信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革和創(chuàng)新思考研究

李 鑫

（河北省承德市圍場(chǎng)滿族蒙古族自治縣交通運(yùn)輸局，河北 承德 068450）

辦公室檔案管理的實(shí)施目標(biāo)宗旨就是嚴(yán)格保證辦公室的數(shù)據(jù)資料安全，依靠檔案資源系統(tǒng)來分類保存辦公室的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，促進(jìn)辦公室業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資料在不同辦公崗位人員之間的傳遞與共享。與人工實(shí)施辦公室檔案資源數(shù)據(jù)采集的傳統(tǒng)實(shí)施方法相比，信息時(shí)代的檔案數(shù)據(jù)管理與共享模式將會(huì)呈現(xiàn)全新特征。為了促進(jìn)辦公室的檔案管理模式在根本上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與轉(zhuǎn)變，那么檔案管理人員目前應(yīng)當(dāng)有效利用信息化平臺(tái)，創(chuàng)新檔案資源的管理實(shí)施方法。

1 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的基本特征

辦公室的檔案資源管理工作，基本含義就是辦公室的相關(guān)崗位負(fù)責(zé)人員定期收集辦公室的各個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容，并且對(duì)于辦公室業(yè)務(wù)流程中的人事檔案資料、業(yè)務(wù)開展檔案資料以及會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案資料等實(shí)施全面的匯總操作，分類存儲(chǔ)辦公室的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)資源信息[1]。在此基礎(chǔ)上，辦公室的具體負(fù)責(zé)人員對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫予以建立，確保分類保存的辦公室電子檔案資源達(dá)到安全程度標(biāo)準(zhǔn)，以便辦公室的業(yè)務(wù)管理人員查看與參考檔案數(shù)據(jù)信息。

近些年以來，辦公室的檔案資源管理業(yè)務(wù)模式已經(jīng)得到轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，辦公室的電子檔案對(duì)于原有紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行了全面的取代。由于受到以上情況影響，客觀上導(dǎo)致辦公室的檔案數(shù)據(jù)采集方法、檔案數(shù)據(jù)管理方法以及檔案資源共享方法必須得到轉(zhuǎn)變，確保辦公室的檔案業(yè)務(wù)人員能在短時(shí)間里適應(yīng)辦公室的信息化檔案管理需求，創(chuàng)新與改革辦公室的檔案業(yè)務(wù)開展實(shí)施模式[2]。

2 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作改革的重要實(shí)踐意義

2.1 檔案管理流程得到簡化

檔案管理流程是否達(dá)到明確與簡單的實(shí)施效果，根本上決定了檔案管理業(yè)務(wù)的總體實(shí)施成效。辦公室目前在全面推廣信息化與智能化平臺(tái)的前提下，應(yīng)當(dāng)能夠充分確保辦公室檔案得到安全的存儲(chǔ)，降低辦公室電子檔案的存儲(chǔ)與共享操作難度。同時(shí)，引進(jìn)信息化平臺(tái)的重要實(shí)踐舉措將會(huì)幫助檔案業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確界定自身崗位職責(zé)，有助于明晰檔案管理流程。

2.2 檔案管理資源得到科學(xué)分配與使用

辦公室的信息化檔案管理基礎(chǔ)物質(zhì)資源以及人力資源能否得到最優(yōu)化的分配使用，直接關(guān)系到辦公室實(shí)施與開展各個(gè)層面業(yè)務(wù)的資源消耗總量。在目前的情況下，辦公室的檔案業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人員已經(jīng)能夠運(yùn)用辦公室數(shù)據(jù)庫來保存電子檔案數(shù)據(jù)，有效促進(jìn)了辦公室各個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)行環(huán)節(jié)的資源合理節(jié)約，督促檔案管理業(yè)務(wù)人員致力于信息化管理素養(yǎng)的提升[3]。

2.3 檔案管理人員素養(yǎng)得到全面提高

檔案管理人員屬于辦公室崗位業(yè)務(wù)人員中的重要組成部分，上述辦公室人員的基本職責(zé)就是妥善管理辦公室檔案，運(yùn)用檔案保密措施來維護(hù)辦公室數(shù)據(jù)資源的安全。辦公室的檔案業(yè)務(wù)人員目前在信息時(shí)代的總體背景影響下，自身的信息化崗位業(yè)務(wù)素質(zhì)也會(huì)得到顯著提高，增強(qiáng)了對(duì)于檔案業(yè)務(wù)人員的督促約束力度。

3 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的具體創(chuàng)新思路要點(diǎn)

