淺談石油企業(yè)財(cái)務(wù)共享推廣實(shí)施過程及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

陳藝博　李澤瑤　袁月

【摘? 要】石油企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，能夠更好地保障企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，能夠建立新型財(cái)務(wù)管理體制，能夠提高財(cái)務(wù)運(yùn)行效率和效益，最終更好地為公司、員工、合作伙伴提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，為公司合規(guī)經(jīng)營保駕護(hù)航，為公司創(chuàng)造價(jià)值。論文從財(cái)務(wù)共享建設(shè)最基礎(chǔ)的推廣實(shí)施階段進(jìn)行研究，在業(yè)務(wù)范圍、實(shí)施過程、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面進(jìn)行了論述，對石油企業(yè)開展財(cái)務(wù)共享建設(shè)具有一定借鑒意義。

【Abstract】The construction of financial sharing in petroleum enterprises conforms to the needs of the development of the times. It can better guarantee the production and operation services of the enterprise， establish a new financial management system， improve the efficiency and benefits of financial operation， and finally better provide quality services for the company， employees and partners， promote financial transformation， escort the compliance operation of the company， and create value for the company. This paper studies the most basic promotion and implementation stage of financial sharing construction， and discusses the business scope， implementation process， experience summary and other aspects， which has certain reference significance for petroleum enterprises to carry out financial sharing construction.

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)共享;推廣實(shí)施;財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型

【Keywords】financial sharing; promotion and implementation; financial transformation

【中圖分類號】F275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）03-0114-02

1 財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)范圍

共享建設(shè)充分借鑒BP、殼牌、中興、華為、寶武鋼鐵等國內(nèi)外20多家企業(yè)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，通過引入先進(jìn)的理念、方法、工具，在大量調(diào)研的基礎(chǔ)上，編制建設(shè)方案[1]。致力于精益化運(yùn)營，提高效率和效能，為公司、員工、合作伙伴提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù);專注于運(yùn)用數(shù)據(jù)資產(chǎn)識別經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、支持業(yè)務(wù)預(yù)測和決策、研究法律法規(guī)，為業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理提供高附加值服務(wù);以落實(shí)企業(yè)管理要求、促進(jìn)管理創(chuàng)新為出發(fā)點(diǎn)，應(yīng)用精益管理、六西格瑪?shù)确椒ǔ掷m(xù)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，吸收新興技術(shù)，不斷推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，追求卓越運(yùn)營，提升智能化水平。

財(cái)務(wù)共享包括基本業(yè)務(wù)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)、運(yùn)營性管控支持業(yè)務(wù)、增值業(yè)務(wù)四大類業(yè)務(wù)[2]。其中：基本業(yè)務(wù)是指采購至付款、銷售至收款和總賬至報(bào)表三大業(yè)務(wù)線中的應(yīng)收、應(yīng)付、費(fèi)用報(bào)銷、資金結(jié)算、內(nèi)部及關(guān)聯(lián)方交易、資產(chǎn)核算、存貨與成本核算、稅務(wù)核算、總賬核算、財(cái)務(wù)報(bào)表等;專項(xiàng)業(yè)務(wù)是指商旅服務(wù)、發(fā)票服務(wù)、工資薪酬發(fā)放服務(wù)、電子檔案服務(wù)和納稅申報(bào)服務(wù)等端到端流程延伸服務(wù);運(yùn)營性管控支持業(yè)務(wù)是指日資金計(jì)劃、票據(jù)運(yùn)作及風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等管控支持業(yè)務(wù);增值業(yè)務(wù)是指基于數(shù)據(jù)資產(chǎn)的數(shù)據(jù)服務(wù)和基于知識技能的咨詢服務(wù)等。

2 推廣實(shí)施過程

2.1 前期準(zhǔn)備

各單位組織機(jī)構(gòu)點(diǎn)多面廣、業(yè)務(wù)種類包羅萬象，整體采用“統(tǒng)一部署、穩(wěn)步推進(jìn)”原則，提前著手了解和熟悉上線單位的業(yè)務(wù)和核算內(nèi)容，做好前期準(zhǔn)備。一是整理學(xué)習(xí)對接單位相關(guān)財(cái)務(wù)制度規(guī)范。收集差旅報(bào)銷等費(fèi)用管理辦法，收入核算、費(fèi)用分?jǐn)傆?jì)提等實(shí)施細(xì)則，充分了解會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范，熟悉財(cái)務(wù)核算管理要求。二是完成系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)初始化。確定擬上線組織范圍，梳理并配置完成組織機(jī)構(gòu)、人員信息、資金賬戶、款項(xiàng)性質(zhì)、結(jié)算方式、業(yè)務(wù)類型、費(fèi)用要素等主數(shù)據(jù)信息。三是完成業(yè)務(wù)流程梳理。組織各單位按照統(tǒng)一的流程目錄和模板，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)場景梳理流程，明確審批節(jié)點(diǎn)和審批人。

