淺談高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題與對策

陳傳艷

（湖北三峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 宜昌 443000）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展，“數(shù)字化”建設(shè)開始深入各大高校，高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)已然成為高校發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。但是，由于各個(gè)高校對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致檔案管理部門難以有效推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。在現(xiàn)階段的檔案部門，普遍存在著資金短缺，設(shè)備陳舊，專業(yè)人才缺失等問題，這些問題的存在嚴(yán)重制約了高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。因此，為了進(jìn)一步推進(jìn)高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)，高校管理層必須重視檔案部門的問題，針對具體問題，具體分析，具體解決。

1 高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)存的問題

相較于其他行業(yè)而言，高校學(xué)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)由于起步較晚，導(dǎo)致發(fā)展速度緩慢，各個(gè)高校間的數(shù)字化建設(shè)水平參差不齊，在數(shù)字化的建設(shè)過程中存在著諸多問題。

1.1 建設(shè)數(shù)字化學(xué)生檔案管理的意識落后

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，為了更好地服務(wù)廣大學(xué)生和教職員工，高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)起到了至關(guān)重要的作用。大部分高校部門都已經(jīng)開始運(yùn)用信息系統(tǒng)，如校園卡管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等等。但是，作為管理學(xué)生信息的重要部門，高校學(xué)生檔案管理工作卻被校方所忽視，其數(shù)字化建設(shè)相對于其他學(xué)校部門來說，發(fā)展和建設(shè)明顯滯后許多。高校管理層對高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的落后認(rèn)知，是導(dǎo)致高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)無法有效推進(jìn)的根本因素。

1.2 基礎(chǔ)軟硬設(shè)施落后

為了更好地發(fā)展和建設(shè)高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理，就必須提高檔案管理中的基礎(chǔ)軟硬設(shè)施。基礎(chǔ)的軟件設(shè)施主要包括檔案管理信息系統(tǒng)，基礎(chǔ)的硬件設(shè)施主要包括復(fù)印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備。就現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案管理部門的基礎(chǔ)軟硬設(shè)施配備情況來看，是十分不理想，有些高校并沒有專用的服務(wù)器，而是采用常見的計(jì)算機(jī)來進(jìn)行替代，還有些高校使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備都是其他部門剩余或者是淘汰的計(jì)算機(jī)設(shè)備，其存儲量小、配置低、運(yùn)行速度慢，這種淘汰老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備是完全無法滿足學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的基本要求。另外，從高校學(xué)生檔案部門方面來看，其本身的建設(shè)經(jīng)費(fèi)十分有限，加上校方對檔案部門的資金投入較少，計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施落后，館庫的實(shí)際使用面積較小、條件差，館內(nèi)陳設(shè)雜亂無章等狀況，要想建設(shè)學(xué)生檔案數(shù)字化管理十分困難。因此，高校學(xué)生檔案管理部門落后的基礎(chǔ)軟硬設(shè)施，是導(dǎo)致高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)無法有效推進(jìn)的外在因素。

1.3 缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才

專業(yè)的檔案管理人才，在高校學(xué)生檔案管理建設(shè)中發(fā)揮著承上啟下的重要作用，是高校學(xué)生檔案管理建設(shè)的骨干和核心，其專業(yè)能力水平的高低直接決定了學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程快慢。就現(xiàn)階段來看，高校學(xué)生檔案管理的工作人員中，計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)或者是檔案管理專業(yè)的人才十分稀少，部分高校中的檔案管理工作人員甚至需要從其他部門調(diào)人來填充檔案管理的人員空缺。而現(xiàn)有的檔案管理人員，年齡較大，學(xué)歷較低，缺乏信息技術(shù)相關(guān)的理論知識，對計(jì)算機(jī)使用的程度不高，對先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)陌生且無從下手，同時(shí)還缺乏檔案管理工作的創(chuàng)新精神和系統(tǒng)思維，這些因素都導(dǎo)致高校的學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)難以有效展開。因此，高校學(xué)生檔案管理部門匱乏的專業(yè)人才和信息技術(shù)人才，是導(dǎo)致高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)無法有效推進(jìn)的內(nèi)在因素。

