數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案信息資源集成研究

王 娜

（紫光軟件系統(tǒng)有限公司電子文件與檔案事業(yè)部，北京 100084）

1 企業(yè)信息資源集成的類型

根據(jù)檔案信息資源載體的差異性對檔案信息資源進行分類，企業(yè)檔案信息資源可分為實體檔案信息資源，包括紙質(zhì)檔案、實物檔案等，還包括數(shù)字檔案信息資源，主要是指電子文件。以檔案信息資源載體形式的差異作為檔案信息資源集成類型的劃分標準，檔案信息資源集成管理可分為數(shù)字檔案信息資源集成管理，即借助檔案信息化等技術(shù)條件實現(xiàn)電子文件的集成管理，還包括實體檔案信息資源集成管理，指通過各種方式將檔案實體統(tǒng)一保管到一個場所。

1）數(shù)字檔案信息資源集成。數(shù)字檔案信息資源集成是檔案信息化條件下檔案的集成模式，也是企業(yè)可選擇的檔案信息資源集成方式。數(shù)字檔案信息資源集成不需要對實體檔案進行搬遷，只需借助應(yīng)用系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)條件實現(xiàn)檔案信息資源共享。數(shù)字檔案信息資源集成以檔案實體及內(nèi)容為基礎(chǔ)，運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案實體信息和內(nèi)容信息進行編目，實現(xiàn)檔案全文信息的數(shù)字化，建立和豐富檔案數(shù)據(jù)庫。同時，通過現(xiàn)代化管理方法和手段實現(xiàn)檔案信息資源的交流和調(diào)配。

2）實體檔案信息資源集成。檔案實體集成通過對檔案實體分布場所的改變，把分散在不同地域內(nèi)的檔案實體集中到一個保管單位進行集中管理，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享和利用。檔案實體不是簡單地搬遷或異地備份，需要對檔案實體進行重新組合，便于檢索。檔案實體集成優(yōu)點在于檔案原件的集中利用，但對于分公司分布在不同區(qū)域的企業(yè)來說，缺點是檔案實體集成管理成本較高，而且對實體保管單位的檔案管理水平要求較高。

3）數(shù)字檔案信息資源和實體檔案信息資源結(jié)合集成。數(shù)字檔案信息資源和實體檔案信息資源結(jié)合集成是指在利用各種條件和資源，實現(xiàn)檔案信息資源集成工作中實體檔案信息資源和數(shù)字檔案信息資源的集成。虛實檔案信息資源結(jié)合集成不僅完成了實體檔案信息資源的集成，也實現(xiàn)了數(shù)字檔案信息資源的集成，因此，數(shù)字檔案信息資源和實體檔案信息資源結(jié)合集成充分集成了實體檔案信息資源集成的優(yōu)點，也集成了數(shù)字檔案信息資源集成的優(yōu)點，從更大程度上實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。

2 企業(yè)檔案信息資源集成必要性分析

1）檔案信息資源集成是企業(yè)發(fā)展的必然需求。為了能發(fā)揮檔案的價值，為企業(yè)發(fā)展提供便利、有效的信息，企業(yè)的檔案信息資源整合工作已迫在眉睫。首先，完整、有效的企業(yè)檔案信息資源既能維護企業(yè)的合法權(quán)益，同時也能很好地記錄和反映企業(yè)的發(fā)展歷史。檔案信息資源整合具有調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)的作用，以整體化的理念，在檔案收集過程中，盡可能收集多種載體類型、不同內(nèi)容的檔案，充分發(fā)揮“大檔案觀”的整體優(yōu)勢，結(jié)合企業(yè)主營業(yè)務(wù)，不斷豐富館（室）藏內(nèi)容，避免浪費人力、物力。

2）檔案信息資源集成是企業(yè)檔案工作自身的內(nèi)在需求。首先，對企業(yè)檔案工作來說，檔案信息資源集成是將無序、分散在不同全宗乃至不同地區(qū)檔案進行整合，以便形成準確、集中的信息。企業(yè)由于企業(yè)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，形成的檔案信息資源被人為地分割，難以整合與共享。其次，檔案信息資源集成能搭建企業(yè)信息共享平臺，更好開發(fā)利用檔案信息資源，是檔案工作發(fā)揮重要作用的平臺。企業(yè)外部環(huán)境競爭激烈，企業(yè)的快速發(fā)展對企業(yè)信息資源的需求愈發(fā)強烈，尤其在領(lǐng)導(dǎo)決策、企業(yè)歷史研究和編史修志等方面發(fā)揮積極作用。

