淺析電子檔案的歸檔、保存與利用

那哲銘

（哈爾濱醫(yī)科大學(xué)檔案館，黑龍江 哈爾濱 150081）

新檔案法中也對電子檔案更加重視，重申了檔案信息化的重要性，在新檔案法中也有“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，由于電子檔案具有很強(qiáng)的“可變性”和“可共享性”，所以在保管與利用上都對相關(guān)的工作者有著較高的要求。雖然檔案信息化的工作已被大規(guī)模開展，軟、硬件和制度都需要一個明確的規(guī)定來統(tǒng)一使用。才能解決現(xiàn)在工作中存在的某些問題，也能夠增強(qiáng)各部門間工作的統(tǒng)一性與協(xié)調(diào)性。

1 歸檔工作

歸檔工作要進(jìn)行的嚴(yán)格，可以盡可能的保證“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，因為只有歸檔工作順利，工作質(zhì)量得到保證，后續(xù)的保管和利用才能減少出現(xiàn)意外情況。歸檔工作要最大限度的精確與科學(xué)，才能讓文件形成部門和檔案部門的后續(xù)工作量得到減少。

1.1 歸檔前進(jìn)行明確要求

在歸檔前就應(yīng)該對歸檔的日期和具體要求進(jìn)行明確，以保證歸檔工作的順利，并對文件載體進(jìn)行確切要求，如紙質(zhì)文件的紙張與清晰度、電子文件載體的規(guī)格、乃至品牌進(jìn)行明確要求，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。此外，若歸檔紙質(zhì)文件，當(dāng)同時提供掃描件或電子件。若提供掃描件和電子件，則同時提供紙質(zhì)件，以保證歸檔文件的可靠性，同時為保存和利用提供便利。才外文件形成部門所額外提供的電子件（掃描件）僅保證文件完整性使用，檔案部門仍需再次進(jìn)行掃描（打印）。要求檔案形成部門來收集、整理的初衷并不是為了降低檔案部門的工作量而是為了限制檔案部門的權(quán)利，并讓相關(guān)度更高的部門來進(jìn)行檔案的收集工作。提高檔案的可靠性與可用性，所以檔案部門在需要時仍需參與歸檔前工作，并給檔案形成部門以相應(yīng)的幫助。

1.2 移交前明確要求與相關(guān)證明

在向檔案部門移交前，文件形成部門就應(yīng)當(dāng)確認(rèn)歸檔范圍內(nèi)相關(guān)文件的準(zhǔn)確與完整并保證真實可靠，在歸檔前就預(yù)先對文件進(jìn)行鑒定與整理、編輯。并提供相關(guān)證明以保證文件來源可靠，在正式歸檔前在所提供的證明材料上明確體現(xiàn)“最終版本”和“責(zé)任人”。證明材料需提供紙質(zhì)和電子件，例如在紙質(zhì)檔案上添加騎縫章或簽名，電子件上添加電子簽名或電子章電子指紋等算法，在經(jīng)檔案部門確認(rèn)后再進(jìn)行移交。

1.3 在保管前再次確認(rèn)文件的可靠性

在確認(rèn)文件可靠性后，檔案部門需逐個、逐頁確認(rèn)文件的完整性和可讀性。

如某個文件有缺損或文件損壞后，從文件形成部門所提供的電子件（紙質(zhì)件）中，打印（掃描），將文件還原。若電子件和紙質(zhì)件同時出現(xiàn)相同問題，則聯(lián)系文件形成部門進(jìn)行還原或修復(fù)。如為不能實體化檔案，則要求形成部門重新提供。

2 保管工作

雖然電子檔案的“單套制”仍然是檔案工作的目標(biāo)，但不只是思想方面的“安全感”，無紙化辦公也并沒有做到完全落實，所以目前的檔案工作仍需保管的電子文件需進(jìn)行了“雙套制”的保存，防止極特殊情況的出現(xiàn)。

但是信息化的工作重點仍是電子檔案，所以對于電子檔案的載體保存工作要做到“專業(yè)”與“認(rèn)真”，盡量避免因人為失誤造成的損壞，而對因不可抗因素造成的破壞與損毀，要即時做到修補(bǔ)。如不能實體化的檔案，要提前做出備份，并在載體上或額外附加詳細(xì)說明，以保證來源可靠以及內(nèi)容完整，并為日后的維護(hù)、銷毀工作做好準(zhǔn)備。