2 關(guān)于高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

2.1 強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，抓好數(shù)字化建設(shè)

為了進(jìn)一步加快高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，高校領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知，始終銘記“為國守史、為黨管檔、為民服務(wù)”的使命，始終履行“傳承文明、記錄歷史、造福人民、服務(wù)社會(huì)”的職責(zé)；必須將學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)提上議事日程，劃入校園發(fā)展的整體計(jì)劃當(dāng)中，將“信息化”校園建設(shè)和學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行有效的融合，共同推進(jìn)，統(tǒng)籌管理；必須加大對學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，予以檔案部門人力、物力等支持，為學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)提高有力保障。學(xué)生檔案管理的工作人員，必須秉承著對自己負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，積極釋放思想、開拓思維，勇于擔(dān)當(dāng)、勇于創(chuàng)新，落實(shí)高校學(xué)生檔案管理工作。

2.2 加強(qiáng)對學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了進(jìn)一步加快高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，必須完善學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。就現(xiàn)階段的檔案基礎(chǔ)設(shè)施來看，存在著公共服務(wù)空間小、館庫面積小、基礎(chǔ)設(shè)備老舊等問題，這種落后的基礎(chǔ)設(shè)備嚴(yán)重的制約了高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。因此，高校管理人員必須重視對檔案部門的設(shè)備投入，只有幫助檔案部門配齊數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，才能保證學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。學(xué)校方面，必須針對數(shù)字化建設(shè)的具體經(jīng)費(fèi)，進(jìn)行專門的成本預(yù)算，實(shí)行專戶儲存、專款專用。同時(shí)，檔案部門需要利用學(xué)校提供的資金保障，完善檔案數(shù)字化建設(shè)所需要的軟件系統(tǒng)，對接科研、教學(xué)等系統(tǒng)，加強(qiáng)信息安全保障工作，督促部門工作人員及時(shí)地對信息進(jìn)行錄入和整理。

2.3 加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)

高校管理人員必須重視檔案部門工作人員的整體專業(yè)水平建設(shè)，加大對人才的投放，壯大檔案部門的人才隊(duì)伍，打造出一支具有高素質(zhì)、高紀(jì)律、硬作風(fēng)、精業(yè)務(wù)、強(qiáng)政治的高校檔案人才隊(duì)伍，為高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)提供強(qiáng)有力的智力保障。在現(xiàn)有的檔案工作人員方面，學(xué)校需要重視對其專業(yè)水平的培養(yǎng)，定期組織檔案工作人員進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)，提升檔案工作人員的信息技術(shù)理論水平，在生活和工作上，及時(shí)幫助檔案工作人員解決各種問題和困難，努力提升檔案工作人員的福利待遇，擴(kuò)展檔案工作人員的晉升空間。高校學(xué)生檔案工作人員，需要時(shí)刻牢記自身使命，始終堅(jiān)持樂于奉獻(xiàn)、敢于創(chuàng)新、勤于思考、善于學(xué)習(xí)的工作理念，不斷提升自身的專業(yè)水平、管理能力和政治素養(yǎng)，促使自己成為創(chuàng)新型、研究型、實(shí)干型人才。

3 結(jié)語

總而言之，為了促進(jìn)高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)，學(xué)校、部門、員工三方必須共同努力。校方必須加大基礎(chǔ)設(shè)施的投放、加大資金投入、加大檔案管理專業(yè)人才和信息技術(shù)人才的引進(jìn)，學(xué)生檔案管理部門必須加強(qiáng)部門管理，建立健全管理規(guī)章制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理，檔案管理的工作人員必須加強(qiáng)對自身檔案管理專業(yè)水平的提升和信息技術(shù)的培養(yǎng)，只有三方共同攜手努力，才能有效地促進(jìn)學(xué)術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展。