大數(shù)據(jù)分析方法在檔案管理中的應(yīng)用試析

鄔佳龍

（銀川市口腔醫(yī)院，寧夏 銀川 750004）

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展給我國檔案管理行業(yè)帶來了新的機(jī)遇，而移動大數(shù)據(jù)應(yīng)用時代的勝利到來為我國檔案管理信息化的快速轉(zhuǎn)型升級提供了良好的基礎(chǔ)條件。客觀來說，大數(shù)據(jù)確實(shí)大大增強(qiáng)了企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)管理的工作科學(xué)性和工作時效性，但在行業(yè)發(fā)展新的過程中仍然存在一些突出問題，阻礙了檔案管理效率的提高。因此，如何有效改變當(dāng)前大數(shù)據(jù)應(yīng)用時代企業(yè)檔案管理的匱乏現(xiàn)狀這也是現(xiàn)階段亟待解決的重大問題。

1 大數(shù)據(jù)分析的含義

大數(shù)據(jù)應(yīng)用作為現(xiàn)在it數(shù)據(jù)行業(yè)最廣泛流行的熱門詞匯，緊隨其后的自然是數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)管理分析、數(shù)據(jù)挖掘等，大數(shù)據(jù)是極具商業(yè)價值的，它的廣泛使用逐漸發(fā)展成為無數(shù)業(yè)界業(yè)內(nèi)人士紛紛追逐商業(yè)利潤的關(guān)注焦點(diǎn)。隨著全球大數(shù)據(jù)時代的正式到來，大數(shù)據(jù)分析應(yīng)運(yùn)而生。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以分為兩個主要方面：系統(tǒng)大數(shù)據(jù)和系統(tǒng)分析。大數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)分析是不相同的，沒有數(shù)據(jù)分析，任何一定數(shù)量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)都只是一堆根本無用的it數(shù)據(jù)和庫存，并且存儲和維護(hù)成本很高。大數(shù)據(jù)分析的具體法則含義主要特點(diǎn)是：第一，大數(shù)據(jù)分析法則可以說是讓專業(yè)人們對各種數(shù)據(jù)分析有更好的直觀解讀，而這種具有重大預(yù)測推論意義的數(shù)據(jù)分析法則可以說是讓專業(yè)分析師根據(jù)一些可視化技術(shù)分析和數(shù)據(jù)分析的綜合結(jié)果可以做出一些新的預(yù)測或者推論。第二，大數(shù)據(jù)的分析和存儲以及數(shù)據(jù)的管理是數(shù)據(jù)分析層面的一些最佳實(shí)踐。通過特定的過程和工具分析數(shù)據(jù)可以確保預(yù)定義的、高質(zhì)量的分析結(jié)果。第三，無論一個用戶還是一個數(shù)據(jù)處理分析應(yīng)用領(lǐng)域的行業(yè)專家，還是一個普通用戶，可以看到作為一種數(shù)據(jù)分析應(yīng)用工具的方式總是基于數(shù)據(jù)庫的可視化。可視個性化服務(wù)可以直觀的客戶展示使用數(shù)據(jù)，讓服務(wù)客戶可以得到理想的服務(wù)效果。第四，大數(shù)據(jù)并不像前幾年那樣給很多人一種虛幻的感覺，而最重要的是對這些大數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，只有通過對于大數(shù)據(jù)的深入分析，才能對用戶產(chǎn)生最重要的價值。

2 檔案管理中大數(shù)據(jù)分析的技術(shù)

2.1 數(shù)據(jù)信息處理與存儲技術(shù)

在”大數(shù)據(jù)”信息環(huán)境下，由于相關(guān)數(shù)據(jù)分析的信息量大、內(nèi)容復(fù)雜，這些相關(guān)信息在網(wǎng)絡(luò)中仍然有著密切的聯(lián)系，形成了新的信息結(jié)構(gòu)。在這種新的情況下，信息處理必然的還會不斷存在一些新的問題和許多不足，為了大大提高用戶信息處理的實(shí)時質(zhì)量和響應(yīng)速度，在短短的時間內(nèi)在這些海量的用戶信息中快速準(zhǔn)確地搜索找到相關(guān)信息內(nèi)容，準(zhǔn)確性地分析關(guān)于用戶的網(wǎng)頁瀏覽量和信息，有必要通過數(shù)字信息處理技術(shù)的幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，利用數(shù)字信息處理和數(shù)據(jù)存儲技術(shù)在用戶數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行存儲和處理分析關(guān)于用戶的其他相關(guān)信息數(shù)據(jù)以及信息和周圍的其他相關(guān)信息內(nèi)容，以利于加快用戶數(shù)據(jù)的實(shí)時響應(yīng)速度。