2.1 明確軟硬件的規(guī)格

首先是確認(rèn)號存儲載體自身的情況，例如是否已經(jīng)過時、或是型號過于陳舊不能滿足現(xiàn)存計算機(jī)機(jī)型的常規(guī)使用需求。在新興技術(shù)日新月異的當(dāng)下，任何工作都不能出現(xiàn)技術(shù)斷層，尤其是檔案工作這種需要嚴(yán)格維護(hù)的業(yè)務(wù)，更應(yīng)該注重對硬件更新與替換。并做到淘汰的硬件集中保存銷毀，所存內(nèi)容保存、移動并清除。工作人員要確認(rèn)新硬件的兼容性與可用性，避免“為新而新，為貴而貴”。

生成或編輯內(nèi)容的軟件也應(yīng)跟隨需求按時更新，避免存在大的兼容問題。用新的技術(shù)替代就技術(shù)時，要特意注意可以向下兼容。每次在軟件的更新或換代前，要做到全面的存檔、備份，防止內(nèi)容丟失。同時如需先進(jìn)技術(shù)，應(yīng)對具體操作人員進(jìn)行培訓(xùn)。

2.2 注意物理安全

在保存中注意物理安全主在于儲存和維護(hù)上，光盤和磁盤在存儲中都極容易出現(xiàn)因溫度、濕度等條件的破壞。比起紙質(zhì)材料來說，更難保存也更難以修復(fù)。所以在存放的時候就要先準(zhǔn)備合適的地點，而在放置后，非必要，不要大規(guī)模挪動，易出現(xiàn)丟失、碰撞、掉落等情況。

定期維護(hù)也是工作的重點，在固定年限中要對所有的存儲硬件進(jìn)行測試，每個載體都要先進(jìn)行拷貝、在逐個檢測，如發(fā)現(xiàn)問題要及時的維護(hù)、修正。修復(fù)的文件要與源文件統(tǒng)一保存，并同時存儲維護(hù)文件和維護(hù)記錄的紙質(zhì)件。為以后的維護(hù)工作提供便利。最初的原件要嚴(yán)格保護(hù)，任何有可能導(dǎo)致破壞的維護(hù)行為，都應(yīng)現(xiàn)在復(fù)制件上進(jìn)行測試，防止因維護(hù)而產(chǎn)生的破壞，造成損失。

2.3 注重分類

電子檔案由于有更好的“可共享性”，一個檔案有不同的屬性，所以可以同時作為兩種不同功能的文件，而作為數(shù)據(jù)，與紙質(zhì)文件不同，在存儲系統(tǒng)中，使卷號在經(jīng)過認(rèn)真的編寫后，同一個文件可以出現(xiàn)在多個不同的搜索情況中，在保證安全的前提下，可以嘗試對卷號、案號的格式進(jìn)行調(diào)整，僅在電子檔案工作中嘗試以提高效率。

區(qū)分出“常用”和“長期保存”兩個庫，則避免了在每次查詢時的全局搜索，避免了多余操作和冗余數(shù)據(jù)，有利于長期安全保存，也利于管理系統(tǒng)的運行效率，正確建立數(shù)據(jù)庫與存放處，也有助于對文件的保護(hù)。

2.4 保留原始件

雖然在新檔案法中強(qiáng)調(diào)只要“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”即使是公務(wù)電子郵件和網(wǎng)頁信息也具有電子檔案的效力，即具有傳統(tǒng)電子檔案同樣效力。但這些是在2019年1月才正式施行的。而在2020年的新檔案法中，更是明確要求了要保留原始件。所以即使不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案乃至實物檔案，只要是根據(jù)新檔案法要求的，例如法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的。都應(yīng)該保留原始件，現(xiàn)在的電子檔案保存并沒有對網(wǎng)上數(shù)據(jù)的保存有特別的儀式，但正如檔案收集的自主性和自由性逐年降低，對于保存內(nèi)容也應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定保留原始件，以保證檔案的來源可靠，也包成工作的程序規(guī)范和要素合規(guī)。

3 查詢與利用

利用是最能突出電子檔案優(yōu)勢之處，計算機(jī)的速度遠(yuǎn)勝過人工查找，但因為電子檔案的“易變性”和“可操作性”，電子檔案的利用上要比紙質(zhì)檔案更加謹(jǐn)慎，流程也需要更加嚴(yán)密。且大多數(shù)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)仍不足以完全突出“電子”這樣優(yōu)勢，對于文件的查找還是僅限于卷號查找或是目錄查找，或者說是最基礎(chǔ)的關(guān)鍵詞查找。可降低了搜索難度便更難保證文件本身的安全，所以在查詢利用方面，比歸檔和存放有很多可以探討的地方。

3.1 權(quán)限與記錄

明確分化權(quán)限可以在很大程度上提升利用效率和安全程度，例如給每個個人查詢自己信息的權(quán)限，而不用經(jīng)過檔案部門的授權(quán)，這就避免了反復(fù)連續(xù)的授權(quán)工作。但因為權(quán)限的明確，在不經(jīng)過許可的前提下，個人在無法得到他人的許可時，沒有能力去查詢他人的信息，又或者是個人在得到以班為單位的許可前，不能查詢班級的詳細(xì)信息，這就是分化、明確權(quán)限的作用。

