數(shù)據(jù)開放環(huán)境下的檔案資源共享機制研究

史艷英 張 娣 李躍文 葛 慧 仝天余 王 頻

（1.保定市兒童醫(yī)院，河北 保定 071000；2.保定市蓮池區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所，河北 保定 071000）

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的組成部分之一，與醫(yī)院工作人員的利益有直接關系，是選拔人才的主要依據(jù)，是醫(yī)院人事部門的主要工作內(nèi)容，如何改進工作方法，使檔案管理工作越發(fā)規(guī)范、提高服務能力，是醫(yī)院檔案管理部門需要重點關注的問題，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法有一些不足需要改進，需要加強信息共享工作，促進檔案利用價值的提升，現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術特別是物聯(lián)網(wǎng)和云計算技術已經(jīng)得到了廣泛應用，檔案管理工作也能依靠這些技術提升管理水平并加強資源共享工作。當前數(shù)據(jù)開放技術在檔案管理工作應用的深度和廣度都在加大，通過建立共享平臺能夠保證檔案資源的共享工作開展得更好。

1 數(shù)據(jù)開放技術對檔案管理的作用

數(shù)據(jù)開放能夠使檔案在共享的方式、共享的內(nèi)容等方面得到改變，能夠提高檔案的開發(fā)水平，能夠使檔案數(shù)字化管理的程度加深，獲取數(shù)據(jù)時，因為得到數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)開放權限的支持，因此變得極為容易，只要能夠保障開放數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實性，那么它的利用價值就能夠得到充分的體現(xiàn)，數(shù)據(jù)真實性的驗證極為容易，因為能夠得到數(shù)據(jù)開放技術的支撐，數(shù)據(jù)的利用變得有效率，資源價值顯著提升，管理成本反而相對下降，開放數(shù)據(jù)的數(shù)字資源的認證變得更為容易，檔案管理工作者可以將資源存儲到云平臺，利用信息技術對所存儲的數(shù)據(jù)進行加密，加蓋時間戳的數(shù)據(jù)自動具有合約屬性，數(shù)據(jù)的安全性得到保證，具有了法律屬性，在共享期間，就能夠提高安全性，不會使大量的數(shù)據(jù)所有者利益受損，上傳和共享過程就是形成具有法律屬性的智能合約的過程，可以幫助共享平臺，發(fā)揮更好的作用，由于無用的信息被直接清除，因此經(jīng)過篩選的數(shù)據(jù)顯著提升了價值。

2 檔案信息化管理的安全風險

1）計算機病毒問題。當今社會，人們的生產(chǎn)生活已經(jīng)與計算機建立了緊密地聯(lián)系，可以說無時無刻不在使用計算機，計算機成了生活的要素，但是計算機的使用存在安全風險，特別是在大數(shù)據(jù)時代，信息廣泛傳播，數(shù)據(jù)的存儲和查閱離不開網(wǎng)絡，在這種情況下，計算機信息的安全問題就顯得日益突出，這給信息檔案管理工作帶來了巨大的隱患，科技越進步，安全風險越多，必須高度重視計算機和網(wǎng)絡的安全問題，但是計算機病毒等傳統(tǒng)安全問題極容易發(fā)生，很容易導致數(shù)據(jù)被損壞，計算機病毒的產(chǎn)生與沒有建立好軟硬件隔離、亂用移動存儲介質(zhì)等問題有很大的關系。

2）存儲介質(zhì)問題。紙質(zhì)檔案變成移動硬盤、光盤等存儲介質(zhì)以后，雖然縮小了存儲體積，攜帶方便，保存的信息被涂改會留下痕跡，但是電子設備的使用周期未必就比紙張長，而且電子儲存介質(zhì)更容易損壞，對于儲存環(huán)境具有較高的要求，因此稍微微不注意，就會導致存儲介質(zhì)損壞而造成檔案數(shù)據(jù)無法再利用，很多單位在保存檔案的時候沒有建立紙質(zhì)副本，也沒有建立電子檔案的副本，因此導致檔案損壞以后會造成巨大損失。

