推進新時代企業檔案事業高質量發展的思考

盧生瓊

（成都興城投資集團有限公司，四川 成都 610041）

“十四五”時期經濟社會發展要以推動高質量發展為主題，“必須強調的是，新時代新階段的發展必須貫徹新發展理念，必須是高質量發展。”檔案工作要與時俱進，轉變工作思路，不斷提高把握新發展階段、貫徹新發展理念、構建新發展格局的專業水平，敢于擔當、善于作為，推動檔案事業高質量發展。

1 聚焦思想引領，確保檔案發展方向

1.1 加強政治理論學習，提升理論素養

新修訂的檔案法旗幟鮮明把堅持中國共產黨對檔案工作的領導寫入法律，檔案工作人員要加強黨的理論知識學習、黨史學習教育，認真領會相關內涵，學深悟透，牢固樹立政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，堅持底線思維，錘煉堅定信念，汲取先進理念，深化思想認識，牢記“檔案工作姓黨”的政治屬性、“為黨管檔、為國守史、為民服務”的檔案工作宗旨和職責，做到學以致用，將學習成效轉化為落實到檔案工作全過程和各方面，與從事的檔案工作結合起來，確保檔案工作始終沿著正確方向發展。

1.2 加強檔案專業知識學習，提升專業能力

強化檔案法律、法規、檔案行業標準的學習，原原本本學習、逐條逐段領悟，把知識學扎實學牢固，不斷提高專業能力，將檔案行業標準規定及相關要求結合實際思考，落實到企業檔案制度建設、檔案整理、利用、編研、檔案宣傳等日常管理工作中，精準把握新時代檔案工作的規律與特點，積極探索新形勢下做好檔案工作的新思路新辦法，立足當前工作、著眼長遠目標，進一步創新服務形式、強化服務功能、擴大服務對象，提高服務質量，為企業各部門開展相關問題研究提供支持和便利。

2 聚焦檔案管理體系建設，為檔案管理工作提供依據

2.1 建立質高有效的檔案管理制度

1）健全檔案管理制度。企業基本檔案管理制度主要有：企業檔案工作規定，它是企業檔案工作的基本要求；管理類檔案管理制度、建設項目檔案管理制度、設備檔案管理制度、會計檔案管理制度、干部職工檔案管理制度、實物檔案管理制度等。

2）建立制度遵循原則：一是合法原則。制訂制度要遵守憲法和法律，符合黨和國家的方針、政策，符合檔案行業標準、規定，如《檔案法》和《實施辦法》，《歸檔文件整理規則》《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）《干部人事檔案工作條例》等對應門類檔案規范要求。二是講求實際，注重實效。檔案管理制度應明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔質量要求、歸檔控制措施、組卷及著錄要求、檔案利用等具體的實施細則和可操作性的規定內容，具有針對性、可行性和實效性。三是嚴格程序，強化執行。制度建立不能流于形式寫在紙上、貼在墻上、鎖在抽屜里，按程序嚴格執行，確保制度運行暢通。

2.2 編制科學穩定的分類方案

1）科學設置分類方案。分類方案是企業檔案分類的依據，立足企業檔案業務經營范圍，編制科學、切實可行的檔案分類方案。企業檔案分類方案的結構由編制說明、類目表、類別號三部分組成。一級類目設置可參照1991年7月4日發布的《工業企業檔案分類試行規則》規定和本企業檔案管理制度設置十個一級類目，也可參照2010年1月1日實施的《企業檔案工作規范》的附錄中規定的類目名稱和順序，根據需要，在十個一級類目的基礎上適當增減、補充適合本企業的一級類目，如根據實際，增設實物檔案、合同檔案、客戶資信檔案等。再按照企業管理職能和檔案特點設置二級類目。

2）分類方案遵循原則：一是要有針對性，主要以企業全部檔案為對象，符合特定的性質和特點。二是要有嚴密邏輯性。檔案分類在橫向上具有平行關系，即同位類的關系，同位類之們是互相排斥的并列、平行關系，不能交叉重復，如一級類目的管理類檔案、建設項目檔案之間就是同位類關系；在縱向上具有從屬關系，即上位類和下位類的關系，上位類包含下位類，下位類是上位類的組成部分，兩者之間是總體和部分的關系。三是要保持相對穩定性，不宜經常或頻繁地更改分類方法和分類體系，必須在較長時間內保持相對穩定，形成固定模式。如果分類變化，引起排架、編號等相關業務工作的一系列變化，甚至導致重復勞動；四要體現分類方案類目體系的可擴充性。企業的經營范圍和工作重點在不斷發展變化，檔案也隨之變化，檔案內容擴充和更新，方案不但要有足夠的容量，類目設置要能體現容納檔案的全部內容，有一定的自由度和靈活性。

