新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑

魏建鵬 何敏紅

[摘 要] 隨著近幾年我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展和人民生活質(zhì)量的提升，很多醫(yī)院正在進(jìn)行轉(zhuǎn)型發(fā)展，就醫(yī)人數(shù)則與日俱增，給醫(yī)院檔案管理部門的工作帶來了很大的壓力，為了有效提高醫(yī)院運(yùn)行效率和檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院管理部門需要大力優(yōu)化檔案管理工作。文章分析了新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑，為相關(guān)研究者提供參考。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案管理；問題；措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1674-1722（2021）01-0060-03

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理部門不僅需要對醫(yī)院發(fā)展的相關(guān)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)還要管理患者檔案，以通過合理有效的管理方式推動(dòng)醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。那么在實(shí)際工作中應(yīng)如何解決出現(xiàn)的問題，在管理過程中又如何有效提高管理質(zhì)量，這就要相關(guān)工作人員不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合當(dāng)前時(shí)代背景對工作進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而有效提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與效率。本文就新時(shí)期背景下，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑進(jìn)行總結(jié)，并提出一些建設(shè)性意見，希望可以為工作人員提供有效幫助。

一、醫(yī)院檔案管理工作的意義

（一）有效提高醫(yī)院總體建設(shè)與發(fā)展效率

醫(yī)院長久穩(wěn)定運(yùn)行不僅需要高超的醫(yī)療技術(shù)和先進(jìn)的醫(yī)療器械，還需要做好檔案管理工作。因?yàn)樵谌粘＿\(yùn)行管理過程中，醫(yī)院檔案管理部門不僅要對病患的基本資料進(jìn)行存檔，還需要保存醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃檔案，在檔案中則包含了大量的醫(yī)院學(xué)術(shù)研究資料，這些檔案資料若是出現(xiàn)問題，就會(huì)降低醫(yī)院運(yùn)行效率，影響醫(yī)院的工作質(zhì)量，所以在發(fā)展過程中應(yīng)努力提高檔案管理工作質(zhì)量。[1]

例如，不同的患者病情各不相同，醫(yī)務(wù)人員要為患者建立相應(yīng)的檔案，進(jìn)而在患者下次就醫(yī)時(shí)方便醫(yī)務(wù)人員快速了解治療進(jìn)展，同時(shí)制定相應(yīng)的治療方案。如果患者檔案丟失或是破損，就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)務(wù)人員無法對患者病情進(jìn)行快速判斷，為了避免出現(xiàn)問題還要讓患者重復(fù)檢查，嚴(yán)重影響患者的就醫(yī)體驗(yàn)[2]。

（二）可以為醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展提供依據(jù)

醫(yī)院檔案管理工作不僅可以實(shí)現(xiàn)對文件合理的保存，同時(shí)有利于提高醫(yī)院管理效率，推動(dòng)醫(yī)院長久穩(wěn)定。例如某醫(yī)院正在對辦公大樓進(jìn)行維修，但是大樓維修需要一定的時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃同時(shí)還要對相關(guān)改建情況進(jìn)行總結(jié)，這就導(dǎo)致施工進(jìn)度受到影響，同時(shí)醫(yī)院的運(yùn)行效率也會(huì)隨之下降。此外在維修期間影響了很多病患的治療工作，甚至一些病患會(huì)因?yàn)榇髽蔷S修不得不選擇轉(zhuǎn)院。那么提升維修效率的方式就是將以往維修計(jì)劃與工程建設(shè)檔案調(diào)取出來，并根據(jù)相關(guān)檔案進(jìn)行快速優(yōu)化，進(jìn)而有效提高工程建設(shè)效率與質(zhì)量，彰顯醫(yī)院檔案管理部門的重要價(jià)值。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題分析

（一）檔案缺失現(xiàn)象嚴(yán)重

醫(yī)院檔案管理中偶爾會(huì)出現(xiàn)檔案缺失的問題，這就導(dǎo)致醫(yī)院正常運(yùn)行會(huì)受到影響。究其根本原因就是檔案管理人員的工作態(tài)度與專業(yè)能力存在問題，部分檔案管理人員在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理空檔，即在管理過程中忽視某一管理環(huán)節(jié)，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案在錄入時(shí)就存在遺失隱患，最后在調(diào)度與調(diào)整過程中被遺漏，當(dāng)需要使用檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)遺失[3]。