2.2 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)主要是通過對各類信息內(nèi)容中所需要包含的大量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘和綜合分析，來幫助探索大量大型數(shù)據(jù)源在信息應(yīng)用中的內(nèi)在變化規(guī)律。在實(shí)踐中，數(shù)據(jù)挖掘處理技術(shù)主要通過進(jìn)行數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)備、查詢和數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)幾個主要過程手段來進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)可以有效地大幅提高企業(yè)決策的處理效果和服務(wù)質(zhì)量，一些大型企業(yè)在日常業(yè)務(wù)管理中通過對管理數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息的集中處理和實(shí)時整合，會及時發(fā)現(xiàn)這些企業(yè)處理數(shù)據(jù)過多信息量大，信息資源冗余大等問題嚴(yán)重。毫無疑問，這種情況的普遍存在企業(yè)數(shù)據(jù)采集處理技術(shù)的前期準(zhǔn)備開發(fā)帶來了一些困難，因?yàn)槟壳捌髽I(yè)內(nèi)部信息處理數(shù)據(jù)庫的主要功能還不是很完善，即企業(yè)信息處理數(shù)據(jù)的采集注冊、檢索和分析統(tǒng)計(jì)。在大量商業(yè)信息或者數(shù)據(jù)中去尋找到想不到的商業(yè)風(fēng)險遠(yuǎn)比數(shù)據(jù)有價值。在這兩個方面，有必要對于大數(shù)據(jù)和電子信息技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)的綜合分析和深入的分析挖掘，挖掘其內(nèi)在發(fā)展規(guī)律和應(yīng)用價值。

2.3 數(shù)據(jù)收集和傳播技術(shù)

從現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的科學(xué)角度分析來看，在信息進(jìn)行傳遞的整個過程中，無論哪種傳遞信息都必須是準(zhǔn)確可變的，為了充分保證這種信息的準(zhǔn)確真實(shí)性，就非常有必要在這種信息進(jìn)行傳遞的整個過程中對這種信息傳遞進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化處理。因此，在個人信息公開發(fā)布工作過程中，員工干部應(yīng)該及時加強(qiáng)個人信息處理，加強(qiáng)信息管理，確保發(fā)布信息的有效性和傳遞性。然而，在應(yīng)用信息數(shù)據(jù)傳遞的工作過程中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用信息處理技術(shù)一定是比較復(fù)雜的，它的實(shí)際工作處理過程也一定是相對復(fù)雜的，因?yàn)樵趹?yīng)用信息數(shù)據(jù)收集和分析整理的工作過程中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用信息處理技術(shù)必須是高效的、方便的，需要通過應(yīng)用數(shù)據(jù)采集和信息傳輸技術(shù)對應(yīng)用數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合理的采集配置、處理和收集整理，以有利于保證應(yīng)用信息的內(nèi)在技術(shù)價值和應(yīng)用功能。在企業(yè)信息安全管理中，計(jì)算機(jī)安全系統(tǒng)不是簡單地直接處理各種安全信息處理數(shù)據(jù)，而是深入討論不同安全信息處理技術(shù)之間的各種內(nèi)在聯(lián)系，深入技術(shù)分析，綜合研究相關(guān)技術(shù)特點(diǎn)，加強(qiáng)安全信息管理，系統(tǒng)對各種安全信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析驗(yàn)證和收集分析，從而可以從根本上準(zhǔn)確保證了各種安全信息的使用安全性。信息安全管理技術(shù)的廣泛應(yīng)用也就可以直接達(dá)到這一切的效果。信息安全風(fēng)險管理不僅僅可以有效提高用戶信息處理的安全質(zhì)量，信息安全風(fēng)險管理還可以有效保證用戶信息的安全準(zhǔn)確性。

3 大數(shù)據(jù)分析在檔案管理中的作用

隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷發(fā)展以及我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷進(jìn)步，大數(shù)據(jù)分析處理技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用主要能夠起到以下幾個作用。首先，大數(shù)據(jù)分析是為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會進(jìn)步發(fā)展，適應(yīng)我國檔案管理在新時代的發(fā)展要求。大數(shù)據(jù)應(yīng)用時代的正式到來，對各行各業(yè)都已經(jīng)提出了更高的技術(shù)要求和嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。我們對信息有更多的探索和需求，對我國檔案管理有更多樣化和個性化的需求。因此，將大數(shù)據(jù)分析處理技術(shù)廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中，更有利于對檔案信息進(jìn)行科學(xué)分類，滿足人們對檔案信息資源采集、數(shù)據(jù)挖掘和服務(wù)改進(jìn)的需求。其次，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用有利于及時解決檔案管理中存在的問題。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用可以解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的信息收集檢查、檔案實(shí)體數(shù)據(jù)庫增加、有價值信息收集時限等問題。

