物聯網技術在檔案數字化管理中的應用分析

徐 超

（中交第一航務工程勘察設計院有限公司，天津 300220）

物聯網技術是將互聯網通過相關的信息傳輸設備與一些物品相連接，從而實現信息的及時傳輸，物聯網技術通過智能化的識別定位以及及時的追蹤實現管理的智能化。物聯網技術智能化和及時化等眾多特點，使得物聯網技術在各行各業都得到了廣泛的應用。在檔案管理中運用物聯網技術，對提升檔案管理水平有著十分重要的意義。

1 物聯網技術概念與特征

當前研究對物聯網的定義并不統一，只是對這個方面進行了簡單的描述。但是針對物聯網技術的應用特征來看，人們認為物聯網是將物品通過射頻識別等信息傳感設備與智能網絡相連接，實現物品的智能化識別與管理，實現人類社會與物理系統之間的整合與運用。在實際的運用當中的物聯網主要表現出幾個特征：

1.1 廣泛性與時效性

現代發展對網絡的要求都是覆蓋率廣，而且具備很強的時效性的特征。廣泛性就是物聯網無線自動聯網技術的傳感范圍具備廣泛性的特征，同樣也泛指該技術在實際的運營當中的非常廣泛，比如檔案管理、教育、軍事、醫療等多個領域內，都在運用不同的物聯網技術。時效性是指物聯網技術在這個方面的傳遞速度快捷、感知快速，具備很強的時效性。

1.2 有自動性和智能性

物聯網技術未來的發展必然朝著自動化的方向發展，物聯網技術的智能化是物聯網最終發展形勢。物聯網技術的自動性和智能性可以實現各個設備之間的有效控制和信息的傳遞，這種信息智能化的高效處理方式，大大地提升了信息處理的效率。在檔案管理中應用物聯網技術，使物聯網技術在檔案管理中充分發揮其自動性和智能性，實現檔案管理工作的高效運轉，實現檔案管理的智能化，提升檔案管理的水平。

1.3 包容性與創新性

物聯網技術系統包含了多個關鍵技術，比如射頻識別技術、信號處理技術、網絡識別等，在網絡載體方面也起到了非常多的作用。因此在實際的需求當中將物聯網與多個領域、行業技術融合在一起，實現物聯網的包容性發展。而且物聯網的廣泛運用也能夠為人們提供全新的思維模式，讓虛擬世界和現實世界相互融合，從而引領信息時代的創新與變革，促進了現代信息的發展與進步。

2 新時代企業檔案管理中的問題

2.1 不清楚的內容定義

隨著社會經濟發展的迅速發展趨勢，我國企業檔案管理方式發生了變化，許多企業發展環節已逐漸實現了我國企業檔案管理方式的改變。但是，仍然有一些企業無法在整個開發過程中意識到這項工作的變化。在當前情況下，該企業無法跟蹤檔案管理工作的變化，并且缺乏健全而有目的的規章制度。許多企業僅依靠管理經驗來執行檔案管理工作中的鏈接。這項工作是單方面的，缺乏科學研究規則和系統的應用。企業發展的整個過程涉及很多材料，而這種材料不能被包括在材料檔案庫中，這導致管理方法缺乏一致性和系統化，不可能合理地使用這種材料。

2.2 檔案數字化的基礎條件依然欠缺

檔案數字化工作是一項復雜的系統工程，需要一定的基礎條件作為保證，如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位開展檔案數字化工作基礎條件的限制，檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響。例如：從檔案數字化整體工作的階段劃分，可以將其劃分為檔案目錄數字化和檔案全文數字化。全文數字化需要掃描設備才能對紙質檔案進行轉換加工。單位如果經費充足，可以購置高速掃描儀，或根據不同幅面檔案采用不同功能的掃描儀。這樣可以提高工作效率，提高數字化成果的質量。如果單位因經費等原因限制，無法購置專業掃描儀等設備，則只能開展目錄級的數字化加工，或者根據設備條件選擇數字化范圍，影響了檔案數字化建設的整體質量。

2.3 人員技能素質較低

管理人員是企業內部檔案管理的實施者，也是企業檔案管理的實施者。經理的專業能力與檔案管理的質量緊密相關。根據分析，可以發現當前的企業數據管理器管理水平低，綜合素養低，對檔案管理的重視程度不高。另外，企業上級部門對此并不重視，或者缺乏專業的技術管理人才，無法保證檔案管理的有序進行。另外，檔案管理人員短缺并且人員流動很多。無法執行企業的檔案管理工作阻礙了企業的發展趨勢和發展。