這樣擁有更大權(quán)限的檔案部門人員就有了私自利用的權(quán)利，所以對于任何人的查詢或利用，系統(tǒng)都應(yīng)自動生成一條記錄，在這個文件的頁面上顯示，并總結(jié)成一個總的查詢記錄，如果有大量或異常查詢利用，在維護(hù)乃至追責(zé)時都會更快速的定位到問題的所在。

3.2 檢索

電子檔案的檢索的效率與其說是一個檔案問題，也可以說是一個計算機(jī)應(yīng)用問題，要大幅度提高檢索功能，在軟件上進(jìn)行改良要比單純從檔案的使用流程上要有效的多。有一個好的系統(tǒng)，和好的硬件，在正確的操作下能極大程度上提高檢索效率，所以對操作人員的培訓(xùn)和教育也是必不可少的。

1）多媒體搜索。很多程序上都有類似功能，例如“識圖”、“識曲”或者模糊查詢功能，而市面上常規(guī)的文檔管理系統(tǒng)卻大多沒有。作為檔案工作重要的一部分，檢索的效率將直接影響檔案工作的效率。所以多媒體搜索功能，將成為任何檔案系統(tǒng)所必不能缺少的一部分，它也將在一定程度上改變電子檔案工作的工作方式，從單純文字上的自然語言檢索升級為多媒體檢索，可以簡化檢索流程、降低檢索難度，使錄入和維護(hù)難度都得到降低，從而提高準(zhǔn)確率。2）全文存儲與檢索。區(qū)別于關(guān)鍵詞檢索，全文檢索的查找更全，也更接近于主題檢索。雖然可能會影響效率和準(zhǔn)確率。但僅作為技術(shù)來講，對比關(guān)鍵詞檢索并無明顯的優(yōu)劣之分。如目前的檔案工作中尚不需要全文檢索。可僅做全文存儲，或PDF和文本一同存儲，在未來有更大需求的時，可以更高效的開展工作。而且多一中存儲方式，也便于未來的文件利用。

結(jié)合全文搜索和多媒體搜索，將所有的條件整合集中，提出類似各種線索最終達(dá)到一個或幾個特定結(jié)果。能極大程度的提升檢索質(zhì)量，也為以后更加智能的方式提供了準(zhǔn)備。可以更快、更好地發(fā)現(xiàn)目標(biāo)，乃至事先并未預(yù)想到的更優(yōu)結(jié)果。

3.3 明確和記錄利用權(quán)限

為了保證檔案利用的安全，如有必要，上傳、修改、利用應(yīng)該由至少三名不同的工作人員來進(jìn)行。一人多職，既不安全，又易出現(xiàn)失誤；而僅做自己熟悉的工作，既防止個人權(quán)利過大，也能夠提高準(zhǔn)確率和效率。在利用工作完成后，在重大文件的利用后要由一人以上進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄下申請人、操作人和記錄人，以備日后工作時檢查使用。

此外，同時需要要求所有的工作人員要有安全意識，在操作的時候要額外注意誤添加或誤刪除的情況，要即時撤銷或修復(fù)。

4 結(jié)語

在電子檔案的工作中，重視流程和軟硬件，不能為了麻煩而麻煩，檔案的形成工作，檔案工作人員應(yīng)把主要精力放在檢查、維護(hù)、利用和記錄上。檔案的形成和確認(rèn)應(yīng)由檔案形成部門預(yù)先按照檔案部門的規(guī)定下先對檔案進(jìn)行確認(rèn)和整理，并附加相關(guān)文件以確認(rèn)。在嚴(yán)格保證歸檔的質(zhì)量后，檔案工作人員才能繼續(xù)入庫、掃描并維護(hù)。只有做到這些才能保證可靠性。而在保存時時要做到分類“程序規(guī)范”、保存“要素合規(guī)”，即時更新硬件，并根據(jù)利用的需求來進(jìn)行分類存儲。做好這些就能為長期內(nèi)的檔案利用做好準(zhǔn)備。而利用的方面要改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)，并明確利用者的身份和權(quán)力，可以高效地完成部門需求。但無論有多好的流程和軟硬件，工作中最重要的變量是工作者本身，要科學(xué)、 嚴(yán)格的遵守紀(jì)律、維護(hù)職業(yè)道德才是工作的重中之重，在每次進(jìn)行電子檔案的歸檔、保存、利用前要對工作者提醒、重申這項工作的責(zé)任與義務(wù)。歸根結(jié)底，所有的外因都是要維護(hù)檔案的安全和準(zhǔn)確，滿足新時代關(guān)于電子檔案的需求。