新時期醫院檔案管理的現狀及優化路徑

魏建鵬 何敏紅

[摘 要] 隨著近幾年我國社會經濟的穩步發展和人民生活質量的提升，很多醫院正在進行轉型發展，就醫人數則與日俱增，給醫院檔案管理部門的工作帶來了很大的壓力，為了有效提高醫院運行效率和檔案管理質量，醫院管理部門需要大力優化檔案管理工作。文章分析了新時期醫院檔案管理的現狀及優化路徑，為相關研究者提供參考。

[關鍵詞] 醫院檔案管理；問題；措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）01-0060-03

當前，醫院檔案管理部門不僅需要對醫院發展的相關檔案進行管理，同時還要管理患者檔案，以通過合理有效的管理方式推動醫院長久穩定發展。那么在實際工作中應如何解決出現的問題，在管理過程中又如何有效提高管理質量，這就要相關工作人員不斷總結工作經驗，并結合當前時代背景對工作進行優化，進而有效提高醫院檔案管理質量與效率。本文就新時期背景下，醫院檔案管理的現狀及優化路徑進行總結，并提出一些建設性意見，希望可以為工作人員提供有效幫助。

一、醫院檔案管理工作的意義

（一）有效提高醫院總體建設與發展效率

醫院長久穩定運行不僅需要高超的醫療技術和先進的醫療器械，還需要做好檔案管理工作。因為在日常運行管理過程中，醫院檔案管理部門不僅要對病患的基本資料進行存檔，還需要保存醫院的發展規劃檔案，在檔案中則包含了大量的醫院學術研究資料，這些檔案資料若是出現問題，就會降低醫院運行效率，影響醫院的工作質量，所以在發展過程中應努力提高檔案管理工作質量。[1]

例如，不同的患者病情各不相同，醫務人員要為患者建立相應的檔案，進而在患者下次就醫時方便醫務人員快速了解治療進展，同時制定相應的治療方案。如果患者檔案丟失或是破損，就會導致醫務人員無法對患者病情進行快速判斷，為了避免出現問題還要讓患者重復檢查，嚴重影響患者的就醫體驗[2]。

（二）可以為醫院長久穩定發展提供依據

醫院檔案管理工作不僅可以實現對文件合理的保存，同時有利于提高醫院管理效率，推動醫院長久穩定。例如某醫院正在對辦公大樓進行維修，但是大樓維修需要一定的時間進行規劃同時還要對相關改建情況進行總結，這就導致施工進度受到影響，同時醫院的運行效率也會隨之下降。此外在維修期間影響了很多病患的治療工作，甚至一些病患會因為大樓維修不得不選擇轉院。那么提升維修效率的方式就是將以往維修計劃與工程建設檔案調取出來，并根據相關檔案進行快速優化，進而有效提高工程建設效率與質量，彰顯醫院檔案管理部門的重要價值。

二、醫院檔案管理工作中存在的問題分析

（一）檔案缺失現象嚴重

醫院檔案管理中偶爾會出現檔案缺失的問題，這就導致醫院正常運行會受到影響。究其根本原因就是檔案管理人員的工作態度與專業能力存在問題，部分檔案管理人員在工作中經常會出現管理空檔，即在管理過程中忽視某一管理環節，這樣就會導致檔案在錄入時就存在遺失隱患，最后在調度與調整過程中被遺漏，當需要使用檔案時才發現檔案已經遺失[3]。

（二）醫院檔案管理制度的不健全

醫院檔案管理中存在嚴重的制度缺失問題，醫院檔案管理部門的管理制度是多年以前制定出來的，隨著醫療事業發展部分管理制度已經無法應用到實際工作中，并且一些常見問題在管理制度中也沒有相應的處罰與解決辦法[4]。這就導致在檔案管理部門工作時經常會出現問題，長此以往的發展下去就會影響到工作質量與效率，有時還會因為管理制度匱乏使得醫院經濟效益受到影響。