3.1 辦公室檔案資料的收集工作創(chuàng)新

收集辦公室檔案數(shù)據(jù)資料的全過程將會(huì)消耗較多時(shí)間成本與人力資源成本，而且運(yùn)用人工收集檔案資料基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的做法還會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)誤差產(chǎn)生[4]。在此基礎(chǔ)上，辦公室目前針對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集的模式與流程應(yīng)當(dāng)致力于全面創(chuàng)新，依靠人工智能以及大數(shù)據(jù)的信息化方式來獲取檔案業(yè)務(wù)資料，確保檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容達(dá)到完整與準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 辦公室檔案資料的安全管理工作創(chuàng)新

對(duì)于當(dāng)前時(shí)期的企事業(yè)單位辦公室來講，創(chuàng)新檔案管理實(shí)施模式的最關(guān)鍵前提就是確保檔案資料安全。因此，辦公室的檔案業(yè)務(wù)人員針對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料必須要實(shí)施嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密處理，限制無關(guān)人員隨意進(jìn)入辦公室數(shù)據(jù)庫來查閱檔案資料。辦公室在擁有檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，檔案數(shù)據(jù)資源就能得到嚴(yán)格的加密處理，有助于降低辦公室檔案資源與數(shù)據(jù)內(nèi)容丟失的安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 辦公室檔案資料的共享工作創(chuàng)新

辦公室業(yè)務(wù)的開展運(yùn)行方式目前亟待得到調(diào)整，依靠信息化平臺(tái)來促進(jìn)辦公室各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)全面共享，增強(qiáng)辦公室內(nèi)部不同崗位人員的協(xié)作互動(dòng)效應(yīng)。辦公室管理者只有充分關(guān)注了檔案管理領(lǐng)域的新型業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)與引進(jìn)，才能有效確保辦公室檔案達(dá)到最為完善與準(zhǔn)確的程度。對(duì)于收集與分析辦公室檔案數(shù)據(jù)資料過程來講，檔案業(yè)務(wù)人員必須要學(xué)會(huì)正確實(shí)施大數(shù)據(jù)的辦公室檔案數(shù)據(jù)解析，從而在根本上轉(zhuǎn)變辦公室檔案的人工收集方法。檔案業(yè)務(wù)人員目前必須要充分認(rèn)識(shí)信息化業(yè)務(wù)素養(yǎng)提升的重要保障意義，盡快適應(yīng)辦公室檔案的智能化管理需求。管理人員針對(duì)辦公室檔案信息化管理的新型業(yè)務(wù)人才應(yīng)當(dāng)著眼于展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且還要投入相應(yīng)的人才培訓(xùn)資源用于督促檔案業(yè)務(wù)人才實(shí)現(xiàn)自身綜合素養(yǎng)的提高。

辦公室的管理人員目前對(duì)于基礎(chǔ)性的檔案資源保存與資源共享設(shè)施體系應(yīng)當(dāng)著眼于完善建設(shè)，確保辦公室檔案管理平臺(tái)具備充足的物質(zhì)資源作為基礎(chǔ)。辦公室的相關(guān)管理負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)信息化檔案管理的必要性，依靠信息化的基礎(chǔ)管理設(shè)施支撐作用來確保檔案數(shù)據(jù)安全。辦公室的各個(gè)層面與領(lǐng)域業(yè)務(wù)如果要得以順利推進(jìn)，那么最根本的保障支撐因素就是電子檔案信息管理。現(xiàn)階段的辦公室檔案管理體系正在不斷達(dá)到健全的程度，相關(guān)管理人員針對(duì)信息化建設(shè)舉措已經(jīng)深入到檔案管理的各個(gè)運(yùn)行實(shí)施環(huán)節(jié)。信息化的檔案管理模式如果要在辦公室的各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域得到廣泛推行，則不能缺少檔案信息化管理全過程中的物質(zhì)資源支撐。

4 結(jié)束語

經(jīng)過分析可見，辦公室檔案管理在信息時(shí)代將會(huì)表現(xiàn)出全新趨勢(shì)，客觀上增加了檔案管理業(yè)務(wù)人員目前面臨的業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)。辦公室的檔案管理領(lǐng)域業(yè)務(wù)開展方法必須要得到轉(zhuǎn)變，辦公室的具體負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)合理運(yùn)用創(chuàng)新檔案管理的路徑渠道，提升檔案管理業(yè)務(wù)人員的綜合信息化素養(yǎng)，轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理領(lǐng)域的思路認(rèn)識(shí)。