大數據背景下人才交流中心檔案管理工作改革

王曉光

（鹽山縣人力資源和社會保障局，河北 滄州 061300）

隨著我國不斷發展，人才交流中心的人流量不斷加大，檔案數量也隨之增多。大數據時代如何抓住機遇，有效運用信息技術，構建安全的人才交流信息體系，目前的檔案管理員應該考慮更便于儲存、分類、分析、交流和安全的做法，將眼光投向大數據技術，利用電子文檔提高檔案管理效率。

1 大數據背景下人才交流中心檔案管理工作改革的意義

1）方便查閱。傳統的文檔檔案資料密度高、數量豐富，并且存儲時散落、分布范圍大，非常不利于查找文檔。而大數據背景下出現的電子檔案在整齊程度上遠遠高于傳統文檔，在有需要調閱查找文檔時快捷準確便可查詢，提高了工作效率與檔案查找的準確性。在一定程度上也減輕了檔案管理工作人員的工作壓力。

2）靈活管理。人才交流中心是檔案更換較為頻繁的場所之一，在每年畢業季或平日人才交流會期間等都會產生海量的資料與檔案需要管理，并且有特殊情況時需要隨時查找檔案資料。使用傳統文檔可能出現文檔丟失、錯亂的情況，電子檔案可以在當下進行快速查找，提高辦事效率。并且在每年的人員調動、新人檔案加入時可迅速準確調整檔案，減少了不必要的工作量，可以為檔案管理工作人員省下更多的時間為人才交流服務做貢獻。

3）信息同步化。各方面發展日漸增長，人才交流中心的各種信息多變性較高，想要所有的人員檔案跟著大團體同步變化是很繁瑣卻又必須的事情。電子檔案可以實現信息一體化管理，使這些龐雜的檔案資料與檔案所在單位信息同步化，真正做到一臺機器解決所有問題。

4）節約資源。信息化時代下，創新的電子文檔的應用慢慢取代傳統的紙質化文檔與檔案資料，紙質化的檔案不僅數量巨大、難以整理，并且極易丟失，在每次更新資料時更是需要豐厚的紙張資源來支撐，成本高、易浪費。大數據背景下電子文檔修改方便，無需紙張，利用在具有海量資料的人才交流中心，節約了大量資源、省下了不少資金，避免鋪張浪費。

5）有效應對巨量檔案。隨著我國不斷發展，久而久之檔案資料越來越多，尤其是當今時代，人們對檔案重要性的認識越來越高，對檔案積累的重視程度越來越高，人才交流中心本就是通過數據資料進行工作的地方，更增加了檔案的存儲量，增加了檔案管理員的工作量。大數據背景下創新電子檔案使檔案管理更加快捷、方便。它的優點與使用價值越發明顯，是管理現代化的新潮流趨勢。

2 大數據背景下人才交流中心檔案管理工作改革出現的問題

1）死檔較多。人才交流中心大部分的檔案來源于高校畢業生，近年來，高校畢業生越來越多，就業困難度逐漸上升，人才交流中心每年的信息以海量流動，這為人才交流中心的檔案資料管理帶來了一定難度。很多完成學業的學生的檔案已送交社區事務局，而很多學生由于沒有在本地工作而導致檔案成為死檔，他們沒有及時轉遞檔案，人才交流中心仍然存留，久而久之死檔越來越多。同時，部分學生畢業后把檔案放在人才交流中心，但由于缺乏適當的工作，檔案保存的時間很長，由于問題五花八門，人才交流中心有大量陳舊檔案，給檔案管理帶來很大困難。

2）缺乏科學管理意識。在檔案管理過程中，管理者在業務活動中占有重要的地位。首先，管理者必須以科學的管理原則為基礎，保持檔案及存檔，以滿足不同人員的查閱需要，為人員提供高質素的搜尋服務與完整的存檔信息。然而在某些情況下，檔案管理員意識到存在錯誤和技術缺陷時，這不僅會降低搜索服務的質量，但也剝奪了他們在大數據時代滿足發展需求的能力，更重要的是，人才交流中心的文檔與普通文檔不同，部分檔案資源不宜廣泛使用。

3）信息化程度低。隨著我國科學技術的發展，大數據技術在各個領域得到了廣泛的應用，提高了人們的工作效率。人才交流中心檔案管理工作，仍存在信息化程度不高的問題，未能滿足現代社會的需要，導致管理不力，特別是在一些位于三、四線的市鎮，由于經費有限，硬件不足，信息化程度低，影響了檔案的處理和檢索，導致人才交流中心管理不善和業績不佳。

4）缺乏專業的管理人員。缺乏檔案管理專業人才也是管理中的主要問題之一，廣泛的大數據背景下的檔案管理也需要一定的技術水平。部分人才交流中心沒有專門的檔案檢查控制機制，管理員的檔案保護意識也較為淡薄，導致管理不當、檔案外泄等，影響人員未來發展，使檔案管理工作無序且拖沓，違背了利用大數據管理檔案的初衷。

5）檔案存放機器的安全性。大數據帶來的便捷是豐盛的，但同時大數據有利也有弊，大數據背景下電子檔案需要計算機來支撐，但無法保證存放檔案的機器百分百安全，要預知到計算機有可能產生病毒，導致文件缺失、損壞，安全性仍然有待考究。因此，想要在檔案管理資料中利用大數據技術，必須要重視起檔案存放機器的病毒問題。

6）創新意識較低。由于人才交流中心的檔案管理人員編制更加嚴格，檔案數量過多，造成檔案管理人員短缺的問題，這在一定程度上降低了檔案管理的效率，在辦理相關手續過程中也出現了違規現象，影響整體服務質素。