3）非法訪問問題。自從計算機網(wǎng)絡出現(xiàn)的那一日起，黑客就一直存在，很多黑客有時并非基于某種非法目的，而是僅僅因為好奇心，就非法使用技術手段進入檔案管理系統(tǒng)，對檔案進行復制或刪改等操作，也有部分不法分子企圖利用檔案進行要挾，因此控制檔案管理系統(tǒng)。檔案是重要的文件，不得任意修改，檔案是事件的真實記錄，與各項工作都有緊密地聯(lián)系，如果檔案資料被修改或者被黑客非法利用，其影響將是極其巨大的，但是很多單位的計算機管理人員并不具備安全防范意識，沒有為系統(tǒng)安裝殺毒軟件和防范黑客破壞的軟件，密碼的設置相當簡單，極容易導致檔案管理系統(tǒng)被不法分子侵入，從而造成損失。

3 在數(shù)據(jù)開放技術背景下檔案館數(shù)據(jù)庫共享的實現(xiàn)

1）數(shù)據(jù)庫的設計。要想做好數(shù)據(jù)資源共享，首先要做好數(shù)據(jù)庫的設計工作，首先要賦予站點上的計算機以數(shù)據(jù)訪問權限，通過設置不同的權限，保證數(shù)據(jù)庫的安全，同時不受訪問的影響，用于共享的數(shù)據(jù)庫，要保證數(shù)據(jù)全面完整。

2）數(shù)據(jù)存儲的架構。使用數(shù)據(jù)開放技術，計算機的功能可以更好實現(xiàn)，功能劃分更細致，不同的站點依靠不同的分支管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問，數(shù)據(jù)庫的作用增加，這樣就能夠增加數(shù)據(jù)庫的工作能力，保證數(shù)據(jù)處理能力不受到限制，共享數(shù)據(jù)查詢方便安全。

3）數(shù)據(jù)存儲的設計。可以用粒度的大小來表明數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的級別，粒度大，說明數(shù)據(jù)庫的集成程度非常顯著，粒度劃分合理，能夠使數(shù)據(jù)庫的運行效率偏高，不同的層次結構對數(shù)據(jù)的查詢效率有影響，使用分段數(shù)據(jù)開展資源共享工作的優(yōu)勢特別明顯，可以使用數(shù)據(jù)鏈控制共享的范圍，并能切割數(shù)據(jù)端來達到實現(xiàn)高效安全查詢工作的目的。

4）借助遠程訪問技術。在進行檔案數(shù)字資源共享時，可以使用虛擬專用網(wǎng)絡、用戶身份認證等技術，這樣能夠保證資源的安全性，而且還不影響資源的網(wǎng)絡共享。使用加密技術可以使數(shù)字資源在虛擬專用網(wǎng)絡中進行通訊時，安全性能得到保證，通過身份認證系統(tǒng)，能夠使不同的用戶訪問不同級別的資源，避免級別高的資源受到低級別用戶的破壞，當然要想保證共享效率高，就必須建立統(tǒng)一認證的管理平臺。

4 在數(shù)據(jù)開放技術背景下檔案館實現(xiàn)特色數(shù)據(jù)資源共享

大數(shù)據(jù)時代到來以后，人們對于數(shù)據(jù)有了深刻的認識，需求量也增加，需求的要求也多種多樣，人們不再僅僅局限于對于數(shù)據(jù)資源的知情與參與，還希望能夠擴大信息資源的獲取權利，能夠增強數(shù)據(jù)資源共享工作，從而為自己的工作和生活提供幫助。

1）數(shù)據(jù)開放下實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)存儲。檔案內(nèi)容要實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享機制，首先要保證信息可靠，核心數(shù)據(jù)庫架構分散，必須采取技術措施來進行數(shù)據(jù)的傳遞，在數(shù)據(jù)開放模式下，通過創(chuàng)新可以解決這些疑難問題，數(shù)據(jù)開放技術可以讓數(shù)據(jù)庫覆蓋面擴大，應用面也擴大，檔案管理工作人員利用數(shù)據(jù)開放技術，可以對檔案應用系統(tǒng)進行控制，能夠更好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，能夠實時上傳數(shù)據(jù)。

2）數(shù)據(jù)開放下實現(xiàn)數(shù)據(jù)的更新。使用數(shù)據(jù)開放技術，數(shù)據(jù)的更新、很快、很及時、很全面，首先要完成數(shù)字簽名工作，然后才能夠進行數(shù)據(jù)共享，數(shù)字簽名在數(shù)據(jù)共享后，數(shù)字簽名被保存在檔案館，一端發(fā)送地址信息給密鑰，檔案數(shù)據(jù)庫識別地址，進行數(shù)字簽名認證，然后保存到數(shù)據(jù)庫，之后被封包的共享數(shù)據(jù)形成新的開放數(shù)據(jù)庫。