3）檔案信息資源集成是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。檔案信息資源的產(chǎn)生依賴于企業(yè)的各項管理活動，企業(yè)各項管理活動的集成和優(yōu)化，也是對其產(chǎn)生的檔案信息資源的集成和優(yōu)化。檔案信息資源集成是檔案工作發(fā)展到與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合的必然結(jié)果。因此，企業(yè)檔案信息資源的集成工作不僅是檔案工作的必然需求，也是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，通過信息化技術(shù)建立一種基于集成管理下的檔案信息共享模式，既能實現(xiàn)企業(yè)信息的共享，幫助檔案工作在最低成本的基礎(chǔ)上獲得最大的效益，同時最大化滿足檔案用戶的需求，發(fā)揮檔案的價值，提高企業(yè)的競爭力和文化影響力。

3 企業(yè)檔案信息資源集成困境分析

1）企業(yè)對檔案工作認知不足。由于企業(yè)檔案工作起步晚，檔案信息資源集成仍不成熟，企業(yè)對檔案信息資源集成工作的認識和了解不盡相同，甚至有可能出現(xiàn)了誤解和偏差。企業(yè)管理者對檔案工作的理解仍停留在實體的安全保管階段，對檔案信息資源的開發(fā)工作認識不夠，認為檔案信息資源集成是信息管理部門的工作，購置相關(guān)的軟件、系統(tǒng)即可解決，錯誤地理解為將實體檔案數(shù)字化上傳至相關(guān)軟件即可，殊不知檔案信息資源集成更是檔案業(yè)務(wù)流程、人員、服務(wù)理念等多方面的集成，硬件集成只是工具和平臺。

2）企業(yè)檔案信息資源集成技術(shù)落后。檔案信息資源集成不僅是檔案實體的集成，還包括數(shù)字檔案信息資源、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)平臺的集成和統(tǒng)一，這個過程需要大量人力、物力的支持，同時也是人力、物力的重新整合。作為檔案信息資源集成的主力—檔案管理人員綜合素質(zhì)較差，尤其是信息技術(shù)能力更弱，企業(yè)檔案管理力量更是薄弱。除了檔案管理人員素質(zhì)的限制外，檔案信息資源集成工作還需要信息流程和各種應(yīng)用系統(tǒng)的集成。不同的信息流程和應(yīng)用系統(tǒng)一般執(zhí)行不同的編碼規(guī)則和編寫語言，缺少企業(yè)層面的統(tǒng)一性。各應(yīng)用系統(tǒng)的無縫連接對信息技術(shù)要求較高，同時要求多個部門、多個公司技術(shù)人員的配合，一旦集成技術(shù)有漏洞，極易造成電子文件在歸檔入檔案管理系統(tǒng)時元數(shù)據(jù)和信息的丟失，造成無法挽回的損失。

3）企業(yè)缺少整合與共享的平臺。搭建檔案信息服務(wù)局域網(wǎng)，利用檔案信息資源建立檔案網(wǎng)站是實現(xiàn)檔案信息資源集成的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施平臺。企業(yè)利用信息化技術(shù)的基礎(chǔ)下，進行檔案信息資源的整合還需不斷提高本企業(yè)的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)，同時，要加大網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，不斷加強本企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。對于企業(yè)來說，由于保密的要求及本身信息資源價值的限制，企業(yè)檔案信息資源集成研究建立檔案信息資源整合和共享平臺的需求較弱，企業(yè)無檔案信息資源整合和共享的平臺。

