大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式

彭 艷

（廣州市番禺交通建設投資有限公司，廣東 廣州 511400）

互聯網給我們的生活和工作帶來了巨大的改變，在這樣的大數據時代下，給到了企業的檔案管理新的工作方式思路，檔案信息記錄了企業方方面面的生產經營活動，具有很重要的價值，如果能利用好企業的這些檔案信息，會在一定程度上影響到企業的發展程度，在現代的企業經營發展中，檔案管理的工作已經成為企業管理組成的重要部分。因此企業一定要重視檔案管理的工作，在檔案管理的工作中一邊探索一邊總結，找到最適合本企業的檔案管理方法，提高檔案管理工作的效率，期待達到最佳效果，為企業的快速發展助力。

1 企業檔案管理工作的現狀

1.1 企業領導者本身也對檔案管理工作重視程度不夠

一直以來，企業都沒有認識到數據信息能夠給企業的發展帶來的巨大價值，沒有深切的了解到企業檔案管理能夠提高企業管理的發展效益。大多對于企業數據的處理方式都只是簡單的存儲，而且隨著時間的推移，累積起來的數據信息量之大，需要花費空間人力財力等才能提高檔案數據保存的水平，就更加不愿在檔案管理方面下功夫了。另外一方面就是檔案管理方面的人才缺失，在日常工作中不注重對這方面的培訓，直接管理方案的人員素質已經直接影響了檔案工作的水平，傳統的管理模式中很少利用到互聯網。

1.2 企業檔案管理體系和制度不夠完善

缺乏健全的管理制度還有必要的內部監督機制，在各個部門之間有一個非常普遍的現象，那就是本來應該是統一保管起來的各種數據信息，但是為了圖方便，普遍是分散保管，導致企業檔案材料散失的情況時有發生，尤其是涉及一些設計圖紙或者是合同等重要的信息。這已經影響到了企業檔案的完整與安全性。另外就是在檔案交接方面還沒有一個完善的流程，收集和移交資料的時候，檔案的催收工作不及時造成檔案管理工作缺乏了時效性。以及在新老工作人員資料交替階段，中間缺乏了必要且全面的溝通，也會發生資料轉移時的缺失。這都給一個企業的發展造成了負面的影響。

2 了解大數據及其特點

2.1 什么是大數據

大數據，突出了信息的特征，那就是海量的資料，多到不能用常規的方式去處理。在官方的解釋上只有通過新處理模式才能具有更強決策力、洞察發現力和流程優化能力來適應海量、高增長率和多樣化的信息資產。面對這筆信息資產，我們只要利用好，就能實現低成本創造出高價值，為企業的經營發展乃至社會的發展進步提供有力的依據。

2.2 大數據特征總結

要想利用大數據為企業檔案管理服務，發揮出大數據在檔案管理方面的優勢，就要在了解什么是數據之后，分析其特征，抓住大數據的特點加以利用。以下為大數據的四個特征：

1）大數據特征之大容量。我們一直在說信息爆炸，其實信息爆炸已經顯現出了大數據的第一個特征，數據量的存儲隨著時間的推移越來越多，不管是自動還是人工產生的數據通過了互聯網聚集了起來，用海量來形容也不為過。類比到企業的經營活動中，每一個項目的進行，每一位企業人員的信息，每一筆資產的進出這都是信息，都是需要記錄下來的數據。

2）大數據特征之多樣化。數據的多樣性一方面指的是保存的格式越來越多樣，從最基本的文本形式到音頻、圖片、視頻以及模擬信號等。另外一方面就是數據的來源也是越來越多樣了，類比到公司經營中，就是數據不僅是來源于公司內部的，也可能來源于公司外部。

3）大數據特征之速度快。大數據的速度快也是體現在了兩個方面，一個是數據產生的快，同樣的另外一個就是數據處理的快。在數據處理方面有一個非常有名的“1秒定律”，就是在秒級的時間范圍內得出分析結果，一旦超出這個時間范圍，所得數據就失去了價值。在企業的運營、管理和決策的每一個步驟中也有對“快”的另類描述，比如說實時、價值送達時間、光速等。

4）大數據特征之真實性。數據真實性這一點的特征，其實是在以上三點的基礎上衍生出來的。數據產出量多并不能為企業決策提供什么有效地幫助，更為重要的是在海量的數據之中提取出真實和高質量的數據支持企業做出正確的決策。

3 大數據來臨下檔案管理面臨的危機

3.1 檔案信息的安全性面臨挑戰

我們享受著大數據帶來巨大便利的，信息的安全性也遭受史無前例的沖擊。檔案管理人員本職工作不只是分析和處理數據，還有保護檔案安全，保證檔案不被泄露的責任和義務。如果信息的安全性遭受到危機，給企業造成的危機和損失將是巨大的。

3.2 檔案的管理思想不應止步不前

每一種管理方式都有自己特有的管理思想，當傳統的管理模式發生改變時，管理思想也應隨之發生轉變。相比較傳統的檔案管理，在大數據環境下的創新型的管理模式要更加注重檔案的完整性以及多樣性，與之匹配的應該是檔案管理人員的工作能力。他們應該認識到檔案數據信息所體現的價值不在于檔案本身，而是原始數據整合之后所創造出的新價值。檔案管理人員應具備大局觀念和數據思維，利用好大數據創新的工作方式，為公司做出正確的決策提供有力的支撐。

