機關事業(yè)單位文書檔案管理要做到“四化”分析

霍春萍

（黑龍江省寶泉嶺農場，黑龍江 鶴崗 154211）

在機關事業(yè)單位中，文書檔案管理工作是非常重要的，對技術和服務有很高的要求，合理高效的檔案管理可以提高單位的整體管理水平，也為之后單位的決策提供參考，有助于事業(yè)單位更好的運行和發(fā)展。因此對機關事業(yè)單位而言，文書檔案有著不可替代的價值和作用，它記錄著單位的發(fā)展歷程，是機關事業(yè)單位運行發(fā)展中的重要資源，其管理和工作日常與單位的規(guī)劃與發(fā)展有著密切聯(lián)系，在檔案的日常歸類整理中要有一定的規(guī)范性，重視信息的收集和分類，掌握科學的管理方式，避免造成誤差，給單位的決策和發(fā)展帶來不便。工作人員對文書檔案的儲存，要遵循儲存標準和單位規(guī)定，對后續(xù)的相關文書檔案進行有序整理和保管，提高文書檔案管理效率，同時能夠及時去除沒用的檔案信息，促進文檔管理工作的高效管理和機關事業(yè)單位的更好發(fā)展。

1 機關事業(yè)單位文書檔案管理的重要作用

1）對機關事業(yè)單位和國家的檔案工作有著重要影響。統(tǒng)一、有序的管理檔案，可以使檔案處在安全的環(huán)境中，保證檔案的完好，為事業(yè)單位和國家決策中的各個環(huán)節(jié)工作提供保障和便利。機關事業(yè)單位在國家的發(fā)展中有著舉足輕重的地位，其檔案的保存和記錄也是國家事業(yè)的一份子，有著不可替代的影響和效益，文書檔案的科學管理為國家保存著重要的歷史經歷和資源，對推動國家事業(yè)單位的發(fā)展有著重要作用。

2）可做法律依據。機關事業(yè)單位的文書檔案，多數(shù)記錄著會議、決策、相關通告、協(xié)議等眾多重要文件，客觀反映著事業(yè)單位的發(fā)展和管理狀態(tài)，并且文書檔案管理工作有著其合理、科學的性質，是相關部門活動的依據和保障，完好的原始檔案資料，可以為相關的一些案件提供憑據，具有法律效力。

3）信息查詢更加優(yōu)質便捷。在當今社會發(fā)展中，國家的經濟和信息建設也在不斷發(fā)展和完善，機關事業(yè)單位作為國家發(fā)展的重要組成，也發(fā)揮著自身的作用和價值，其檔案資料包含了法人信息、資金來往、業(yè)務等多方面的信息資源，如果加以規(guī)范和完善，并進行科學研究使用，可以為社會發(fā)展提供便捷有效的信息服務，使信息資源更加全面、便捷。

2 機關事業(yè)單位文書檔案管理中發(fā)現(xiàn)的一些問題

1）缺乏對文書檔案管理工作的重視。根據目前一些機關事業(yè)單位文書檔案管理工作的狀況來看，多存在對文書檔案管理的認知不到位，缺乏重視的現(xiàn)象，單位領導的忽視使其他檔案管理工作者也比較隨意，使檔案管理出現(xiàn)疏漏和資料缺失等問題，特別是小規(guī)模的地方單位，問題更是比較嚴重。分析其原因，大概有：（1）在單位的收入和盈利方面，文書檔案管理工作沒有直接性的收益，不能為單位帶來時效價值；（2）在單位的考核方面，上級部門對文書檔案管理工作不做考察，使單位在文書檔案管理方面比較懈?。唬?）就文書檔案管理的內容和性質來講，其過程比較長久，在于長時間的積累和儲存，是一個單位整體的發(fā)展歷程和資源財富，而單位的領導相對而言，只是一個階段內的存在，對于沒有直接效益的文書檔案管理工作，都不愿去投入過多的時間和精力。所以，在機關事業(yè)單位中，對文書檔案管理工作的忽視現(xiàn)象還是比較嚴重的。

2）文書檔案工作者缺乏專業(yè)能力和素養(yǎng)。機關事業(yè)單位在文書檔案管理方面，還存在著專業(yè)能力不強，檔案管理者沒有積極的服務意識的問題。在一些單位，文書檔案管理多為兼職工作者，他們對于相關的檔案知識缺乏了解，同時也沒有經過專業(yè)培訓，其工作經驗多數(shù)是從事過人事或財務等檔案管理經歷，而缺少對文書檔案的專業(yè)認知，認為只要保管好檔案就可以了。另外，就是檔案管理者缺乏服務意識，沒有正確的工作態(tài)度和專業(yè)素養(yǎng)，不會積極地去處理和解決問題，對一些保密紀要不能夠嚴格遵守，使文書檔案管理工作受到更多的阻礙。

