基層單位檔案管理機制與責任問題探究

卜亞群

摘 要：無論是對個人或是單位，檔案都發揮著至關重要的作用。文章圍繞機關單位檔案管理中存在的問題類型及危害，剖析其背后的成因，并就如何加強檔案管理提出了一些有針對性的建議。

關鍵詞：檔案管理；檔案工作；基層單位；責任

“檔案”一詞出現在清朝，是國家機構、社會團體及個人在社會活動中直接形成的有價值的歷史文獻資料。檔案的作用是多方位的，主要可概括為兩個方面，即檔案的憑證作用和參考作用。對個人來說，檔案是其生活、工作軌跡的記載，學籍、工作變動、家庭情況等都離不開檔案的參與。對單位來說，檔案能更好地記載單位發展歷程、人事變動、獲得榮譽，體現文化內涵、助力社會服務和單位管理。近年來，雖然檔案的保存和管理已在逐步規范，但檔案缺失、管理不善等現象依然屢見不鮮，造成“檔到用時方恨無”，嚴重影響工作效率及社會的和諧穩定。

一、當前機關單位檔案管理中存在的問題類型及危害

隨著經濟社會發展和信息時代來臨，檔案管理工作的重要性日漸凸顯。但由于多方面原因，檔案管理沒有得到應有的重視和加強，導致各種問題的產生。

1.職工檔案丟失，影響工齡認定及退休手續的辦理。工齡長短決定個人退休金的多少，而核算工齡以檔案記載為準。人們每段工作經歷都應形成記錄，但由于很多單位怕麻煩，未能及時為職工建立檔案，個人工作經歷就出現了斷檔。

2.職工檔案殘缺，影響特殊工種提前退休的辦理。國家規定從事特殊工種人員可提前5年退休，若特殊工種檔案不全，則會影響其認定。

3.黨員檔案散落，影響黨員身份的證明。黨員檔案是證明黨員身份、核驗入黨程序是否規范的個人檔案。過去一些基層組織不夠重視黨員檔案，導致現在很多檔案里缺少個人入黨材料，甚至一些黨員長期游離于組織之外。

4.學籍檔案丟失，影響入學入職手續的辦理。原則上大學畢業生檔案應隨個人檔案走，但很多大學生畢業后到私營企業打工或自主創業，未能顧及自己的畢業生檔案，經過數年奮斗，考上了研究生或事業編制，回頭再來找當初的檔案。

5.民生檔案丟失，影響個人相關權益的獲得。近年來個人到檔案館查得較多的有婚姻檔案、土地確權檔案、職稱檔案等。各省市相關公證處也經常為了處理各類公證業務，到相應的檔案館調閱檔案。

6.檔案保管不善，招致貪婪之徒有機可乘。我國《檔案法》規定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務；工作人員玩忽職守，造成檔案丟失的應當承擔相應的行政或法律責任。”有關責任單位、組織和個人若不能謹慎保管檔案，則會給他人帶來麻煩和損失。如：李某下崗多年，在原單位從事有毒有害工種，故55歲可申報特殊工種提前退休，需提供原始檔案和當時單位的工資表證明其工種。而李某離開時，單位并未移交任何檔案，最終在原單位勞資人員家中找到了部分檔案。按理若用人單位破產或員工離開單位，應將其檔案移交到人社部門辦理托管或移交到職工下一家單位，而該單位顯然未能盡到義務。勞資人員擅自將個人檔案帶回家中，并用買賣形式將檔案出售，此行為已觸犯法律。

二、檔案管理工作不到位的原因剖析

檔案出現遺失、錯漏等多方面問題，其負面影響是不言而喻的，造成這些問題的原因也是多方面的。

1.群眾檔案意識比較薄弱。不少當事人沒有認識到檔案在自己的就業、醫療、教育等各方面會發揮重要作用，對于一些比較重要的檔案未及時進行核對、收集和補辦，當需要用到檔案時找不到相關檔案，甚至難以進行補辦，導致相關業務無法辦理，個人利益受損。

2.管理者對檔案重要性認識不足。檔案意識是做好檔案工作的關鍵，涉及檔案管理的方方面面，領導層檔案意識缺失或漠視檔案工作，是嚴重制約單位檔案工作發展的重要因素，會造成檔案管理制度不健全，收集不全、整理滯后，檔案人員意志渙散等多種不良后果，進而導致檔案缺失現象發生。檔案意識欠缺還表現在一些部門的科室負責人身上，他們為方便使用將一些應該歸檔的材料放在身邊，拒交檔案室保存，在人員更迭之后，造成檔案丟失現象。