3）應用特色數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)開放技術可以深度挖掘檔案資源，建立特色數(shù)據(jù)庫，滿足用戶的特殊需求，并使數(shù)字資源利用價值提升，這是檔案共享工作的一個重要方面，通過這一工作機制，能夠提供個性化服務，能夠更好地實現(xiàn)檔案信息共享工作。

4）強化協(xié)調(diào)與合作。在開展數(shù)字資源共享工作時，要加強檔案館的協(xié)調(diào)，對于加強合作開發(fā)也非常有意義，通過這種機制能夠解決經(jīng)費、人才不足的問題，能夠通過合作完成一些檔案館單獨不能完成的任務，通過整合優(yōu)勢，可以更好地服務于社會，服務于經(jīng)濟發(fā)展，使數(shù)字資源的服務效能提升。

5 檔案資源共享機制的安全數(shù)據(jù)安全防范措施

1）制定安全防范目標。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)開放特點突出，在這種情況下要想確保檔案數(shù)據(jù)安全，必須明確目標，知道檔雜的存在意義，這樣才能夠有效處理檔案信息，有效甄 別有用信息和無用信息，然后再通過工作，加強有效信息的管理和提高服務質(zhì)量，對有用信息進行分類管理，對檔案的安全級別進行具體的細化，確保采集、存儲和傳輸系統(tǒng)都能夠保證安全，特別要提高檔案服務環(huán)節(jié)的安全保護工作，檔案部門要設立專職人員從事檔案數(shù)據(jù)的保護工作，建立安全責任制，在提高服務效率的同時不降低安全水平，還要提高檔案的質(zhì)量，確保虛假數(shù)據(jù)不存于檔案中，有關部門要加強培訓，提高檔案管理人員的計算機安全基本常識的掌握水平，要有一定的防范病毒黑客侵襲能力，另外在日常工作中還要通過規(guī)章制度確保數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的規(guī)范使用，避免因損壞導致檔案信息受到損失。

2）及時改進技術。計算機病毒不斷在更新?lián)Q代，網(wǎng)絡黑客的破壞技術也不斷升級，但是計算機安全防范技術也不斷升級，在大數(shù)據(jù)時代，在數(shù)據(jù)開放環(huán)境下的檔案管理工作人員必須及時掌握最新的計算機技術，通過對軟硬件進行升級換代，提高防范安全風險的能力，要不斷對木馬庫進行升級，使新出現(xiàn)的木馬能夠及時被安全管理軟件清除，要定期對數(shù)據(jù)進行備份，通過備份減少數(shù)據(jù)損失以后難以恢復情況的出現(xiàn)，要及時采用最先進的技術，通過云端備份、不同介質(zhì)備份等方法，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，要及時與同行業(yè)其他工作人員交流工作經(jīng)驗，豐富提高檔案安全管理水平的經(jīng)驗。

3）建立檔案數(shù)據(jù)庫。建立綜合性的檔案數(shù)據(jù)庫是確保檔案數(shù)據(jù)完整的一個重要方法，通過建立數(shù)據(jù)檔案，不但可以以此為中心建立檔案服務中心，而且可以避免因為反復讀取原始數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)而導致磨損性增加，從而造成介質(zhì)損壞或發(fā)生不可預料的損害的風險，由于數(shù)據(jù)檔案中心的安全防范水平比較高，又不是原始的檔案保存材料，因此抗擊風險的能力顯著增加。

6 結束語

我國的檔案資源共享工作還有待于繼續(xù)拓展深度，擴大廣度，之前我國檔案資源共享平臺建設和管理比較分散，共享服務和整合程度還不高，數(shù)據(jù)開放技術的出現(xiàn)使這種狀況有了改變的可能，隨著數(shù)據(jù)開放技術應用范圍的擴大應用、深度的加大，檔案管理工作效率提升，數(shù)據(jù)共享服務的能力也上升，但是仍然有需要改進的地方，檔案共享內(nèi)容的可信度和連通性、多元性都要注意，要促進大眾參與的平臺共享工作，使資源共享，公共管理資源管理和公共管理可以無縫銜接。通過合作提高服務能力，促進相關工作的高質(zhì)量開展。