（三）醫院檔案管理范圍不明確

雖然說醫院檔案管理部門需要對醫院內部所有資料進行管理，因為每一個資料都有其存在的意義，甚至一些學術與管理資料會對醫院未來發展帶來影響。但是在實際管理過程中經常會出現檔案管理范圍不明確的問題，即在管理過程中一味地對患者檔案進行管理，完全沒有將其他類型檔案管理問題重視起來，長此以往就會影響到醫院正常運行，例如在管理過程中需要對學術資料進行查閱，管理人員在文檔調取過程中就會出現因為檔案歸類問題無法有效獲取文件的情況，甚至在調閱時還會發現檔案已經遺失，最終嚴重影響醫院穩定運行[5]。

（四）醫院檔案管理部門的分散

當前醫院管理工作中還存在著管理部門分散的問題，因為在醫院內部存在很多不同的檔案管理部門，這些部門分別管理著不同科室的檔案資料，這就導致在管理過程中嚴重缺乏統一性，有時一些患者由于病情發展需要轉移科室，然而另一科室卻并沒有患者的相關檔案資料，這就要求在患者進入科室后重新為其填寫檔案，這種檔案管理方式不利于醫生及時為患者確定治療方案。

（五）檔案管理人員水平有限

醫院檔案管理部門已經在醫院中存在了很多年，可以說自醫院開辦以來就有了檔案管理部門，由此可見檔案管理工作的重要性。雖然說檔案管理部門存在的時間很長，但是其工作中還是存在很多問題，其中最為明顯的就是檔案管理人員的工作水平有限的問題，在檔案管理過程中只有工作人員的專業水平與素養過硬，才能有效提高工作質量，但是檔案管理人員因受傳統工作理念影響，經常在管理過程中利用傳統方式開展工作，導致檔案管理質量下降，甚至一些醫院內部的檔案管理工作已經無法支撐醫院長久穩定運行。所以在發展過程中各醫院就要將以上問題重視起來，進而有效提高檔案管理質量與效率，并推動醫院長久穩定發展[6]。

三、優化醫院檔案管理的相關措施

（一）正確看待醫院檔案管理工作，加大資金投入力度

雖然在近幾年發展過程中各醫院的醫療設備開始更新換代，設備越來越先進，同時醫務人員的醫術也愈發精湛，但是若是不優化檔案管理工作，則會影響醫院長久穩定發展。所以在發展過程中相關工作人員就要將檔案管理工作重視起來，進而有效提高醫院運行管理效率。例如應加大對檔案管理工作的資金投入力度，因為多年來檔案室內部結構從未發生過變化，變化的只有不斷增加的檔案數量[7]。

因此在管理優化過程中相關工作人員要對檔案室進行整理，同時還要優化檔案室內的防潮、防蟲、防光等防護措施，注意相關配套設施的購入問題，例如在發展過程中需要適當購入電子設備，通過電子設備提高檔案管理質量與效率，提升醫院檔案管理的系統性。

（二）集中檔案管理工作，減少檔案的分散性

在發展過程中很多醫院的檔案管理部門過于分散無法達到統一管理，影響醫院的現代化改革建設。因此，醫院檔案管理工作若要真正發揮出其應有價值，就應該通過統一管理來提升其應用效率，在實際工作中各醫院管理層應取消一些零散的檔案管理部門，并將各科室的檔案管理部門權限收回，交由醫院指定的檔案管理頂級部門，通過專門負責檔案管理的部門來調動各科室檔案管理工作，有效提高醫院檔案管理工作的統一性[8]。

（三）加強檔案追蹤工作，避免檔案遺失

目前各醫院檔案管理工作常見的問題就是遺失問題，檔案文件的保存工作是為了更好地保留原始文件，但是在管理過程中卻經常會因為各種原因導致文件遺失，長此以往，醫院日常運行工作就會受到影響，同時還會對醫院的發展造成阻礙。究其根本原因就是檔案追蹤工作存在問題，一些檔案只要被調走就可能遺失，所以為了有效提高醫院檔案管理工作效率，在優化過程中一定要提高檔案追蹤工作質量，以保證檔案自建檔后就處在實時追蹤狀態。

