人事檔案管理信息化工作中存在的問題及完善建議

霍 燃

（吉林省梨樹縣工人技術(shù)等級崗位考核服務(wù)中心，吉林 四平 136500）

人事檔案主要是由認(rèn)識管理活動中產(chǎn)生的，主要作用在于人的經(jīng)歷還有工作能力等方面信息的記錄，并且其中還涉及了關(guān)于個人資料還有學(xué)歷方面的有效正面材料。并且檔案屬于信息的重要載體，屬于較為關(guān)鍵的信息源，處理好檔案管理工作對于資源利用具有較為重要的作用。隨著信息化技術(shù)的不斷深化發(fā)展，檔案信息化程度也在逐漸地加深，從而使得人事檔案管理工作效率得到了有效地提升。

1 人事檔案管理信息化發(fā)展得到重要影響

人事檔案管理信息化屬于組織系統(tǒng)信息化中極為重要內(nèi)容。信息化時代背景下，建立良好的人事檔案管理系統(tǒng)對于人事工作還有人事檔案等方面的工作具有積極的促進(jìn)作用。長時間以來，人事檔案通常采用的是紙質(zhì)材料作為重要載體的形式進(jìn)行有效的保存與管理，在進(jìn)行管理的階段絕大多數(shù)是采用人工的方式進(jìn)行處理相關(guān)工作，人事檔案管理工作主要涉及相關(guān)人事材料的收集以及檔案內(nèi)容的合理分類還有相關(guān)檔案的調(diào)閱與審核等動態(tài)狀態(tài)下的管理活動。人事檔案管理工作相對較為復(fù)雜同時工作量也相對較大，在管理的過程中所需要投入各方面資源相對較多，由于該些因素的存在嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的開展。并且在人事檔案管理過程中過多的人為因素的參與，從而難免會出現(xiàn)不同程度的失誤，嚴(yán)重影響管理工作的有序地開展。通過實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，能夠盡可能的減少人為因素的參與，僅僅需要在管理活動中進(jìn)行一些基礎(chǔ)性的相關(guān)信息數(shù)據(jù)的錄入與處理。借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行相關(guān)人事檔案信息的有效調(diào)閱以及相關(guān)信息的分析與處理，從而使得管理人員的工作量得以大幅縮減，對于人事檔案管理工作的工作效率還有檔案信息的價(jià)值的利用率得到了極大地提升。

2 現(xiàn)階段人事檔案管理信息化中存在的相關(guān)問題

2.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)相對較低

現(xiàn)階段大多數(shù)單位未能夠充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，因此在開展人事檔案管理工作的過程中分配的資源相對較少，未能夠?qū)崿F(xiàn)專業(yè)人力資源的有效管理。通常情況下檔案管理工作的相關(guān)人員一般是以兼職的身份進(jìn)行人事的檔案管理，從而嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的有效發(fā)展。隨著社會的不斷深化發(fā)展從而使得社會對于人事檔案的要求也越來越高，因此應(yīng)當(dāng)進(jìn)行管理方面的有效創(chuàng)新以及管理方法的有效調(diào)整從而促進(jìn)人事檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展。在信息化高速發(fā)展以及廣泛應(yīng)用的環(huán)境下，在進(jìn)行人事檔案管理活動中應(yīng)當(dāng)分配充分的人力資源以及物力資源從而保障管理工作的順利開展。

2.2 管理制度不健全

數(shù)據(jù)與信息屬于人事檔案信息化管理中極為重要的內(nèi)容，是人事檔案信息化管理的主體。健全完善的管理制度對于數(shù)據(jù)的完整性與信息的準(zhǔn)確性具有良好的保障作用，然而現(xiàn)階段人事檔案信息化管理方面缺乏有效的管理制度規(guī)范，同時由于相關(guān)工作人員在專業(yè)方面的缺陷以及主觀思想方面重視程度不足，從而造成類在相關(guān)信息數(shù)據(jù)的收集過程中信息數(shù)據(jù)全面性以及完整性受到了一定程度的影響。此外，在進(jìn)行檔案信息的維護(hù)方面未能夠形成相對較為長期有效的動態(tài)的更新機(jī)制，造成了人事檔案不能夠通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的及時共享以及保持更新的同步性。該些因素的存在嚴(yán)重制約了檔案信息化管理的發(fā)展。