2.4 檔案數字化加工過程中的安全防范意識和安全保障措施尚待完善

管理檔案數字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面，其一是加工過程中對實體檔案的安全問題，其二是計算機及網絡安全對檔案信息資源安全的影響。在規劃管理檔案的數字化加工過程中，很多環節都需要直接接觸檔案原件。安全工作不僅在于檔案原件的物理安全，也包括檔案信息內容的安全，也就是不能泄密。規劃管理檔案數字化加工成果是存儲在計算機數據庫中的，成果的管理和利用需要在計算機系統中和網絡環境下進行，這就涉及計算機及網絡安全問題。包括：系統的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。

3 物聯網在檔案管理中的重要性

在查詢或者調取檔案時，檔案室就會執行相應的檔案調取查閱的規章制度，確保檔案查詢和調取工作的規范性，為檔案的安全提供保障，由于具體的操作方式要嚴格按照規章制度來實施，繁瑣的操作方式就會增加檔案管理工作的難度，難以提升檔案管理工作的效率。例如：在查詢和調取檔案時，需要準備規定的證件才能夠查看一些開放性的檔案資料，要想查看不對外開放的檔案時，就必須要持有相關的工作證明、介紹信或是一些證明身份的證件才可以查看。在查檔或是調檔前，必須要詳細填寫檔案登記表，并且只能在規定的閱覽室查閱檔案。這些檔案查閱規定是為了明確檔案查詢調取者的信息，從而確保檔案查閱調取的安全性，但是這種檔案管理方式降低了工作效率，因此要在檔案管理工作中應用物聯網技術，來提升檔案管理工作的效率。

4 物聯網技術智能化檔案管理分析

4.1 提升硬件配備水平

傳統的檔案管理工作對硬件設備的科技水平要求不高，但是需要實體建筑與設備作為支撐開展檔案管理，受到諸多因素的影響，比如時間、空間、資源等，管理并不先進。傳統的檔案管理需要投入大量資金與財力，尤其是人們在并不重視檔案管理的背景下，檔案管理缺乏專項基金、檔案庫房管理等硬件設備作為支撐。在檔案管理當中計算機等硬件設備設施并不齊全，限制了檔案管理的現代化。物聯網技術是一項與生活各個方面相關聯的技術，人們使用物聯網技術打造新型智能化檔案實體庫房、提升軟件、硬件設備建設，為檔案管理水平的提升提供了條件。物聯網技術主要由感知、應用、網絡層等組成，包括多項技術的運用。在檔案庫房建設管理當中，物聯網技術能夠創建庫管理結構體系，具備自動管理自動識別的能力。

4.2 簡化檔案查閱和調取操作流程

通過物聯網技術的應用可以簡化檔案查閱和調取的操作流程。在檔案查閱或調取時，只需要將檔案借閱卡放在檔案借閱設備的識別處，系統就會自動對查閱或調取的檔案進行識別并對其個人信息識別記錄，識別通過后會自動打印出借閱清單，在歸還檔案時將檔案放在檔案借閱設備進行掃描識別，就可完成檔案歸還操作。如此一來就可以實現檔案查閱和調取操作流程的簡化，實現信息核對的精準化，減少人工操作的誤差。在檔案查閱和調取操作流程中運用物聯網技術可以減少人為查找和歸還的操作。通過不同檔案獨立的電子標簽，實現對檔案位置的精準定位，縮短檔案查找和歸還的時間，減輕檔案管理人員的工作量，既節省借閱者的時間，又提高檔案管理水平。

4.3 完成對檔案存儲系統的監控管理

實體檔案不利于資源保護、資源管理、資源調用，在現代化進程當中存在問題。物聯網技術的運用能夠大幅度提高檔案管理的效率，保證了檔案資源管理的安全性和節能性、智能性等。具體作用有：1）安全保管、監控物聯網的射頻識別與傳感技術能夠完成智能管理系統，實現檔案管理一體化管理，使用微動偵測來管理檔案庫房區域內或者是其他場所重要區域內的人員進出管理，對人員情況、活動情況做好管理控制。一旦發現異常，關聯位置的監控攝像機能夠實現跟蹤、記錄、警報，特殊情況下通知相關人員，系統還可以自動關閉事發區域、通知安保人員。2）節能控制立足網絡層與信息的管理、處理分析方面，部署檔案庫房的智慧感知平臺，能實現對整個庫房信息數據的全面控制、全面監管。比如在庫房內的溫度調節控制系統當中，智慧感知平臺會根據設定標準，檔案管理標準、自動管理溫濕度控制設備等來調節庫房內的溫度，運用自動化技術來調整環境參數，保證檔案館內的溫度與濕度始終滿足人的需求。這種方式，可以減少設備的能量消耗，還可以提高檔案管理的安全系數。