（二）醫(yī)院檔案管理制度的不健全

醫(yī)院檔案管理中存在嚴(yán)重的制度缺失問題，醫(yī)院檔案管理部門的管理制度是多年以前制定出來的，隨著醫(yī)療事業(yè)發(fā)展部分管理制度已經(jīng)無法應(yīng)用到實(shí)際工作中，并且一些常見問題在管理制度中也沒有相應(yīng)的處罰與解決辦法[4]。這就導(dǎo)致在檔案管理部門工作時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問題，長此以往的發(fā)展下去就會(huì)影響到工作質(zhì)量與效率，有時(shí)還會(huì)因?yàn)楣芾碇贫葏T乏使得醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益受到影響。

（三）醫(yī)院檔案管理范圍不明確

雖然說醫(yī)院檔案管理部門需要對醫(yī)院內(nèi)部所有資料進(jìn)行管理，因?yàn)槊恳粋€(gè)資料都有其存在的意義，甚至一些學(xué)術(shù)與管理資料會(huì)對醫(yī)院未來發(fā)展帶來影響。但是在實(shí)際管理過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理范圍不明確的問題，即在管理過程中一味地對患者檔案進(jìn)行管理，完全沒有將其他類型檔案管理問題重視起來，長此以往就會(huì)影響到醫(yī)院正常運(yùn)行，例如在管理過程中需要對學(xué)術(shù)資料進(jìn)行查閱，管理人員在文檔調(diào)取過程中就會(huì)出現(xiàn)因?yàn)闄n案歸類問題無法有效獲取文件的情況，甚至在調(diào)閱時(shí)還會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)遺失，最終嚴(yán)重影響醫(yī)院穩(wěn)定運(yùn)行[5]。

（四）醫(yī)院檔案管理部門的分散

當(dāng)前醫(yī)院管理工作中還存在著管理部門分散的問題，因?yàn)樵卺t(yī)院內(nèi)部存在很多不同的檔案管理部門，這些部門分別管理著不同科室的檔案資料，這就導(dǎo)致在管理過程中嚴(yán)重缺乏統(tǒng)一性，有時(shí)一些患者由于病情發(fā)展需要轉(zhuǎn)移科室，然而另一科室卻并沒有患者的相關(guān)檔案資料，這就要求在患者進(jìn)入科室后重新為其填寫檔案，這種檔案管理方式不利于醫(yī)生及時(shí)為患者確定治療方案。

（五）檔案管理人員水平有限

醫(yī)院檔案管理部門已經(jīng)在醫(yī)院中存在了很多年，可以說自醫(yī)院開辦以來就有了檔案管理部門，由此可見檔案管理工作的重要性。雖然說檔案管理部門存在的時(shí)間很長，但是其工作中還是存在很多問題，其中最為明顯的就是檔案管理人員的工作水平有限的問題，在檔案管理過程中只有工作人員的專業(yè)水平與素養(yǎng)過硬，才能有效提高工作質(zhì)量，但是檔案管理人員因受傳統(tǒng)工作理念影響，經(jīng)常在管理過程中利用傳統(tǒng)方式開展工作，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量下降，甚至一些醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作已經(jīng)無法支撐醫(yī)院長久穩(wěn)定運(yùn)行。所以在發(fā)展過程中各醫(yī)院就要將以上問題重視起來，進(jìn)而有效提高檔案管理質(zhì)量與效率，并推動(dòng)醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展[6]。

三、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的相關(guān)措施

（一）正確看待醫(yī)院檔案管理工作，加大資金投入力度

雖然在近幾年發(fā)展過程中各醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備開始更新?lián)Q代，設(shè)備越來越先進(jìn)，同時(shí)醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)術(shù)也愈發(fā)精湛，但是若是不優(yōu)化檔案管理工作，則會(huì)影響醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。所以在發(fā)展過程中相關(guān)工作人員就要將檔案管理工作重視起來，進(jìn)而有效提高醫(yī)院運(yùn)行管理效率。例如應(yīng)加大對檔案管理工作的資金投入力度，因?yàn)槎嗄陙頇n案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)從未發(fā)生過變化，變化的只有不斷增加的檔案數(shù)量[7]。

因此在管理優(yōu)化過程中相關(guān)工作人員要對檔案室進(jìn)行整理，同時(shí)還要優(yōu)化檔案室內(nèi)的防潮、防蟲、防光等防護(hù)措施，注意相關(guān)配套設(shè)施的購入問題，例如在發(fā)展過程中需要適當(dāng)購入電子設(shè)備，通過電子設(shè)備提高檔案管理質(zhì)量與效率，提升醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性。