工作人員可以利用實時記錄、有效問責的方式開展管理工作，當有人需要調取檔案時，工作人員先要讓調取人員填寫個人信息，并明確歸還時間，若是在管理過程中發現有檔案出現未按時間歸還的問題，檔案管理人員就要及時與借閱人取得聯系，同時要求其立刻歸還檔案或辦理續閱，進而有效降低檔案遺失問題出現的幾率[9]。

（四）開發檔案資源，實現檔案的現代化管理。

檔案管理工作的目的就是對檔案資源進行有效的開發利用，但是當前大多數醫院的資源管理工作卻并沒有重視這一問題，在管理過程中仍舊一味地利用傳統模式開展工作。那么在管理優化過程中相關工作人員要對檔案資源進行合理開發利用，進而有效提高工作效率與質量，并創建出良好的運營氛圍。

首先在管理過程中相關工作人員要加強檔案室的安保力度，避免出現任何人員都可以隨意出入檔案室的問題。與此同時，醫院還要加強信息化建設，并加大信息化管理的投入力度，進而通過現代化管理方式有效提高檔案管理工作效率，并將醫院日常運行管理工作推向現代化發展進程中[10]。

（五）提高檔案管理人員管理現代化水平

隨著我國各醫療單位現代化改革建設工作不斷深化，在發展過程中應加強對醫院檔案管理部門的關注力度，不僅要將現代化管理方式應用起來，還要提升檔案管理部門工作人員的專業能力，進而有效提高醫院檔案管理部門工作效率。首先，在管理過程中一定要為相關工作人員創造發展空間，例如在管理過程中安排工作人員進行外出學習，還要定期為檔案管理部門安排專業能力考評，并根據考評結果對工作人員進行獎勵與處罰。

其次，要激勵工作人員進行學習，例如引導工作人員在業余時間進行專業知識學習，來提高自身檔案管理能力，同時提高自身業務水平。最后，應對相關工作人員進行信息化教育，保證工作人員能夠合理應用現代化管理設備，進而提高醫院檔案管理質量，推動醫院檔案管理工作現代化發展。

四、結語

隨著我國社會經濟的穩步發展和人民生活質量的提升，很多醫院正在進行轉型發展。在當前社會快速發展背景下，醫院檔案管理工作存在很多問題，例如檔案缺失現象嚴重、醫院檔案管理制度的不健全、醫院檔案管理范圍不明確、醫院檔案管理部門分散、檔案管理人員水平有限等。各醫院應通過加強檔案追蹤工作，提高檔案管理人員管理現代化水平，增強信息化建設力度等方式避免檔案遺失，實現檔案的現代化管理等，不斷提高檔案管理工作質量，同時結合實際情況制定相應的優化策略，更好地提高醫院檔案管理效率，有效推動醫院長久穩定發展。

參考文獻：

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[2]董婉婷.”互聯網+”背景下醫院檔案管理路徑優化分析[J].檔案時空，2019，（4）：26-27.

[3]劉延寧.互聯網視域下優化醫院檔案管理的路徑[J].卷宗，2019，9（1）：32-32.

[4]陳艷秋.淺談如何管理醫院檔案網絡化及其優化路徑[J].神州（上旬刊），2018，（30）：294-294.

[5]商良.醫院辦公室檔案管理工作的優化路徑[J].辦公室業務，2020，No.337（8）：121-122.

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[7]張寧，翟亞梅.新時期醫院檔案宣傳工作現狀分析[J].企業科技與發展，2020，（4）：162-163.

[8]張艷.探討醫院后勤檔案管理的重要性及工作優化路徑[J].蘭臺內外，2019，No.265（28）：18-19.

[9]王欽.新時期醫院檔案管理的重要性及創新思路[J].環球市場，2018，（22）：249-249.

[10]韋香玲.新時期醫院檔案管理工作現狀與創新分析[J].辦公室業務，2018，（3）：135-135.