3.3 檔案管理人員的專業技能和素質水平應緊隨其后

企業檔案數據要想完全發揮出應有的作用，只升級技術是不夠的，最重要的還是運用數據的人員，其中就包含管理檔案的人員。檔案管理人員不能盡快適應大數據時代的發展和進步，不管是在思想理念方面的落伍，還是專業的技術知識方面的短板，這都大大影響了大數據新技術應用在企業檔案管理上的效果。

4 大數據對企業檔案管理工作的優勢

4.1 企業檔案數據的利用率明顯提高

有了大數據智能化特點的加持，企業的檔案數據通過一系列的總結、分析、分類、整理操作后，檔案數據的存儲更加科學，更加細致，大大縮短了檔案管理的搜索調取時間，不僅是提高了檔案信息的利用率，也是提高了企業員工的工作效率。員工的高效工作，從另一方面來說[1]，也就是加快了企業的發展進度。

4.2 有效解決企業檔案存儲的質量問題

傳統的檔案信息存儲離不開紙質的記載，紙質記載信息一個是有年限的限制，時間長了，紙質易脆，字體不清等，另外隨著企業的發展，對紙質信息的存儲空間也有一定的要求，還有可能會遇到的天災人禍，比如說火災洪水地震等，但是大數據記錄信息資料的方式，不存在這些問題，只需要占用到少量的空間就能保質保量的儲存企業信息檔案。

4.3 極大提升企業檔案數據價值

這一點體現出了大數據的第四個特點真實性，去其糟粕取其精華，在巨量的數據之中分析出真實的，高質量的有助于企業決策的數據出來，這一點也是改變了傳統的只記錄數據不做分析的弊端。在與傳統方式數據量記錄相同的情況下，利用大數據之后資源的價值顯然提高不少，改善資源豐富但是可利用的資源匱乏的現狀。另外企業數據經過一系列的收集、分析以及處理之后，整合出高質量資源，挖掘出新的價值以外，也是提高了數據本身的價值。

5 企業檔案管理如何利用好大數據做出創新

5.1 依據大數據，不斷升級檔案信息管理的模式

隨著企業的發展積累起來的大量的紙質文件越來越多，管理起來也是越來越麻煩困難，改變勢必再行，隨著互聯網大數據的發展趨勢，需要檔案管理者不斷升級檔案信息管理的模式。第一點是要制定整個檔案工作守則的大框架，完善檔案服務流程，從客觀的角度出發計劃好檔案信息管理的每一個步驟，這一切一定是遵循企業發展的實際情況。第二點是建立起相關的檔案數字化網絡，將企業所有的檔案進行一個數字化整合，整合后進行系統的存儲，建立起檔案的信息服務平臺，這樣既可以對電子檔案數據進行有效的處理也能隨時方便的調取所需信息[2]，提高工作效率，滿足企業的信息需求。

5.2 企業檔案管理人員素質和應用水平都需提升

在大數據背景下的企業檔案管理工作需要專業的檔案管理人才，傳統的檔案管理人員年齡可能整體偏大，對于新型的管理模式比較陌生，需要對本單位管理人員進行整體的培訓，學習更加先進的相關管理理念和管理方式，檔案管理人員建立起數據化的管理思維，重視起數據資源帶來的價值，同時掌握應用計算機技術和信息管理技術等。增強檔案管理人才接受新事物的理念，加快適應信息新時代的管理檔案的環境。另外也可以大力引進一些專業的管理人才，提高整體檔案管理者的水平素質，以此來適應新型檔案管理工作的新形勢。

5.3 提高檔案數據的網絡安全性

大數據確實為企業檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化，但與此同時我們要注意到網絡安全，檔案上記錄著本企業的所有生產經營活動，一旦信息有所泄露，對本公司將產生不可預計的影響，為了保護本企業的數據信息，一定要有時刻保護檔案安全和保密的意識；另外還要內外網分開，提升安全級別，避免黑客攻擊[3]；最后要注意在數據存儲上注意備份，能夠保證檔案資源的長期安全儲存。當出現網絡安全性問題時，一定要及時處理并維護好。

5.4 檔案管理的服務水平逐步提升

檔案的存在本身就是為了服務于民，為使用者提供相應的服務。在大數據背景下，服務水平和意識更要提高。首先在于企業檔案管理本身，一定是時刻有著創新思路，在這個時代，創新是非常重要的，有了創新就不會固步自封。創新思維是檔案管理工作一個重要的保證，也是管理人員不斷提高服務水平的助力點。第二點就是改變傳統的服務模式改變成創新服務，在現在的大數據環境下，數據信息管理應該是從內部的單獨資源轉變成共享型的資源體質，一定要提高和社會共同發展進步的能力。最后一點就是優化整個檔案管理工作的服務流程，不管從計劃中還是實際中的服務流程一定要明確到位，真正的實現服務價值。

6 結束語

大數據時代給企業的檔案管理工作帶來了無盡的可能性，也帶來了更嚴峻的挑戰。檔案管理者應該抓住這次機會，盡可能的挖掘大數據為檔案管理帶來的益處，充分的了解到大數據時代檔案管理的新風向、新形式，合理地將大數據引入到檔案管理的工作中，提升企業檔案管理的現代化水平。并且一定要對檔案的管理工作人員自身的素質提出更高的要求，最新的技術加上高素質的人才，才是提高檔案管理工作效率，保證數據信息得到有效利用的重要保障。