3）文書檔案管理工作缺乏規(guī)范性。可能因為之前所分析的對文書檔案管理缺乏重視和專業(yè)能力，從而使單位文書檔案工作缺乏規(guī)范的管理，沒有科學有效的方式方法，達不到檔案管理的標準和目的。根據一些機關事業(yè)單位的文書檔案管理工作，可以發(fā)現(xiàn)，對文書檔案的管理沒有確切的規(guī)范和標準，相關的制度要求也沒有那么的嚴格，起不到威懾作用，工作人員只是負責文件的收集、整理等事宜，不能夠對其鑒定和分類，并進行有效的編錄和標引，大大降低了文書檔案的利用效率。還有就是在一些單位，文書檔案沒有固定的管理者和負責人，人員的不停變更，使檔案出現(xiàn)缺失的情況，不能夠確保文書檔案的完好保存。

4）缺乏相關管理條件和設施建設。在一些機關事業(yè)單位，檔案室的建設達不到檔案儲存的相關標準和要求，存在著眾多安全隱患，使文件出現(xiàn)損壞，或者干脆沒有專門的檔案室，文書檔案的管理室與其他科室共用，給檔案的查閱和使用帶來不便，甚至有些小一點的單位只在辦公室設置檔案柜，更沒有相關的保護措施，檔案的安全和機密性得不到保障，這些都不利于文書檔案的管理和保存。

5）對信息化技術應用不足，缺乏數(shù)字化管理。現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，也加強了信息的傳播和共享，對互聯(lián)網技術的應用可以很大程度上增強檔案的管理和利用效率，并且可以節(jié)約人力，使操作更加快捷有效。但在現(xiàn)實中，機關事業(yè)單位對信息技術的應用還比較欠缺，不能夠將傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代技術很好地結合在一起，對信息化也沒有正確的認知，多數(shù)情況下認為只要把紙質檔案轉化為數(shù)字信息保存就可以了，沒有真正實現(xiàn)數(shù)字化的管理和技術應用。甚至有些單位并沒有信息化的建設，多數(shù)還是人工操作，對于文書檔案的管理和發(fā)展有著很大的影響。

3 機關事業(yè)單位文書檔案管理需做到“四化”分析

1）文書檔案管理制度化。機關事業(yè)單位的運行和發(fā)展離不開完善的規(guī)章制度，文書檔案的管理也要有相關的制度和準則，使文書檔案管理工作更加順利和規(guī)范。（1）增強文書檔案管理的責任機制，落實各層管理的責任劃分，從領導、主管到各部門相關管理人員及工作人員，都要明確實際的工作要求和責任劃分，完善單位的管理機制，提高單位整體的責任意識，并能在各個崗位恪盡職守，做好自身的檔案工作。（2）制定和完善文書檔案在使用過程中的制度，比如文書的歸檔、收發(fā)、保管等多方面的制度，保證文書檔案的有序查找和保存。另外在檔案管理中的基礎條件和硬件設施也要符合要求，做好防護措施，保證文書檔案通風防潮等，確保檔案的完好儲存，避免損壞。（3）制定相關考核制度，落實各環(huán)節(jié)的制度實行和監(jiān)督，增強檔案工作人員的責任心和工作的積極態(tài)度，提高檔案管理的效率和質量，切實保證檔案管理過程的安全無損，促使機關事業(yè)單位文書檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。

2）文書檔案管理流程的規(guī)范化。就目前的機關事業(yè)單位文書檔案管理來看，大多數(shù)流程都比較隨意，不規(guī)范，比如檔案的傳閱過程沒有固定工作人員，檔案缺失等，給檔案管理工作帶來不便和阻礙，所以，規(guī)范文書檔案的流程建設就顯得尤為重要。（1）檔案的收集。該階段應該明確歸檔標準、保管期限等，統(tǒng)一文書檔案的收集規(guī)范，保證文書檔案的客觀、準確。（2）檔案的整理。文書檔案的整理也要規(guī)范化，文書檔案的排列順序需要根據檔案的時間和文件之間的關聯(lián)性進行合理安排，同時也要考慮到文書檔案的重要程度進行歸檔。歸檔編制的頁碼要嚴謹，不能重復、漏碼等，裝盒保管也要按照期限排好順序，歸檔的注釋、目錄打印等格式、字號要統(tǒng)一，突出檔案整理的整體性和有序性，方便檔案的記錄和查找。（3）文書檔案的借閱查閱。檔案的借出和查閱需要加強管理，明確可以查、借檔案的人員資格范圍，查借檔案需要嚴格按照流程并認真填寫單據，特別注意的是機密檔案和原始檔案，必須要借的話要經過領導批準才可，還要確定好歸還時間，做好文件追蹤，確保檔案能夠完好追回。