4 大數(shù)據(jù)分析方法在檔案管理中的應(yīng)用

4.1 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案儲存平臺

在如何應(yīng)用大規(guī)模數(shù)據(jù)檔案分析在信息檔案管理的發(fā)展過程中，有必要考慮建立一個非常大容量化的歸檔檔案存儲數(shù)據(jù)平臺，以便于確保它的歸檔存儲數(shù)據(jù)空間內(nèi)總是具有足夠的可以篩選和存儲管理所有必需的檔案數(shù)據(jù)，這也就是實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)分析信息檔案管理計(jì)算技術(shù)的快速發(fā)展的一個先決條件。信息直接存儲在手機(jī)云端，通過網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)應(yīng)用信息采集篩選處理系統(tǒng)以應(yīng)用數(shù)據(jù)的存儲形式直接進(jìn)行信息篩選，剔除不必要的應(yīng)用數(shù)據(jù)，留下重要的應(yīng)用數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)文件可以定義是各種文字、圖片、音頻或者是視頻文件。云歸檔平臺的成功建設(shè)不僅有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔文件類型少、數(shù)據(jù)資源利用率低的傳統(tǒng)缺點(diǎn)，而且有效實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件的遠(yuǎn)程實(shí)時調(diào)用。與目前全國多個終端文件系統(tǒng)無縫連接，可輕松實(shí)現(xiàn)終端文件的雙模式存儲，保證文件信息的數(shù)據(jù)完整性。

4.2 增加對檔案數(shù)據(jù)處理的投入

企業(yè)每年應(yīng)該將公司檔案使用資金管理列入年度預(yù)算，特別是加強(qiáng)檔案的管理維護(hù)、利用和管理信息化體系建設(shè)。各有關(guān)部門要大力配備一批政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的專業(yè)檔案管理專業(yè)人員，定期為你組織檔案專業(yè)知識技能培訓(xùn)，豐富你的專業(yè)檔案技術(shù)服務(wù)能力。要按照國家標(biāo)準(zhǔn)要求建設(shè)一個標(biāo)準(zhǔn)化臥式檔案室，購置堅(jiān)固的臥式檔案柜、恒溫柜和恒濕中央空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等配套設(shè)備，做好檔案通風(fēng)、照明、防盜、防蛀等配套安全防護(hù)管理措施，不發(fā)生丟失、不發(fā)生損壞，無泄漏，保證所有檔案的安全正常使用。

4.3 增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析，挖掘檔案價值。

信息隨著單位的發(fā)展和增長而擴(kuò)大。面對大量的檔案信息資源，既要做到科學(xué)分類、有序呈現(xiàn)，又要保證信息以最快的速度呈現(xiàn)給需求者。大數(shù)據(jù)分析在檔案管理中應(yīng)用的突出特點(diǎn)是對收集到的海量信息進(jìn)行分析，挖掘其背后的價值。提高數(shù)據(jù)分析功能，提供多種形式的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足需求者的個性化需求，是大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的重要追求。因此，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析必須加強(qiáng)云存儲信息的分類和管理，在科學(xué)分類和規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合多個子檔案管理系統(tǒng)，在深度和廣度上。雙向擴(kuò)大數(shù)據(jù)范圍，升級”軟硬”管理體系，充分保證檔案信息管理的”質(zhì)”和”量”，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

4.4 通過大數(shù)據(jù)分析提升服務(wù)質(zhì)量

通過大數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)管理資源的信息流向、流量和服務(wù)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)分析管理數(shù)字信息檔案的服務(wù)需求和主要服務(wù)供應(yīng)能力，合理分配確定分析數(shù)字信息檔案的主要服務(wù)能力資源，實(shí)現(xiàn)服務(wù)資源共享。同時，對綜合利用客戶信息管理數(shù)據(jù)對應(yīng)的客戶服務(wù)滿意度、資源綜合利用比例分配和發(fā)展趨勢分析進(jìn)行深入跟蹤分析，通過客戶信息數(shù)據(jù)循環(huán)進(jìn)行反饋，并進(jìn)行優(yōu)化處理檔案數(shù)據(jù)的多種方式，實(shí)現(xiàn)客戶信息數(shù)據(jù)導(dǎo)航、讀者信息服務(wù)等綜合功能，真正有效實(shí)現(xiàn)一種面向客戶數(shù)據(jù)的信息服務(wù)管理模式。基于企業(yè)大數(shù)據(jù)庫的技術(shù)資源管理平臺整合轉(zhuǎn)型技術(shù)通過統(tǒng)一資源整合以及統(tǒng)一資源調(diào)度的方式應(yīng)用，解決了不同專業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)資源協(xié)同共享和本地專業(yè)技術(shù)資源與本地企業(yè)資源的協(xié)同整合利用問題。作為管理整體用戶綜合數(shù)據(jù)資源的重要一個組成環(huán)節(jié)部分，對來自用戶不同信息維度的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容綜合進(jìn)行分析歸納綜合提煉，并基于這些不同維度綜合構(gòu)建用戶數(shù)據(jù)綜合立方體，實(shí)現(xiàn)對用戶數(shù)據(jù)綜合資源的實(shí)時預(yù)測和綜合分析。這將有效用于提高自然資源綜合利用的工作效率和生產(chǎn)質(zhì)量。

