大數據時代下檔案管理人才應具備的能力分析

張 暉

（武則天紀念館，山西 呂梁 032100）

在大數據時代背景下，檔案信息量迅猛增長，人們對信息的需求也在不斷擴大，傳統的檔案管理方式和手段已經難以滿足大數據時代的需求。大數據時代的到來使得檔案管理出現了新的特征，檔案管理工作也發生了一定的轉變，這對檔案管理人才的業務能力、綜合素養都提出了更高的要求，作為檔案管理人員一定要結合時代的特征來提升自己。

1 大數據時代高校檔案管理出現的新特征

1）檔案信息量增長迅速。大數據時代之所以稱之為大數據時代就是因為每時每刻都能夠產生海量的數據[1]。在大數據時代，信息傳播變得更加便捷，數據的處理和存儲也變得更加便利，檔案管理的信息量和信息類型也都在迅猛增長，這使得檔案管理的工作量大幅度提升。當前事業單位的檔案信息種類變得更加豐富，除了傳統的辦公文檔之外，還出現了網頁、視頻、音頻和圖片等種類的信息形式，這些信息形式也具有非常重要的保存價值。在這樣的背景下，檔案信息的數據收集和存儲的范圍變得更加廣闊，數據量的增加使得檔案管理的工作量大幅增加。2）用戶信息需求擴大。當前各類檔案信息的數量越來越多，檔案服務的范圍和對象也在慢慢增加，檔案用戶對檔案信息的需求量也在增加。檔案的收集和管理本身就是為檔案的利用而服務，當前在社會不斷發展的背景下，各種類型的檔案信息需求都有所增加，檔案發揮出來的作用和價值越來越明顯，進一步要求檔案管理人員要做好檔案管理工作，確保檔案的利用價值能夠發揮出來。

2 大數據時代背景下的檔案管理工作轉變

1）文件材料管理工作的轉變。在以往的檔案管理中，管理人員主要對紙質文件和材料進行整理和存儲，一般會建立相應的檔案收集和儲存標準。但是傳統的檔案管理主要采用人工收集材料和整理材料，在工作落實的過程中可能會出現一定的疏漏，比較常見的問題包括文件原件的破損、丟失等，雖然出現問題的概率比較低，但是卻會帶來非常嚴重的后果，會嚴重影響檔案的利用。而在大數據時代，檔案管理人員可以借助網絡技術和信息技術來將紙質的文件轉化為數字文件，并借助計算機技術來實現對數字文件的即時整理和歸檔，能夠有效提升工作效率，同時還能夠避免人工管理過程中出現的一些問題。2）檔案數據信息內容能夠實現深度開發。檔案的收集、歸納和整理最終的目的就是利用，發揮出檔案的使用價值[2]。但是傳統的檔案管理由于采用人工管理的方式，難以實現對數據的深度開發，這會限制檔案的利用，導致檔案的利用價值難以最大化發揮出來。而在大數據時代，檔案管理人員可以充分利用大數據技術來對檔案數據和信息進行深度挖掘。大數據能夠實現對海量數據的處理，要求檔案的管理人員不要采用傳統的方式和眼光來對相關的數據進行管理和處理，而是從大數據的視角來處理相關的工作，不僅僅是對檔案資料和數據進行收集、整理和存儲，同時還能夠通過對檔案數據的深度開發來預測一些可能發生的特定事件，為事業單位的管理活動決策以及未來的發展方向提供可靠的參考。3）檔案管理工作人員角色轉變。在以往的檔案管理過程中，檔案管理人員的服務意識不強，一般只負責檔案的收集和保管，更像是檔案的保管者。而在大數據時代，檔案管理人員要真正從檔案的保管者轉變為檔案的管理者，這對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員要學習信息化的知識和技術，把握大數據技術及其應用，同時要轉變觀念，充分發揮出現先進的信息技術和大數據技術來實現對檔案的收集、歸納和管理，以此來滿足大數據時代對檔案管理人員提出的新的要求和需求。