2.2 業(yè)務(wù)對接

嚴(yán)格落實(shí)工作計(jì)劃，把握工作方向，突出重點(diǎn)內(nèi)容，把工作重心放在還原業(yè)務(wù)場景上[3]。一是梳理業(yè)務(wù)，找出同質(zhì)化業(yè)務(wù)核算規(guī)則，建立對照關(guān)系幫助數(shù)據(jù)自動(dòng)帶出，簡化業(yè)務(wù)人員填單內(nèi)容，減少人工干預(yù)，提高會(huì)計(jì)核算效率。二是整理出差異性核算業(yè)務(wù)，集體開展討論，進(jìn)一步規(guī)范核算口徑，統(tǒng)一列支渠道。三是積極響應(yīng)對接單位的需求，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善系統(tǒng)配置。四是建立問題管理機(jī)制，每日對測試工作中記錄的問題進(jìn)行梳理，及時(shí)解決并反饋客戶單位。五是將培訓(xùn)融入日常工作，面對面地講解，手把手地演示，帶動(dòng)客戶迅速熟悉共享模式。

2.3 系統(tǒng)測試

首先對各單位所有適用表單充分進(jìn)行內(nèi)部測試，對表單填報(bào)、流程審批、憑證生成等各環(huán)節(jié)進(jìn)行測試驗(yàn)證，提前識別測試問題，及時(shí)優(yōu)化系統(tǒng)配置。對共享平臺全面滿足各單位業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處理要求的程度進(jìn)行評估，對不能完全滿足業(yè)務(wù)處理要求的問題，記錄并研究解決方案;對存在影響系統(tǒng)使用效果、體驗(yàn)與效率的問題，提出處理建議和優(yōu)化方案。內(nèi)部測試通過后，組織上線單位各部門用戶依照實(shí)際業(yè)務(wù)情況，對擬上線業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行全覆蓋模擬跟單測試，測試內(nèi)容包括用戶提單、流程審批、財(cái)務(wù)簽收、共享制證、共享審核、司庫支付等全業(yè)務(wù)流程處理。

2.4 遷移切換

按照遷移實(shí)施計(jì)劃，實(shí)施團(tuán)隊(duì)根據(jù)各單位業(yè)務(wù)移交范圍和測試結(jié)果簽認(rèn)情況啟動(dòng)數(shù)據(jù)遷移，將測試環(huán)境配置數(shù)據(jù)遷移至共享正式環(huán)境，下發(fā)系統(tǒng)切換通知至各上線單位，并完成各單位正式上線前所有遺留問題處理，對暫時(shí)無法滿足的業(yè)務(wù)需求提供解決思路和過渡方案，確保移交業(yè)務(wù)全部上線。系統(tǒng)切換后，各單位上線業(yè)務(wù)統(tǒng)一移至共享服務(wù)平臺提報(bào)，共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)處理[4]。

3 推廣實(shí)施經(jīng)驗(yàn)分享

3.1 細(xì)化工作任務(wù)，合理安排計(jì)劃

為保障現(xiàn)場工作進(jìn)度和效率，通過分解工作計(jì)劃到日，明確工作內(nèi)容到點(diǎn)，落實(shí)工作任務(wù)到人，形成人人都管事、事事有人管的工作秩序，提高了工作的及時(shí)性和有效性。明確實(shí)施中早會(huì)布置、晚會(huì)小結(jié)、周末總結(jié)工作模式，確保工作計(jì)劃有效執(zhí)行。

3.2 加強(qiáng)現(xiàn)場組織，提高對接質(zhì)量

3.2.1 強(qiáng)化培訓(xùn)工作力度，鍛煉實(shí)際操作能力

以工作任務(wù)為導(dǎo)向，將分段式培訓(xùn)和系統(tǒng)演示相結(jié)合，通過邊培訓(xùn)邊操作，迅速把培訓(xùn)內(nèi)容轉(zhuǎn)化為上手操作的能力。每日明確測試任務(wù)，借助投影講解測試方法，分步演練測試內(nèi)容，讓小屏幕發(fā)揮大作用，將跟單測試的過程和目的講清楚、說明白，幫助對接人員先理解、再應(yīng)用，避免進(jìn)入盲目填單、機(jī)械式提單的誤區(qū)，掌握填單技巧，提高單據(jù)的準(zhǔn)確率和有效性，推進(jìn)跟單測試速度，解決測試工作量大、測試人員少的矛盾。