4.4 檔案入庫實現自動化

現階段，檔案入庫的操作方式還是過于依賴人工操作，通過人工對檔案的條碼進行掃描識別，這種檔案入庫的操作方式存在一定的缺陷，并且沒實現檔案入庫的自動化，在入庫操作過程中很容易出現失誤，物聯網在檔案管理中的應用可以極大改善檔案入庫的操作。以互聯網為基礎，對每一個檔案建立單獨的電子標簽，在檔案入庫時可以及時獲得檔案相關的信息并生成入庫清單。物聯網在檔案管理中的使用可以通過射頻技術對信息進行自動化識別，促進檔案入庫實現自動化，提升檔案入庫管理的高效性。

4.5 物聯網技術在檔案館引用的特征

1）檔案資料的唯一標識檔案數字化管理需要保存的資料有紙質檔案案卷、書籍復本、電子資料等。物聯網技術使用EPC編碼技術，能夠對單個物品編碼，能實現每一個檔案、書籍、電子文件載體的運用提供唯一的標識；而且也可以借助計算機網絡技術實現對每一個檔案載體的跟蹤和管理，比如檔案卷盒、書籍、電子文件載體等的跟蹤和管理，從而方便用戶、檔案管理人員對檔案的管理。2）讀取方便使用RFID電子標簽來進行標記，上述內容當中我們說過，每一個檔案載體的詳細信息不同，因此要將檔案載體的詳細信息寫入到標簽當中，只要在閱讀范圍內閱讀器就可以讀取，保證了檔案載體的識別效率。3）RFID電子標簽使用環境廣RFID電子標簽的壽命很長，在原本的檔案卷盒當中，使用的紙質或者是不干膠等打印信息作為標簽，很容易脫落、污損。而RFID的電子標簽能夠在高污染、放射性環境當中使用，保證原本的性能。4）方便管理對于貼有電子標簽的檔案載體在通過識讀器的掃描區域的時候，RFID系統能夠分辨出各種檔案載體的信息，同時根據需要來對這些信息進行處理，快速實現分級來提升工作效率。

5 物聯網在檔案管理運用時應注意的問題

5.1 統一物聯網在檔案管理應用的技術標準

現階段，每個國家對于物聯網技術的應用標準都不同，這就導致不同應用標準的物聯網技術無法實現互通，無法實現規模型、具有整合性的商業經濟，研發成本也相對較高。因此，物聯網在檔案管理中運用時，要解決物聯網標準的統一性，我國要積極和其他國家溝通協商物聯網技術標準的統一，降低物聯網研發的成本，實現物聯網技術的互通性。

5.2 提高員工的專業能力

由于企業的內部檔案管理極為多樣化，因此對企業數據管理器的技術和專業標準以及專業質量提出了很高的要求。通過掌握智能管理方法的技術性和完善自己的管理方法概念，可以保證檔案保持實際效果，并具有智能管理方法的概念。值得一提的是，企業必須確保創新，采取措施和對策來提高企業數據管理人員的技術和專業水平，提高他們的職業道德和水平，按時進行學習和培訓，展示學習成果，定期培訓并完成員工系統化標準的提高順應了發展趨勢。此外，企業還必須定期評估檔案管理人員，及時對檔案管理人員進行評論，制定有目的的晉升制度，全面激發檔案人員的主觀特征，并激發檔案管理人員的積極性。

5.3 保障企業數字化檔案的安全性

在信息技術高速發展的背景下，數字化建設過程中逐漸出現了較多的信息安全方面問題，企業檔案數字化建設也必然會面臨這一問題，需要企業引起重視并加以探索，尋求與企業發展相匹配的解決辦法。首先，企業管理層應制定一套完善的檔案信息安全管理制度，為檔案數字化管理提供引導，確保檔案管理人員在實際工作開展過程中能有據可依，規范操作。其次，對于檔案數字化的硬件設備應定期落實維護與檢查，確保硬件設備的正常穩定運行，避免出現無法修復的問題而使得數字化檔案資料損毀或丟失。最后，在軟件系統方面應設置專業的防火墻，有效阻擋外部威脅，如病毒、黑客的攻擊、破壞及竊取行為，更好地保護企業檔案資料的安全性。

5.4 降低物聯網技術的使用成本

物聯網技術的應用發展尚不成熟，對于物聯網技術的使用成本相對較高，在檔案管理中，物聯網技術主要應用到電子標簽以及電子標簽閱讀器等設備，還有信號接收設備以及綜合系統的建設，這些設備的使用成本較高。雖然物聯網技術在檔案管理中的應用可以有效提升檔案管理效率，但是物聯網技術的使用成本過高為檔案管理帶來很大的資金壓力。

6 結束語

在現代物質文化與社會科技發展相融合的發展背景下，物聯網技術在生活當中的運用起到了非常積極的影響，在檔案數字化管理當中的運用起到了非常積極的影響。針對當前檔案數字化管理與物聯網技術的融合，還需要不斷探索和全面研究促進，綜合各方面來提高管理質量。