事業單位檔案管理要點分析

李宏君

【摘? 要】隨著時代的信息化進程深入發展，事業單位的檔案管理工作也在不停地進步和變革，本文從檔案管理的現狀入手，希望能夠為事業單位的檔案管理提出新的可行性措施。

【關鍵詞】檔案管理;制度;轉變要點

1.檔案管理現狀分析

檔案的管理是資料使用的基本，如果不加以規范會使檔案出現問題，市場監管局作為質量技術監督、食品藥品監督管理以及工商行政管理多個部門的融合，一旦檔案出現問題，會給單位帶來巨大的損失，因此要解決檔案的現狀相關問題。

1.1檔案的管理方式拖沓、制度繁瑣

事業單位的檔案文件普遍采用較為傳統的館藏方式保管，借閱、轉遞和歸檔的環節過于繁瑣。目前大數據的發展已經日趨成熟，傳統的存檔方式對于單位需求的意義不大，而且對辦事效率造成一定的影響。在單位長期發展的過程中，文件不斷堆積且難以清理，導致文件的數目較大且種類繁多，對于人們的查閱和利用較為困難，在實際過程中帶來了較大的不便。市場監督管理局在建立市場信息公示時依法公示共享有關信息的時候查找資料較為不便，因此造成的效率低下對信用體系建設有一定的影響。同時注冊登記工作較為繁雜，工作中容易找不到關鍵資料，對工作效率產生影響。因此檔案管理應該向信息技術化發展，才能為工作提供更多的便利。對于檔案管理制度應該嚴格遵守，讓工作人員意識到制度的實用性，從實踐中意識制度的漏洞和缺陷。

1.2對于檔案的管理人員不夠重視

檔案的管理工作目前正不斷地被邊緣化，檔案管理人員的流動性較強且一直得不到足夠的重視，很多管理人員認為檔案的管理工作簡單、機械，檔案也只在需要時查詢一下就可以，大部分管理人員沒有經過專業的培訓，業務的熟練度不高，認為研究檔案管理對于職業生涯沒有提升的幫助也沒有難度，在履行自身職責時草草了事，敷衍過去，工作中也存在大量不規范操作的現象，導致檔案記錄工作連續性很差、存檔混亂、類別不清、記錄不完整、文檔的動態變化無法被完整記錄等現象，直接導致管理工作難度增加。

檔案管理工作要求管理人員的自身素質和專業度較高，記錄檔案時需要在時間、空間上要保持邏輯連續性，還要保證所有的文檔都在管理人的記錄范圍內，但是專業人士要具備更先進的理念和專業技能知識來管理檔案，這樣的專業管理人才目前數量不足，對事業單位的檔案相關工作正常開展造成影響。在現代化管理理念不斷創新與發展的背景下，檔案的管理工作也應當跟隨上進步的腳步，對檔案人員的專業化水平提出要求。

1.3檔案管理的信息化程度低

目前大多數事業單位保存檔案的硬件設施比較落后，難以查找到想要獲得的文檔，甚至檔案已經損壞而無法使用的情況也時有發生。雖然對于檔案的管理應當更多的應用現代信息技術，但是在實際的檔案管理中，有些工作人員對于先進的技術手段沒有采用正確的使用方法，只是簡單的將信息目錄進行電腦輸入，但資料檢索、調閱等等仍然在使用人工操作，對于無紙化閱檔的開展進度較慢，電子化的硬件設備、仿真掃描儀等必需設備也無法保障，使檔案管理工作的需要得不到較好的滿足。在信息化程度不高的前提下，對于查處取締無照經營的企業、合作社、單位等等會有信息上的滯后性，無法及時獲得相關人員企業單位的注冊信息，對于查處不正當競爭等違法行為無法提供有效的幫助，容易被違法犯罪人員鉆空撿漏。