4.5 優(yōu)化檔案管理技術(shù)

檔案管理的質(zhì)量和數(shù)量上也是不斷的經(jīng)過優(yōu)化和不斷提升的。因此，這其中就會有一些電子檔案文件是非常需要及時刪除或重新替換的。在進(jìn)行大數(shù)據(jù)優(yōu)化管理的重大前提下，文件的數(shù)據(jù)替換處理速度必然提升了幾個新的層次。為了有效保證當(dāng)前檔案的保存有效性，及時性地剔除過時或根本沒有使用價值的當(dāng)前檔案，就是通過優(yōu)化當(dāng)前檔案層次替換處理技術(shù)，對當(dāng)前檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行層次梳理，可以根據(jù)當(dāng)前檔案的層次結(jié)構(gòu)來劃分為以下幾個重要技術(shù)層次：初級檔案文件：一個定期進(jìn)行更新的初級文件，該初級文件的有效保存時間相對較短，而且更不重要，所以我們可以直接通過使用新舊的文件將其重新覆蓋。中間位置文件：這些中間文件有些重要，但是它需要定期進(jìn)行修改，需要定期重新讀取，因此用戶需要將它保存在用戶可以隨時隨地訪問的特定位置。高級加密文件：這些高級文件都具有一定的文件保密性，需要經(jīng)過加密才能保存，并且還需要一定的用戶查看和編輯修改文件權(quán)限。這些電子文件不一定允許被任何修改、讀取或分發(fā)。在您的保密服務(wù)期限尚未結(jié)束之前，這些個人資料不得公開。用二次分類替換方法對一個檔案信息進(jìn)行二次分類時的替換方法是優(yōu)化檔案替換的有效途徑。

4.6 優(yōu)化分類，提升檔案檢索能力

無論采用哪種方式來管理檔案信息，歸根到底都是為了更好地實(shí)現(xiàn)需求者對信息的智能化、多樣化和便捷的檢索查詢。在傳統(tǒng)的檔案管理中，信息量大，檢索方法復(fù)雜而緩慢。在浩瀚的信息海洋中尋找最有用的信息既費(fèi)時又費(fèi)力。因此，將大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用于檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)分類存儲，優(yōu)化管理，提高需求者的信息檢索速度是檔案管理的追求。在豐富信息采集、優(yōu)化云存儲的基礎(chǔ)上，更好地分類和分層信息。進(jìn)行存儲，盡可能考慮用戶的多樣化需求，提升軟件管理的科學(xué)水平，更全面的展示信息。管理者應(yīng)優(yōu)化管理技術(shù)，提升可視化分析技術(shù)。除了單詞的顯示，他們還可以通過圖表的分類來顯示信息。如果信息比較復(fù)雜，還可以使用附加數(shù)據(jù)。這種分類管理模式擴(kuò)大了數(shù)據(jù)檢索范圍的深度和廣度，在提高信息檢索水平的同時，有效地為需求者在信息檢索服務(wù)中保駕護(hù)航。

5 結(jié)語

在這個大數(shù)據(jù)分析時代不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)社會不斷進(jìn)步的趨勢下，大數(shù)據(jù)分析的技術(shù)應(yīng)用涉及范圍越來越廣泛。隨著大數(shù)據(jù)分析的日益成熟，將其廣泛應(yīng)用于檔案管理的研究具有重要的前瞻戰(zhàn)略意義。只有牢牢學(xué)習(xí)并掌握大規(guī)模數(shù)據(jù)檔案管理的各項(xiàng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)分析管理技術(shù)，才能有效保證企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)質(zhì)量和工作效率。大數(shù)據(jù)分析的廣泛應(yīng)用必然會徹底改變傳統(tǒng)檔案管理的傳統(tǒng)工作思維模式，將大數(shù)據(jù)分析與現(xiàn)代檔案管理工作過程進(jìn)一步緊密融合，促進(jìn)檔案管理的不斷發(fā)展。