信息化時代的檔案管理工作探討

劉英偉

（秦皇島市自然資源和規劃局土地開發整理服務中心，河北 秦皇島 066000）

信息時代為檔案管理工作提供了更加便利的服務和技術支撐，有助于提升人設管理工作的效率。因此，如何在信息時代中對檔案管理工作進行創新，全方位提升檔案管理效率，已經成為當前相關工作者的重點工作任務。

1 檔案管理工作的現狀分析

1.1 檔案管理信息化水平不足

當下部分文書檔案、人事檔案管理的硬件設備不夠完善，設施的配置不到位，達不到相關規定標準，管理手段和管理技術較為落后，不利于檔案管理現代化的實現。且部分單位的檔案管理設備時較為隨意，多數采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當中十分繁瑣，極大地增加了工作量。最后，雖然當下信息化水平得到了較大的提升，然而在檔案管理軟件的投入上不高，其操作步驟繁雜、實效性較低，再加上檔案管理工作本身就十分繁重，極大的影響了檔案管理效率，需要單位加大軟件和硬件的資金投入，全面提升信息化水平。

1.2 信息技術軟件運用缺乏統一性

信息時代下部分單位已經實現了信息化檔案管理，但由于其應用的計算機型號不一、規格各異，各自開發的管理軟件并不能相互應用，而且尚未開發出一個既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計算機管理系統，這在很大程度上制約了信息手段在檔案管理中的運用。

2 信息化時代的檔案管理工作策略

2.1 加強促進檔案資料的研發與應用

在信息時代，檔案管理工作將面對著全新的挑戰，傳統的管理工作技術和理念已經無法滿足當下時代的要求，將檔案管理工作的技術手段和理念進行創新已經成為社會發展的必然。為保障檔案資料的管理工作可以順應信息時代的發展潮流，相關工作部門必須要加強促進檔案資料的研發與應用，注重先進的檔案管理工作技術手段進行研發，在研發的過程中應當嚴格地遵守科學合理的機制和政策，使其得到有效的創新。

2.2 整理檔案內容，擴大收集內容

檔案管理部門要充實檔案庫，在信息化的新形勢下，需要采用相應的檔案管理措施來提升檔案的利用價值。管理部門需要根據檔案管理特點進行改革，具有針對性和創造性的展開管理工作，有選擇性地進行檔案材料當中內容和項目的開發，不斷擴大檔案的收集內容，這些內容不僅包括文書檔案、人事檔案，還包括業務科室檔案，檔案信息能夠真實且全面地反映出單位的真實情況。

2.3 加強硬件設施建設，規范管理制度

規范管理制度首先需要完善相關的基礎硬件設備，注重硬件等方面基礎設備的完善，這是保證檔案完整的前提條件度。根據《中華人民共和國檔案法》、《干部人事檔案工作條例》、《河北省檔案工作條例》等有關規定，配備空調、溫度計、加濕器、滅火器、防盜門等，完善檔案庫房防盜、防火、防光、防塵、防潮、防有害生物和防污染等“七防”建設，從根本上保證檔案資料的安全。此外，為實現信息技術的有效運用，檔案閱檔室配置必要的計算機、打印機、掃描儀等辦公設備。其次是注重管理制度的建設，檔案管理部門需要建立一系列檔案收集、歸檔整理及檢查核對制度，并將這些制度落到實處，做到“四不查”、“四不借”、“三不轉”。“四不查”即沒有《查借閱干部檔案審批表》不查，不在利用單位范圍內的不查，不是正式黨員的不查，本人及親屬檔案不查。“四不借”即未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，本人及親屬檔案不借。“三不轉”即個人帶檔不轉，沒有調檔函不轉，接收單位不明確不轉。

2.4 增強檔案管理人員的管理意識，提升其信息素養

檔案管理人員一定要具備一定的管理經驗或者專業知識。首先，需要加大力度進行對檔案管理工作的宣傳，提升管理人員對檔案管理的認識，讓其意識到檔案管理的重要性。其次，當今是信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要檔案管理人員具備一定的計算機操作能力，讓其能夠勝任現代化管理工作的需要。這就需要單位加強培訓，通過培訓不斷提升管理人員的管理素質和專業水平，保證其崗位的穩定性，讓檔案管理人員能夠熟練操作信息技術。

2.5 創建以信息技術為基礎的安全管理體系

在信息時代，檔案管理工作的安全性受到了廣泛的重視，檔案資料內容的安全性是檔案管理工作人員需要高度重視的工作內容。檔案資料的安全性管理在信息時代中將會面對全新的難題。在信息時代，檔案資料信息內容的安全性會受到來自多方位因素的安全威脅，對檔案管理工作的順利開展有著明確的阻礙。因此，相關工作人員需要構建出更加安全的檔案管理工作氛圍，確保檔案資料信息內容在信息化背景下仍然可以得到安全有效的管理保存。如何構建出安全管理體系是當前檔案管理工作人員需要重點思考的問題內容。首先，相關部門應當將自身的網絡數據安全保障技術進行強化，確保安全管理是以大數據網絡技術為基礎開展的。同時，工作人員需要明確下來對檔案的監管工作，對檔案的管理進行實時監管，提升檔案管理的安全性。

2.6 構建數據庫，全方位實現檔案管理的現代化和信息化

隨著當今社會的快速發展，利用計算機和信息網絡進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現檔案管理現代化必然經歷的道路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計算機等現代技術，將檔案以數字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質文字、圖片信息全面轉化為數字信息，實現紙質檔案和數字檔案的并存。其次是對檔案的信息管理系統進行完善，建立出一個巨大的數據庫，采用相關的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅加大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升檔案信息管理的實效性有重大意義。

3 總結

綜上，信息時代的到來給檔案管理帶來了一定的機遇，同時也帶來了較大的挑戰，需要檔案管理部門抓住這些機遇，從加強硬件設施建設出發，對管理人員進行觀念上的更新，根據當下檔案管理工作的開展趨勢，注重信息技術的運用，實現檔案管理的現代化，全面提升檔案管理效率。