淺談如何做好國企人事檔案管理工作

李增敏

（山東高速臨沂發展有限公司，山東 臨沂 276000）

現階段，人事檔案作為企業人事部對個人管理的基礎與憑證，對于識別干部、選拔人才、干部隊伍建設意義重大。然而許多人事管理工作依然停留于紙質檔案的管理，從某種程度上降低了檔案管理的效率，也造成了資源浪費。因此為適應企業的發展和數字化時代的要求，建立完善的人事檔案信息化管理體系是必由之路。

1 人事檔案管理的目的及利用方式

人事檔案管理的目的是高效有序的利用檔案資料，在利用的過程中遵循相應的程序和手續，確保人事檔案的相關內容更好地服務于人才本身和企事業單位發展。通過人事檔案管理制度的建立，能夠為檔案管理活動提供具體的規章制度，確保人事檔案管理工作人員按照規章制度進行管理。對人事檔案利用的方式有多種途徑，首先，可以設立人事檔案閱覽室，便于對人事資料的查閱，通過資料查閱關注人才在各個階段的發展情況，為企事業單位分配人力資源提供基礎信息。其次，人事檔案資料進行外借使用。例如，各機關領導需要查閱人事檔案時，需要借閱人事檔案。在借閱人事檔案的過程中，還需要出具相應的證明材料。在利用人事檔案的過程中還需要遵循相應的手續，這樣才能夠維護人事檔案完整性和安全性。

2 存在的問題

1）對人事檔案管理重視程度不足。首先，是個人對人事檔案重視程度不足，在填寫相關材料時具有隨意性，填寫的信息有誤或者故意填寫虛假信息，導致檔案信息失真，給后續一系列工作造成了影響；其次，是材料形成機構缺乏對材料重視力度，造成檔案材料缺失或遺失。現階段，勞動人口流動性較強，參與的社會活動類型多樣化，這導致人事檔案的材料收集難度增加，并且相關材料形成部門缺乏材料意識，在填寫材料時不規范或者審核不嚴格，給人事檔案管理造成了一定的困難；再次，是負責檔案管理的工作人員管理意識薄弱，認為只要確保人事檔案不損壞、不丟失、不泄密即可，在實際工作過程中敷衍了事，對于如何科學管理人事檔案以及充分發揮人事檔案作用缺乏關注與了解；最后，是領導者對人事檔案管理缺乏重視，沒有充分認識到人事檔案在人員選拔、任用以及崗位調整等方面的作用，對人事檔案管理工作缺乏關注，對于實際工作狀況缺乏了解，導致人事檔案管理工作沒有發揮出相應的作用。

2）人事檔案審核不嚴格。要充分確保人事檔案的真實性，就必須要在材料歸檔時嚴格執行審核程序，剔除其中虛假的材料，尤其是年齡、工齡、入黨時間、學歷、工作經歷、職稱以及任職情況等重要信息，對于原始材料依據必須要加強審核。然而現實情況是人事檔案管理工作人員在工作過程中敷衍了事，審核檔案材料時違反審核程序或者簡化審核程序，對于疑似虛假的材料沒有進行嚴格審核，導致人事檔案的真實性難以得到有效保障，對于后續人員選拔、崗位、待遇調整等工作造成了嚴重影響。

3）信息化水平程度較低。當前時代背景下，互聯網信息技術飛速發展，各個行業在互聯網和信息技術結合的過程中極大提高了生產力，轉變了傳統的生產模式。對于人事檔案管理工作而言，通過信息化建設能夠建立有效的資源共享平臺，提高人事檔案的利用效率，進而深入挖掘人事檔案的價值。但從實際情況來看大多數企事業單位對于人事檔案管理工作依然僅靠人工管理，未能實現信息化建設。由于人事檔案內容繁瑣、數據信息龐雜，人工管理工作效率低，不利于實現企業和用人單位的長遠發展。

3 優化國企人事檔案管理工作的策略

1）加強網絡信息安全保護。企業人事檔案是企業發展中各種人事資源的集中體現，信息化管理時需要使用計算機技術進行，數據信息通過網絡進行傳播保證安全性是重要問題。企業要構建科學完善的網絡安全防御機制，以此來保障企業人事信息的保密性，防止人事檔案數據信息的丟失、人為泄漏。可以安裝防火墻和殺毒軟件，并定期進行檢查，從源頭上扼殺網絡風險。

2）多個環節把控進檔，確保審核工作成效。干部人事檔案專項審核工作有專門的工作流程，需要從多個環節入手把控檔案信息的準確真實，特別是要把控好審核時期進檔資料的準確度，還原干部信息的真實情況。國企在響應上級要求、開展專審工作之初，需要先讓干部按照要求填寫干部履歷表，履歷表的內容十分豐富，要求干部按照自己的真實情況詳細填寫，干部履歷表將成為對比干部檔案信息準確性的重要依據。另外，國企應對干部人事檔案專項審核問題提交情況說明或者是相關證明材料，這些材料都必須進行嚴格審核，以確保這些進檔資料文件的真實有效性。因此，為了確保干部人事檔案專審工作的成效，對每份檔案所開展的審核工作都至少要有2名以上的審核員，并且按照專審要求來進行登記，登記時說明檔案中是否存疑，并對不同問題的檔案進行歸類。如果干部人事檔案中存在問題，需要給干部提供說明解釋的機會，再開展調查工作，不能隨意將錯誤歸結到干部個人身上。

3）加大企業人事檔案管理信息化建設力度。企業要加大人事檔案管理信息化建設力度，一方面積極引入人事檔案管理信息系統，利用互聯網和大數據技術，將信息的采集、導入、分類、整合等融為一體，搭建全面、動態、安全的信息化平臺，真正實現人事檔案管理的數據化、智能化；另一方面要派專業技術人員定期維護、優化人事檔案管理信息系統，避免計算機遭受攻擊、系統破壞、數據丟失等事件的發生，確保人事檔案管理信息系統正常穩定運行。

4）增強企業人事檔案管理工作意識。首先，企業多由管理層進行工作規劃和指導，管理層人事檔案管理工作意識的提升是做好人事檔案管理工作的前提。企業要從提升管理層人事檔案管理意識入手，加大人、財、物在人事檔案管理工作中的投入，其他部門積極配合支持人事檔案管理工作，提高人事檔案部門的管理效率。其次，企業要提升人事檔案管理人員的工作意識，調動其積極性，提高其責任意識，最大限度發揮其潛能，讓其更加認真負責地做好各項人事檔案工作，主動及時地向領導匯報工作計劃、進展情況、遇到的問題、利用效果等，以促進人事檔案管理工作更加高效有序地開展。再次，企業要提高普通員工對人事檔案重要性的認識，加大人事檔案宣傳工作。定期或不定期開展檔案知識講座，在宣傳欄張貼人事檔案歸檔材料的要求，利用國際檔案日制作短視頻或舉行人事檔案知識競賽等，在單位內部宣傳人事檔案的重要性，提升全員的歸檔意識。

4 結束語

隨著信息化管理水平不斷進步，傳統的人工檔案管理模式已不適用現在企業管理，必須進一步轉變思想觀念，并落實于行動，確保人事檔案服務于個人，服務于企業，充分發揮人事檔案的利用價值。