3 大數據時代檔案管理的優勢

1）減少檔案毀損的風險。在傳統的檔案管理中主要是對紙質材料和文件進行管理，而紙質材料抗風險的能力比較差，在存儲的過程中容易出現損壞。紙質檔案的存儲對環境要求比較高，如果外界的環境發生了重大的變化，那么紙質的檔案材料很容易受到破損和毀壞，最終導致檔案的缺失。不僅如此，紙質的檔案經過長時間的保存也容易出現字跡不清的情況，在使用時無法清晰的對紙質的文字進行辨別，這也會影響檔案的利用效果。而在大數據時代，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，在互聯網上實現對檔案的管理和存儲，能夠有效減少對檔案造成的損壞，還能夠有效縮小檔案的存放空間，讓檔案的保存質量得到提升。2）降低檔案管理的成本。在大數據時代采用先進的互聯網技術和信息技術來對檔案進行管理，能夠大大縮減檔案管理的成本。在以往對紙質檔案進行管理的過程中，紙質檔案對周圍的環境要求比較高，并且存儲的空間需求比較大，使得整體的成本比較高。而在大數據時代，采用先進的大數據技術和網絡技術來對檔案進行存儲，就能夠有效降低檔案的存儲成本，并且維護起來也比較方便，不需要耗費大量的人力和物力。傳統的檔案管理工作內容比較繁瑣，都需要手工完成，需要消耗很大的時間和精力，時間成本非常高。而在大數據時代，采用大數據技術來進行管理，能夠快速、高效、精準管理，實現高效工作，時間成本大幅下降。

3）充分挖掘檔案的價值。大數據技術的利用能夠實現對檔案價值的深度挖掘[3]。在檔案管理過程中可以通過大數據存儲模式來實現檔案管理，采用分布存儲的方式，能夠有效將傳統檔案管理過程中存在的一些弊端消除。大數據技術能夠實現對海量數據的分析、對比，從中發現一定的規律，挖掘出有用的信息，能夠大大提高檔案的利用價值。

4）實現檔案資源的共享。以往在需要使用和利用檔案時，往往需要經過一系列繁瑣的過程才能搜集和查看相關的檔案。將大數據技術應用到檔案管理過程中，能夠實現檔案信息和資料的共享，將不同區域以及不同領域的檔案信息整合在一起，能夠更好地發揮檔案的利用價值。

