新時期加強交通運輸檔案管理水平的思考

張麗紅

（黑龍江省伊春市交通運輸局，黑龍江 伊春 153000）

交通運輸業(yè)在經(jīng)濟社會持續(xù)發(fā)展背景下，逐漸成為國民經(jīng)濟的一個基礎(chǔ)性產(chǎn)業(yè)，并且在新時期發(fā)生了巨大的變化。交通運輸檔案即交通運輸業(yè)各個單位在工作當(dāng)中形成的，記錄并體現(xiàn)著交通運輸業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的文化資料，是促進交通運輸業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要前提。交通運輸單位相對其他行業(yè)而言，其形成的檔案內(nèi)容更加復(fù)雜，涉及的范圍也更廣泛。明確交通運輸檔案管理工作現(xiàn)存問題，提出相應(yīng)的檔案管理水平提升對策，對交通運輸業(yè)與我國經(jīng)濟社會的發(fā)展都具有深遠意義。

1 交通運輸檔案管理工作現(xiàn)存問題分析

1）受以前的檔案管理模式限制。以往的交通運輸檔案管理更多的是采用紙質(zhì)檔案記錄車輛、從業(yè)人員、業(yè)務(wù)進展等信息，有關(guān)工作者借閱紙質(zhì)檔案時，只能通過傳遞紙質(zhì)檔案來實現(xiàn)。然而這種檔案載體使用壽命較短，并且在保存與復(fù)制應(yīng)用等過程中極易被磨損和遺失。同時，紙質(zhì)檔案管理是通過檔案袋、檔案盒來保管文件資料，需要占據(jù)較大的空間，這使安全管理工作難度增大。交通運輸檔案管理與使用工作牽涉到多個部門與機構(gòu)，空間跨度與時間跨度都極大，同時交通運輸中的人、車、路等因素也含有復(fù)雜且巨大的信息量，通過人工的檔案檢索方法進行檢索難度較大，工作效率也較低。受這種檔案管理模式的限制，大多交通運輸管理部門都只進行本地區(qū)的檔案資料信息管理工作，假如其他地區(qū)要檢索并查閱所需檔案資料，就要獲取本地檔案管理部門的批示，信息共享具有較大難度。

2）工作者專業(yè)程度不高。因為交通運輸部門沒有充分關(guān)注檔案管理工作，相關(guān)工作者的專業(yè)素質(zhì)不一，業(yè)務(wù)知識不能實時更新，缺少工作經(jīng)驗，在實際工作中是直接學(xué)習(xí)他人經(jīng)驗，再結(jié)合自身主觀想法，從而讓檔案管理存在較為突出的個人主觀因素，安全性和完善度不足，管理工作質(zhì)量不高，通用性與保存價值不能充分發(fā)揮出來。并且交通運輸部門很少舉行檔案管理業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)工作，相關(guān)工作者的各項業(yè)務(wù)技能無法進一步提高，很難達到新時期下檔案管理工作的要求。

3）檔案管理制度急需改進。一般來說，交通運輸檔案的收集、整理、歸檔及保存都需要具有配套制度與規(guī)范，然而在當(dāng)前檔案管理工作中，相關(guān)工作制度與規(guī)范都未有所改進，部分單位在實際工作中存在些許的隨意性，為形成相對科學(xué)、規(guī)范的完整流程；還有一些單位的檔案管理工作相對錯亂，未安排專業(yè)人員對交通運輸檔案的真實性與完整性進行審核，特別是一些年代久遠的檔案，沒有及時進行補充和更新。

4）檔案管理信息化程度不高。當(dāng)前，交通運輸單位辦公方面普遍實現(xiàn)了信息化，相關(guān)檔案管理也應(yīng)包括在單位的信息系統(tǒng)中。然而，一些交通運輸單位檔案管理工作方面的軟件系統(tǒng)和軟件程序在操作上還較為復(fù)雜，實用性與可操作性都不高。同時有關(guān)工作人員對于信息技術(shù)軟件的熟練度還需提高，令交通運輸檔案管理工作質(zhì)量受到極大影響。此外，一些交通運輸單位檔案管理工作尚處于人工管理階段，現(xiàn)代化與信息化管理程度并不高，這對交通運輸業(yè)檔案管理工作與檔案作用的有效發(fā)揮都帶來了影響。