3.工作人員專業性不強。許多單位把檔案管理工作簡單化，未將人才用于檔案管理工作中，甚至借用其他部門人員或者臨時聘用人員，因此從事檔案管理工作的多數都是“半路出家”，缺乏專業管理能力，對檔案的存檔、歸類流程不了解，致使在實際的檔案管理工作過程中易出現漏洞，給檔案管理帶來諸多不良影響。

4.機構改革和企業改制期內存在檔案空窗。機構改革和企業改制時事務繁雜，相關部門對財務等“硬通貨”較重視，對檔案資料等往往關注較少，忙于各項工作交接和資產清算，無暇顧及檔案的收集和登記、移交等基礎工作。同時，不少單位缺乏科學的體制機制來保障檔案及時建立、更新、保存和流轉。檔案收集無章可循、借查閱登記形同虛設、移交手續缺失等，都容易造成檔案丟失，不便找回。

5.檔案電子信息化程度不高。由于發展的需要，檔案管理模式正逐步向電子信息化方向發展，但由于檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，檔案管理在規范性、開放性、服務性、共享性方面存在一定的不足，客觀上造成了檔案管理的不便。

三、關于加強檔案管理的對策建議

市場化背景下，所有人都不再是原來意義的地區人、單位人，而是流動著的個體——社會人。人員流動的節奏加快和區域化的高頻切換更需要規范嚴謹的檔案管理機制，也亟需專業化、高素質和責任心強的檔案管理團隊。

1.提高思想認識，強化檔案管理責任意識。無論是單位管理人員或檔案工作人員，都要意識到檔案管理工作對于推動其他工作的重要性。一方面，機關、事業單位各級領導應經常過問、檢查、督促檔案工作，將其擺上重要議事日程，與其他工作同安排、同部署、同檢查、同考核。同時，定期了解檔案現狀，幫助解決工作中存在的實際困難和問題，指導工作人員依據有關規定開展工作。另一方面，需配備合格的檔案存放設備，庫房安裝好防火、防潮、防蟲害等器材，安排專人定期檢查，確保檔案存放環境安全。

2.加強隊伍建設，提高管理人員專業能力。檔案管理專業性較強，工作人員不僅要有高度責任感，也要有扎實的檔案管理技能。一是招納檔案管理專業型人才，保證檔案的安全、合理、科學化管理。二是注重人員專業化培訓，打造業務上的多面手，促使其盡快掌握專業知識。組織《檔案法》等相關法律規定的學習，強化安全意識、法制意識、底線意識，全面提升檔案管理工作人員的職業要求和職業道德。三是建立檔案管理考核責任制，將檔案管理列入績效目標考核內容，督促激勵工作人員提升檔案管理水平。

3.建立健全工作制度，規范檔案管理措施。相關部門要從源頭上規范檔案的管理，健全檔案管理規章制度，如制定《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等，確保將各部門、各科室應歸檔材料羅列齊全，收集完整，形成良好的收集習慣。此外，嚴格檔案臺賬的建立和完善，借查閱登記、檔案數量統計、檔案交接手續等基本臺賬建立到位，經常性開展自查自糾，確?；A數據心中有數。

4.完善信息化建設，優化檔案服務水平。實現檔案管理信息化，是檔案服務于機關、事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需要日漸增強的客觀需求。各級機關、事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確及時地傳輸信息，逐步將文字、圖片等資料轉成數據資料，通過網絡更好地向社會大眾提供優質高效的檔案信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。尤其是對于印證性檔案，要加快進館進度和實現數據共享，在大數據背景下，將館藏部分檔案與其他部門民生檔案實現數據共享，相互印證。

5.加大督查力度，落實檔案管理責任。單位或主管部門搬遷、改制、破產后財務、人事檔案移交不善，鄉鎮區劃調整過程中檔案保管移交不善等原因，造成職工無法查找相關原始材料，導致個人利益受損的事例時常發生。相關部門應對檔案管理開展定期檢查，其形式、內容根據全市實際情況適時調整，并在機構改革年度或其他重要時間節點，重點開展檔案專項督查，規范檢查流程，確保檢查實效。同時，加強對單位和主管部門的日常督查，不能因檔案管理工作的混亂、失范，讓群眾多跑腿或給群眾帶來無法彌補的精神和經濟損失。