（二）集中檔案管理工作，減少檔案的分散性

在發(fā)展過程中很多醫(yī)院的檔案管理部門過于分散無法達(dá)到統(tǒng)一管理，影響醫(yī)院的現(xiàn)代化改革建設(shè)。因此，醫(yī)院檔案管理工作若要真正發(fā)揮出其應(yīng)有價(jià)值，就應(yīng)該通過統(tǒng)一管理來提升其應(yīng)用效率，在實(shí)際工作中各醫(yī)院管理層應(yīng)取消一些零散的檔案管理部門，并將各科室的檔案管理部門權(quán)限收回，交由醫(yī)院指定的檔案管理頂級部門，通過專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門來調(diào)動(dòng)各科室檔案管理工作，有效提高醫(yī)院檔案管理工作的統(tǒng)一性[8]。

（三）加強(qiáng)檔案追蹤工作，避免檔案遺失

目前各醫(yī)院檔案管理工作常見的問題就是遺失問題，檔案文件的保存工作是為了更好地保留原始文件，但是在管理過程中卻經(jīng)常會(huì)因?yàn)楦鞣N原因?qū)е挛募z失，長此以往，醫(yī)院日常運(yùn)行工作就會(huì)受到影響，同時(shí)還會(huì)對醫(yī)院的發(fā)展造成阻礙。究其根本原因就是檔案追蹤工作存在問題，一些檔案只要被調(diào)走就可能遺失，所以為了有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率，在優(yōu)化過程中一定要提高檔案追蹤工作質(zhì)量，以保證檔案自建檔后就處在實(shí)時(shí)追蹤狀態(tài)。

工作人員可以利用實(shí)時(shí)記錄、有效問責(zé)的方式開展管理工作，當(dāng)有人需要調(diào)取檔案時(shí)，工作人員先要讓調(diào)取人員填寫個(gè)人信息，并明確歸還時(shí)間，若是在管理過程中發(fā)現(xiàn)有檔案出現(xiàn)未按時(shí)間歸還的問題，檔案管理人員就要及時(shí)與借閱人取得聯(lián)系，同時(shí)要求其立刻歸還檔案或辦理續(xù)閱，進(jìn)而有效降低檔案遺失問題出現(xiàn)的幾率[9]。

（四）開發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

檔案管理工作的目的就是對檔案資源進(jìn)行有效的開發(fā)利用，但是當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的資源管理工作卻并沒有重視這一問題，在管理過程中仍舊一味地利用傳統(tǒng)模式開展工作。那么在管理優(yōu)化過程中相關(guān)工作人員要對檔案資源進(jìn)行合理開發(fā)利用，進(jìn)而有效提高工作效率與質(zhì)量，并創(chuàng)建出良好的運(yùn)營氛圍。

首先在管理過程中相關(guān)工作人員要加強(qiáng)檔案室的安保力度，避免出現(xiàn)任何人員都可以隨意出入檔案室的問題。與此同時(shí)，醫(yī)院還要加強(qiáng)信息化建設(shè)，并加大信息化管理的投入力度，進(jìn)而通過現(xiàn)代化管理方式有效提高檔案管理工作效率，并將醫(yī)院日常運(yùn)行管理工作推向現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中[10]。

（五）提高檔案管理人員管理現(xiàn)代化水平

隨著我國各醫(yī)療單位現(xiàn)代化改革建設(shè)工作不斷深化，在發(fā)展過程中應(yīng)加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理部門的關(guān)注力度，不僅要將現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用起來，還要提升檔案管理部門工作人員的專業(yè)能力，進(jìn)而有效提高醫(yī)院檔案管理部門工作效率。首先，在管理過程中一定要為相關(guān)工作人員創(chuàng)造發(fā)展空間，例如在管理過程中安排工作人員進(jìn)行外出學(xué)習(xí)，還要定期為檔案管理部門安排專業(yè)能力考評，并根據(jù)考評結(jié)果對工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)與處罰。

其次，要激勵(lì)工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，例如引導(dǎo)工作人員在業(yè)余時(shí)間進(jìn)行專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，來提高自身檔案管理能力，同時(shí)提高自身業(yè)務(wù)水平。最后，應(yīng)對相關(guān)工作人員進(jìn)行信息化教育，保證工作人員能夠合理應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展和人民生活質(zhì)量的提升，很多醫(yī)院正在進(jìn)行轉(zhuǎn)型發(fā)展。在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展背景下，醫(yī)院檔案管理工作存在很多問題，例如檔案缺失現(xiàn)象嚴(yán)重、醫(yī)院檔案管理制度的不健全、醫(yī)院檔案管理范圍不明確、醫(yī)院檔案管理部門分散、檔案管理人員水平有限等。各醫(yī)院應(yīng)通過加強(qiáng)檔案追蹤工作，提高檔案管理人員管理現(xiàn)代化水平，增強(qiáng)信息化建設(shè)力度等方式避免檔案遺失，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理等，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量，同時(shí)結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的優(yōu)化策略，更好地提高醫(yī)院檔案管理效率，有效推動(dòng)醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。

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