3）文書檔案編錄和標引的標準化。在文書檔案的管理和保存中，檔案的標引和抄錄很重要，是歸檔的基礎性操作，同時也具有很強的專業(yè)性，需要受到檔案管理人員的重視，必須嚴格要求抄錄和標引的用詞、格式等，為后續(xù)的檔案管理工作提供便利。另外，其著錄標準需按照國家及事業(yè)單位的實行規(guī)則來制定，比如檔案的編制、整理、主題等要嚴格統(tǒng)一標準，并有著專業(yè)化的要求，從事檔案管理的工作人員，需要經受專業(yè)化的培訓，充分熟悉和掌握檔案的著錄規(guī)則和標準，才能更好地提升檔案的管理和利用效率。

4）文書檔案信息數(shù)字化。文書檔案的管理建設也要跟隨時代發(fā)展，靈活掌握和利用數(shù)字信息技術，更方便的文書檔案的存取。對于數(shù)字化的信息建設一方面是需要完成從紙質檔案到數(shù)字信息的轉化，利用計算機、相機還有掃描儀等配置，實現(xiàn)文書檔案在色彩、存儲等多方面的進步和需求，使文書檔案更具現(xiàn)代化，可以更好地傳輸和利用。另一方面是加強檔案存取的數(shù)字化建設，包含檔案目錄數(shù)據和檔案全文數(shù)據。這兩個方面的數(shù)據庫在檔案管理系統(tǒng)中一起建立，并能夠相互兼容，確保檔案在更改、利用中的信息一致和相通。文書檔案的數(shù)字化轉換和存取，可以使原紙質檔案得到保護，減少損壞，同時更方便檔案的信息傳輸和利用，使文書檔案管理工作更加高效便捷。

4 提高機關事業(yè)單位文書檔案管理的建議

1）提高對文書檔案管理的重視?；谖臅鴻n案的重要影響，要實現(xiàn)文書檔案管理的四化要求，就需要機關事業(yè)單位加強重視，領導層要主動參與管理和決策，充分調動檔案工作人員的積極性，不斷落實和監(jiān)督檔案管理工作，對出現(xiàn)的問題和失誤嚴格作出批評和處罰，對優(yōu)秀的經驗和方法也要及時給予表彰和推廣，促使每個檔案管理工作人員能夠認真對待、重視檔案管理工作。

2）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。在文書檔案管理中，檔案管理人員需不斷提高自身的專業(yè)能力和素養(yǎng)，才能更好地管理檔案。單位要對檔案工作人員加以培訓，使其充分了解相關法規(guī)和檔案規(guī)范，掌握檔案管理工作的各項技能，對計算機技術能夠熟練運用，同時也要定期考察管理人員的專業(yè)能力和水平，積極為單位檔案管理工作培養(yǎng)優(yōu)秀人才，在更加優(yōu)秀的檔案管理下，促進事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展和不斷進步。

3）加強保密措施。文書檔案的保管要確保其安全和完整，要設立單獨的存檔室，并加固防盜，同時與其他的辦公和活動區(qū)域分開，避免不必要的干擾；另外檔案管理人員要固定，并且經過專業(yè)培訓，專人負責，做好文書檔案的保護措施，對日常檔案和機密檔案區(qū)分保管，杜絕出現(xiàn)對單位和國家利益造成損失的事情。

5 結束語

總的來講，機關事業(yè)單位文書檔案管理工作是非常關鍵和重要的，對事業(yè)單位的發(fā)展和各項工作的展開有著不可或缺的影響。隨著現(xiàn)代化發(fā)展，文書檔案要做到“四化”發(fā)展需求，加強文書檔案管理人員的綜合素質培養(yǎng)，重視文書檔案對事業(yè)單位發(fā)展的影響，進一步促進機關事業(yè)單位的創(chuàng)新和發(fā)展。