提高地質(zhì)部門人事檔案管理信息化水平的措施

陳 瑤

（黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七0六隊(duì)，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

人事檔案是針對(duì)員工成長(zhǎng)信息的真實(shí)記錄，能夠客觀反映出員工的真實(shí)情況，而且在當(dāng)前用人單位對(duì)員工能力和素養(yǎng)進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，也以人事檔案作為重要的標(biāo)準(zhǔn)。地質(zhì)部門基于單位性質(zhì)的特殊性，一直以來人事檔案信息化程度不高，檔案利用率處于較低水平。但近年來隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作的難度增加，這種情況下，地質(zhì)部門人事檔案管理工作中也開始重視信息技術(shù)的應(yīng)用，以此來促進(jìn)人事檔案管理信息化水平的提升，為人力資源管理工作提供重要的助力支持。

1 地質(zhì)部門人事檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)

人事檔案數(shù)量十分龐大，針對(duì)于這些紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行保存存在較大的難度，檔案信息極易受到損毀。但檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案加快了數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，以電子檔案形式進(jìn)行保存，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存，而且有效的節(jié)省了保存空間，不僅降低了檔案管理人員工作的壓力，還實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理成本的節(jié)約。

1.2 檔案管理工作效率提高

人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，檔案管理人員能夠?qū)θ耸聶n案信息的變動(dòng)進(jìn)行及時(shí)更改，文檔輸入更具快捷性，人事檔案信息實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)管理，檔案管理人員工作效率大幅度提升。而且人事檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，檔案信息管理更具流程化和規(guī)范化，人事檔案管理流程更為簡(jiǎn)化，這也全面提升了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，為人事檔案管理整體水平的提升打下了良好的基礎(chǔ)。

1.3 人事檔案信息查詢更為便捷

地質(zhì)部門人事調(diào)整時(shí)，需要以人事檔案作為依據(jù)篩選出適宜的人員，通過推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠?yàn)槿耸抡{(diào)整提供更為便捷的信息。借助于信息技術(shù)開展人事檔案管理工作，不僅檢索更具快捷性，而且還能夠利用高級(jí)檢索的方式，及時(shí)獲取到職工的基本信息，從而為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供可靠的信息參考。

2 提高地質(zhì)部門人事檔案管理信息化水平的措施

2.1 重視原始資料的收集和整理

在地質(zhì)部門人事檔案管理工作中，針對(duì)人事檔案原始資料的收集和整理是較為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其能夠?yàn)楹罄m(xù)工作的科學(xué)和高效開展打下良好的基礎(chǔ)。作為檔案部門，需要在檔案信息收集過程中發(fā)揮前端調(diào)控功能，針對(duì)人事檔案信息有重點(diǎn)和有計(jì)劃地進(jìn)行收集和整理，集中對(duì)重要的有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行管理。同時(shí)還要針對(duì)檔案整理工作采取有效的措施，積極拓展思路，并創(chuàng)新工作方式方法，努力提高檔案整理工作的效率。并通過建立健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的規(guī)范管理，避免出現(xiàn)人事檔案原始資料不真實(shí)的問題。

2.2 加大資金投入

人事檔案信息化建設(shè)具有系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性的特點(diǎn)，因此建設(shè)過程中離不開資金的支持，需要投入大量的資源，這就需要足夠的資金支持，以此來積極配備完善的軟硬件設(shè)施，并購(gòu)置配套設(shè)施，為人事檔案信息化建設(shè)工作的有序開展提供重要的物質(zhì)保障。在實(shí)際工作中，地質(zhì)部門需要將人事檔案信息化建設(shè)資金納入預(yù)算中，確保做到專款專用，保證人事檔案信息化建設(shè)的資金需求。

2.3 積極推進(jìn)電子人事檔案的完善

地質(zhì)部門人事檔案信息化建設(shè)過程中，當(dāng)配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施后，檔案管理人員需要加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并建立電子人事檔案。針對(duì)人事檔案信息存檔時(shí)，宜以信息化要求來設(shè)置具體的代碼和標(biāo)簽，為地質(zhì)部門和檔案使用者進(jìn)行信息查詢提供更多的便利。在具體建立電子人事檔案過程中，整個(gè)過程中較為復(fù)雜，這也是對(duì)檔案信息的重新梳理，一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行核查，做好檔案信息補(bǔ)充和完善工作，進(jìn)一步盤活地質(zhì)部門的人事檔案信息 資源。

2.4 建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在地質(zhì)部門人事檔案管理工作開展過程中，檔案信息化建設(shè)過程中宜使用專業(yè)的檔案管理軟件，這樣一旦有人事變動(dòng)情況發(fā)生，能夠?qū)ο鄳?yīng)的檔案信息及時(shí)進(jìn)行更新，全面提高人事檔案信息查詢和分析的水平。在實(shí)際工作中，地質(zhì)部門要與自身的情況和要求相結(jié)合，選擇技術(shù)成熟的人事檔案管理軟件，確保人事檔案管理軟件功能的齊全性。再以檔案管理軟件的特點(diǎn)來對(duì)人事信息收集流程和規(guī)范要求進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，確保檔案信息錄入的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的高效管理，全面促進(jìn)人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的集中統(tǒng)一管理和高效利用，還要運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定運(yùn)行。這樣可以避免人事檔案信息丟失問題發(fā)生。特別是部分地質(zhì)部門采用局域網(wǎng)登記或是互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)登記，這種情況下更需要針對(duì)人事檔案信息物理訪問與數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效隔離，避免人事檔案信息的真實(shí)性受到干擾，進(jìn)一步保護(hù)人事檔案信息的安全性。

2.5 建立人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)

通過構(gòu)建人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)部門內(nèi)部人事信息的及時(shí)共享，為后續(xù)檔案信息的檢索和利用提供更多的便利。而且借助于人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，地質(zhì)部門在人事管理工作中能夠及時(shí)對(duì)職工的情況進(jìn)行了解和掌握，有效地提高了人事檔案信息的時(shí)效性。人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的構(gòu)建為人事檔案管理和人事管理工作提供了更多的便利，但同時(shí)也帶來了較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。這就需要檔案管理人員要強(qiáng)化對(duì)人事檔案信息的安全管控，特別是提供檔案信息資料時(shí)，需要根據(jù)具體的信息內(nèi)容和要求針對(duì)檔案信息實(shí)施加密處理，有效的保證檔案信息傳遞過程中的安全性。而且人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)訪問時(shí)還需要根據(jù)用戶來設(shè)置不同的權(quán)限，避免檔案信息出現(xiàn)泄露問題，進(jìn)一步保障地質(zhì)部門人事檔案信息的安全性。

3 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，同時(shí)也是地質(zhì)部門人力資源管理戰(zhàn)略規(guī)劃的有效途徑。因此在實(shí)際工作中，地質(zhì)部門需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作的重視，并合理應(yīng)用各種先進(jìn)的技術(shù)手段，全面提高人事檔案管理工作的信息化和數(shù)字化水平，使人事檔案能夠更好地服務(wù)于地質(zhì)部門的人才開發(fā)和利用，為地質(zhì)部門的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。