3 聚焦檔案基礎管理，提升館藏檔案質量

企業檔案基礎工作基本內容主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等業務環節。

檔案收集齊全。檔案收集是企業檔案工作的基礎環節和起點，做好收集工作是企業檔案工作整體建設最基本的保證，收集材料質量直接影響到企業檔案是否齊全完整與系統準確。收集內容：一是常規性集中收集。按檔案部門按企業檔案管理制度規定，系統、批量地從各職能部門收集。如管理類檔案一般在辦理完畢后的第二年一季度歸檔，建設項目檔案前期文件在工作結束時歸檔，施工文件在項目竣工驗收后歸檔；二是及時性零星收集。包括由于歷史原因、機構調整、人員調動等，單位內部散存在個別人手中的文件，領導及有關業務人員學習、參觀、考察或參加各種會議帶回的有價值的文件等；三是重點跟蹤收集。主要針對重要環節、重大活動、重要會議、關鍵階段等產生的文件，確保應收盡收、應歸盡歸。確保收集的檔案齊全完整、質量優良。

檔案整理規范。檔案整理是指按照一定的原則與方法，對檔案的實體進行系統分類、排列和科學編目的一項工作，是維護檔案完整、系統、安全的重要手段，是實現檔案有效利用的基本途徑，是檔案業務建設的中心環節。遵循保持檔案材料之間的有機聯系，便于科學管理與開發利用。

檔案鑒定準確。一是應歸檔材料從完整性、準確性和保存價值幾個方面進行鑒定，一是對庫存已過保管期限的檔案材料從保管價值方面進行鑒定。通過鑒定，有利于提高庫藏檔案質量，有效發揮檔案信息資源的價值作用，實現企業檔案的經濟效益和社會效益；有利于減輕庫藏和管理工作壓力，提高檔案工作效率。

檔案保管安全，以減少對企業檔案造成損毀的各種不利因素的影響，最大限度地維護企業檔案的齊全、完整與安全，延長企業檔案的壽命為原則。提供良好的保管條件，如庫房管理、配置的設施設備，采取保護措施，如保密、防盜和安全檢查、特殊材料存放、庫房進出管理等。

檔案統計真實。科學管理是建立在對各種檔案工作情況進行基本統計和定量分析的基礎之上，通過對檔案統計數據進行分析和研究，了解企業的檔案藏量，探索檔案工作的發展方向，從中總結工作經驗，探索工作規律，發現薄弱環節，更好地開發企業檔案信息資源，更好地為企業的各項工作服務，提高企業檔案管理水平。因此統計必須實事求是，遵循客觀真實、科學規范和統一標準的要求。

4 聚焦檔案信息化建設，提升檔案管理現代化

推動新型工業化、信息化、城鎮化、農業現代化同步發展的“新四化”理念，信息化成為顯著特點，檔案信息化是企業信息化的重要組成部分，以促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標，檔案信息化程度是衡量一個單位檔案管理現代化水平的重要指標。部分企業的辦公自動化系統沒有檔案管理功能，檔案信息化未能跟上企業信息化的整體步伐，造成檔案工作與生產經營及其他管理工作脫節，影響企業的持續發展。檔案管理系統建設應充分考慮幾個方面：一是符合國家檔案局制定并頒發的有關文件規定，檔案行業有關標準和規范；二是具有數據加工、網絡平臺、系統平臺和數據庫管理平臺，做到易維護、易管理、易操作并具有擴展和升級的能力；三是建立良好的安全保障機制，便于全方位監控，整個系統靈活、穩定和可靠運行，做到數據安全、保密性好、系統安全；四是合具備統一的管理平臺，提供分層次的管理手段，與企業信息化協調同步，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫對接。

5 聚焦檔案編研成果，高質量服務企業發展

企業檔案部門以庫藏企業檔案為對象，通過匯集、編撰等方式，編制成各種可供利用的研究成果，是開發利用檔案信息資源，為企業提供利用服務的一種高級形式。通過編研成果提供利用，向企業廣大用戶提供服務，是一種化被動為主動的服務方式，可以使利用者異地共享，檔案的利用范圍更加廣泛，可以避免檔案原件的損毀和流失，有利于檔案原件的保護，提高企業檔案室工作水平。檔案文件匯編，如發文匯編，會議文件匯編，重要文件匯編以及工作經驗總結匯編等；企業大事記，組織機構沿革等，根據庫藏檔案的家底，以充分發揮檔案信息的現實效用為原則，編制出最能全面反映企業真實情況的各種編研成品。針對重大問題，持續編報各類檔案參考專報，為有關重大專項任務提供檔案利用服務，發揮檔案資源合優勢，服務迎接建黨100周年等重大節慶紀念活動。