2.3 缺乏技術(shù)設(shè)備

人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化其中信息化設(shè)備屬于其中較為重要的設(shè)備，并且在管理的過程中信息技術(shù)設(shè)備的配置以及配置相關(guān)參數(shù)對于檔案信息化的發(fā)展具有直接性的影響。同時還會使得人事檔案管理工作效率方面也受到一定程度的影響。人事檔案信息化管理過程中對于信息安全方面的要求相對較高，若未能夠建立起良好的安全保護(hù)措施將會使得檔案信息面臨著被非法盜取以及篡改等方面風(fēng)險(xiǎn)，從而造成一定的損失。當(dāng)前大部分單位的領(lǐng)導(dǎo)層在主觀意識上認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理措施便能夠滿足現(xiàn)階段的工作需求，沒有必要進(jìn)行信息化的改變，所以未對檔案管理方面投入相應(yīng)的足夠的資源，從而造成了信息化設(shè)備以及相關(guān)軟件配置無法滿足實(shí)際工作需求，此種情況下對于信息化管理中信息方面的有效存儲以及信息的保密程度受到一定程度的限制。

3 完善人事檔案信息化管理有效措施

3.1 提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人事檔案信息化管理屬于持續(xù)性相對較高的一項(xiàng)工作，若在運(yùn)行過程中出現(xiàn)中斷將會使得檔案信息管理處于混亂的狀態(tài)。當(dāng)前人事檔案信息化管理對于專業(yè)人才的需求相對較大，因此在開展管理工作的時候應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專業(yè)人才的有效引進(jìn)以及專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而組織起一支專業(yè)水平相對較高的人事檔案信息化團(tuán)隊(duì)。在進(jìn)行人力資源分配的過程中應(yīng)當(dāng)選擇政治素質(zhì)以及責(zé)任意識相對較高并且專業(yè)能力過硬的管理人員。此外還應(yīng)當(dāng)注重對管理人員的培訓(xùn)，通過強(qiáng)化培訓(xùn)從而使得檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)技能的不斷增強(qiáng)。同時還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)理論以及實(shí)踐方面的學(xué)習(xí)與練習(xí)，從而保障管理信息化工作的順利開展。

3.2 完善人事檔案信息化管理制度

首先，應(yīng)當(dāng)制定可操作性以及規(guī)范性相對較高的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，明確各個管理人員的相關(guān)職責(zé)，從而建立起良好的監(jiān)督管理機(jī)制。其次，提高管理人員對于人事檔案信息化管理的重視程度，使其能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且推動人事檔案管理工作向著信息化與智能化的方向發(fā)展進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率的有效提升。除此之外，還應(yīng)當(dāng)采取有效措施不斷完善動態(tài)認(rèn)識檔案管理制度，由于人力資源不是處于靜態(tài)的，人事信息在管理過程中應(yīng)當(dāng)進(jìn)行及時有效地更新，從而使得檔案信息的使用價(jià)值得到有效提升。

3.3 完善基礎(chǔ)設(shè)施

對于人事檔案信息化管理過程中對于其機(jī)密性要求相對較高，因此在進(jìn)行管理的過程中應(yīng)當(dāng)采取級別相對較高的保密技術(shù)以及進(jìn)行對如硬件設(shè)備的良好保護(hù)，不僅需要進(jìn)行對升級硬件設(shè)備，同時還應(yīng)當(dāng)注重對專業(yè)化軟件設(shè)施的有效引進(jìn)從而確保信息管理工作有序開展。

4 結(jié)束語

隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)形式下的檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段的發(fā)展要求，人事檔案管理信息化發(fā)展成為其必然的趨勢。在推動人事檔案信息化管理的過程中應(yīng)當(dāng)充分意識到其重要性，并且分配專業(yè)素質(zhì)相對較高的管理人員，實(shí)現(xiàn)軟硬件設(shè)備的及時更新從而保障管理工作的順利開展。