的適用性。

3.把握關鍵環(huán)節(jié)，平穩(wěn)推進項目。一是質量管理。基層檔案管理部門要基于ISO質量體系開展數(shù)字檔案建設，在項目啟動時就要明確質量方針，做好質量計劃；在項目實施中要善于運用質量控制和質量保證工具，如經典的直方圖、雷達圖、親和圖等圖表類工具，既強調數(shù)據意義上的質量，也重視文字分析方面的質量；適時采取檢查、測試、評審等方法，確保數(shù)字檔案建設項目符合質量要求。

二是進度管理。基層檔案管理部門對于數(shù)字檔案建設進度超前或滯后都要警覺，做好分析研判，可以采取進度控制指數(shù)SPI與進度計劃的對比計算，衡量進度狀態(tài)；也可以采取里程碑控制法，在理清項目主要任務關系的基礎上，對項目重大節(jié)點、重大事項設定里程碑并將其分級，應用關鍵鏈法將里程碑相連。

三是溝通管理。數(shù)字檔案項目涉及的干系人十分廣泛，各方都有自己的動機和目的。常見的溝通障礙包括因職責職位不同而形成的角色障礙、因思想觀點價值觀念不同而形成的個性障礙、因組織機構不同而形成的渠道障礙等。現(xiàn)代社會溝通方式多元，溝通類型也復雜多樣，在數(shù)字檔案建設項目中，檔案相關人員除了要掌握溝通技巧外，還要考慮溝通方向與模式，如面對領導可多采取正式溝通方法，而平級或與承建單位溝通可考慮采用非正式溝通更高效。

四是文檔和配置管理。若數(shù)字檔案建設項目偏重面向結果而忽略文檔和配置管理，將對后期的運維工作造成困擾。經過評審的重要項目文檔本身就是檔案，因此要在項目執(zhí)行全生命周期注重文檔的規(guī)范流轉、簽批與歸檔。基層檔案管理部門對數(shù)字檔案項目實施過程產生的計劃、需求分析說明書、項目設計、驗收文件等重要文檔要列入配置項，建立基線并嚴管版本與變更控制，必要時還應進行配置審計。

（三）做實做優(yōu)數(shù)字檔案建設項目收尾與運維工作

數(shù)字檔案建設項目經過試運行后就進入收尾階段，此時基層檔案管理部門既要做好項目收尾工作，也要做好產品收尾工作。伴隨建設成果的最終交付，項目也隨即完成了轉移，基層檔案管理部門要避免項目“虎頭蛇尾”，認真做好數(shù)字檔案建設項目總結，對項目涉及的技術、成本、進度、人員、知識、文檔等工作內容進行總結與評估。

進入運維階段后，基層檔案管理部門要統(tǒng)籌做好運維規(guī)劃設計，可以就關鍵指標設計服務，列舉需要重點維護的清單，如檔案接收、掃描、校核、打印、格式轉換、過濾、數(shù)據備份、檔案室管理、編研查詢等，并對其方法進行描述；設計好服務方案，使人員、資源、技術、過程等要素與工作模式和要求相匹配；要保障系統(tǒng)正常運行，確保連續(xù)性、可用性和能力等方面可持續(xù)，讓數(shù)字檔案系統(tǒng)更好地服務檔案工作。

三、結語

綜上，本文基于項目管理技術開展數(shù)字檔案建設探究，使項目實施過程更為科學，并且對需求分析、進度、質量、風險等在內的項目管理要素進行合理管控，以有效改進項目建設效能。數(shù)字檔案建設是新時代檔案工作的重要課題，是基層檔案管理人員提高管理效能的重要手段，也是發(fā)揮檔案價值的重要載體。檔案機構要堅持守正創(chuàng)新，抓住“新基建”的風口，積極推進數(shù)字檔案建設。

注釋及參考文獻：

[1]國家檔案局.全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[EB/OL].（2016- 04- 07）[2021- 02- 16].http：// www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/ 4596bddd364641129d7c878a80d0f800.shtml.

[2]國家檔案局. 2019年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要[EB/OL].（2020-09-04）[2021-02-19]. https ： // www. saac. gov. cn / daj / zhdt / 202009 / 23bee44fdf594f048619334774968c7d.shtml.

[3]曲強，等.區(qū)塊鏈：構建韌性數(shù)字檔案館的新基建[J].中國檔案，2021（1）：37-39.

[4]馬悅先.區(qū)塊鏈賦能政務服務研究[J].秘書之友，2020（7）：8-11.

[5][6]陸國強.推動檔案事業(yè)在高質量發(fā)展軌道上邁出堅實步伐[J].中國檔案，2021（1）：19-25.

[7]新華網.新修訂的檔案法明年1月1日起施行[EB/OL].（2020-06-20）[2021-02-20].http：//www.xi？ nhuanet.com/legal/2020-06/20/c_1126139840.htm.

作者單位：北京市朝陽區(qū)招生考試中心