2 新時期提高交通運輸檔案工作水平的對策

1）提高檔案管理科學(xué)化程度。從某種程度上來說，交通運輸業(yè)是一項艱巨且繁重的工作，因此，有關(guān)工作者需要加速探索交通運輸檔案管理工作水平提高的相應(yīng)途徑，加強規(guī)范交通運輸業(yè)檔案管理工作，為該項工作的高效開展提供保障。也就是說，在實際工作中，相關(guān)工作者需要嚴格遵循有關(guān)規(guī)定提出的檔案案卷質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案裝具標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)保護規(guī)范等，同時切實落實檔案管理相關(guān)要求，面對不同種類的交通運輸檔案，真正實現(xiàn)精細化管理，并且運輸管理部門需要制定規(guī)范化的檔案處理流程，令檔案處理從根本上實現(xiàn)規(guī)范化及流程化。另外，對各種類型的檔案管理工作加強規(guī)范，如果出現(xiàn)沒有及時歸檔的檔案材料，就需要及時督促相關(guān)工作者做好歸檔工作、跟蹤收回工作。并依照國內(nèi)交通運輸管理制度進行檔案管理工作，通過電子文檔形式，推進檔案管理工作實現(xiàn)自動化，從而保證檔案核實工作的真實性與完好性，為交通運輸提供有效的信息資源，推進我國交通運輸業(yè)更好發(fā)展。

2）進一步加強完善保障體制。交通運輸單位必須認識到檔案管理工作具有的重要意義，并切實提升檔案管理水平。對此，需要從實際出發(fā)，建立一個科學(xué)、有效的檔案管理支持保障體制是極為必要的。如此一來，除了可以保證充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，為交通運輸業(yè)提供服務(wù)，也可以進一步明確管理責(zé)任。在建立與實際相符的檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的同時，還需要從投入與支持兩方面進一步加強交通運輸檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，增強交通運輸檔案管理部門的職能作用，同時在交通運輸單位內(nèi)形成良好的檔案管理工作氛圍，通過全體人員的共同努力，有效提升交通運輸檔案管理工作質(zhì)量。

3）加強檔案管理隊伍專業(yè)化建設(shè)。為提升交通運輸檔案管理水平，需要面向交通運輸業(yè)加大《檔案法》的宣傳力度，讓相關(guān)工作者認識到檔案管理的重要作用，將檔案管理工作提升到單位工作計劃與各部門的實際工作日程上，確保檔案管理工作有序開展。交通運輸單位需要構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理信息化。并且需要提高有關(guān)工作者的工作能力，做好相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。對檔案管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，針對人員培訓(xùn)投入提供更多的資金支持，同時加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息資源共享，讓交通運輸業(yè)檔案管理工作可以滿足新時期下交通運輸業(yè)發(fā)展的需求。

4）提高檔案管理信息化程度。新時期背景下，交通運輸檔案管理急需加強信息化建設(shè)，在檔案管理工作中廣泛運用信息管理系統(tǒng)，以此提高檔案管理效率，減少有關(guān)工作者的工作壓力，并創(chuàng)新檔案載體，促使檔案信息實現(xiàn)無限備份。針對當(dāng)前一些交通運輸單位檔案管理工作依然采用紙質(zhì)實體管理模式的情況，需要根據(jù)新時期下不同需求構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，強化各類檔案信息間的聯(lián)系性，讓交通運輸檔案管理的作用可以真正發(fā)揮出來。

3 結(jié)語

綜上，新時期下，交通運動檔案管理工作面對著“新常態(tài)”發(fā)展形勢，不管是交通運輸單位還是相關(guān)企業(yè)，都需要積極適應(yīng)新時期對檔案管理工作的新要求，在全力增強交通運輸檔案管理工作水平方面加強研究，提高交通運輸檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性，令檔案管理水平獲得質(zhì)的飛躍。今后，交通運輸相關(guān)部門和企業(yè)還需在具體實踐中加強探索檔案管理工作水平進一步提高的措施，讓交通運輸檔案管理和利用方面體現(xiàn)出新作為。