4 大數據時代下檔案管理人才應具備的能力和素養

1）較高的業務水平。大數據時代檔案管理表現出新的特征，人們對檔案管理人員也提出了更高的要求，檔案管理人員要想適應大數據時代的要求，就一定要具備較高的業務水平。對于檔案管理人員來說，業務能力包括對檔案的收集、整理、歸納和處理等能力，檔案管理人員要能夠有效處理各種類型的檔案信息和資料，并采用信息化技術來實現信息化處理，具備良好的信息應用意識。檔案學專業和其他的專業相比獨立性更強，專業性非常強，知識體系更加完善。在大數據時代要想順利開展檔案管理工作，要求檔案管理人員要具備創新管理的意識和能力，并具有獨立研究的精神，充分利用基礎檔案管理理論的知識和檔案管理的操作技術和技巧來實現檔案的管理工作，并深度把握檔案管理的相關方針和政策，只有這樣，才能順利完成檔案管理這項工作。2）良好的職業精神和職業道德。檔案管理是一項比較特殊的工作，檔案管理本身非常重要，但是檔案管理的工作也非常繁瑣，檔案管理人員整天面對大量的檔案資料和數據，工作的過程非常枯燥和乏味。這就要求檔案管理人員要具備良好的職業精神和職業道德，要認同、認可自己的職業，并默默無聞開展相關的工作，做到愛崗敬業，在工作過程中保持平和的心態。當前檔案管理具有服務屬性，所以檔案管理人員也可以看成是服務人員，在工作中要保持良好的服務精神，熱愛自己的工作，并結合用戶的實際需求來耐心開展相關的管理工作。檔案管理人員還要具備良好的責任感，要以認真、細致、一絲不茍的精神來對待工作，避免消極、應付式的工作態度，這樣才能全面提升檔案管理的質量和水平。3）良好的信息意識和信息處理能力。在大數據時代，檔案管理人員要能夠利用先進的信息技術來對檔案資源進行高效管理，所以管理人員要具備良好的信息意識，并熟練掌握處理信息的能力[4]。大數據時代檔案管理人員需要面臨數量龐大的檔案信息，并且各種檔案信息的內容非常復雜和繁瑣，檔案管理人員要能夠對有價值的檔案進行全面、準確收集和管理，這就要求檔案管理人員具備良好的信息意識。要正確認識到檔案管理的重要性，并跟隨時代的進步和發展來轉變檔案管理的理念，更新檔案管理的方式，避免固守成規和一成不變。（1）檔案管理人員要具備收集和整理檔案信息的能力。在檔案數字化時代，檔案信息的收集方式、整理方式發生了重大的轉變，管理者要能夠充分利用相關的技術來快速、精準搜集檔案資料，并進行整理歸納，實現對檔案信息數據的資源整合。（2）檔案管理人員還要具備判別檔案信息的能力，要能夠準確評估檔案信息的權威性、真實性。在數字化時代每時每刻都能夠產生海量的信息，并且人人都能夠成為信息的發布者和傳播者，這就使得信息的真實性難以保障，而檔案管理人員面對海量的信息，要具有甄別檔案信息真實性的能力。管理者要對收集和存儲的檔案信息進行分析，按照信息的價值來做好歸檔工作，更好地為人們提供服務。（3）大數據時代要求檔案管理者要從海量的信息中提取出有價值的信息，深度挖掘檔案信息的價值。管理者要對檔案信息保持較高的敏感度，能夠結合用戶的需求來深度挖掘和利用檔案信息，為用戶提供精準服務。（4）檔案管理人員還要具備大數據分析能力和挖掘能力。采用大數據來對檔案信息進行分析，要數量掌握大數據技術，在梳理檔案信息時確保檔案的完整性、準確性和意志性，確保檔案數據的質量。當前部分單位在檔案管理的過程中引入了可視化的分析新技術，通過可視化分析新技術能夠直觀展示檔案數據，這對于檔案的管理和分析具有非常突出的價值。作為檔案管理人員要能夠熟練掌握新的技術，合理利用語義來將零散的數據整合起來，形成檔案數據庫，更好地預測和處理檔案的數據內容，實現對檔案管理的質量控制。管理者還要具備大數據挖掘能力，能夠對檔案庫中的數據、WEB型數據和文本數據等進行深度挖掘。4）較強的服務意識。新時代檔案管理的服務屬性在不斷增強，作為檔案管理人員要想適應新時代的要求，還應該具備較強的服務意識。從目前的情況來看，事業單位的檔案管理服務屬性非常強，但是檔案管理人員自身的服務意識比較薄弱，沒有充分發揮出檔案的價值來為人們提供服務。針對這種情況，檔案管理人員要樹立服務意識，從服務者的角度來為相關的工作人員提供服務，了解用戶對檔案信息的需求，立足用戶的需求來開展相關的工作，主動為人們解決疑惑，為用戶提供有價值的信息，讓用戶在整個過程中感受到優質的服務。在為人們提供檔案服務時，要擁有耐心，對于用戶不明白的地方要耐心為其解答，避免出現不耐煩的情緒。5）較高的道德品質和法治意識。檔案管理工作者還要具備良好的道德品質，在日常的工作中要規范自己的言行舉止，深度把握檔案管理和檔案利用方面的法律法規，遵守檔案信息保密制度來開展工作[5]。檔案管理人員要不斷學習相關的法律法規知識，可以通過在線平臺來學習，也可以由事業單位通過針對性地培訓來提升檔案管理者的法治意識，讓他們熟悉法律法規的相關知識和政策。

5 結語

大數據時代的到來使得檔案管理表現出新的特征，檔案管理工作出現了一定的變化，為了適應大數據時代的需求，檔案管理人員要具備較高的業務水平、良好的職業精神、良好的信息分析和處理能力和較高的道德品質和法治意識，還有具備較高的服務意識，這樣才能在大數據時代來順利開展檔案管理工作。