提高地質部門人事檔案管理信息化水平的措施

陳 瑤

（黑龍江省有色金屬地質勘查七0六隊，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

人事檔案是針對員工成長信息的真實記錄，能夠客觀反映出員工的真實情況，而且在當前用人單位對員工能力和素養進行評價時，也以人事檔案作為重要的標準。地質部門基于單位性質的特殊性，一直以來人事檔案信息化程度不高，檔案利用率處于較低水平。但近年來隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作的難度增加，這種情況下，地質部門人事檔案管理工作中也開始重視信息技術的應用，以此來促進人事檔案管理信息化水平的提升，為人力資源管理工作提供重要的助力支持。

1 地質部門人事檔案管理信息化的優勢

1.1 檔案數字化的實現

人事檔案數量十分龐大，針對于這些紙質檔案信息進行保存存在較大的難度，檔案信息極易受到損毀。但檔案信息化的實現，紙質檔案加快了數字化的轉化，以電子檔案形式進行保存，不僅可以實現檔案信息的永久保存，而且有效的節省了保存空間，不僅降低了檔案管理人員工作的壓力，還實現了人事檔案管理成本的節約。

1.2 檔案管理工作效率提高

人事檔案管理信息化的實現，檔案管理人員能夠對人事檔案信息的變動進行及時更改，文檔輸入更具快捷性，人事檔案信息實現了動態管理，檔案管理人員工作效率大幅度提升。而且人事檔案信息化的實現，檔案信息管理更具流程化和規范化，人事檔案管理流程更為簡化，這也全面提升了人事檔案管理工作的現代化水平，為人事檔案管理整體水平的提升打下了良好的基礎。

1.3 人事檔案信息查詢更為便捷

地質部門人事調整時，需要以人事檔案作為依據篩選出適宜的人員，通過推進人事檔案管理信息化建設，能夠為人事調整提供更為便捷的信息。借助于信息技術開展人事檔案管理工作，不僅檢索更具快捷性，而且還能夠利用高級檢索的方式，及時獲取到職工的基本信息，從而為領導的正確決策提供可靠的信息參考。

2 提高地質部門人事檔案管理信息化水平的措施

2.1 重視原始資料的收集和整理

在地質部門人事檔案管理工作中，針對人事檔案原始資料的收集和整理是較為關鍵的環節，其能夠為后續工作的科學和高效開展打下良好的基礎。作為檔案部門，需要在檔案信息收集過程中發揮前端調控功能，針對人事檔案信息有重點和有計劃地進行收集和整理，集中對重要的有價值的檔案信息進行管理。同時還要針對檔案整理工作采取有效的措施，積極拓展思路，并創新工作方式方法，努力提高檔案整理工作的效率。并通過建立健全檔案管理制度，實現對人事檔案信息的規范管理，避免出現人事檔案原始資料不真實的問題。

2.2 加大資金投入

人事檔案信息化建設具有系統性和長期性的特點，因此建設過程中離不開資金的支持，需要投入大量的資源，這就需要足夠的資金支持，以此來積極配備完善的軟硬件設施，并購置配套設施，為人事檔案信息化建設工作的有序開展提供重要的物質保障。在實際工作中，地質部門需要將人事檔案信息化建設資金納入預算中，確保做到專款專用，保證人事檔案信息化建設的資金需求。

2.3 積極推進電子人事檔案的完善

地質部門人事檔案信息化建設過程中，當配備完善的基礎設施后，檔案管理人員需要加快推進紙質檔案的數字化轉化，并建立電子人事檔案。針對人事檔案信息存檔時，宜以信息化要求來設置具體的代碼和標簽，為地質部門和檔案使用者進行信息查詢提供更多的便利。在具體建立電子人事檔案過程中，整個過程中較為復雜，這也是對檔案信息的重新梳理，一旦發現問題需要及時對信息進行核查，做好檔案信息補充和完善工作，進一步盤活地質部門的人事檔案信息 資源。

2.4 建立人事檔案信息數據庫

在地質部門人事檔案管理工作開展過程中，檔案信息化建設過程中宜使用專業的檔案管理軟件，這樣一旦有人事變動情況發生，能夠對相應的檔案信息及時進行更新，全面提高人事檔案信息查詢和分析的水平。在實際工作中，地質部門要與自身的情況和要求相結合，選擇技術成熟的人事檔案管理軟件，確保人事檔案管理軟件功能的齊全性。再以檔案管理軟件的特點來對人事信息收集流程和規范要求進行重新設計，確保檔案信息錄入的及時性和準確性，實現對電子檔案的高效管理，全面促進人事檔案管理工作效率和質量的提升。為了實現人事檔案管理的集中統一管理和高效利用，還要運用先進的技術手段建立人事檔案信息數據庫，并針對數據庫中的信息進行備份，確保數據庫的穩定運行。這樣可以避免人事檔案信息丟失問題發生。特別是部分地質部門采用局域網登記或是互聯網平臺登記，這種情況下更需要針對人事檔案信息物理訪問與數據庫進行有效隔離，避免人事檔案信息的真實性受到干擾，進一步保護人事檔案信息的安全性。

2.5 建立人事信息網絡化平臺

通過構建人事信息網絡化平臺，可以實現地質部門內部人事信息的及時共享，為后續檔案信息的檢索和利用提供更多的便利。而且借助于人事信息網絡化平臺，地質部門在人事管理工作中能夠及時對職工的情況進行了解和掌握，有效地提高了人事檔案信息的時效性。人事檔案信息網絡化平臺的構建為人事檔案管理和人事管理工作提供了更多的便利，但同時也帶來了較大的安全風險。這就需要檔案管理人員要強化對人事檔案信息的安全管控，特別是提供檔案信息資料時，需要根據具體的信息內容和要求針對檔案信息實施加密處理，有效的保證檔案信息傳遞過程中的安全性。而且人事信息網絡化平臺訪問時還需要根據用戶來設置不同的權限，避免檔案信息出現泄露問題，進一步保障地質部門人事檔案信息的安全性。

3 結束語

人事檔案管理信息化是檔案事業發展的客觀要求，同時也是地質部門人力資源管理戰略規劃的有效途徑。因此在實際工作中，地質部門需要加強對人事檔案信息化建設工作的重視，并合理應用各種先進的技術手段，全面提高人事檔案管理工作的信息化和數字化水平，使人事檔案能夠更好地服務于地質部門的人才開發和利用，為地質部門的健康發展打下堅實的基礎。