4 企業(yè)檔案信息資源集成策略分析

1）積累和優(yōu)化檔案信息資源。企業(yè)檔案工作起步晚，檔案信息資源積累時間短，質(zhì)量參差不齊，梳理本企業(yè)現(xiàn)存的檔案信息資源是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心。企業(yè)首先要做好已保存檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對記錄和反映本企業(yè)特色的重要、珍貴、易損和利用率較高的檔案進行數(shù)字化，逐步建立全文數(shù)據(jù)庫。其次，企業(yè)檔案信息資源內(nèi)容多樣，不進行檔案信息資源篩選和優(yōu)化，盲目進行檔案數(shù)字化和信息資源整合，既造成資源浪費，也降低了檔案信息資源集成的質(zhì)量。因此，企業(yè)在開展檔案信息資源集成工作時應(yīng)根據(jù)本公司業(yè)務(wù)特點，區(qū)分重點全宗、一般全宗，對要進行集成的檔案信息資源進行價值鑒定，盡量減少和避免企業(yè)檔案信息資源集成研究檔案信息資源的重復(fù)和價值低的問題，提高檔案信息資源的質(zhì)量。

2）統(tǒng)籌規(guī)劃，樹立整體化理念。企業(yè)檔案信息資源整合往往是跨部門、跨公司、跨行業(yè)的信息機構(gòu)的整合、基礎(chǔ)設(shè)施的整合、信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)整合、人力資源的整合、信息服務(wù)的整合等，憑檔案管理部門之力難以較好地完成集成工作。統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理和協(xié)調(diào)是檔案信息資源整合順利實施的基礎(chǔ)保障。首先，要建立和完善管理機構(gòu)，對于企業(yè)來說，檔案信息資源整合是一個浩大的工程，應(yīng)在整合工作前統(tǒng)籌規(guī)劃，建立專門性組織，進行業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和質(zhì)量控制。其次，要根據(jù)本企業(yè)管理模式理順檔案信息資源集成管理體制，設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)各分支機構(gòu)、各部門的檔案信息資源集成工作。在信息化條件下，統(tǒng)一標準、統(tǒng)籌規(guī)劃是檔案信息資源集成的保障要素，各部門、各公司之間加強合作與協(xié)調(diào)是檔案信息資源集成的基本方略。企業(yè)檔案信息資源集成建設(shè)中，應(yīng)把統(tǒng)籌規(guī)劃作為工作重點，結(jié)合公司實際情況，縱觀全局，多參考其它企業(yè)成功的檔案信息資源集成案例，制定本單位檔案信息資源集成的規(guī)劃。

3）加強人才隊伍和信息技術(shù)保障。信息技術(shù)保障既是企業(yè)檔案信息化的保障要素之一，也是決定企業(yè)檔案信息資源集成能否成功的重要要素。企業(yè)檔案信息資源集成的最終目的是建立統(tǒng)一的檔案利用和共享平臺，因此，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲技術(shù)、保密技術(shù)等要求非常高。信息化環(huán)境下，企業(yè)檔案信息資源的集成離不開信息技術(shù)的保障，這是遠遠超出檔案管理部門能力范圍的。因此，企業(yè)在開展檔案信息資源集成工作時，應(yīng)加強信息技術(shù)建設(shè)，為信息資源集成提供必要的技術(shù)保障。企業(yè)檔案信息資源集成工作不僅要加強對硬件的投入，還必須組建一支具有多方面知識結(jié)構(gòu)的專業(yè)人才隊伍，特別是在信息技術(shù)、保密安全、檢索、系統(tǒng)集成等方面具有豐富經(jīng)驗的管理人員，只有培養(yǎng)和組建高水準的一支技術(shù)隊伍，才能確保企業(yè)檔案信息資源集成工作的順利實施。

4）平衡檔案利用與保密之間的關(guān)系。企業(yè)檔案信息資源集成的最終目的是檔案信息資源能夠共享，最大地開發(fā)檔案的價值。但由企業(yè)形成的檔案在其形成之初就具有一定的密級和共享范圍的限制，因此，檔案的利用和保密是相互聯(lián)系和相互制約的。信息化條件下，企業(yè)檔案信息資源集成最終成果是企業(yè)內(nèi)部數(shù)字檔案的共享。數(shù)字檔案信息的共享不受地域的限制，需通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)傳輸，利用者可通過檔案信息資源集成的共享平臺進行檔案管理和利用。網(wǎng)絡(luò)傳輸不管是局域網(wǎng)還是外網(wǎng)，都存在一定的風(fēng)險，因此保障檔案利用的同時，也要確保檔案信息的安全。