3.2.2 注重把握關(guān)鍵細(xì)節(jié)，業(yè)務(wù)梳理精益求精

借助一對一對接方式，雙方深入交流業(yè)務(wù)場景，逐條梳理會(huì)計(jì)科目，逐筆核實(shí)輔助信息，從細(xì)節(jié)出發(fā)，整理出核算方式的不同、列支渠道的差異、輔助核算的內(nèi)容、跨責(zé)任中心核算事項(xiàng)、流程個(gè)性化需求以及無法共享上線的業(yè)務(wù)，形成工作底稿，幫助完成模板配置，再還原現(xiàn)有業(yè)務(wù)和預(yù)期可能會(huì)發(fā)生的業(yè)務(wù)場景，有目的地開展測試工作，做到所有業(yè)務(wù)應(yīng)納盡納、應(yīng)測盡測，真實(shí)反映測試結(jié)果，提高測試效果。

3.2.3 積極預(yù)判潛在問題，提前實(shí)施工作任務(wù)

由于測試平臺環(huán)境與正式平臺存在差異，為了把問題解決在全面上線之前，在測試系統(tǒng)跟單測試無誤后，我們及時(shí)切入正式平臺，現(xiàn)場組織財(cái)務(wù)人員持續(xù)校驗(yàn)正式環(huán)境下的系統(tǒng)配置，盡可能抓住現(xiàn)場溝通效率高、解決問題速度快的窗口期，進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)配置，避免把問題過度集中在全面推廣上線初期，切實(shí)提高對接工作質(zhì)量。

3.2.4 統(tǒng)一業(yè)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)，緊密銜接內(nèi)控制度

財(cái)務(wù)共享推動(dòng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化、表單化，其實(shí)也是為滿足企業(yè)內(nèi)控管理的要求，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控流程化。用流程審批來管控公司的費(fèi)用報(bào)銷和收支記錄，規(guī)范的流程管控體制讓企業(yè)的財(cái)務(wù)信息更加安全。對接過程中，優(yōu)化差旅服務(wù)從流程上杜絕了無申請、事后申請，幫助各單位規(guī)范執(zhí)行請銷假制度;規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷從標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面幫助用戶統(tǒng)一費(fèi)用核算口徑和列支渠道，進(jìn)一步完善憑證摘要、原始單據(jù)等會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，夯實(shí)內(nèi)控管理基礎(chǔ)。

3.3 發(fā)揮專業(yè)水平，優(yōu)化用戶體驗(yàn)

編制用戶操作手冊，方便業(yè)務(wù)人員進(jìn)行跟單測試時(shí)能夠準(zhǔn)確、直觀地找到解決問題的辦法，一定程度上提高平臺對于用戶的親和度和體驗(yàn)感;在推廣新表單新功能的同時(shí)，理順相關(guān)業(yè)務(wù)的核算規(guī)則和數(shù)據(jù)的匹配關(guān)系，采取對照表、數(shù)據(jù)庫取值等多種手段，簡化業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)錄入界面，減少業(yè)務(wù)人員維護(hù)財(cái)務(wù)信息、接觸財(cái)務(wù)專業(yè)術(shù)語的機(jī)會(huì)，提升對平臺的認(rèn)可度和可操作性。

3.4 推動(dòng)業(yè)財(cái)融合，助力財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型

通過推廣共享服務(wù)，將財(cái)務(wù)工作前置，嵌入業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)中，將原本分散的、重復(fù)性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)移植到共享平臺，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化發(fā)展，打破業(yè)財(cái)信息壁壘，有效提升簡單業(yè)務(wù)的處理效率，有效緩解海洋工程財(cái)務(wù)人員少工作量大的矛盾，釋放財(cái)務(wù)人員工作精力，幫助財(cái)務(wù)人員脫離日常的核算工作，投入更多精力為企業(yè)管理服務(wù)，從而提高單位的管理水平和決策能力，增強(qiáng)集中管控能力。

隨著財(cái)務(wù)共享模式的逐漸成熟，未來共享服務(wù)中心將逐步從交易型平臺演變成為流程價(jià)值更高的多功能平臺，推廣實(shí)施過程中積累的先進(jìn)做法和優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，一定會(huì)促使財(cái)務(wù)共享服務(wù)達(dá)到良性發(fā)展，從而推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系不斷完善。

【參考文獻(xiàn)】

【1】王海濤.企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)研究[J].企業(yè)研究，2014（8）：78-80.

【2】張健.大型企業(yè)集團(tuán)加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)探析[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2016（20）：58-59.

【3】陳虎.財(cái)務(wù)共享案例集[M].北京：中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2014.

【4】.財(cái)務(wù)共享服務(wù)現(xiàn)狀與展望[J].首席財(cái)務(wù)官，2013（05）：82-85.