3 大數據背景下人才交流中心檔案管理工作改革措施

1）創新檔案信息管理內容。當前人才交流中心檔案管理工作中，為了更全面地了解檔案管理的內容和要求，檔案管理的相關內容需要進行創新，在原有內容的基礎上優化檔案服務的內容，使檔案管理更符合時代發展趨勢。特別是在信息化時代，通過優化檔案管理，運用先進的信息技術解決問題，加強與企業的聯系，確保使檔案更符合社會需求與人才需求。

2）加強檔案管理人員培訓。部分檔案管理人員由于專業水平不夠，管理反應不強，短期內想要改變意識結構，前期培訓在一定程度上可以解決這個問題。單位可以根據文化的規模和水平進行短期或定期的培訓，培訓結束后，管理人員必須通過認證與考核再接手工作。要按照電子檔案的要求來看待任何檔案，并建立一個有機的檔案管理部門與管理機制，有序的培訓檔案管理人員，將人才交流中心的檔案特殊性告知，給管理人員普及檔案管理的私密性與重要性，使管理人員有意識的保護文檔，必要時也可以與管理人員簽訂合約。引進專業人才，為檔案管理部門配備專業人士，電子檔案管理的實現進程中，必須為系統軟件開發人員、系統維護人員等提供必要的計算機專業人才，并且需要專業人士向工作者傳授知識與經驗，以加強對檔案管理人員盡快掌握電子檔案的管理方法。

3）完善檔案管理制度。建立利用大數據信息技術管理檔案的新模式。目前人才交流中心檔案管理過程應靈活運用信息技術，逐步完善傳統檔案管理流程。首先，將傳統的檔案管理方法與更廣泛的數據背景下的發展目標聯系起來，摒棄傳統觀念，從傳統管理方法中去除不必要的浪費，完善檔案管理制度，明確規劃檔案管理的相關工作要求，并設立合理的獎罰制度。例如：注重檔案資源的收集和處理，優化檔案管理單位的內部配置，從而提高檔案資源的利用效率。

4）定期檢查計算機并備份文檔。定期對計算機進行殺毒掃描工作，盡量避免在存放文檔的計算機里下載安裝不正規的軟件工程，除管理檔案或檢查機器的專業人士外，避免他人接觸機器。每日對電腦中的檔案資料數據進行備份，同時也要備份到數據庫中的數據，保證即使系統出了故障仍然可以找回檔案。管理信息存儲系統的安全和相關單位、部門的網絡保障非常重要，管理者需要加強個人檔案信息系統的安全性。為了及時進行病毒檢測和信息驗證，他們需要在文件信息的存儲、備份和硬盤中進行嚴格的網絡隔離和數據加密，搜索和傳輸文件信息，在建立有效防范黑客攻擊的網絡防火墻和定期監控網絡環境方面，系統定期更新和維護，同時，對能夠登錄、查看、使用信息的個人，要加強權責監督，避免檔案外泄。還可以建立檔案風險評估制度，利用輔助工具或分析法定期評估檔案風險，防患于未然。

5）引用檔案一體化管理。人才交流中心流動檔案較多，檔案一體化可以快捷、精準、便利的幫助到管理人員查閱資料與整理資料。為了實現檔案的專業管理，必須利用計算機管理系統從檔案的生成開始進行統一管理，完成檔案操作的全過程。建立專業的檔案一體化平臺，爭取建立出功能強大、應用范圍廣、智能化程度高的信息系統，使文檔一體化管理的操作、傳播、管理和今后的開發利用更加方便，滿足人才交流中心集成與協調發展的技術支撐體系。

6）完善檔案管理制度。建立利用信息技術管理檔案的新模式。目前人才交流中心檔案管理過程應靈活運用大數據技術，逐步完善傳統檔案管理流程。首先，將傳統的檔案管理方法與更廣泛的數據背景下的發展目標聯系起來，摒棄傳統觀念，從傳統管理方法中去除不必要的浪費，完善檔案管理制度，并設立合理的獎罰制度。例如：注重檔案資源的收集和處理，優化檔案管理單位的內部配置。

7）更新觀念加強檔案館大數據信息化。作為主要基于電子文檔、檔案等非建設性數據管理的數字數據檔案，在大數據背景下，人才交流中心的檔案管理部門不僅作為一個數據中心，還要作為一個信息傳播工具，要有序處理和綜合管理的功能。因此，在信息化和數字化的過程中，為了使工作順利進行，必須改變檔案的呈現方式，讓管理人員盡快適應檔案數字化的進程，必須讓檔案管理員走出了管理層的視野，克服部門間的局限性，此外，在各級管理優化過程中，考慮了檔案信息資源的不同要素，有利于優化提高可信度、完整性，檔案信息資源的有效性和有序性，最終導致檔案信息的整合和用戶需求的滿足。

4 結束語

總而言之，人才交流中心的檔案管理是一項社會服務工作，肩負著為人才保存個人檔案的重要任務，但隨著現代大學畢業生不斷增加，人才交流中心檔案管理日趨復雜，并需要通過建立管理信息平臺，利用大數據處理技術，提高檔案管理的效率和質量有效利用檔案資源。電子檔案是在大數據時代背景下發展出的新型檔案管理模式，用全面、科學的發展幫助人才交流中心檔案管理海量資料，極大程度的提升了工作效率。從全局出發，使日后的檔案快速查閱、替換、更新等管理工作事半功倍、快捷方便。電子文檔推動檔案工作人員的管理與時偕行，提高工作效率、確保工作質量。與此同時，信息化時代創造了更多的機遇，信息化時代的檔案建設是為了抓住機遇，適應時代發展，加快信息化建設，整合檔案資源和創新服務，在信息化時代下利用電子檔案進行檔案管理必然會帶來更大的發展空間。