2.事業單位檔案管理的轉變要點

2.1.改變檔案管理意識從重視檔案管理工作做起

現階段我國市場監管局的檔案管理正處于特殊的發展時期，所以首先要領導上層認識到檔案管理工作的重要性，明白檔案管理對于單位的行事效率的意義，之后才能影響到整個單位內部工作人員的思想方向，推動檔案管理工作的改革和發展，實現管理效果的提高。可以配備專門人員進行檔案的管理工作，小組內共同提高人員自身的檔案管理水平，檔案管理小組負責檔案的管理工作時組內人員分工要明確，建立起檔案整理、保存、使用、保密等等各個環節的具體規定，嚴格履行自身職責。對于管理人員熱情度不高的問題，可以采取薪資激勵等方式改善檔案管理員不被重視的尷尬處境。第二，作為檔案的直接管理者，檔案管理人員要汲取最新的相關知識，更新自我的知識結構和管理觀念。可以定期對工作人員進行專業技術培訓和素質培養，將培訓重點放在提高檔案管理的基礎知識和專業技能上，提高檔案管理的服務質量的同時還要增強責任感。而且對于與市場監管密切相關的資料要引起足夠的重視，檔案管理要有專人管理。當工商或者企業部門等來查詢檔案或者是核對檔案時，管理人員應當能獨立進行快速、精準的查找，以免對事業單位的形象造成不好的影響;同時重視個體戶檔案是作為個體經營者經營發展壯大的記錄，是檔案管理人員業務能力和各項工作的具體反映。

2.2積極采用新的信息技術更新檔案管理的手段

事業單位一定要推進檔案的管理的信息化建設，不要在開支上吝嗇用于購置硬件和管理軟件的資金。引入先進的信息化管理系統，讓檔案資料能夠電子化管理，使檔案資料的收集、整理、歸納更加迅速有效，在大數據的背景下實現檔案的資料共享，使資料的利用更加方便。對于新的信息技術要樂于學習，還要善于使用，讓檔案管理方式及時向著最新信息技術的方向發展，使工作更加的專業化、理性化。如果暫時不能完成全套系統電子化，就可以采取紙質檔案與電子檔案并行的管理方式，讓兩者的優勢都能夠得到充分的發揮，使檔案管理的工作水平提升，工作流程更加簡潔化、智能化。紙質檔案要警惕檔案材料的霉變和蟲蛀，同時做好防火防盜等安全保障措施。電子檔案管理的硬件設施應準備齊全，才能推進檔案管理的信息化進程。可以利用掃描儀等現代設備和科學技術，將不易保存的紙質檔案轉變為pdf文件等形式，再按照相關分類進行保存，利用關鍵字、年份或者合理分類等等方法確保在查詢檔案時能夠實現檔案數據化，共同儲存管理。使用可靠的保密方式，應用信息安全系統來保密檔案的內容，使效率和安全性兩者都能夠達到要求。加大對保密性的檢查力度，防止出現內部泄密的問題。

2.3完善檔案的管理保存機制才能夠實現檔案高效利用方式

完善檔案的管理機制，才能讓檔案管理更加規范和合理化。管理機制需要從制度、服務、監督、更新等等方面進行全面的完善。第一，存檔規范需要完善，讓借閱、查看和調用等等行為進行實名制登記，加強對于文檔的管理力度，確保所有的文檔都處在管理的范圍中，檔案的更新和保存都應當進行動態管理，有變動及時入檔，建立健全的檔案歸檔制度;第二，對于檔案管理制度是否落實要進行評估和調查，同時處理在運行過程中存在的漏洞和問題。在實際的應用過程中，雖然當前市場監管局的工商、質監以及藥監三部分重點不同，但其各部分存在大量的交叉資料，對于交叉資料的保管也要特別關注，確保保密制度的實施。

2.4檔案利用方式的普及

大數據時代的背景下，檔案資源的公開共享更加容易，事業單位要做好大事記等資料管理工作，提高資料的利用價值。在全面信息化、數據化的前提下使檔案資料為大眾提供服務，開展網絡查詢服務，使有用信息公開化，履行信息最大程度透明化的職能，使需要資料的部門或個人能及時獲取相應資料，最大限度地發揮檔案應有的價值和作用。

3.結語

在事業單位的檔案管理工作時應當考慮到傳統檔案管理模式的影響，從實際出發對檔案管理工作進行深入的分析，讓檔案員的工作除了收集整理之外，還能夠通過自主學習實現檔案的知識化和信息化，使檔案管理的效率提升，管理模式更加健全，提高檔案管理的現實地位。

參考文獻

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烏蘭浩特市市場監督管理局? ? 內蒙古烏蘭浩特? ? 137400